Po pierwsze, zacznijmy od wyjaśnienia terminów skonsolidowanego fakturowania i fakturowania. Chociaż fakturowanie i rozliczanie to dwie różne operacje, te dwa terminy pojawiają się, gdy firmy opisują ten sam proces.
Jest to konsolidacja wielu rachunków w jedną, zazwyczaj miesięczną płatność. Jest to proces rozliczeniowy polegający na utworzeniu jednej faktury zawierającej wiele opłat za produkty i usługi. Dlatego też czasami usłyszą Państwo trzeci termin - skonsolidowane naliczanie opłat.
My w Tridens, eksperci w dziedzinie systemy rozliczenioweUważamy, że jedynym prawidłowym terminem jest rozliczenie skonsolidowane i wyjaśnimy Państwu dlaczego!
Wyjaśnimy również, jak działa skonsolidowane rozliczanie i dlaczego jest to kluczowa funkcja każdego oprogramowania do fakturowania, a w szczególności oprogramowanie do fakturowania dla przedsiębiorstw.
Spis treści
- Co to jest rozliczenie skonsolidowane?
- Faktura a rachunek: Jaka jest różnica?
- Jak działa rozliczenie skonsolidowane?
- Konsolidacja opłat w jeden rachunek i jedną fakturę
- Dlaczego warto korzystać ze skonsolidowanych rozliczeń i fakturowania?
- Korzyści ze skonsolidowanego rozliczania
- Kto potrzebuje skonsolidowanych rozliczeń i fakturowania?
Co to jest rozliczenie skonsolidowane?
Po pierwsze, nie należy mylić skonsolidowanych rachunków z terminem konsolidacja rachunków, strategią zarządzania długiem znaną również jako konsolidacja zadłużenia lub pożyczki.
Skonsolidowane rozliczenia to funkcja oprogramowania rozliczeniowego, która łączy wiele opłat klientów w jeden rachunek.
Skonsolidowany rachunek jest następnie przekształcany w fakturę i wysyłany do klienta.
Faktura zawiera całkowitą kwotę, jaką klient jest winien wraz ze szczegółowymi informacjami na temat każdego obciążenia, kiedy miało ono miejsce, w jakiej cenie itp.
Proszę spojrzeć na prosty przykład.
Branża energetyczna i użyteczności publicznej wykorzystuje oprogramowanie do fakturowania mediów ze skonsolidowanym rozliczeniem, aby połączyć opłaty za wodę i ścieki, zużycie energii elektrycznej i gazu oraz wszelkie dodatkowe usługi, z których klient może korzystać.
Na początku miesiąca klient otrzymuje fakturę pokazującą zużycie, cenę, podatek i saldo, które posiada dla każdej usługi.
Na końcu faktury znajduje się całkowite saldo, całkowita kwota, którą jest winien firmie użyteczności publicznej za dany miesiąc.
Skonsolidowane rozliczenia skutkują jedną fakturą, na której klient może w przejrzysty sposób zobaczyć, jaką kwotą firma go obciążyła.
Stąd inna nazwa - fakturowanie skonsolidowane. Będziemy jednak trzymać się naszej definicji!
Prawidłowym terminem jest skonsolidowane rozliczenie, ponieważ rozliczenie jest procesem, a faktura jest jedynie dokumentem, wynikiem tego procesu.
Zanim wyjaśnimy, jak działają rozliczenia, przeanalizujmy ważny temat kluczowy dla zrozumienia rozliczeń.
Jest to różnica między rachunkiem a fakturą.
Faktura a rachunek: Jaka jest różnica?
Mówiąc o rozliczeniach, ludzie często mylą pojęcia rachunku i faktury.
Firma wystawi klientowi rachunek po dokonaniu płatności jako dowód transakcji.
Faktura jest jednak dokumentem, który firma wysyła do klienta przed terminem płatności.
Na przykład, gdy kupuje Pan/Pani artykuły spożywcze i płaci przy kasie, otrzymuje Pan/Pani rachunek.
Gdy korzysta Pan/Pani z usługi lub posiada subskrypcję, firma wystawia fakturę z żądaniem zapłaty.
Na przykład dostawca wody będzie korzystał ze swojego oprogramowania do fakturowania wody, aby automatycznie wysyłać swoim klientom miesięczne faktury.
Będzie on zawierał szczegółowe dane dotyczące całkowitych należności, wraz ze specyfikacją zużycia wody oraz stawek stałych i opartych na zużyciu.
Faktura jest dokumentem prawnym, który wymaga zapłaty za świadczone i połączone usługi świadczone przez firmę. Wspiera wewnętrzną księgowość i operacje VAT, rejestrując sprzedane towary i usługi.
Zazwyczaj faktura ma określony szablon z informacjami o klientach i firmach.
Faktura musi zawierać co najmniej następujące informacje:
- Nazwa, adres i dane kontaktowe klienta
- Data wydania
- Numer faktury
- Numer konta
- Opis usługi
- Stawka
- Podatek
- Suma częściowa
- Należność ogółem
- Ostateczny termin
- Metoda płatności/Informacje bankowe
Jak działa rozliczenie skonsolidowane?
Termin "skonsolidowany" oznacza połączenie lub zjednoczenie. Aby wyjaśnić skonsolidowany proces rozliczeniowy, proszę przyjrzeć się czterem zasadniczym krokom.
Krok 1: Wydarzenie
Za każdym razem, gdy klient kupuje coś lub korzysta z usługi, wykonuje akcję, zdarzenie.
Zdarzenie ma miejsce, gdy wykonuje on połączenie telefoniczne lub ogląda film w systemie pay-per-view na platformie streamingu wideo.
Zdarzenie ma również miejsce, gdy inteligentny (lub zwykły) licznik zgłasza zużycie energii elektrycznej, gazu lub wody.
Krok 2: Ładowanie
Każdy produkt ma swoją cenę lub opłatę, jak mówimy w żargonie biznesowym.
Po uruchomieniu zdarzenia opłata ta jest dodawana do konta użytkownika.
Na przykład cena gazu wynosi $3,2 za metr sześcienny.
Inteligentny licznik zgłasza dzienne zużycie, a użytkownik zużył wczoraj trzy metry sześcienne.
System doda opłatę $9,6 do jego aktualnie otwartego rachunku.
Krok 3: Rozliczenie
Billing działa w cyklach rozliczeniowych. W umowie między konsumentem a firmą określony jest cykl rozliczeniowy.
Najczęściej jest to miesięczny cykl rozliczeniowy.
Ale z punktu widzenia systemu rozliczeniowego nie musi tak być.
Datę rozliczenia można ustawić na dowolny dzień miesiąca. Firma może ustawić cykl rozliczeniowy na dowolny okres.
Tygodniowo, miesięcznie, trzymiesięcznie, rocznie, to nie ma znaczenia. To kwestia modelu biznesowego.
Jeśli cykl rozliczeniowy trwa jeden miesiąc (od 1 do 31 sierpnia), datą rozliczenia jest pierwszy dzień po zamknięciu cyklu (1 września).
System rozliczeniowy automatycznie uruchomi proces rozliczeniowy w dniu rozliczenia.
Proces rozliczeniowy uwzględni wszystkie opłaty na kontach użytkowników i przekształci je w rachunek.
Krok 4: Fakturowanie
Po zakończeniu rozliczenia proces fakturowania pobiera rachunek i tworzy fakturę.
W tym celu wykorzystuje wstępnie zdefiniowany, konfigurowalny szablon faktury.
Rezultatem jest faktura, dokument zgodny ze wszystkimi zasadami księgowymi i legislacyjnymi, jak wspomniano wcześniej.
Większość nowoczesnych programów do fakturowania, takich jak Tridens Monetization, utworzy fakturę w formacie JSON.
Faktura może być następnie wykorzystana do e-fakturowania lub przekonwertowana na inne formaty (HTML, XML, PDF) lub wydrukowana.
Ale nadal nie jest to faktura skonsolidowana, ponieważ użytkownik otrzymałby oddzielną fakturę za, powiedzmy, gaz i energię elektryczną.
W tym celu oprogramowanie rozliczeniowe musi obsługiwać rozliczenia skonsolidowane.
Konsolidacja opłat w jeden rachunek i jedną fakturę
Jeśli korzystają Państwo ze skonsolidowanego rozliczania, system przypisze wszystkie indywidualne opłaty klienta do jednego rachunku.
Tak więc wszystkie opłaty, od gazu po energię elektryczną i inne usługi, są połączone w jeden rachunek.
Podczas dokonywania skonsolidowanego rozliczenia system uwzględni również wszelkie rabaty, niedopłaty lub nadpłaty oraz inne czynniki wpływające na całkowitą należną kwotę.
Efektem końcowym tego skonsolidowanego rachunku jest jedna faktura, na której klient może łatwo sprawdzić, ile jest winien firmie łącznie i za jakie usługi.
Dlaczego warto korzystać ze skonsolidowanych rozliczeń i fakturowania?
Skonsolidowane rozliczenia i fakturowanie to konieczność dla firm, które pracują z wieloma kontami i rozliczenia cykliczne.
Po stronie firmy zmniejsza to czas i koszty wysyłania poszczególnych faktur.
Po stronie użytkownika poprawia to przejrzystość i zmniejsza koszty wielokrotnych płatności.
Ale korzyści płynące ze skonsolidowanych rozliczeń nie kończą się na tym.
Korzyści ze skonsolidowanego rozliczania
Korzystanie ze skonsolidowanych rozliczeń i pojedynczych faktur ma wiele zalet.
Zamiast oddzielnego fakturowania za każdą wykorzystaną usługę lub przedmiot, pojedyncza faktura jest lepsza zarówno dla firm, jak i ich klientów.
Istnieje kilka kluczowych korzyści wynikających ze stosowania skonsolidowanych rozliczeń i fakturowania.
Lepsze doświadczenie klienta (CX)
Z perspektywy klienta pierwszą istotną korzyścią jest przejrzystość.
Na fakturze może on łatwo zobaczyć i przejrzeć wszystkie opłaty w jednym miejscu.
Łatwo jest sprawdzić zużycie i stawki. Szczególnie w przypadku mediów, rachunek składa się z zużycie mierzone w połączeniu z różnymi opłatami komunalnymi i środowiskowymi oraz podatkami.
W branży komunikacyjnej rachunek łączy złożone Modele cenowe oparte na użytkowaniu ze stałymi opłatami za inne usługi i urządzenia.
Wszystko to jest trudne do rozszyfrowania przez użytkownika, jeśli faktura jest zbyt złożona lub brakuje jej dobrej specyfikacji.
W końcu użytkownik chce dokładnie wiedzieć, za co płaci, więc przejrzystość jest kluczowa.
Drugą korzyścią, która poprawia doświadczenia klientów, jest czas, wysiłek i koszty związane z opłacaniem faktur.
Bez względu na wszystko metody płatności Każda płatność wiąże się z opłatami i czasem poświęconym na procedurę.
Pojedyncza faktura jest również sygnałem od firmy, że ceni ona swoich użytkowników, minimalizując wysiłek i koszty ich interakcji.
Zapobieganie nieodebranym płatnościom
Gdy firma wysyła więcej faktur do tego samego klienta, istnieje szansa, że jedna lub więcej z nich zostanie przeoczona.
Nawet najbardziej troskliwy klient może zostać przeciążony papierkową robotą i zadaniami administracyjnymi i nie dotrzymać terminu płatności.
Jeśli tak się stanie, firma musi rozpocząć proces oszukaniaczego wszyscy starają się unikać.
Skonsolidowana faktura to sprawdzona strategia mająca na celu ograniczenie opóźnień w płatnościach, które zakłócają przewidywany przepływ środków pieniężnych i pomagają ograniczyć mimowolna rezygnacja z powodu braku płatności.
Oszczędność czasu, kosztów i energii
Skonsolidowane fakturowanie nie tylko oszczędza czas klientów, ale także firm.
Dzięki konsolidacji faktur jest ich mniej do przetworzenia.
W przypadku wysyłania faktur papierowych, oszczędność czasu i kosztów jest jeszcze bardziej widoczna.
Niemniej jednak, zautomatyzowane, skonsolidowane rozliczenia mają również mniejsze szanse na błędy w rozliczeniach.
Konsolidacja i automatyczne rozliczenia poprawić produktywność i znacznie odciążyć pracowników.
Kto potrzebuje skonsolidowanych rozliczeń i fakturowania?
Branża telekomunikacyjna jako pierwsza zastosowała skonsolidowane rozliczenia.
Jako pierwsi połączyli rachunki za korzystanie z telefonu stacjonarnego i komórkowego z szerokopasmowym lub mobilnym transferem danych, telewizją IP, urządzeniami i innymi usługami w jedną fakturę.
Jednak w rozliczeniach telekomunikacyjnych używamy terminu rozliczenia konwergentne.
W dzisiejszych czasach skonsolidowane rozliczenia są wszędzie ze względu na korzyści z jednej strony i doświadczenie klienta z drugiej strony.
Każda firma, która korzysta z cyklicznych rozliczeń i oferuje więcej niż jedną usługę, musi uwzględnić skonsolidowane rozliczenia i fakturowanie.
Dobre...
Wspomnieliśmy już o branży telekomunikacyjnej oraz energetycznej i użyteczności publicznej, gdzie skonsolidowane rozliczenia i usługi użyteczności publicznej są dobrze wdrożone.
A przynajmniej powinny.
Jeśli chcą Państwo dowiedzieć się więcej na ten temat, prosimy przeczytać nasz blog na temat oprogramowanie do fakturowania mediów.
Cyfrowa rewolucja w ostatnich latach radykalnie zmieniła modele biznesowe w branży mediów i rozrywki.
Subskrypcje, modele freemium i bezpłatne wersje próbne, paywalle i pay-per-view są często łączone.
Nie oferują już tylko informacji lub rozrywki, ale szukają innych treści i danych monetyzacja strategie.
Modele biznesowe oparte na subskrypcji w połączeniu ze złożonymi cenami, które wymagają skonsolidowanych rozliczeń, są silne w wielu branżach.
Wśród nich jest branża oprogramowania z SaaS lub branża edukacji online i jej modele biznesowe.
...i te, które można poprawić
W branży ubezpieczeniowej użytkownicy często skarżą się na otrzymywanie zbyt wielu faktur.
Oczywiście, wiele firm umożliwia wystawianie skonsolidowanych faktur za ubezpieczenie samochodu lub motocykla.
Nie mogą jednak łączyć ich z ubezpieczeniem domu, życia i zdrowia tego samego klienta.
Powszechną wymówką jest to, że należy to do różnych działów lub nawet podfirm i że nie mogą tego zrobić.
Rzeczywistość jest taka, że prawdopodobnie nie mają oni oprogramowania rozliczeniowego dla przedsiębiorstw, które byłoby w stanie obsłużyć tego rodzaju skonsolidowane rozliczenia.
Powinni jednak zrobić krok naprzód i umożliwić konsolidację nie tylko jednemu klientowi.
Muszą one zostać zmodernizowane, aby całe gospodarstwo domowe mogło zdecydować się na konsolidację rachunków w jedną miesięczną płatność za wszystkie polisy ubezpieczeniowe wszystkich członków gospodarstwa domowego.
Ostatnie, ale nie mniej ważne na liście firm, które muszą włączyć skonsolidowane rozliczenia, są organizacje opieki zdrowotnej, banki i firmy FinTech oraz inne firmy działające w sektorze usług finansowych.
Można śmiało powiedzieć, że większość firm w różnych branżach potrzebuje niezawodnej platformy rozliczeniowej online, która oferuje skonsolidowane rozliczenia i inne zaawansowane funkcje rozliczeniowe.
