La competencia entre empresas se ha vuelto mucho más feroz en la era digital. No es algo en lo que cualquiera pueda -y deba- involucrarse. Si lleva mucho tiempo en el negocio, por ejemplo más de 20 años, entonces tiene que tener mucho cuidado con los "disruptores" de la industria. Algunas de las mayores empresas del mundo -incluidas Amazon y Google- son relativamente nuevas en la industria. Han transformado para siempre la industria tradicional con sus excelentes nuevas formas de hacer las cosas. Por el camino, también han cambiado el funcionamiento de los procesos y sistemas financieros.
Índice
- La contabilidad como proyecto de facturación
- Adopte sus procesos de facturación
- ¿Ayudan los asesores a mejorar la agilidad en el proceso de facturación?
- ¿En qué medida se beneficia de las condiciones cambiantes del mercado con sus procesos actuales?
- ¿Hasta qué punto son flexibles -y accesibles- sus sistemas de facturación?
La contabilidad como proyecto de facturación
Dictionary.com nos dice que un libro de contabilidad ha sido inicialmente un libro guardado en un solo lugar - como una iglesia - al que se podía acceder abiertamente. La idea de los libros de contabilidad y su valor no ha cambiado mucho desde aquellos primeros tiempos. Hoy en día, sin embargo, probablemente no querría que un libro de contabilidad fuera tan abierto y accesible. La contabilidad es el anteproyecto de su facturación. Ofrece pruebas claras de su visión y de lo que quiere hacer. De forma similar, la forma en que factura a sus clientes podría ser un aspecto de su ventaja competitiva. Me parece que facturación inteligente Las prácticas pueden ayudarle a lanzar productos más rápidamente y a introducirse mejor en nuevos mercados, así como a adaptar los servicios a las necesidades específicas de los clientes, minimizar los residuos y maximizar las oportunidades de venta.
Adopte sus procesos de facturación
Dicho todo esto, el proceso de facturación que utiliza ahora -como cualquier otro tipo de proceso- no funcionará para siempre. Necesita actualizarlo con regularidad, al igual que evolucionan su propia empresa, su competencia y la demanda general del mercado. Aferrarse a prácticas anticuadas puede ralentizar el proceso de facturación hasta que todo se sostenga con pegamento y oraciones. Cuando eso ocurra, cualquier ventaja que hubiera obtenido del proceso se habrá perdido. Peor aún, no puede esperar que alguien le avise cuando llegue el momento de cambiar de estrategia. Sólo usted puede saberlo.
Por eso es tan esencial que esté continuamente atento a la necesidad de modificar los sistemas y procesos de facturación. No quiero sonar paranoico, pero muchas empresas simplemente no pueden sobrevivir si sus sistemas de facturación funcionan a pleno rendimiento. He aquí algunas preguntas que debería hacerse para asegurarse de que está obteniendo el máximo valor de su enfoque. Las respuestas a estas preguntas podrían ayudarle a ahuyentar los problemas y prepararle mejor para el día en que tenga que implantar un nuevo modelo, lanzar un nuevo producto o servicio, o reempaquetar un producto o servicio existente. Allá vamos;
¿Ayudan los asesores a mejorar la agilidad en el proceso de facturación?
En mi experiencia, encuentro que los asesores a veces pueden obstaculizar, en lugar de ayudar, la experimentación con la facturación. Estar dispuesto y ser capaz de experimentar es una parte importante de ofrecer una facturación flexible. Es posible que los consultores prefieran intentar "parchear" un proceso roto en lugar de instalar un proceso más nuevo y flexible que haría que usted no necesitara tanto su experiencia y sus servicios. Si decide contratar y pedir consejo a los consultores, debe estar preparado para ellos, de modo que aproveche al máximo su tiempo. También debe asegurarse de definir y comunicar claramente los objetivos que tiene para ellos y su trabajo. También puede dedicar recursos adicionales a la formación de los trabajadores internos de facturación e informática para que puedan encontrar oportunidades y herramientas y aplicar estos nuevos métodos modernos.
¿En qué medida se beneficia de las condiciones cambiantes del mercado con sus procesos actuales?
¿Cómo refleja su enfoque de la facturación los contratos de cliente que ofrece? ¿Se aplican estos contratos de forma automática o es necesario que alguien revise el acuerdo antes de decidir cómo -y cuándo- facturar a un cliente? Si tiene un proceso manual, probablemente podría mejorarlo de alguna manera. Considere la posibilidad de adoptar un proceso que permita a su empresa aplicar cambios repentinos en las tarifas sin mucho papeleo adicional. Diseñe cómo será y cómo funcionará con suficiente antelación para estar preparado cuando llegue el momento. Este es otro caso en el que la agilidad es fundamental. Muchos sistemas de facturación modernos tienen la sofisticación necesaria para gestionar los cambios en tiempo real. El reto consistirá en elaborar un plan que le permita aprovecharlo. En última instancia, debe dejar que lo que haga lo dicte el mercado, pero eso no significa que no pueda controlar cómo se desarrollan las cosas.
¿Hasta qué punto son flexibles -y accesibles- sus sistemas de facturación?
Esto es algo que probablemente quiera preguntar a los empleados que gestionan la facturación para usted. Los puntos de dolor más comunes para el personal incluyen los largos ciclos de TI en torno a las actualizaciones que soportan los cambios en las regulaciones y los nuevos métodos de facturación. Si no dispone de un sistema de facturación flexible, es probable que las personas que tienen que confeccionar las facturas e informar de los ingresos tengan fuertes sentimientos sobre todo esto. Existen muchos problemas asociados a tener un sistema inflexible. Entre ellos se incluyen las soluciones manuales para las hojas de cálculo y otros sistemas fuera del núcleo del ERP y del sistema de facturación.
El departamento de ventas y el equipo de desarrollo de productos también van a tener fuertes opiniones al respecto. Pueden verse frenados por sistemas inflexibles. Dificultan que estos equipos rentabilicen sus nuevas ideas y apoyen contratos mejores, más frescos y más competitivos. Es probable que se encuentre en este departamento con problemas como las soluciones manuales. Por ejemplo, puede ver a vendedores redactando contratos de servicio que no pueden trasladarse a su sistema actual. Esto significaría que el grupo de finanzas tiene que dar cabida a facturas puntuales y hojas de cálculo. Si el ciclo manual se convierte en la norma y no en la excepción, crea horas de tedio para la gente de finanzas. Esto conduce a la incapacidad de cerrar los periodos fiscales a tiempo.
Según mi experiencia, disponer de un sistema flexible -que siga teniendo guardarraíles- debería permitir a los equipos financieros organizarse mejor y responder mejor a los cambios. Deberían tener la capacidad de adaptarse rápidamente a los cambios con un sistema estructurado pero aún flexible. También deberían ser capaces de automatizar la facturación de gran volumen cuando se enfrentan a cambios de configuración sencillos para evitar ciclos de desarrollo largos y costosos.