Konkurencja między firmami stała się znacznie ostrzejsza w erze cyfrowej. Nie jest to coś, w co każdy może - i powinien - się angażować. Jeśli działają Państwo na rynku już od dłuższego czasu, np. od ponad 20 lat, to muszą Państwo szczególnie uważać na branżowych “rewolucjonistów”. Niektóre z największych firm na świecie - w tym Amazon i Google - są stosunkowo nowe w branży. Na zawsze zmieniły one tradycyjną branżę dzięki swoim doskonałym, nowym sposobom działania. Po drodze zmieniły również sposób działania procesów i systemów finansowych.
Spis treści
Księgowość jako plan rozliczeń
Dictionary.com informuje nas, że księga rachunkowa była początkowo księgą przechowywaną w jednym miejscu - takim jak kościół - do której dostęp był otwarty. Idea ksiąg rachunkowych i ich wartość nie zmieniły się zbytnio od tamtych czasów. Jednak w dzisiejszych czasach prawdopodobnie nie chcieliby Państwo, aby księga była tak otwarta i dostępna. Księgowość jest planem dla Państwa rozliczeń. Stanowi jasny dowód Państwa wizji i tego, co chcą Państwo robić. W podobnym duchu, sposób rozliczania klientów może być aspektem Państwa przewagi konkurencyjnej. Uważam, że inteligentne rozliczenia Praktyki mogą pomóc Państwu szybciej wprowadzać produkty na rynek i lepiej wchodzić na nowe rynki, a także dostosowywać usługi do konkretnych potrzeb klientów, minimalizować ilość odpadów i maksymalizować możliwości sprzedaży.
Przyjęcie Państwa procesów rozliczeniowych
Biorąc to wszystko pod uwagę, proces rozliczeniowy, z którego korzystają Państwo obecnie - podobnie jak każdy inny rodzaj procesu - nie będzie działał wiecznie. Należy go regularnie aktualizować, podobnie jak ewoluuje sama firma, konkurencja i ogólne zapotrzebowanie rynku. Trzymanie się przestarzałych praktyk może spowolnić podejście do rozliczeń, dopóki wszystko nie będzie trzymane razem za pomocą kleju i modlitw. Kiedy tak się stanie, wszelkie korzyści, jakie uzyskali Państwo z tego procesu, zostaną utracone. Co gorsza, nie można oczekiwać, że ktoś poinformuje Państwa, kiedy nadejdzie czas na zmianę strategii. Tylko Pan może to stwierdzić.
Dlatego tak ważne jest, aby stale zwracać uwagę na konieczność zmiany systemów i procesów rozliczeniowych. Nie chcę zabrzmieć jak paranoik, ale wiele firm po prostu nie może przetrwać, jeśli ich systemy rozliczeniowe działają na pełnych obrotach. Oto kilka pytań, które należy sobie zadać, aby upewnić się, że uzyskują Państwo największą wartość ze swojego podejścia. Odpowiedzi na te pytania mogą pomóc Państwu uniknąć problemów i lepiej przygotować się na dzień, w którym trzeba będzie wdrożyć nowy model, wprowadzić nowy produkt lub usługę, lub przepakować istniejący produkt lub usługę. Zaczynamy;
Czy konsultanci pomagają zwiększyć elastyczność procesu rozliczeniowego?
Z mojego doświadczenia wynika, że konsultanci mogą czasami utrudniać, a nie pomagać w eksperymentowaniu z rozliczeniami. Bycie chętnym i zdolnym do eksperymentowania jest ważną częścią zapewniania elastycznych rozliczeń. Konsultanci mogą woleć próbować “łatać” zepsuty proces zamiast instalować nowszy, bardziej elastyczny proces, który oznaczałby, że nie potrzebowaliby Państwo tak bardzo ich wiedzy i usług. Jeśli zdecydują się Państwo zatrudnić konsultantów i zasięgnąć ich porady, należy być na to przygotowanym, aby jak najlepiej wykorzystać ich czas. Należy również upewnić się, że jasno określono i zakomunikowano cele dla konsultantów i ich pracy. Mogą Państwo również przeznaczyć dodatkowe zasoby na szkolenie wewnętrznych pracowników działu rozliczeń i IT, aby umożliwić im znalezienie możliwości i narzędzi oraz wdrożenie tych nowych, nowoczesnych metod.
Jak dobrze wykorzystują Państwo zmieniające się warunki rynkowe w ramach obecnych procesów?
W jaki sposób Państwa podejście do fakturowania odzwierciedla oferowane przez Państwa umowy z klientami? Czy umowy te są egzekwowane automatycznie, czy też ktoś musi przejrzeć umowę przed podjęciem decyzji o tym, jak - i kiedy - rozliczyć klienta? Jeśli mają Państwo ręczny proces, to prawdopodobnie można go w jakiś sposób ulepszyć. Proszę rozważyć przyjęcie procesu, który pozwoli Państwa firmie na wdrożenie nagłych zmian stawek bez dodatkowej papierkowej roboty. Proszę zaplanować, jak to będzie wyglądać i jak będzie działać z dużym wyprzedzeniem, aby być przygotowanym, gdy nadejdzie czas. Jest to kolejny przypadek, w którym zwinność ma kluczowe znaczenie. Wiele nowoczesnych systemów rozliczeniowych jest na tyle zaawansowanych, że umożliwia obsługę zmian w czasie rzeczywistym. Wyzwaniem będzie opracowanie planu, który pozwoli Państwu to wykorzystać. Ostatecznie, powinni Państwo pozwolić, aby to, co robią, było dyktowane przez rynek, ale nie oznacza to, że nie mogą Państwo kontrolować rozwoju sytuacji.
Jak elastyczne - i dostępne - są Państwa systemy rozliczeniowe?
Jest to coś, o co prawdopodobnie chcieliby Państwo zapytać pracowników, którzy zarządzają dla Państwa rozliczeniami. Najczęstsze bolączki pracowników obejmują długie cykle informatyczne związane z aktualizacjami, które obsługują zmiany w przepisach i nowe metody rozliczeń. Jeśli nie mają Państwo elastycznego systemu rozliczeniowego, to osoby, które muszą wystawiać faktury i raportować przychody, prawdopodobnie będą miały co do tego silne odczucia. Istnieje wiele problemów związanych z posiadaniem nieelastycznego systemu. Obejmują one ręczne obejścia dla arkuszy kalkulacyjnych i innych systemów poza głównym systemem ERP i systemem rozliczeniowym.
Dział sprzedaży i zespół ds. rozwoju produktu również będą mieć zdecydowane opinie w tej sprawie. Nieelastyczne systemy mogą spowalniać ich pracę. Utrudniają one tym zespołom zarabianie na nowych pomysłach i wspieranie lepszych, świeższych i bardziej konkurencyjnych kontraktów. Prawdopodobnie natkną się Państwo na te same problemy w tym dziale, takie jak ręczne obejścia. Na przykład, mogą Państwo zaobserwować sprzedawców wypisujących umowy serwisowe, których nie można przetłumaczyć na obecny system. Oznaczałoby to, że dział finansowy musiałby obsługiwać jednorazowe faktury i arkusze kalkulacyjne. Jeśli ręczne przetwarzanie staje się normą, a nie wyjątkiem, powoduje to wiele godzin żmudnej pracy dla pracowników działu finansów. Prowadzi to do niemożności zamknięcia okresów rozliczeniowych na czas.
Z mojego doświadczenia wynika, że posiadanie elastycznego systemu - który nadal posiada zabezpieczenia - powinno pozwolić zespołom finansowym na lepszą organizację i reagowanie na zmiany. Powinny one mieć możliwość szybkiego dostosowania się do zmian za pomocą ustrukturyzowanego, ale wciąż elastycznego systemu. Powinny również być w stanie zautomatyzować rozliczenia o dużej objętości w obliczu prostych zmian konfiguracji, aby uniknąć długich i kosztownych cykli rozwoju.
