Primeiro, vamos começar com uma explicação dos termos de facturação e facturação consolidada. Embora a facturação e a facturação sejam duas operações diferentes, os dois termos aparecem quando as empresas descrevem o mesmo processo.
É a consolidação do que poderia ser mais contas num só pagamento, normalmente mensal. É um processo de facturação de criar uma única factura contendo múltiplas taxas de produtos e serviços. É por isso que por vezes ouvirá um terceiro termo, cobrança consolidada.
Nós no Tridens, os especialistas na área de sistemas de facturação, acreditamos que o único termo correcto é facturação consolidada, e vamos explicar porquê!
Explicaremos também como funciona a faturação consolidada e porque é que é uma função crucial de qualquer software de faturação, especialmente software de facturação empresarial.
Tabela de conteúdos
- O que é a faturação consolidada?
- Fatura vs. Nota de Encomenda: Qual é a diferença?
- Como funciona a faturação consolidada?
- A consolidação dos encargos numa única fatura e numa única fatura
- Porquê usar facturação e facturação consolidada?
- As vantagens da faturação consolidada
- Quem precisa de Faturação e Cobrança Consolidada?
O que é a faturação consolidada?
Primeiro, a facturação consolidada não deve ser confundida com o termo Consolidação de contas, uma estratégia de gestão da dívida também conhecida como consolidação de dívidas ou empréstimos.
A faturação consolidada é uma caraterística do software de faturação que combina os vários encargos dos clientes numa única fatura.
Esta fatura consolidada é então transformada numa fatura e enviada ao cliente.
A factura contém o pagamento total que o cliente deve com informações detalhadas sobre cada cobrança, quando aconteceu, a que preço, etc.
Vejamos um exemplo simples.
O sector da energia e dos serviços públicos utiliza software de facturação de serviços públicos com facturação consolidada para combinar as taxas de água e esgotos, utilização de electricidade e gás, e quaisquer serviços adicionais que o cliente possa utilizar.
No início do mês, o cliente recebe uma fatura que indica a utilização, o preço, o imposto e o saldo que possui para cada serviço.
No final da fatura está o saldo total, o montante total que deve à empresa de serviços públicos para esse mês.
A faturação consolidada resulta numa única fatura, em que o cliente pode ver de forma transparente o que a empresa lhe cobrou.
Daí o outro nome - faturação consolidada. Mas nós mantemo-nos fiéis à nossa definição!
O termo correcto é facturação consolidada porque a facturação é um processo, e a factura é apenas o documento, o resultado desse processo.
Antes de explicarmos como funciona a faturação, vamos examinar um tópico vital crucial para compreender a faturação.
É a diferença entre uma conta e uma fatura.
Fatura vs. Nota de Encomenda: Qual é a diferença?
Quando se fala de faturação, é comum confundir-se os termos fatura e fatura.
Uma empresa emitirá uma fatura ao cliente após o pagamento como prova da transação.
No entanto, uma fatura é um documento que uma empresa envia ao cliente antes de o pagamento ser devido.
Por exemplo, quando compra mercearias e paga no registo, você recebe uma factura.
Quando você usa um serviço ou tem uma subscrição, a empresa emitirá uma factura solicitando o pagamento do que você lhes deve.
Por exemplo, um fornecedor de água utilizará o seu software de faturação de água para enviar automaticamente aos seus clientes uma fatura mensal.
Incluirá dados pormenorizados sobre o total devido, juntamente com a especificação da utilização da água e das tarifas fixas e baseadas na utilização.
Uma fatura é um documento legal que exige o pagamento dos serviços prestados e combinados que a empresa fornece. Serve de suporte à contabilidade interna e às operações de IVA com um registo dos bens e serviços vendidos.
Normalmente, a factura tem um modelo específico com a informação dos clientes e das empresas.
A factura deve incluir pelo menos as seguintes informações:
- Nome, morada e dados de contacto do cliente
- Data de emissão
- Número da factura
- Número de conta
- Descrição do serviço
- Taxa
- Imposto
- Subtotal
- Total devido
- Data limite
- Forma de pagamento/informação bancária
Como funciona a faturação consolidada?
O termo consolidado significa combinar ou unir. Para explicar o processo de facturação consolidada, vamos olhar para quatro passos essenciais.
Passo 1: O evento
Sempre que um cliente compra algo ou usa um serviço, ele realiza uma acção, um evento.
Um evento acontece quando faz uma chamada telefónica ou vê um filme pay-per-view numa plataforma de streaming de vídeo.
Além disso, ocorre um evento quando um contador inteligente (ou normal) comunica a utilização de eletricidade, gás ou água.
Passo 2: O carregamento
Cada produto tem o seu preço ou encargo, como se diz na gíria comercial.
Quando um evento é acionado, este encargo é adicionado à conta do utilizador.
Por exemplo, o preço do gás é de $3,2 por metro cúbico.
O contador inteligente indica o consumo diário e o utilizador utilizou três metros cúbicos ontem.
O sistema acrescenta o custo de $9,6 à sua fatura atualmente em aberto.
Etapa 3: A faturação
A faturação funciona em ciclos de faturação. No contrato entre o consumidor e a empresa, é definido o ciclo de faturação.
O mais comum é um ciclo de faturação mensal.
Mas, do ponto de vista do sistema de faturação, não tem de ser assim.
A data de faturação pode ser definida para qualquer data do mês. A empresa pode definir o ciclo de faturação para qualquer duração.
Semanalmente, mensalmente, trimestralmente, anualmente, não importa. É uma questão de modelo de negócio.
Se o ciclo de facturação for de um mês (1 a 31 de Agosto), a data de facturação é o primeiro dia após o encerramento do ciclo (1 de Setembro).
O sistema de faturação executará automaticamente o processo de faturação no dia da faturação.
O processo de faturação pega em todos os encargos nas contas dos utilizadores e converte-os numa fatura.
Etapa 4: A faturação
Após a conclusão da faturação, o processo de faturação pega na fatura e cria uma fatura.
Para isso, utiliza um modelo de fatura personalizável predefinido.
O resultado é uma fatura, um documento que segue todas as regras contabilísticas e legislativas, como já foi referido.
A maioria dos softwares modernos de facturação, como Tridens Monetization, criará uma fatura no formato JSON.
A fatura pode então ser utilizada para faturação eletrónica ou convertida noutros formatos (HTML, XML, PDF) ou impressa.
Mas não se trata de uma fatura consolidada, porque o utilizador recebe uma fatura separada para, por exemplo, o gás e a eletricidade.
Para isso, o software de faturação deve suportar a faturação consolidada.
A consolidação dos encargos numa única fatura e numa única fatura
Se utilizar a faturação consolidada, o sistema atribuirá todos os encargos individuais do cliente a uma única fatura.
Assim, todos os encargos, desde o gás à eletricidade e outros serviços, são combinados numa só fatura.
Ao fazer a facturação consolidada, o sistema também considerará quaisquer descontos, pagamentos a menos ou a mais, e outros factores que influenciam o montante total devido.
O resultado final desta factura consolidada é uma factura em que o cliente pode facilmente ver quanto deve à empresa no total e por que serviços.
Porquê usar facturação e facturação consolidada?
A facturação e facturação consolidada é uma obrigação para as empresas que trabalham com múltiplas contas e facturação recorrente.
Do lado da empresa, reduz o tempo e os custos de envio de facturas individuais.
Do lado do utilizador, melhora a transparência e reduz os custos dos pagamentos múltiplos.
Mas os benefícios da facturação consolidada não terminam aqui.
As vantagens da faturação consolidada
A utilização da faturação consolidada e das facturas únicas tem muitas vantagens.
Em vez de faturar separadamente por cada serviço ou artigo utilizado, uma única fatura é melhor para as empresas e para os seus clientes.
Existem vários benefícios chave na utilização de facturação e facturação consolidada.
Uma melhor experiência do cliente (CX)
Do ponto de vista do cliente, a primeira vantagem significativa é a transparência.
Na fatura, pode ver e rever facilmente todos os encargos num único local.
É fácil de verificar o uso e as tarifas. Especialmente em utilidades, a conta consiste em utilização de medidores combinado com diferentes taxas e impostos municipais e ambientais.
No sector das comunicações, uma fatura combina modelos de preços baseados no uso com taxas fixas para outros serviços e dispositivos.
Tudo isto é difícil de decifrar para um utilizador se a factura for demasiado complexa ou se faltar uma boa especificação.
No final, o utilizador quer saber exactamente pelo que está a pagar, por isso a transparência é a chave.
O segundo benefício que melhora a experiência dos clientes é o tempo, o esforço e os custos de pagamento das facturas.
Não importa o que aconteça formas de pagamento se usa, cada pagamento traz taxas de pagamento e tempo gasto no procedimento.
Uma única factura é também uma mensagem da empresa que valoriza o seu utilizador ao minimizar o esforço e o custo da sua interacção.
A prevenção de pagamentos em falta
Quando uma empresa envia mais facturas para o mesmo cliente, existe a possibilidade de uma ou mais serem ignoradas.
Mesmo o cliente mais atencioso pode ficar sobrecarregado com papelada e tarefas administrativas e falhar um prazo de pagamento.
Se isso acontecer, a empresa deve iniciar o processo de cobrança, algo que todos tentam evitar.
Uma fatura consolidada é uma estratégia comprovada para reduzir os pagamentos em atraso que perturbam o fluxo de caixa previsto e ajudam a reduzir agitação involuntária devido a pagamentos não efectuados.
Poupe tempo, custos e energia
A faturação consolidada não só poupa tempo aos clientes como também às empresas.
Com a consolidação das facturas, há menos facturas para processar.
No caso do envio de facturas em papel, as economias de tempo e de custos são ainda mais evidentes.
No entanto, a faturação automatizada e consolidada tem também menos probabilidades de erros de faturação.
Consolidação e facturação automática melhorar a produtividade e aliviar significativamente os empregados.
Quem precisa de Faturação e Cobrança Consolidada?
O sector das comunicações foi o primeiro a utilizar a faturação consolidada.
Foram os primeiros a combinar as facturas de utilização de telefone fixo e móvel com a transferência de dados em banda larga ou móvel, TV IP, dispositivos e outros serviços numa única fatura.
Contudo, na facturação das telecomunicações, usamos o termo facturação convergente.
Hoje em dia, a faturação consolidada está em todo o lado devido às suas vantagens, por um lado, e à experiência do cliente, por outro.
Qualquer empresa que utilize a faturação periódica e ofereça mais do que um serviço deve incorporar a faturação consolidada.
O bom...
Já mencionámos as telecomunicações e o sector da energia e dos serviços públicos, onde a faturação e os serviços consolidados dos serviços públicos estão bem implementados.
Ou pelo menos deveriam ser.
Se você quiser ler mais sobre este tópico, por favor leia o nosso blog em soluções de software de facturação de serviços públicos.
A disrupção digital dos últimos anos transformou drasticamente os modelos de negócio das indústrias dos Media e do Entretenimento.
As subscrições, os modelos freemium e de avaliação gratuita, os paywalls e o pagamento por visualização são frequentemente combinados.
Já não oferecem apenas informação ou entretenimento, mas olham para outros conteúdos e dados monetização estratégias.
Os modelos de negócio de subscrição combinados com preços complexos que exigem uma faturação consolidada são fortes em muitas indústrias.
Entre elas está a indústria do software com SaaS ou a indústria do ensino em linha e os seus modelos de negócio.
...e aqueles com espaço para melhorias
No sector dos seguros, é comum os utilizadores queixarem-se de receberem demasiadas facturas.
É certo que muitas empresas permitem facturas consolidadas para o seguro automóvel ou de motociclos.
No entanto, não pode combiná-los com os seguros de habitação, de vida e de saúde do mesmo cliente.
A desculpa comum é que isso é da competência de diferentes departamentos ou mesmo de sub-empresas e que não o podem fazer.
A realidade é que provavelmente não dispõem de software de faturação empresarial capaz de lidar com esse tipo de faturação consolidada.
Mas devem dar um passo em frente e não permitir apenas a consolidação para um cliente.
Deve atualizar-se para que todo o agregado familiar possa optar por consolidar as facturas num único pagamento mensal para todas as apólices de seguro de todos os membros do agregado familiar.
Por último, mas não menos importante, na lista de empresas que devem incorporar a faturação consolidada estão as organizações de cuidados de saúde, os bancos e as empresas FinTech, e outras que trabalham em serviços financeiros.
É seguro dizer que a maioria das empresas em diferentes indústrias precisam de uma plataforma de facturação online fiável que ofereça uma facturação consolidada e outras funcionalidades avançadas de facturação.
