Con el software de facturación empresarial, las empresas gestionan la facturación, las ventas, los clientes y todos los demás aspectos de la gestión de datos empresariales.
Utilizan la solución para la fijación de precios, el seguimiento del inventario y del comportamiento de los clientes, la gestión de la facturación y los pagos y, por último, la creación de facturas.
Todo ello, por supuesto, respaldado por análisis avanzados, informes y previsiones.
El moderno software de facturación empresarial lleva la gestión de la facturación y los ingresos (BRM) al siguiente nivel y es una parte crucial de la gestión del riesgo empresarial.
Pero, ¿cuál es la diferencia entre un sistema de facturación general y uno adaptado a las empresas? ¿Cuándo es el momento de hacer un cambio?
La diferencia es la escala a la que debe operar un software de facturación, las funciones que soporta y el rendimiento que necesita para gestionar una empresa.
Si una solución de facturación existente amenaza con limitar el crecimiento de una empresa, ha llegado el momento de cambiar.
En esta guía, hablaremos de las exigencias del software de facturación empresarial, cómo funciona y por qué debería implantarlo en su empresa en crecimiento.
Índice
¿Qué es una empresa?
Empresa es sinónimo de gran compañía, aunque las definiciones pueden variar mucho.
El número de empleados y los ingresos anuales clasifican sobre todo el tamaño de la empresa y su clasificación.
Una de las clasificaciones más utilizadas divide a las empresas en dos categorías: las pequeñas y medianas empresas (PYME) y las grandes empresas.
- Las pequeñas y medianas empresas (PYME) son empresas con 50 a 250 empleados e ingresos anuales de $10 a $50 millones. Lo más probable es que tengan oficinas en distintos lugares y suelen operar en varios países y mercados internacionales.
- Las grandes empresas tienen más de 250 empleados y generan unos ingresos anuales de más de $50 millones. Están presentes en los mercados internacionales con oficinas en todo el mundo. Pero realmente depende de la definición, y algunos afirman que una empresa es una gran empresa cuando tiene más de 1.000 empleados y más de $1.000 millones de ingresos anuales.
Para nuestro caso, es esencial examinar las capacidades informáticas de ambos tipos de empresas.
En cuanto a las TI, las PYME suelen tener un pequeño departamento de TI con empleados con conocimientos generales.
Una gran empresa, sin embargo, cuenta con un departamento informático completo que incluye a varios especialistas con una amplia variedad de conocimientos informáticos amplios y específicos.
¿Qué es el software de facturación empresarial?
Para comprender plenamente el software de facturación empresarial, primero debemos entender cómo funciona un sistema de facturación moderno, independientemente del tamaño de la empresa.
Para conocer todos los detalles y la información básica, le sugerimos que lea nuestra guía 101 sobre sistemas de facturación.
En esencia, un software de facturación empresarial hace todo lo que hace un sistema de facturación normal, pero a mayor escala.
Debe gestionar la automatización de un gran número de eventos y cientos de miles o millones de clientes.
No sólo eso, las empresas tienen filiales en todo el mundo.
Operan en diferentes mercados con diferentes monedas y leyes y reglamentos locales.
Por último, las empresas exigen el máximo nivel de seguridad y una excelente asistencia técnica las 24 horas del día.
Software de facturación frente a software de facturación empresarial
Comparar un software de facturación normal o tradicional y una solución de facturación empresarial es difícil debido a la gran variedad de productos que existen en el mercado.
Monetizar la 5G: liberar todo su potencial
Algunas soluciones de facturación son buenas para dirigir una empresa de tamaño medio, pero la mayoría están realmente pensadas sólo para pequeñas empresas.
Para esta comparación, veamos un buen software de facturación y por qué no consigue ser una "solución empresarial de facturación y gestión de ingresos".
Modelos empresariales complejos
Convertir un producto o un servicio en ingresos se denomina monetización.
En su forma más simple, es tomar un producto, determinar el precio y venderlo.
Sin embargo, ya no es tan sencillo.
Las empresas desarrollan nuevos productos y servicios cuyo precio, venta y facturación son más complejos.
Así que los departamentos de marketing y ventas están desarrollando nuevos modelos de negocio que el software de facturación debe soportar.
Poseer cosas está siendo sustituido por modelos de negocio de suscripción más flexibles que están surgiendo por todas partes.
Con ellos, la demanda de facturación recurrente y software de gestión de suscripciones está aumentando rápidamente.
Los clientes quieren pagar sólo por lo que utilizan, por lo que es necesaria la compatibilidad con la facturación basada en el uso.
Combinar todos estos complejos modelos de productos y precios en una factura final es donde fracasan todas las soluciones de facturación empresarial, salvo algunas de las mejores.
Automatización de la facturación
Cuando hablamos de empresa, podemos hablar de 500.000 y más clientes y millones de eventos.
Si en las pequeñas y medianas empresas algunas tareas aún pueden realizarse manualmente, para una empresa eso es impensable.
Así que la automatización de la facturación es una parte importante de una solución de facturación empresarial.
Automatización de la Proceso de pedido a caja reduce el tiempo y los recursos humanos necesarios para realizar las tareas de facturación y ahorra costes directamente.
Le permite automatizar varias tareas asociadas a la facturación, como crear ciclos de facturación, habilitar notificaciones, realizar un seguimiento de los pagos y enviar facturas personalizables de diferentes formas.
La automatización de la facturación también evita posibles errores humanos, cuya resolución puede resultar costosa y perjudicar la satisfacción del cliente.
Atención al cliente y satisfacción
El cliente es el rey y quiere transparencia y facilidad de uso.
Por lo tanto, un buen software de facturación empresarial debe permitirles acceder a toda su información personal y de facturación en cualquier momento a través de un portal de clientes o una aplicación móvil.
Allí pueden ver lo que están pagando.
Los clientes también pueden ajustar sus ofertas de productos y suscripciones, cambiar los métodos de pago, utilizar cupones y descuentos u obtener ayuda.
Todo ello aumenta la experiencia del cliente y, como resultado, retención de clientes.
Analítica avanzada y comportamiento del cliente
Una empresa no puede funcionar sin inteligencia y análisis empresariales avanzados.
Las soluciones de facturación empresarial ayudan a realizar un seguimiento de las ventas, renovaciones y cancelaciones de productos.
Este tipo de solución permite a las empresas controlar su base de clientes y generar informes basados en esta información.
La analítica también proporciona información valiosa sobre KPI importantes como tasa de rotación de clientesque toda empresa debe seguir de cerca.
La dirección necesita informes y previsiones en tiempo real para tomar decisiones empresariales con conocimiento de causa.
Los informes en tiempo real son especialmente valiosos para evaluar el rendimiento de los nuevos productos.
¿Es correcto el precio o necesita un ajuste?
¿Cómo responden los clientes a las promociones y a la agrupación de productos?
Hoy en día, el comportamiento de los clientes cambia rápidamente y un modelo de negocio de éxito puede empezar a decaer casi en cuestión de días.
La fuga de ingresos es un problema relacionado con la facturación inexacta y la falta de una visión general del análisis.
Las estimaciones muestran que alrededor de 42% de las empresas experimentan algún tipo de fuga de ingresos.
La pérdida media de 1% a 5% del EBITA realizado es un problema grave.
Sin embargo, es fácil evitarlo con una solución de facturación adecuada que permita al equipo financiero detectar los errores antes de que se conviertan en problemas importantes.
A diferencia del software de facturación clásico, estos datos se actualizan en tiempo real y están disponibles con unos pocos clics.
Si antes los análisis se hacían trimestralmente o incluso anualmente, ahora una empresa puede reaccionar con rapidez.
Software empresarial de facturación y gestión de riesgos
Una de las cinco categorías de la gestión de riesgos empresariales es la información financiera.
Un software de facturación empresarial con su avanzada inteligencia empresarial puede identificar los riesgos empresariales y cómo afectan al negocio en su conjunto.
Los datos financieros centralizados permiten a los departamentos financieros acceder rápidamente a todos los datos importantes.
Además, pueden acceder fácilmente a los informes y crear informes personalizados.
Tanto si se trata de informes para las partes interesadas como de análisis de cara al futuro, el software de facturación empresarial dispone de todas las herramientas necesarias para la elaboración de informes financieros.
Puede predecir cómo afectan a la empresa las amenazas internas y externas.
Además, también se utiliza en la detección del fraude financiero y del riesgo crediticio.
Operaciones comerciales en todo el mundo
Las empresas operan en todo el mundo.
La función más básica que debe soportar el software de facturación empresarial son las operaciones en diversos mercados.
Eso significa soporte multilingüe, compatibilidad con diferentes divisas y tributación de acuerdo con las normativas locales.
Una empresa puede tener filiales en todo el mundo o incluso ser un grupo de empresas independientes.
Aun así, el software debe admitir la facturación de diferentes empresas y el manejo centralizado de todas las operaciones comerciales.
Problemas de volumen y rendimiento
Al final llegamos a la verdadera cuestión al hablar de las diferencias entre el software de facturación normal y el de empresa.
Es la necesidad de procesar millones de eventos y transacciones.
Aunque el número de clientes debería ser una buena indicación de lo que el software de facturación debería ser capaz de manejar, no es tan sencillo.
El número de eventos facturables por usuario puede variar mucho en función del sector.
Para ilustrarlo, ¡vamos a ver tres ejemplos!
Facturación de suscripciones
Un usuario tiene una suscripción de software con un ciclo de facturación recurrente fijado en el primer día del mes.
Se le cobra y factura la suscripción una vez al mes.
Así, si una empresa tiene un millón de usuarios, el sistema de facturación debe gestionar un millón de facturas mensuales.
Por supuesto, no todas las suscripciones son tan sencillas, pero utilicemos esto como ejemplo.
Facturación de pago por visión
Un cliente utiliza un servicio de streaming de vídeo de pago por visión y tiene la fecha de facturación fijada en el primer día del mes.
Si vio cinco películas ese mes, acumula cinco eventos facturables en la fecha seleccionada.
En primer lugar, el sistema de facturación de la empresa debe ser compatible con la tarificación basada en el uso.
Si una empresa tiene un millón de clientes de este tipo, debe gestionar cinco millones de eventos y cobrarles y facturarles adecuadamente.
Telecomunicaciones y otras facturaciones de gran volumen
Para una empresa de telecomunicaciones, cada llamada telefónica o transferencia de datos que realiza un usuario es un hecho facturable.
Aunque el acontecimiento no tenga valor, hay que calificarlo, cobrarlo y facturarlo al final del ciclo de facturación.
Así, un usuario puede crear miles de eventos que el sistema de facturación de telecomunicaciones debe procesar.
Si multiplicamos esto por un millón de usuarios, la diferencia es enorme.
Especialmente con 5g monetización, las telecos no tendrán otro remedio que contar con el software de facturación empresarial más avanzado del mercado.
La empresa del primer ejemplo quizá podría salirse con la suya utilizando un sistema de facturación normal. Sin embargo, la empresa del segundo ejemplo y, sobre todo, la del tercero, no tienen otra opción que utilizar la mejor solución de facturación y gestión de datos empresarial disponible.
La infraestructura
Además, no es sólo el software sino también la infraestructura la que debe soportar tal volumen y ofrecer el máximo rendimiento.
Por eso, las mejores soluciones de facturación empresarial están basadas en la nube.
Por ejemplo, Tridens Monetization utiliza Servicios web de Amazon (AWS) plataforma en nube.
La seguridad del software de facturación empresarial
La seguridad es una gran preocupación entre las empresas, ya que la ciberdelincuencia ha aumentado en los últimos tiempos.
Mientras que las grandes empresas son lógicamente los objetivos más deseables, las pequeñas y medianas empresas (PYME) son las que más se convierten en objetivo.
La razón es que, a diferencia de las grandes, las PYME son las más vulnerables. La mayoría de ellas carecen de especialistas en ciberseguridad.
Además, a menudo son reacios a invertir en protección y en personal interno de ciberseguridad.
A menudo se pasa por alto en la seguridad y la protección de datos la asignación de funciones a los usuarios.
Un sistema de facturación empresarial define estrictamente las funciones y los derechos de los usuarios individuales.
De este modo se evita el acceso no autorizado a datos sensibles dentro de la empresa.
La mayoría de los ataques se producen en sistemas anticuados de gestión de datos y facturación de las empresas.
Por otro lado, un sistema de facturación empresarial actualizado cuenta con todas las funciones de seguridad y copias de seguridad de datos que se necesitan hoy en día.
Características únicas del software de facturación empresarial
La lista de funciones de un software de facturación empresarial es muy larga, pero veamos algunas que son únicas y que no suelen encontrarse en los sistemas de facturación tradicionales o más sencillos.
Compatibilidad con la API REST
Una interfaz de programación de aplicaciones (API) es un conjunto de servicios que apoyan el desarrollo de aplicaciones y la comunicación entre varios sistemas.
Las API REST se utilizan para una integración perfecta con cualquier aplicación de terceros.
Permiten a una empresa construir un ecosistema totalmente integrado de aplicaciones empresariales críticas para satisfacer sus necesidades específicas de facturación.
El software de facturación empresarial Tridens Monetization dispone de API REST que permiten una integración perfecta de diferentes aplicaciones de terceros como SAP y NetSuite o cualquier otro ERP, CRM, aplicaciones móviles, etc.
Precios híbridos y diseño innovador de ofertas
Con los modelos de negocio innovadores llegan también modelos de precios híbridos innovadores y flexibles.
Como hemos mencionado, muchas soluciones de facturación ni siquiera admiten la facturación basada en el uso o los modelos de suscripción complejos que incluyen paywalls o Freemium.
Por lo tanto, no hay ninguna posibilidad de que puedan apoyar un modelo de precios híbrido.
Pero la innovación en precios y ofertas es clave.
Por ello, los modelos híbridos de fijación de precios están hoy en todas partes.
- ¿Una combinación de tarifa plana y precios basados en el uso?
- ¿Suscripción combinada con precios escalonados?
- ¿Un freemium con precios por usuario?
Todos estos modelos nos rodean y nos gustan por su transparencia y flexibilidad.
Las posibilidades de los nuevos modelos híbridos son infinitas, pero sólo unas pocas soluciones de facturación empresarial pueden manejarlas.
Cobro, facturación y cobro consolidados
En el mundo de la facturación, se utilizan tres términos para la misma operación.
A veces se denomina cobro consolidado, otras facturación consolidada o facturación consolidada.
Se trata de un proceso en el que, en el momento de la facturación, los múltiples cargos de un mismo cliente se consolidan en una sola factura.
Para explicarlo de forma más sencilla, cuando una empresa factura a su cliente por más productos o servicios, éste recibe sólo uno en lugar de más facturas.
En telecomunicaciones, se utiliza para facturar la suscripción móvil junto con las cuotas de los dispositivos comprados, Internet de banda ancha y televisión IP.
En los servicios públicos, es una forma de combinar la electricidad y el gas o el agua y la recogida de basuras en una sola factura.
Preferimos el término correcto facturación consolidada.
Reclamaciones automatizadas
La reclamación es el proceso por el que una empresa intenta cobrar los pagos atrasados.
La reclamación automatizada es un proceso personalizable dentro de la solución de facturación empresarial que notifica a los clientes aquellos importes vencidos y cuentas en mora.
Se comunica con los clientes a través de correos electrónicos automatizados, SMS y actualizaciones de la aplicación.
Está demostrado que la reclamación automatizada reduce las bajas involuntarias y aumenta el flujo de caja.
Lea nuestro blog para obtener más información sobre Reclamación y sus estrategias.
Diferentes formas de pago
Las empresas deben ofrecer a los clientes diferentes opciones de métodos de pago si quieren mejorar la experiencia del cliente.
Las investigaciones demuestran que casi la mitad de los clientes abandonan su compra si no pueden pagar con su método de pago preferido.
Implementar varias pasarelas de pago es imprescindible para cualquier software de facturación empresarial, por lo que Tridens Monetization permite una integración sin problemas de casi cualquier método de pago en el mercado.
Ventajas del software de facturación empresarial
Son muchas las ventajas que obtienen las empresas cuando utilizan un software de facturación empresarial.
Algunas de las principales ventajas son:
- Mejora de la eficiencia y la productividad con la automatización
- Menores costes de explotación
- Mejora de la facturación empresarial y la gestión de datos
- Toma de decisiones informada basada en la inteligencia empresarial
- Soporte para todos los modelos de negocio y facturación
- Ecosistema escalable y en constante crecimiento
- Tiempo de comercialización más rápido
- Mejor comunicación y experiencia del cliente
- Agilizar la facturación
- Mejora de los pagos, cobros y reclamaciones
- Asistencia técnica 24 horas al día, 7 días a la semana
- Seguridad mejorada
Sin embargo, la mayor de todas las ventajas es lo que el software de facturación empresarial no hace.
No limita el crecimiento de una empresa ni la búsqueda de monetización de sus productos.
Cuando las empresas crecen, en algún momento se dan cuenta de que su sistema de facturación de confianza ya no puede hacer frente al crecimiento.
Sabemos que puede ser doloroso cambiar de software de facturación.
Es un paso hacia lo desconocido que requiere tiempo y recursos.
Por eso muchos lo dejan para el último momento.
Pero con una selección del software de facturación empresarial adecuado y bien probado como Tridens Monetization y un socio de confianza como Tridens, no es tan difícil.
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