Con il software di fatturazione aziendale, le aziende gestiscono la fatturazione, le vendite, i clienti e tutti gli altri aspetti della gestione dei dati aziendali.
Utilizzano la soluzione per la determinazione dei prezzi, il monitoraggio dell'inventario e del comportamento dei clienti, la gestione della fatturazione e dei pagamenti e, infine, la creazione delle fatture.
Il tutto, ovviamente, supportato da analisi, report e previsioni avanzate.
Il moderno software di fatturazione aziendale porta il Billing and Revenue Management (BRM) a un livello superiore e rappresenta una parte cruciale della gestione del rischio aziendale.
Ma qual è la differenza tra un sistema di fatturazione generale e uno adatto alle aziende? Quando è il momento di cambiare?
La differenza è la scala su cui deve operare un software di fatturazione, le funzioni che supporta e le prestazioni di cui ha bisogno per gestire un'azienda!
Se una soluzione di fatturazione esistente minaccia di limitare la crescita di un'azienda, è il momento di cambiare.
In questa guida parleremo delle esigenze del software di fatturazione aziendale, di come funziona e del perché dovrebbe implementarlo nella sua azienda in crescita.
Indice dei contenuti
Che cos'è un'impresa?
Impresa è un sinonimo di grande azienda, anche se le definizioni possono variare molto.
Il numero di dipendenti e il fatturato annuale classificano principalmente la dimensione dell'azienda e il suo posizionamento.
Una delle classificazioni più utilizzate divide le imprese in due categorie - Piccole e Medie Imprese (PMI) e le grandi imprese.
- Le Piccole e Medie Imprese (PMI) sono aziende con 50-250 dipendenti e un fatturato annuo compreso tra $10 e $50 milioni. Molto probabilmente hanno uffici in diverse località e sono comunemente attive in vari Paesi e mercati internazionali.
- Le grandi imprese hanno più di 250 dipendenti e creano un fatturato annuo superiore a $50 milioni. Sono presenti nei mercati internazionali con uffici in tutto il mondo. Ma dipende dalla definizione, e alcuni sostengono che un'azienda è una grande impresa quando ha più di 1000 dipendenti e più di $1 miliardo di fatturato annuo.
Per il nostro caso, è fondamentale esaminare le capacità IT di entrambi i tipi di imprese.
Per quanto riguarda l'IT, le PMI hanno di solito un piccolo reparto IT con dipendenti con competenze generali.
Una grande azienda, tuttavia, dispone di un reparto IT completo che comprende diversi specialisti con un'ampia varietà di competenze IT ampie e specifiche.
Che cos'è il software di fatturazione aziendale?
Per comprendere appieno il software di fatturazione aziendale, dobbiamo prima capire come funziona un sistema di fatturazione moderno, indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda.
Per tutti i dettagli e le informazioni di base, le consigliamo di leggere la nostra guida 101 su sistemi di fatturazione.
In sostanza, un software di fatturazione aziendale fa tutto ciò che fa un normale sistema di fatturazione, ma su scala più ampia.
Deve gestire l'automatizzazione di un gran numero di eventi e di centinaia di migliaia o milioni di clienti.
Non solo, le imprese hanno filiali in tutto il mondo.
Operano in mercati diversi, con valute diverse e leggi e regolamenti locali.
Infine, le aziende richiedono il massimo livello di sicurezza e un'eccellente assistenza tecnica 24 ore su 24.
Software di fatturazione vs. Software di fatturazione aziendale
Il confronto tra un software di fatturazione normale o tradizionale e una soluzione di fatturazione aziendale è difficile a causa dei molti prodotti diversi presenti sul mercato.
Monetizzare il 5G: sbloccare il suo pieno potenziale
Alcune soluzioni di fatturazione sono adatte alla gestione di un'azienda di medie dimensioni, ma la maggior parte sono pensate solo per le piccole imprese.
Per questo confronto, analizziamo un buon software di fatturazione e il motivo per cui non riesce a essere una "soluzione aziendale di fatturazione e gestione dei ricavi".
Modelli di business complessi
La conversione di un prodotto o di un servizio in ricavi si chiama monetizzazione.
Nella forma più semplice, si tratta di prendere un prodotto, determinare il prezzo e venderlo.
Tuttavia, non è più così semplice.
Le aziende sviluppano nuovi prodotti e servizi che sono più complessi da prezzare, vendere e fatturare.
Quindi i reparti marketing e vendite stanno sviluppando nuovi modelli di business che il software di fatturazione deve supportare.
Il possesso di oggetti viene sostituito da modelli di business in abbonamento più flessibili che stanno sorgendo ovunque.
Con loro, la domanda di fatturazione ricorrente e di software di gestione degli abbonamenti sta aumentando rapidamente.
I clienti vogliono pagare solo ciò che usano, quindi è necessario il supporto della fatturazione basata sull'uso.
La combinazione di tutti questi complessi modelli di prodotti e di prezzi in una fattura finale è il punto in cui tutte le soluzioni di fatturazione aziendale, tranne poche, falliscono.
Automazione della fatturazione
Quando parliamo di impresa, possiamo parlare di 500.000 e più clienti e milioni di eventi.
Se alcuni compiti possono ancora essere gestiti manualmente nelle piccole e medie imprese, per un'azienda è impensabile.
Quindi l'automatizzazione della fatturazione è una parte importante di una soluzione di fatturazione aziendale.
Automatizzare il Processo order to cash riduce il tempo e le risorse umane necessarie per eseguire le attività di fatturazione, risparmiando direttamente sui costi.
Le permette di automatizzare diverse attività associate alla fatturazione, come la creazione di cicli di fatturazione, l'attivazione di notifiche, il monitoraggio dei pagamenti e l'invio di fatture personalizzabili in diverse forme.
L'automatizzazione della fatturazione evita anche possibili errori umani, che possono essere costosi da risolvere e danneggiare la soddisfazione del cliente.
Assistenza e soddisfazione del cliente
Il cliente è il re e vuole trasparenza e facilità d'uso.
Pertanto, un buon software di fatturazione aziendale dovrebbe consentire loro di accedere a tutte le informazioni personali e di fatturazione in qualsiasi momento tramite un portale clienti o un'applicazione mobile.
Lì possono vedere per cosa stanno pagando.
I clienti possono anche modificare le loro offerte di prodotti e abbonamenti, cambiare i metodi di pagamento, utilizzare coupon e sconti o ricevere assistenza.
Tutto questo aumenta l'esperienza del cliente e, di conseguenza, fidelizzazione dei clienti.
Analisi avanzate e comportamento dei clienti
Un'azienda non può funzionare senza business intelligence e analisi avanzate.
Le soluzioni di fatturazione aziendale aiutano a tracciare le vendite dei prodotti, i rinnovi e le cancellazioni.
Questo tipo di soluzione consente alle aziende di controllare la propria base clienti e di generare rapporti basati su queste informazioni.
L'analisi fornisce anche preziose informazioni su importanti KPI come tasso di abbandono dei clientiche ogni azienda deve seguire da vicino.
Il management ha bisogno di rapporti e previsioni in tempo reale per prendere decisioni aziendali informate.
I rapporti in tempo reale sono particolarmente preziosi per valutare le prestazioni dei nuovi prodotti.
Il prezzo è corretto o deve essere modificato?
Come rispondono i clienti alle promozioni e ai pacchetti di prodotti?
Oggi il comportamento dei clienti sta cambiando velocemente e un modello di business di successo può iniziare a declinare quasi nel giro di pochi giorni.
La perdita di entrate è un problema legato alla fatturazione imprecisa e alla mancanza di una panoramica di analisi.
Le stime mostrano che circa 42% delle aziende subiscono una qualche forma di perdita di ricavi.
La perdita media da 1% a 5% di EBITA realizzato è un problema grave.
Tuttavia, è facile evitarlo con la giusta soluzione di fatturazione che consente al team finanziario di individuare gli errori prima che si trasformino in problemi significativi.
A differenza dei classici software di fatturazione, questi dati vengono aggiornati in tempo reale e sono disponibili con pochi clic.
Se in passato l'analisi veniva effettuata con cadenza trimestrale o addirittura annuale, oggi un'azienda può reagire rapidamente.
Software di fatturazione aziendale e di gestione del rischio
Una delle cinque categorie della gestione del rischio aziendale è il reporting finanziario.
Un software di fatturazione aziendale con la sua business intelligence avanzata può identificare i rischi aziendali e il modo in cui influenzano l'azienda nel suo complesso.
I dati finanziari centralizzati consentono ai reparti finanziari di accedere rapidamente a tutti i dati importanti.
Inoltre, possono accedere facilmente ai rapporti e creare rapporti personalizzati.
Sia che si tratti di rapporti con gli stakeholder o di analisi rivolte al futuro, il software di fatturazione aziendale dispone di tutti gli strumenti di rendicontazione finanziaria necessari.
Può prevedere in che modo le minacce interne ed esterne al business influenzano l'azienda.
Inoltre, viene utilizzato anche nel rilevamento delle frodi finanziarie e del rischio di credito.
Operazioni commerciali in tutto il mondo
Le imprese operano in tutto il mondo.
La funzione più elementare che il software di fatturazione aziendale deve supportare è l'operatività nei vari mercati.
Ciò significa supporto multilingue, supporto per diverse valute e tassazione in base alle normative locali.
Un'impresa può avere filiali in tutto il mondo o anche essere un gruppo di aziende indipendenti.
Il software deve comunque supportare la fatturazione da parte di aziende diverse e la gestione centralizzata di tutte le operazioni commerciali.
Problemi di volume e prestazioni
Alla fine siamo arrivati al vero problema quando abbiamo discusso le differenze tra il software di fatturazione normale e quello aziendale.
È la necessità di elaborare milioni di eventi e transazioni.
Anche se il numero di clienti dovrebbe essere una buona indicazione di ciò che il software di fatturazione dovrebbe essere in grado di gestire, non è così semplice.
Il numero di eventi fatturabili per utente può variare notevolmente, a seconda del settore.
Per illustrare, vediamo tre esempi!
Fatturazione dell'abbonamento
Un utente ha un abbonamento software con un ciclo di fatturazione ricorrente impostato sul primo giorno del mese.
L'abbonamento gli viene addebitato e fatturato una volta al mese.
Quindi, se un'azienda ha un milione di utenti, il sistema di fatturazione deve gestire un milione di fatture mensili.
Naturalmente, non tutti gli abbonamenti sono così semplici, ma usiamo questo come esempio.
Fatturazione Pay-Per-View
Un cliente utilizza un servizio di video-streaming Pay-per-view e ha impostato la data di fatturazione al primo giorno del mese.
Se ha visto cinque film in quel mese, registra cinque eventi addebitabili fatturati nella data selezionata.
Innanzitutto, il sistema di fatturazione aziendale deve supportare la tariffazione basata sull'uso.
Se un'azienda ha un milione di clienti di questo tipo, deve gestire cinque milioni di eventi e addebitarli e fatturarli in modo appropriato.
Telecom e altri tipi di fatturazione ad alto volume
Per una società di telecomunicazioni, ogni telefonata o trasferimento di dati effettuato da un utente è un evento da addebitare.
Anche se l'evento non ha alcun valore, deve comunque essere valutato, addebitato e fatturato alla fine del ciclo di fatturazione.
Quindi un utente può creare migliaia di eventi che il sistema di fatturazione delle telecomunicazioni deve elaborare.
Se moltiplichiamo questo dato per un milione di utenti, la differenza è enorme.
Soprattutto con Monetizzazione 5gLe telecomunicazioni non potranno fare altro che dotarsi del software di fatturazione aziendale più avanzato del mercato.
L'azienda del primo esempio potrebbe forse cavarsela utilizzando un normale sistema di fatturazione. Tuttavia, l'azienda dell'esempio due e soprattutto l'esempio tre non hanno altra scelta se non quella di utilizzare la migliore soluzione di fatturazione aziendale e di gestione dei dati disponibile.
L'infrastruttura
Inoltre, non è solo il software, ma anche l'infrastruttura che deve supportare tali volumi e fornire prestazioni al top.
Ecco perché le migliori soluzioni di fatturazione aziendale sono basate sul cloud.
Per esempio, Tridens Monetization utilizza Servizi Web Amazon (AWS) piattaforma cloud.
La sicurezza del software di fatturazione aziendale
La sicurezza è una grande preoccupazione per le aziende, dato che la criminalità informatica è aumentata di recente.
Mentre le grandi imprese sono logicamente i bersagli più desiderabili, le piccole e medie imprese (PMI) sono quelle più bersagliate.
Il motivo è che, a differenza delle grandi aziende, le PMI sono le più vulnerabili. La maggior parte di esse non dispone di specialisti in sicurezza informatica.
Inoltre, sono spesso riluttanti a investire nella protezione e nel personale di sicurezza informatica interno.
Spesso viene trascurato nella sicurezza e nella protezione dei dati l'assegnazione di ruoli agli utenti.
Un sistema di fatturazione aziendale definisce rigorosamente i ruoli e i diritti dei singoli utenti.
In questo modo si evita l'accesso non autorizzato ai dati sensibili dell'azienda.
La maggior parte degli attacchi avviene su sistemi di gestione dei dati aziendali e di fatturazione obsoleti.
D'altra parte, un sistema di fatturazione aziendale aggiornato dispone di tutte le funzioni di sicurezza e di backup dei dati di cui si ha bisogno oggi.
Caratteristiche uniche del software di fatturazione aziendale
L'elenco delle funzionalità di un software di fatturazione aziendale è molto lungo, ma vediamone alcune che sono uniche e che di solito non si trovano nei sistemi di fatturazione tradizionali o più semplici.
Supporto API REST
Un'interfaccia di programmazione delle applicazioni (API) è un insieme di servizi che supportano lo sviluppo di applicazioni e la comunicazione tra più sistemi.
Le API REST sono utilizzate per una perfetta integrazione con qualsiasi applicazione di terze parti.
Consentono a un'azienda di costruire un ecosistema completamente integrato di applicazioni aziendali critiche per soddisfare le sue specifiche esigenze di fatturazione.
Il software di fatturazione aziendale Tridens Monetization dispone di API REST che consentono la perfetta integrazione di diverse applicazioni di terze parti, come SAP e NetSuite o qualsiasi altro ERP, CRM, applicazioni mobili e altro ancora.
Prezzi ibridi e design innovativo dell'offerta
Con i modelli di business innovativi arrivano anche modelli di prezzo ibridi, innovativi e flessibili.
Come abbiamo detto, molte soluzioni di fatturazione non sono in grado di supportare la fatturazione basata sull'uso o modelli di abbonamento complessi che includono paywalls o Freemium.
Pertanto, non c'è alcuna possibilità che supportino un modello di prezzo ibrido.
Ma l'innovazione dei prezzi e delle offerte è fondamentale.
Pertanto, i modelli di prezzo ibridi sono ovunque oggi.
- Una combinazione di tariffe forfettarie e di prezzi basati sull'uso?
- Abbonamento combinato con prezzi differenziati?
- Un freemium con prezzi per utente?
Tutti questi modelli sono intorno a noi e ci piacciono per la loro trasparenza e flessibilità.
Le possibilità dei nuovi modelli ibridi sono infinite, ma solo poche soluzioni di fatturazione aziendale sono in grado di gestirle.
Addebito, fatturazione e fatturazione consolidati
Nel mondo della fatturazione, si utilizzano tre termini per la stessa operazione.
A volte si chiama addebito consolidato, altre volte fatturazione consolidata o fatturazione consolidata.
Si tratta di un processo in cui, al momento della fatturazione, i caricatori multipli di un singolo cliente vengono consolidati in un'unica fattura.
Per spiegarlo in modo più semplice, quando un'azienda fattura al suo cliente più prodotti o servizi, questi ne riceve uno solo invece di più fatture.
Nelle telecomunicazioni, viene utilizzato per fatturare l'abbonamento di telefonia mobile insieme alle rate per i dispositivi acquistati, internet a banda larga e la televisione IP.
Nel settore delle utenze, è un modo per combinare elettricità e gas o acqua e raccolta dei rifiuti in un'unica fattura.
Preferiamo il termine corretto fatturazione consolidata.
Dunning automatizzato
Il sollecito è il processo con cui un'azienda cerca di riscuotere i pagamenti in ritardo.
Il sollecito automatico è un processo personalizzabile all'interno della soluzione di fatturazione aziendale che notifica ai clienti gli importi in ritardo e i conti scaduti.
Comunica con i clienti tramite e-mail automatiche, SMS e aggiornamenti dell'app.
È dimostrato che il sollecito automatico riduce il churn involontario e aumenta il flusso di cassa.
Legga il nostro blog per avere maggiori informazioni su Sollecito e le sue strategie.
Diversi metodi di pagamento
Le imprese devono offrire ai clienti diverse opzioni di metodi di pagamento, se vogliono migliorare l'esperienza del cliente.
Le ricerche dimostrano che quasi la metà dei clienti abbandona l'acquisto se non può pagare con il metodo di pagamento preferito.
L'implementazione di diversi gateway di pagamento è un must per qualsiasi software di fatturazione aziendale, per cui Tridens Monetization consente un'integrazione senza problemi di quasi tutti i tipi di pagamento. metodo di pagamento sul mercato.
Vantaggi del software di fatturazione aziendale
Sono molti i vantaggi che le aziende ottengono quando utilizzano un software di fatturazione aziendale.
Alcuni dei principali vantaggi includono:
- Miglioramento dell'efficienza e della produttività con l'automazione
- Riduzione dei costi delle operazioni
- Miglioramento della fatturazione aziendale e della gestione dei dati
- Processo decisionale informato basato sulla business intelligence
- Supporto per tutti i modelli di business e di fatturazione
- Ecosistema scalabile e in continua crescita
- Time-to-market più rapido
- Migliore comunicazione ed esperienza del cliente
- Semplificare la fatturazione
- Pagamenti, incassi e solleciti migliorati
- Assistenza tecnica 24/7
- Sicurezza migliorata
Tuttavia, il più grande di tutti i vantaggi è quello che il software di fatturazione aziendale non fa.
Non limita la crescita di un'azienda e la ricerca di monetizzazione dei suoi prodotti.
Quando le aziende crescono, a un certo punto si rendono conto che il loro sistema di fatturazione di fiducia non è più in grado di gestire la crescita.
Sappiamo che può essere doloroso cambiare software di fatturazione.
È un passo verso l'ignoto che richiede tempo e risorse.
Ecco perché molti rimandano all'ultimo momento possibile.
Ma con la scelta del giusto software di fatturazione aziendale ben collaudato come Tridens Monetization e un partner fidato come Tridens, non è così difficile.
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