Comment s'assurer que votre facturation et vos processus offrent une valeur maximale ?

La concurrence entre les entreprises s'est considérablement intensifiée à l'ère numérique. Tout le monde ne peut pas - et ne doit pas - s'engager dans cette voie. Si vous êtes en activité depuis longtemps, par exemple depuis plus de 20 ans, vous devez faire très attention aux "perturbateurs" du secteur. Certaines des plus grandes entreprises du monde, comme Amazon et Google, sont relativement nouvelles dans le secteur. Elles ont transformé à jamais l'industrie traditionnelle grâce à leurs excellentes nouvelles façons de faire les choses. En cours de route, elles ont également modifié le fonctionnement des processus et des systèmes financiers.

La comptabilité en tant que plan de facturation

Dictionary.com nous apprend qu'à l'origine, un grand livre était un livre conservé dans un lieu unique - comme une église - et accessible à tous. L'idée des grands livres et de leur valeur n'a pas beaucoup changé depuis cette époque. Cependant, de nos jours, vous ne souhaiteriez probablement pas qu'un grand livre soit aussi ouvert et accessible. La comptabilité est le schéma directeur de votre facturation. Elle offre une preuve claire de votre vision et de ce que vous voulez faire. Dans le même ordre d'idées, la manière dont vous facturez vos clients pourrait constituer un aspect de votre avantage concurrentiel. Je trouve que facturation intelligente peuvent vous aider à lancer des produits plus rapidement et à mieux pénétrer de nouveaux marchés, ainsi qu'à adapter les services aux besoins spécifiques des clients, à minimiser les déchets et à maximiser les opportunités de vente.

Adoptez vos processus de facturation

Cela dit, le processus de facturation que vous utilisez actuellement - comme tout autre processus - ne fonctionnera pas éternellement. Vous devez le mettre à jour régulièrement, tout comme votre entreprise, votre concurrence et la demande globale du marché évoluent. S'en tenir à des pratiques dépassées peut ralentir l'approche de la facturation jusqu'à ce que tout soit maintenu ensemble par de la colle et des prières. Dans ce cas, tout avantage que vous aviez tiré du processus aura été perdu. Pire encore, vous ne pouvez pas vous attendre à ce que quelqu'un vous prévienne lorsque le moment est venu de changer de stratégie. Vous seul pouvez le savoir.

C'est pourquoi il est essentiel que vous soyez constamment attentif à la nécessité de modifier les systèmes et les processus de facturation. Sans vouloir paraître paranoïaque, de nombreuses entreprises ne peuvent tout simplement pas survivre si leurs systèmes de facturation fonctionnent à pleine capacité. Voici quelques questions que vous devriez vous poser pour vous assurer que vous tirez le meilleur parti de votre approche. Les réponses à ces questions pourraient vous aider à éviter les problèmes et à mieux vous préparer au jour où vous devrez mettre en œuvre un nouveau modèle, lancer un nouveau produit ou service, ou reconditionner un produit ou service existant. Nous y voilà ;

Les consultants contribuent-ils à améliorer la souplesse du processus de facturation ?

D'après mon expérience, je trouve que les consultants peuvent parfois entraver, plutôt qu'aider, l'expérimentation en matière de facturation. La volonté et la capacité d'expérimenter sont des éléments importants de la flexibilité de la facturation. Les consultants peuvent préférer essayer de "réparer" un processus défectueux plutôt que de mettre en place un nouveau processus plus souple qui vous permettrait de ne pas avoir autant besoin de leur expertise et de leurs services. Si vous décidez d'engager des consultants et de leur demander conseil, vous devez vous y préparer afin d'utiliser au mieux leur temps. Veillez également à définir et à communiquer clairement les objectifs que vous vous fixez pour eux et leur travail. Vous pouvez également consacrer des ressources supplémentaires à la formation du personnel interne chargé de la facturation et de l'informatique, afin de lui permettre de trouver des opportunités et des outils et de mettre en œuvre ces nouvelles méthodes modernes.

Dans quelle mesure vos processus actuels vous permettent-ils de tirer parti de l'évolution des conditions du marché ?

Comment votre approche de la facturation reflète-t-elle les contrats que vous proposez à vos clients ? Ces contrats sont-ils appliqués automatiquement ou quelqu'un doit-il examiner l'accord avant de décider comment - et quand - facturer un client ? Si votre processus est manuel, vous pouvez probablement l'améliorer d'une manière ou d'une autre. Envisagez d'adopter un processus qui permette à votre entreprise de mettre en œuvre des changements soudains de tarifs sans trop de paperasserie supplémentaire. Préparez bien à l'avance l'aspect et le fonctionnement de ce processus afin d'être prêt le moment venu. C'est un autre cas où l'agilité est essentielle. De nombreux systèmes de facturation modernes sont suffisamment sophistiqués pour gérer les changements en temps réel. Le défi consistera à élaborer un plan qui vous permette d'en tirer parti. Enfin, vous devriez laisser le marché dicter vos actions, mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas contrôler la façon dont les choses se déroulent.

Quelle est la flexibilité - et l'accessibilité - de vos systèmes de facturation ?

C'est une question que vous voudrez probablement poser aux employés qui gèrent la facturation pour vous. Les points de douleur les plus courants pour le personnel sont les longs cycles informatiques autour des mises à jour qui prennent en charge les changements de réglementation et les nouvelles méthodes de facturation. Si vous ne disposez pas d'un système de facturation flexible, les personnes chargées d'établir les factures et de déclarer les recettes risquent d'avoir des idées bien arrêtées à ce sujet. De nombreux problèmes sont associés à un système peu flexible. Il s'agit notamment de solutions de contournement manuelles pour les feuilles de calcul et d'autres systèmes en dehors du système ERP et de facturation de base.

Le service des ventes et l'équipe de développement des produits auront également des opinions bien arrêtées sur la question. Ils peuvent être ralentis par des systèmes rigides. Il est difficile pour ces équipes de monétiser leurs nouvelles idées et de soutenir des contrats meilleurs, plus frais et plus compétitifs. Il est probable que vous rencontriez les mêmes problèmes dans ce département, notamment en ce qui concerne les solutions manuelles. Par exemple, vous pouvez voir des vendeurs rédiger des contrats de service qui ne peuvent pas être traduits dans votre système actuel. Cela signifie que le groupe financier doit s'accommoder de factures uniques et de feuilles de calcul. Si le cycle manuel devient la norme et non l'exception, cela crée des heures de travail fastidieux pour le personnel financier. Il en résulte une incapacité à clôturer les périodes fiscales à temps.

D'après mon expérience, le fait de disposer d'un système flexible - tout en gardant des garde-fous en place - devrait permettre aux équipes financières de mieux s'organiser et de mieux réagir au changement. Elles devraient être en mesure de s'adapter rapidement au changement grâce à un système structuré mais toujours flexible. Elles devraient également être en mesure d'automatiser la facturation de gros volumes lorsqu'elles sont confrontées à de simples changements de configuration, afin d'éviter des cycles de développement longs et coûteux.