Das Mahnwesen ist das Verfahren, mit dem Unternehmer versuchen, Zahlungen von Verbrauchern einzutreiben, die ihnen Geld schulden.
Es handelt sich also um einen Prozess, bei dem Kunden kontaktiert werden, um die Einziehung von Forderungen sicherzustellen.
Unter Mahnwesen versteht man die Praxis, Kunden, die dem Unternehmen Geld schulden, einzutreiben, zu suchen oder zu benachrichtigen.
Mit dem automatisierten Mahnwesen als Teil eines AbrechnungssystemUnternehmen verwenden bewährte Verfahren für das Mahnwesen, um Kunden über ihren Rechnungszyklus zu informieren und fällige Zahlungen einzutreiben.
Inhaltsverzeichnis
Das Mahnwesen ist der Prozess der methodischen Kommunikation mit Kunden, um die Einziehung von Forderungen sicherzustellen. Die Kommunikation reicht von sanften Mahnungen über Drohbriefe und Telefonanrufe bis hin zu mehr oder weniger einschüchternden Besuchen vor Ort, wenn die Forderungen überfällig werden.
(Quelle: Wikipedia)
Wie aus dem obigen Zitat hervorgeht, ist das Mahnwesen nicht gerade eine neue Praxis; in der Vergangenheit hatte es einen schlechten Ruf.
Diese Praxis wird von Unternehmen schon seit langem angewandt, um Schulden bei Kunden einzutreiben.
Neue Ansätze im Mahnwesen
Mit neuen Ansätzen ist das Mahnwesen "kundenfreundlicher" geworden und kann die Beziehung zwischen Unternehmen und Kunden tatsächlich verbessern.
Das Mahnverfahren umfasst die Erfassung weiterer Zahlungsdaten direkt vom Kunden und die nahtlose Verrechnung von Zahlungen im Hintergrund.
Außerdem können Kunden ihre vorhandenen Kartendaten, Zahlungen per Banküberweisung, PayPal und andere Zahlungsmöglichkeiten.
Diese Technik verhindert vor allem unbeabsichtigte Kundenabwanderung und stärkt Customer Lifetime Value (CLV).
Es ist praktisch für Abonnementgeschäfte, da die Kunden nicht für jede Transaktion Zahlungsinformationen eingeben müssen.
Allerdings sind damit die wiederkehrenden Zahlungen im Laufe der Zeit einem gewissen Risiko ausgesetzt.
Dies kann der Fall sein, wenn die Kreditkarte eines Kunden abgelehnt wurde oder er aufgrund einer unzureichenden Deckung seines Kontos nicht kaufen kann.
Kunden empfinden diese Praxis manchmal als bedrohlich, da das Mahnwesen als etwas aufdringlich empfunden werden kann.
Dies kann dazu führen, dass Kunden nur ungern ihre privaten Daten an Unternehmen weitergeben und es für Unternehmen schwieriger wird, mit unkooperativen Kunden umzugehen.
Dennoch ist es für Unternehmen wichtig, herauszufinden, welche Verfahren sich für ihr Mahnwesen am besten eignen, und sie entsprechend einzusetzen.
Vor-Mahnung vs. Nach-Mahnung
Beim Vorab-Mahnwesen setzt sich das Unternehmen mit den Kunden in Verbindung, um sie zu informieren, dass die Zahlungen erfolgen werden.
Der Grund dafür kann sein, dass die Kreditkarte des Kunden ausläuft, dass der Abrechnungszyklus das Fälligkeitsdatum ist oder dass es der Zeitpunkt für die erste Zahlung nach dem Ende einer kostenlosen Testphase ist.
Bei der Nachmahnung hingegen verpasst der Kunde die Zahlungsfrist.
An diesem Punkt kann das Unternehmen davon ausgehen, dass der Kunde entweder die Benachrichtigungen zur Aktualisierung seiner Rechnungsdaten nicht erhält oder dass er sich entschieden hat, das Abonnement von selbst auslaufen zu lassen.
Wenn eine Zahlung fehlschlägt, können zwei Dinge passieren.
Wenn ein Unternehmen sich nicht meldet, geht der Kunde.
Wenn sich das Unternehmen an den Kunden wendet, besteht eine gute Chance, dass die Zahlung eingeht und der Kunde bleibt.
Unternehmen können ihre Kunden auf unterschiedliche Weise über Zahlungsprobleme informieren.
In der Vergangenheit geschah dies hauptsächlich per Post.
Zu den bewährten Verfahren im Mahnwesen gehört heute das Versenden von "Warn"-Benachrichtigungen per E-Mail, SMS oder Push-Benachrichtigungen in Anwendungen.
Unternehmen können auch die Option von Jahresabonnements anbieten, um zu vermeiden, dass monatliche Zahlungsfristen verpasst werden, und um es den Kunden zu ermöglichen, entspannter zu sein, indem sie einen Jahrestarif bezahlen.
Mahnwesen Strategien
Wenn es ums Geschäft geht, ist das Einzige, was schlimmer ist als ein Kunde, der nicht regelmäßig zahlt, ein Kunde, der ein Abonnement kündigt.
Wenn ein Unternehmen seine Kunden behalten will, muss es Strategien entwickeln, die ihnen und seinen Kunden zugute kommen.
Früher schickten Unternehmen Mahnungen an ihre Kunden, um sie über den bevorstehenden Zahlungstermin zu informieren.
Dank der Entwicklung der automatischen Kartenaktualisierungstechnologie ist diese Methode heute nur noch selten erforderlich.
Wenn sich jemand für einen Abonnementdienst anmeldet, möchte er automatisch abgerechnet werden und sich nicht darum kümmern müssen.
Hier sind einige der vielversprechenden Strategien, die ein Unternehmen umsetzen kann:
- Erkennbare Struktur, vorgegebener und konsistenter Rahmen
Unternehmen sollten sich an ihren Rahmen halten, und wenn sie ihn ändern oder aktualisieren wollen, sollten sie ihre Kunden rechtzeitig informieren. - Prozesse zur Streitbeilegung
Unternehmen sollten wissen, wie sie Streitigkeiten lösen können, indem sie die Forderung validieren und den Abzug genehmigen. Dies kann den überfälligen Saldo reduzieren, den Cashflow verbessern und Streitigkeiten mit Kunden schneller lösen. - Engagement für Kunden
Unternehmen sollten sich engagieren und eine engere Beziehung zu ihren Kunden aufbauen, indem sie z. B. einen Kundenservice anbieten. - Mehrere Zahlungsoptionen
Unternehmen sollten ihren Kunden mehrere Zahlungsmöglichkeiteneinschließlich der Abrechnung per Kreditkarte, PayPal oder auf Rechnung.
Warum sollten Sie das automatisierte Mahnwesen nutzen?
Ein automatisches Inkassosystem, das sogenannte Mahnwesen, wird jedes Mal aktiviert, wenn eine Zahlung ausbleibt.
Ein Mahnverwaltungssystem kennt das Zahlungsverhalten des Kunden in der Vergangenheit und alle anderen Details zu den Zahlungsinformationen des Kunden.
Mit diesem Verfahren haben sie Einblick in die Namen der Karteninhaber und die Ablaufdaten, um Kunden automatisch über Abrechnungs- oder kreditkartenbezogene Probleme zu informieren.
Kunden werden über Zahlungsausfälle per E-Mail, SMS oder In-App-Benachrichtigung informiert.
Danach beginnt der Prozess der Zahlungseinziehung.
Das Mahnwesen-Management-System kann Unternehmen, die Abonnements abschließen, dabei helfen, verschiedene intelligente Regeln für Abonnementzahlungen anzupassen.
Es kann auch dabei helfen, die Ursachen für Hunderte von abgelehnten Kreditkartenzahlungen ausfindig zu machen und diese deutlich zu reduzieren.
Das Mahnwesen ermöglicht es Unternehmen, Kunden im Voraus zu kontaktieren, um ihre Zahlungsmodalitäten anzupassen.
Außerdem können sie so Serviceunterbrechungen vermeiden und ihren Kunden ein angenehmes Erlebnis bieten.
Dies kann dem Unternehmen zugute kommen, indem es Einkommensverluste aufgrund von unfreiwilliger Abwanderung reduziert.
Auf der anderen Seite kann ein effektives Mahnwesen Ihnen helfen, einen erheblichen Teil der jährlich wiederkehrende Einnahmen oder im Durchschnitt 9% Ihrer monatlich wiederkehrende Einnahmen (MRR) und reduzieren Sie die Abonnentenabwanderung.
Eine gute Software für das Mahnwesen ermöglicht es einem Unternehmen:
- Richten Sie intelligente Wiederholungsversuche für fehlgeschlagene Zahlungen ein.
- Senden Sie Mahnungen über ausstehende Beträge von abgelehnten Kreditkarten
- Benachrichtigen Sie Kunden per E-Mail, dass bei ihrer letzten Transaktion etwas schief gelaufen ist
- Fordern Sie die Kunden auf, sich zu beteiligen, damit die Anbieter die Zahlungsinformationen direkt aktualisieren können.
Softwarelösung für das Mahnwesen
Die Software zur Zahlungseinziehung, manchmal auch als Mahnsystem bezeichnet, informiert Kunden über überfällige Zahlungen für Mitgliedschaften und Abonnements.
Dies kann eine eigenständige Software sein oder, in den meisten Fällen, ein Teil der Abrechnungssoftware für Fakturierung und Ertragsmanagement (BRM).
Eine Mahnungslösung verwendet einen automatisierten Prozess, der Schritte unternimmt, um Kunden zu kontaktieren, um fällige Zahlungen für abonnementbasierte Dienste einzutreiben.
Dies kann z.B. der Fall sein, wenn die Kreditkarte eines Kunden abgelehnt wird oder er nicht genügend Guthaben auf seinem Konto hat, um einen Kauf zu tätigen.
Automatisiertes Mahnwesen
Das automatisierte Mahnwesen bezieht sich auf den gesamten Prozess der Bearbeitung von häufigen Zahlungsproblemen bei Debitoren.
Im Mahnwesen geht es darum, Ihre Kunden dabei zu unterstützen, in der heutigen Abonnementwirtschaft pünktlich zu zahlen.
Vorrangig geht es darum, sicherzustellen, dass die Kunden den Zugang zu den Diensten nicht verlieren.
Unternehmen nutzen digitale Tools wie das Mahnwesen, um ihren Kunden rechtzeitig Mahnungen und Aktualisierungen zu bevorstehenden und gescheiterten Zahlungen zu senden.
Das automatisierte Mahnwesen ist ein System, das Kunden über überfällige Beträge und überfällige Konten benachrichtigt.
Unternehmen können die Software nutzen, um einzigartige und maßgeschneiderte Aktualisierungen sowohl vor als auch nach den Zahlungsfristen zu versenden.
Mit diesem Verfahren werden Kunden über Beträge benachrichtigt, die sie entweder versäumt haben oder die sie noch zahlen müssen.
Die Mahnsoftware versendet, wenn sie richtig eingerichtet ist, automatisierte E-Mails, SMS und App-Updates, um mit den Kunden zu kommunizieren.
Vorteile des automatisierten Mahnwesens
- Erhöhter Cashflow
Das automatisierte Mahnwesen verbessert den Cashflow, indem es sicherstellt, dass keine Zahlungen versäumt werden und für immer unbezahlt bleiben. - Zeitersparnis
Durch die Automatisierung haben die Mitarbeiter mehr Zeit, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren. - Niedrigere Kosten
Die Unternehmen benötigen weniger administrative Hilfe bei der Nachverfolgung vergangener Konten. - Kommunikation
Das automatisierte Mahnwesen fördert die Kundenbindung und sorgt für bessere Beziehungen. - Verringerung der ungewollten Abwanderung
Automatisierte Erinnerungen und Benachrichtigungen verringern die ungewollte Abwanderung. - Weniger fehlgeschlagene Zahlungen
Vorab-Mahnungen reduzieren die Rate der fehlgeschlagenen Zahlungen.
Mahnwesen und Kreditkarten
Unternehmen haben regelmäßig mit verspäteten oder fehlgeschlagenen Zahlungen zu kämpfen.
Der Umgang mit verpassten Zahlungen und abgelehnten Kreditkarten dient dazu, entgangene Einnahmen zurückzugewinnen.
Wenn eine Kredit- oder Debitkartenzahlung verweigert wird, kann ein Unternehmen eine Mahnung versenden, um den Kunden aufzufordern, seine Zahlungsdaten zu ändern.
Wenn unerklärliche Transaktionsprobleme auftreten, erkennt das Mahnwesen diese und benachrichtigt die Kunden sofort mit einer korrekten, genauen Rückmeldung.
Es gibt eine Reihe von Gründen, warum Kreditkartenzahlungen scheitern:
- Falsche Kartendaten
Der Name des Karteninhabers, die Kartennummer, das Gültigkeitsdatum oder eine andere Information ist nicht korrekt. - Status der Karte
Die Karte kann abgelaufen sein oder einige Einschränkungen haben. - Geografischer Standort
Der geografische Standort kann manchmal Probleme verursachen, weil es unterschiedliche Währungen, Zeitzonen oder staatliche Vorschriften gibt.
Kann das Mahnwesen die unfreiwillige Abwanderung verhindern?
Die Praxis hat gezeigt, dass das Mahnwesen Unternehmen dabei helfen kann, die Kündigung von Abonnements, d.h. die unfreiwillige Abwanderung von Kunden, zu verhindern.
Unfreiwillige Kundenabwanderung erfolgt aufgrund von Zahlungsausfällen oder anderen Faktoren, die nichts mit dem Unternehmen zu tun haben.
Während sich Unternehmen auf Preise, Daten und Analysen konzentrieren, um Abwanderung zu verhindern, übersehen sie manchmal einige wichtige operative Maßnahmen wie Mahnwesen und Inkasso.
Diese sind einfach anzuwenden, können Ihnen eine Menge Geld in Form von Ressourcen ersparen und die Abwanderungsrate erheblich beeinflussen.
Hierfür gibt es einige bewährte Mahnverfahren:
- Benachrichtigungen bei Ablauf der Karte
Einrichtung eines Abrechnungssystems, das Kunden automatisch 14 Tage oder sieben Tage vor Ablauf der Gültigkeit ihrer gespeicherten Karte benachrichtigt. - Automatische Kontoaktualisierung
Aktualisierungen von Zahlungsinformationen online im Selbstbedienungsmodus. - Verlängerungsbenachrichtigungen
Benachrichtigung über die bevorstehende Abonnementverlängerung und Bestätigung der Verlängerung.
Verbesserung der Kundenerfahrung
Wir haben bereits festgestellt, dass das Mahnwesen für die Kunden nicht immer ein angenehmer Vorgang ist.
Wie können Unternehmen also dafür sorgen, dass es weniger bedrohlich und angenehmer wirkt?
Es ist ganz einfach.
Ein Unternehmen muss die besten Praktiken im Mahnwesen testen und anwenden, die für seine Kunden funktionieren.
Um das Mahnwesen in ein positives Kundenerlebnis zu verwandeln, müssen Sie zunächst Ihre Zielgruppe kennen.
Jeder Kunde ist anders, und deshalb ist Kommunikation so wichtig.
Bei Mahnungen müssen Unternehmen vorsichtig vorgehen.
Sie müssen verschiedene Möglichkeiten haben, Kunden zu informieren (E-Mail, SMS, In-App-Benachrichtigungen usw.).
Ein weiterer entscheidender Faktor ist die Anpassungsfähigkeit.
Deshalb ist es wichtig, den Kunden auf halbem Weg zu begegnen und ihre Bedürfnisse und Probleme zu verstehen.
Schließlich ist die Selbstbedienung sowohl für Unternehmen als auch für Kunden von Vorteil.
Unternehmen, die Selbstbedienung anbieten, haben in der Regel eine bessere Beziehung zu ihren Kunden, weil sie mehr Möglichkeiten bieten.
