Der Wettbewerb zwischen Unternehmen ist im digitalen Zeitalter viel härter geworden. Darauf kann - und sollte - sich nicht jeder einlassen. Wenn Sie schon lange im Geschäft sind, z.B. seit über 20 Jahren, dann müssen Sie sich vor den "Disruptoren" der Branche besonders in Acht nehmen. Einige der größten Unternehmen der Welt - darunter Amazon und Google - sind relativ neu in der Branche. Sie haben die traditionelle Industrie mit ihren hervorragenden neuen Methoden für immer verändert. Auf dem Weg dorthin haben sie auch die Funktionsweise von Finanzprozessen und -systemen verändert.
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Buchhaltung als Abrechnungsvorlage
Dictionary.com sagt uns, dass ein Hauptbuch ursprünglich ein Buch war, das an einem einzigen Ort aufbewahrt wurde - zum Beispiel in einer Kirche - und das öffentlich zugänglich war. Die Idee der Hauptbücher und ihr Wert haben sich seit diesen Anfängen nicht sehr verändert. Heutzutage würden Sie aber wahrscheinlich nicht wollen, dass ein Hauptbuch so offen und zugänglich ist. Die Buchhaltung ist die Blaupause für Ihre Rechnungslegung. Sie ist ein klarer Beweis für Ihre Vision und für das, was Sie tun wollen. In ähnlicher Weise könnte die Art und Weise, wie Sie Ihre Kunden abrechnen, ein Aspekt Ihres Wettbewerbsvorteils sein. Ich finde, dass intelligente Abrechnung Praktiken können Ihnen helfen, Produkte schneller auf den Markt zu bringen und neue Märkte besser zu erschließen sowie Dienstleistungen auf spezifische Kundenbedürfnisse zuzuschneiden, Abfall zu minimieren und Verkaufschancen zu maximieren.
Übernehmen Sie Ihre Abrechnungsprozesse
Das heißt, dass das Abrechnungsverfahren, das Sie jetzt verwenden, wie jedes andere Verfahren auch, nicht ewig funktionieren wird. Sie müssen ihn regelmäßig aktualisieren, so wie sich auch Ihr Unternehmen selbst, Ihre Konkurrenz und die allgemeine Marktnachfrage weiterentwickeln. Das Festhalten an veralteten Praktiken kann den Abrechnungsansatz verlangsamen, bis alles nur noch mit Leim und Gebeten zusammengehalten wird. Wenn das passiert, ist jeder Vorteil, den Sie aus dem Prozess gewonnen hatten, verloren. Noch schlimmer ist, dass Sie nicht erwarten können, dass Ihnen jemand Bescheid sagt, wenn es an der Zeit ist, die Strategie zu ändern. Das können nur Sie sagen.
Deshalb ist es so wichtig, dass Sie ständig darauf achten, dass die Abrechnungssysteme und -prozesse geändert werden müssen. Ich will hier nicht paranoid klingen, aber viele Unternehmen können einfach nicht überleben, wenn ihre Abrechnungssysteme völlig ausgelastet sind. Hier sind einige Fragen, die Sie sich stellen sollten, um sicherzustellen, dass Sie den größten Nutzen aus Ihrem Ansatz ziehen. Die Antworten auf diese Fragen könnten Ihnen helfen, Probleme abzuwehren und Sie besser auf den Tag vorzubereiten, an dem Sie ein neues Modell einführen, ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung auf den Markt bringen oder ein bestehendes Produkt oder eine bestehende Dienstleistung neu verpacken müssen. Los geht's;
Helfen Berater dabei, die Agilität im Abrechnungsprozess zu verbessern?
Ich habe die Erfahrung gemacht, dass Berater das Experimentieren mit der Rechnungsstellung manchmal eher behindern als fördern. Die Bereitschaft und Fähigkeit zum Experimentieren ist ein wichtiger Bestandteil einer flexiblen Rechnungsstellung. Berater könnten es vorziehen, einen fehlerhaften Prozess zu "flicken", anstatt einen neueren, flexibleren Prozess zu installieren, der bedeutet, dass Sie ihr Fachwissen und ihre Dienste nicht so oft benötigen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, Berater zu beauftragen und sich von ihnen beraten zu lassen, sollten Sie darauf vorbereitet sein, so dass Sie deren Zeit optimal nutzen können. Sie sollten auch sicherstellen, dass Sie Ihre Ziele für die Berater und ihre Arbeit klar definieren und kommunizieren. Sie können auch zusätzliche Ressourcen für die Schulung Ihrer internen Rechnungssteller und IT-Mitarbeiter bereitstellen, damit diese Möglichkeiten und Tools finden und diese neuen modernen Methoden umsetzen können.
Wie gut profitieren Sie mit Ihren derzeitigen Prozessen von sich ändernden Marktbedingungen?
Wie spiegelt sich Ihr Ansatz zur Rechnungsstellung in den von Ihnen angebotenen Kundenverträgen wider? Werden diese Verträge automatisch durchgesetzt oder muss jemand die Vereinbarung überprüfen, bevor er entscheidet, wie - und wann - er einem Kunden eine Rechnung stellt? Wenn Sie einen manuellen Prozess haben, dann können Sie diesen wahrscheinlich in irgendeiner Weise verbessern. Erwägen Sie die Einführung eines Prozesses, der es Ihrem Unternehmen ermöglicht, plötzliche Änderungen der Tarife ohne viel zusätzlichen Papierkram umzusetzen. Entwerfen Sie schon im Voraus, wie das aussehen und funktionieren soll, damit Sie vorbereitet sind, wenn es soweit ist. Dies ist ein weiterer Fall, in dem Agilität entscheidend ist. Viele moderne Abrechnungssysteme sind so ausgefeilt, dass sie Änderungen in Echtzeit verarbeiten können. Die Herausforderung besteht darin, einen Plan zu erstellen, der es Ihnen ermöglicht, diese Vorteile zu nutzen. Letztendlich sollten Sie sich vom Markt diktieren lassen, was Sie tun, aber das bedeutet nicht, dass Sie nicht kontrollieren können, wie sich die Dinge entwickeln.
Wie flexibel - und zugänglich - sind Ihre Abrechnungssysteme?
Diese Frage sollten Sie wahrscheinlich den Mitarbeitern stellen, die für Sie die Abrechnung verwalten. Zu den häufigsten Schmerzpunkten für die Mitarbeiter gehören lange IT-Zyklen rund um Aktualisierungen, die Änderungen der Vorschriften und neue Abrechnungsmethoden unterstützen. Wenn Sie kein flexibles Abrechnungssystem haben, werden die Mitarbeiter, die die Rechnungen zusammenstellen und die Einnahmen melden müssen, wahrscheinlich sehr empfindlich auf dieses Problem reagieren. Mit einem unflexiblen System sind viele Probleme verbunden. Dazu gehören manuelle Workarounds für Tabellenkalkulationen und andere Systeme außerhalb des ERP- und Abrechnungssystems.
Die Vertriebsabteilung und das Produktentwicklungsteam werden ebenfalls eine starke Meinung zu diesem Thema haben. Sie können durch unflexible Systeme ausgebremst werden. Sie machen es diesen Teams schwer, ihre neuen Ideen zu monetarisieren und bessere, frischere, wettbewerbsfähigere Verträge zu unterstützen. Wahrscheinlich werden Sie in dieser Abteilung auf die gleichen Probleme stoßen, z.B. auf manuelle Umgehungen. Sie könnten zum Beispiel feststellen, dass Vertriebsmitarbeiter Serviceverträge ausstellen, die nicht in Ihr aktuelles System übertragen werden können. Das würde bedeuten, dass sich die Finanzabteilung mit einmaligen Rechnungen und Tabellenkalkulationen abfinden muss. Wenn die manuelle Bearbeitung zur Norm und nicht zur Ausnahme wird, bedeutet dies für die Mitarbeiter der Finanzabteilung stundenlange Langeweile. Dies führt dazu, dass die Finanzperioden nicht mehr rechtzeitig abgeschlossen werden können.
Meiner Erfahrung nach sollte ein flexibles System - das immer noch über Leitplanken verfügt - es den Finanzteams ermöglichen, besser organisiert zu sein und auf Veränderungen zu reagieren. Sie sollten in der Lage sein, sich mit einem strukturierten, aber dennoch flexiblen System schnell auf Veränderungen einzustellen. Außerdem sollten sie in der Lage sein, bei einfachen Konfigurationsänderungen die Abrechnung großer Mengen zu automatisieren, um langwierige und teure Entwicklungszyklen zu vermeiden.
