Les logiciels de facturation d'entreprise permettent aux entreprises de gérer la facturation, les ventes, les clients et tous les autres aspects de la gestion des données de l'entreprise.
Ils utilisent la solution pour la tarification, le suivi des stocks et du comportement des clients, la gestion de la facturation et des paiements et, enfin, la création de factures.
Le tout, bien sûr, soutenu par des analyses, des rapports et des prévisions avancés.
Les logiciels de facturation d'entreprise modernes font passer la gestion de la facturation et des revenus (BRM) au niveau supérieur et constituent un élément essentiel de la gestion des risques de l'entreprise.
Mais quelle est la différence entre un système de facturation général et un système adapté aux entreprises ? Quand faut-il changer de système ?
La différence réside dans l'échelle à laquelle un logiciel de facturation doit fonctionner, les fonctions qu'il prend en charge et la performance dont il a besoin pour gérer une entreprise !
Si une solution de facturation existante menace de limiter la croissance d'une entreprise, il est temps d'en changer.
Dans ce guide, nous parlerons des exigences du logiciel de facturation d'entreprise, de son fonctionnement et des raisons pour lesquelles vous devriez le mettre en œuvre dans votre entreprise en pleine croissance.
Table des matières
Qu'est-ce qu'une entreprise ?
Entreprise est synonyme de grande société, bien que les définitions puissent varier considérablement.
Le nombre d'employés et le chiffre d'affaires annuel permettent principalement de classer la taille de l'entreprise et son rang.
L'une des classifications les plus utilisées divise les entreprises en deux catégories : les petites et moyennes entreprises (PME) et les grandes entreprises.
- Les petites et moyennes entreprises (PME) sont des sociétés qui emploient de 50 à 250 personnes et dont le chiffre d'affaires annuel est compris entre $10 et $50 millions d'euros. Elles ont très probablement des bureaux dans différents endroits et sont généralement actives dans plusieurs pays et sur les marchés internationaux.
- Les grandes entreprises comptent plus de 250 employés et génèrent un chiffre d'affaires annuel supérieur à $50 millions d'euros. Elles sont présentes sur les marchés internationaux et disposent de bureaux dans le monde entier. Mais tout dépend de la définition, et certains affirment qu'une société est une grande entreprise lorsqu'elle compte plus de 1 000 employés et que son chiffre d'affaires annuel est supérieur à 1,7 milliard de dollars.
Dans notre cas, il est essentiel d'examiner les capacités informatiques des deux types d'entreprises.
En ce qui concerne les technologies de l'information, les PME disposent généralement d'un petit service informatique composé d'employés ayant des compétences générales.
Toutefois, une grande entreprise dispose d'un service informatique complet qui comprend plusieurs spécialistes disposant d'un large éventail de compétences informatiques générales et spécifiques.
Qu'est-ce qu'un logiciel de facturation d'entreprise ?
Pour bien comprendre les logiciels de facturation d'entreprise, il faut d'abord comprendre comment fonctionne un système de facturation moderne, quelle que soit la taille de l'entreprise.
Pour tous les détails et les informations de base, nous vous suggérons de lire notre guide 101 sur les systèmes de facturation.
Par essence, un logiciel de facturation d'entreprise fait tout ce que fait un système de facturation classique, mais à plus grande échelle.
Il doit gérer l'automatisation d'un grand nombre d'événements et de centaines de milliers ou de millions de clients.
De plus, les entreprises ont des filiales dans le monde entier.
Ils opèrent sur des marchés différents, avec des monnaies différentes et des lois et réglementations locales différentes.
Enfin, les entreprises exigent le plus haut niveau de sécurité et une excellente assistance technique 24 heures sur 24.
Logiciel de facturation vs. logiciel de facturation d'entreprise
Il est difficile de comparer un logiciel de facturation ordinaire ou traditionnel et une solution de facturation d'entreprise en raison de la grande diversité des produits disponibles sur le marché.
Monétiser la 5G : libérer tout son potentiel
Certaines solutions de facturation sont adaptées à la gestion d'une entreprise de taille moyenne, mais la plupart sont destinées aux petites entreprises.
Pour cette comparaison, examinons un bon logiciel de facturation et les raisons pour lesquelles il n'est pas une "solution de facturation d'entreprise et de gestion des revenus".
Modèles d'entreprise complexes
La transformation d'un produit ou d'un service en recettes s'appelle monétisation.
Dans sa forme la plus simple, il s'agit de prendre un produit, d'en déterminer le prix et de le vendre.
Mais ce n'est plus aussi simple.
Les entreprises développent de nouveaux produits et services dont le prix, la vente et la facturation sont plus complexes.
Les services de marketing et de vente développent donc de nouveaux modèles commerciaux que les logiciels de facturation doivent prendre en charge.
La possession d'objets est remplacée par des modèles commerciaux d'abonnement plus souples qui se développent partout.
Avec eux, la demande de facturation récurrente et d'utilisation de l'Internet est en hausse. logiciel de gestion des abonnements augmente rapidement.
Les clients veulent payer uniquement pour ce qu'ils utilisent, d'où la nécessité de prendre en charge la facturation basée sur l'utilisation.
La combinaison de tous ces modèles complexes de produits et de prix dans une facture finale est l'endroit où toutes les solutions de facturation d'entreprise, à l'exception de quelques unes, échouent.
Automatisation de la facturation
Lorsque nous parlons d'entreprise, nous pouvons parler de 500 000 clients ou plus et de millions d'événements.
Si certaines tâches peuvent encore être effectuées manuellement dans les petites et moyennes entreprises, pour une entreprise, c'est impensable.
L'automatisation de la facturation est donc un élément important d'une solution de facturation d'entreprise.
Automatiser la Processus de la commande à l'encaissement réduit le temps et les ressources humaines nécessaires à l'exécution des tâches de facturation et permet de réaliser des économies directes.
Il vous permet d'automatiser diverses tâches liées à la facturation, telles que la création de cycles de facturation, l'activation de notifications, le suivi des paiements et l'envoi de factures personnalisées sous différentes formes.
L'automatisation de la facturation permet également d'éviter les erreurs humaines, qui peuvent être coûteuses à résoudre et nuire à la satisfaction des clients.
Soins et satisfaction de la clientèle
Le client est roi et veut de la transparence et de la facilité d'utilisation.
Par conséquent, un bon logiciel de facturation d'entreprise devrait leur permettre d'accéder à toutes leurs informations personnelles et de facturation à tout moment via un portail client ou une application mobile.
Ils peuvent ainsi voir ce pour quoi ils paient.
Les clients peuvent également modifier leurs offres de produits et leurs abonnements, changer de méthode de paiement, utiliser des coupons et des réductions ou obtenir de l'aide.
Tout cela améliore l'expérience du client et, par conséquent, fidélisation des clients.
Analyse avancée et comportement des clients
Une entreprise ne peut pas fonctionner sans intelligence économique et analyse avancée.
Les solutions de facturation d'entreprise permettent de suivre les ventes de produits, les renouvellements et les annulations.
Ce type de solution permet aux entreprises de contrôler leur base de clients et de générer des rapports sur la base de ces informations.
L'analyse fournit également des informations précieuses sur des indicateurs clés de performance importants tels que taux d'attrition de la clientèleque toute entreprise doit suivre de près.
La direction a besoin de rapports et de prévisions en temps réel pour prendre des décisions éclairées.
Les rapports en temps réel sont particulièrement utiles pour évaluer les performances des nouveaux produits.
La tarification est-elle correcte ou doit-elle être ajustée ?
Comment les clients réagissent-ils aux promotions et aux offres groupées de produits ?
Aujourd'hui, le comportement des clients évolue rapidement et un modèle d'entreprise performant peut commencer à décliner en l'espace de quelques jours.
La fuite de revenus est un problème lié à une facturation inexacte et à un manque de vue d'ensemble de l'analyse.
Les estimations montrent qu'environ 42% des entreprises subissent une forme ou une autre de fuite de revenus.
La perte moyenne de 1% à 5% de l'EBITA réalisé est un problème grave.
Cependant, il est facile de l'éviter grâce à la bonne solution de facturation qui permet à l'équipe financière de repérer les erreurs avant qu'elles ne se transforment en problèmes importants.
Contrairement aux logiciels de facturation classiques, ces données sont mises à jour en temps réel et disponibles en quelques clics.
Si, par le passé, l'analyse était effectuée tous les trimestres, voire tous les ans, l'entreprise peut désormais réagir rapidement.
Logiciel de facturation d'entreprise et de gestion des risques
L'une des cinq catégories de la gestion du risque d'entreprise est l'information financière.
Un logiciel de facturation d'entreprise doté d'une intelligence économique avancée peut identifier les risques commerciaux et la manière dont ils affectent l'entreprise dans son ensemble.
La centralisation des données financières permet aux services financiers d'accéder rapidement à toutes les données importantes.
En outre, ils peuvent facilement accéder aux rapports et créer des rapports personnalisés.
Qu'il s'agisse de rapports destinés aux parties prenantes ou d'analyses prospectives, le logiciel de facturation d'entreprise dispose de tous les outils de reporting financier nécessaires.
Il peut prédire comment les menaces internes et externes affectent l'entreprise.
En outre, il est également utilisé pour la détection des fraudes financières et des risques de crédit.
Opérations commerciales à l'échelle mondiale
Les entreprises opèrent dans le monde entier.
La fonction la plus élémentaire que le logiciel de facturation d'entreprise doit prendre en charge est l'exploitation sur différents marchés.
Cela signifie un support multilingue, la prise en charge de différentes devises et une taxation conforme aux réglementations locales.
Une entreprise peut avoir des filiales dans le monde entier ou même être un groupe de sociétés indépendantes.
Toutefois, le logiciel doit permettre la facturation de différentes entreprises et la gestion centralisée de toutes les opérations commerciales.
Problèmes de volume et de performance
Nous avons finalement abordé la vraie question en discutant des différences entre les logiciels de facturation ordinaires et les logiciels de facturation d'entreprise.
Il s'agit de la nécessité de traiter des millions d'événements et de transactions.
Le nombre de clients devrait être une bonne indication de ce que le logiciel de facturation devrait pouvoir gérer, mais ce n'est pas si simple.
Le nombre d'événements facturables par utilisateur peut varier considérablement en fonction du secteur d'activité.
Pour illustrer notre propos, prenons trois exemples !
Facturation de l'abonnement
Un utilisateur dispose d'un abonnement à un logiciel dont le cycle de facturation récurrent est fixé au premier jour du mois.
L'abonnement lui est facturé une fois par mois.
Ainsi, si une entreprise compte un million d'utilisateurs, le système de facturation doit traiter un million de factures mensuelles.
Bien sûr, tous les abonnements ne sont pas aussi simples, mais prenons cet exemple.
Facturation à la carte
Un client utilise un service de streaming vidéo à la carte dont la date de facturation est fixée au premier jour du mois.
S'il a regardé cinq films ce mois-là, il crée cinq événements payants facturés à la date choisie.
Tout d'abord, le système de facturation de l'entreprise doit prendre en charge la facturation basée sur l'utilisation.
Si une entreprise compte un million de clients de ce type, elle doit traiter cinq millions d'événements et les facturer de manière appropriée.
Facturation des télécommunications et autres volumes importants
Pour une entreprise de télécommunications, chaque appel téléphonique ou transfert de données effectué par un utilisateur est un événement facturable.
Même si l'événement n'a pas de valeur, il doit être évalué, facturé et facturé à la fin du cycle de facturation.
Ainsi, un utilisateur peut créer des milliers d'événements que le système de facturation des télécommunications doit traiter.
Si l'on multiplie ce chiffre par un million d'utilisateurs, la différence est énorme.
En particulier avec monétisation 5gLes opérateurs télécoms n'auront d'autre choix que de se doter du logiciel de facturation d'entreprise le plus avancé du marché.
L'entreprise du premier exemple pourrait peut-être s'en sortir en utilisant un système de facturation ordinaire. En revanche, l'entreprise du deuxième et surtout du troisième exemple n'a pas d'autre choix que d'utiliser la meilleure solution de facturation et de gestion des données disponible.
L'infrastructure
En outre, ce n'est pas seulement le logiciel, mais aussi l'infrastructure qui doit supporter un tel volume et fournir des performances optimales.
C'est pourquoi les meilleures solutions de facturation d'entreprise sont basées sur le cloud.
Par exemple, Tridens Monetization utilise Amazon Web Services (AWS) plate-forme en nuage.
La sécurité des logiciels de facturation d'entreprise
La sécurité est une préoccupation majeure des entreprises, car la cybercriminalité a récemment augmenté.
Si les grandes entreprises sont logiquement les cibles les plus désirables, ce sont les petites et moyennes entreprises (PME) qui sont le plus visées.
La raison en est que, contrairement aux grandes entreprises, les PME sont les plus vulnérables. La plupart d'entre elles manquent de spécialistes en cybersécurité.
En outre, elles sont souvent réticentes à investir dans la protection et le personnel interne de cybersécurité.
En matière de sécurité et de protection des données, l'attribution de rôles aux utilisateurs est souvent négligée.
Un système de facturation d'entreprise définit strictement les rôles et les droits des utilisateurs individuels.
Cela permet d'éviter l'accès non autorisé à des données sensibles au sein de l'entreprise.
La plupart des attaques se produisent sur des systèmes de gestion des données et de facturation d'entreprise obsolètes.
D'autre part, un système de facturation d'entreprise moderne possède toutes les caractéristiques de sécurité et les sauvegardes de données dont on a besoin aujourd'hui.
Caractéristiques uniques du logiciel de facturation d'entreprise
La liste des fonctionnalités d'un logiciel de facturation d'entreprise est très longue, mais examinons-en quelques-unes qui sont uniques et que l'on ne trouve généralement pas dans les systèmes de facturation traditionnels ou plus simples.
Prise en charge de l'API REST
Une interface de programmation d'application (API) est un ensemble de services qui soutiennent le développement d'applications et la communication entre plusieurs systèmes.
Les API REST sont utilisées pour une intégration transparente avec toute application tierce.
Ils permettent à une entreprise de créer un écosystème entièrement intégré d'applications d'entreprise essentielles pour répondre à ses besoins spécifiques en matière de facturation.
Le logiciel de facturation d'entreprise Tridens Monetization dispose d'API REST qui permettent une intégration transparente de différentes applications tierces telles que SAP et NetSuite ou tout autre ERP, CRM, applications mobiles, etc.
Tarification hybride et conception d'offres innovantes
Les modèles commerciaux innovants s'accompagnent également de modèles de tarification hybrides, innovants et flexibles.
Comme nous l'avons mentionné, de nombreuses solutions de facturation ne peuvent même pas prendre en charge la facturation basée sur l'utilisation ou les modèles d'abonnement complexes qui incluent des paywalls ou des Freemium.
Il n'y a donc aucune chance qu'ils puissent soutenir un modèle de tarification hybride.
Mais l'innovation en matière de prix et d'offres est essentielle.
C'est pourquoi les modèles de tarification hybrides sont aujourd'hui omniprésents.
- Une combinaison de tarifs forfaitaires et de tarifs basés sur l'utilisation ?
- Abonnement combiné à une tarification différenciée ?
- Un freemium avec une tarification par utilisateur ?
Tous ces modèles nous entourent et nous les apprécions pour leur transparence et leur flexibilité.
Les possibilités de nouveaux modèles hybrides sont infinies, mais seules quelques solutions de facturation d'entreprise peuvent les gérer.
Consolidation de l'imputation, de la facturation et de l'établissement des factures
Dans le monde de la facturation, trois termes sont utilisés pour la même opération.
On parle parfois d'imputation consolidée, parfois de facturation consolidée ou de facturation consolidée.
Il s'agit d'un processus par lequel, au moment de la facturation, plusieurs charges d'un même client sont regroupées en une seule facture.
Pour simplifier, lorsqu'une entreprise facture à son client plusieurs produits ou services, celui-ci ne reçoit qu'une seule facture au lieu de plusieurs.
Dans le domaine des télécommunications, il est utilisé pour facturer l'abonnement mobile ainsi que les paiements échelonnés pour les appareils achetés, l'internet à large bande et la télévision IP.
Dans le domaine des services publics, il s'agit d'un moyen de combiner l'électricité et le gaz ou l'eau et l'enlèvement des ordures ménagères sur une seule facture.
Nous préférons le terme correct facturation consolidée.
Automatisation de la relance
La relance est le processus par lequel une entreprise tente de recouvrer les paiements en retard.
La relance automatisée est un processus personnalisable au sein de la solution de facturation de l'entreprise qui notifie aux clients les montants en souffrance et les comptes en souffrance.
Il communique avec les clients par le biais de courriels automatisés, de SMS et de mises à jour de l'application.
Il est prouvé que la relance automatisée permet de réduire le taux de désabonnement involontaire et d'augmenter le flux de trésorerie.
Lisez notre blog pour obtenir plus d'informations sur relance et ses stratégies.
Différents modes de paiement
Les entreprises doivent offrir à leurs clients différentes options de méthodes de paiement si elles veulent améliorer l'expérience client.
Les études montrent que près de la moitié des clients abandonnent leur achat s'ils ne peuvent pas payer avec leur méthode de paiement préférée.
La mise en œuvre de diverses passerelles de paiement est indispensable pour tout logiciel de facturation d'entreprise. Tridens Monetization permet donc d'intégrer sans problème pratiquement n'importe quelle passerelle de paiement. mode de paiement sur le marché.
Avantages des logiciels de facturation d'entreprise
L'utilisation d'un logiciel de facturation d'entreprise présente de nombreux avantages pour les entreprises.
Voici quelques-uns des principaux avantages :
- Amélioration de l'efficacité et de la productivité grâce à l'automatisation
- Réduction des coûts d'exploitation
- Amélioration de la facturation et de la gestion des données de l'entreprise
- Prise de décision éclairée basée sur l'intelligence économique
- Prise en charge de tous les modèles d'entreprise et de facturation
- Un écosystème évolutif et en pleine croissance
- Une mise sur le marché plus rapide
- Amélioration de la communication et de l'expérience avec les clients
- Rationaliser la facturation
- Amélioration des paiements, des recouvrements et de la relance
- Assistance technique 24 heures sur 24, 7 jours sur 7
- Amélioration de la sécurité
Cependant, le plus grand de tous les avantages est ce que le logiciel de facturation d'entreprise ne fait pas.
Il ne limite pas la croissance d'une entreprise et sa volonté de monétiser ses produits.
Lorsque les entreprises se développent, elles réalisent à un moment donné que leur système de facturation habituel ne peut plus faire face à la croissance.
Nous savons qu'il peut être difficile de changer de logiciel de facturation.
C'est un pas vers l'inconnu qui demande du temps et des ressources.
C'est la raison pour laquelle de nombreuses personnes repoussent l'échéance jusqu'au dernier moment.
Mais en choisissant le bon logiciel de facturation d'entreprise qui a fait ses preuves, tel que Tridens Monetization et un partenaire de confiance comme Tridens, ce n'est pas si difficile.
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