Il processo Order to Cash, denominato anche ciclo O2C o OTC, è un processo aziendale che comprende tutte le fasi del flusso degli ordini. Nel complesso, si tratta di un insieme di processi aziendali coinvolti nella ricezione e nell'evasione delle richieste di beni e servizi da parte dei clienti.
Questo processo copre ogni fase, dall'inizio fino all'elaborazione del pagamento. Pertanto, l'amministrazione e l'evasione degli ordini fanno parte di questo processo, così come la gestione del credito, la fatturazione e la riscossione dei pagamenti. Quasi tutte le aziende moderne, soprattutto quelle online, implementano un processo order-to-cash.
Indice dei contenuti
- Perché il processo Order to Cash è importante?
- Ordine di pagamento delle prestazioni
- Come funziona l'Order to Cash?
- Fasi del ciclo dall'ordine alla cassa
- Cosa è necessario per il funzionamento del processo Order to Cash?
- Come migliorare il processo Order to Cash?
- Ordine all'incasso vs. Preventivo all'incasso
- Dall'ordine all'incasso per le aziende in abbonamento
L'azienda riceve, gestisce e completa gli ordini dei consumatori dall'inizio del processo di addebito all'incasso e alla consegna.
Il processo implica la gestione di ogni aspetto della transazione, come la spedizione della merce, i pagamenti, la generazione delle fatture e il monitoraggio dell'intero processo end-to-end della transazione.
Il processo order-to-cash influisce sul fatturato e sui tassi di fidelizzazione dei clienti, sull'interazione con i clienti e sulla crescita complessiva del business e dei flussi di cassa delle aziende.
L'azienda manterrà un flusso di cassa sano se riuscirà a ridurre il tempo di ciclo tra la scadenza dei debiti e la ricezione dei pagamenti per prodotti e servizi.
Per essere efficace, il ciclo order-to-cash deve funzionare senza problemi per la fatturazione e la contabilità.
Il processo order to cash non si conclude quando l'azienda consegna la merce e il cliente paga il conto.
Le aziende possono analizzare il feedback e i dati dei clienti, in modo da poter apportare miglioramenti in futuro sulla base di queste informazioni.
Per trovare possibilità di ottimizzazione e miglioramento, i dati sulle attività devono essere raccolti durante il ciclo O2C ed esaminati ulteriormente prima che l'ordine sia completato.
Se l'ordine al flusso di cassa fallisce, l'azienda non ha implementato correttamente una delle fasi.
Di solito, il problema si verifica con le fatture, le transazioni bancarie o altri problemi legati alle carte di credito.
Perché il processo Order to Cash è importante?
L'O2C è una funzione cruciale che genera ricavi per l'azienda.
Dalle liste di prelievo alla classificazione degli ordini, dal confronto dei corrieri alla stampa automatica delle etichette, O2C accelera i tempi di elaborazione ed elimina i costi inutili.
L'implementazione di questo processo può aumentare la redditività e avere un impatto sulla crescita dell'azienda.
Sul lato negativo, un processo difettoso potrebbe influenzare vari livelli dell'organizzazione, soprattutto il flusso di cassa.
I clienti sono più propensi a rinunciare e ad acquistare altrove se non riescono a ordinare un prodotto o un servizio dal sito web al primo tentativo.
Questo può comportare una rinuncia da parte dei clienti e una potenziale diminuzione dei ricavi.
Il processo è fondamentale per la credibilità e la reputazione dell'azienda.
Se questo servizio non è buono, i clienti possono anche pensare che l'azienda sia una truffa.
La visibilità di questo sistema può individuare i problemi e intraprendere le azioni appropriate per risolverli.
Ordine di pagamento delle prestazioni
- Migliora il flusso di cassa
- Migliora l'esperienza del cliente e fidelizzazione dei clienti
- Risparmia denaro e tempi di evasione dell'ordine per l'azienda.
- Aumenta la precisione
- Semplifica il processo di acquisto
- Riduce al minimo la necessità di intervento
- Esegue gli ordini in modo accurato e puntuale
- Evita il reinserimento delle informazioni sugli ordini e sui moduli.
- Dimostra che l'azienda è professionale e seria
- Evita gli ordini arretrati e si assicura che il prodotto sia sufficiente.
- Migliora il reporting dei dati e l'accuratezza dei record nel tempo.
Come funziona l'Order to Cash?
Anche se il processo di ordinazione potrebbe essere stressante per alcuni clienti, il processo di background per le aziende è molto più difficile di quanto si pensi.
Il processo di ordinazione combina molte fasi e collabora con molte aziende, come le banche.
Se tutto va bene, il processo dovrebbe includere solo l'ordine dal lato del cliente e l'elaborazione e la spedizione dell'ordine dal lato dell'azienda.
Purtroppo, la correzione di possibili errori, come resi, ordini sbagliati o prodotti sbagliati, può rallentare il processo.
In questi casi, il personale si concentra su attività manuali di inserimento dati, i tassi di errore aumentano e i tempi di elaborazione degli ordini si allungano.
Ma se tutto funziona in modo tempestivo, l'elaborazione degli ordini dovrebbe essere veloce come la scelta di un prodotto.
Supponiamo che qualcuno voglia acquistare qualcosa da un sito web online.
Cercano l'articolo di cui hanno bisogno, lo aggiungono al carrello e si dirigono verso il "Check Out".
Una volta ordinato il prodotto, devono solo aspettare che l'azienda lo consegni.
L'azienda inizia a elaborare il suo ordine compilando i dati personali necessari per la spedizione, la fatturazione e il pagamento.
In ordine cronologico, il ciclo dell'ordine al contante dovrebbe essere così:
Ricevere l'ordine -> Gestire il pagamento -> Evadere l'ordine -> Spedire l'ordine -> Creare la fattura -> Gestione della cassa
Fasi del ciclo dall'ordine alla cassa
Gestione degli ordini
È una procedura utilizzata dalle aziende per ricevere, monitorare e completare gli ordini di vendita.
La prassi tipica è quella di monitorare le vendite, gli ordini, l'inventario e l'evasione utilizzando un sistema di gestione degli ordini (OMS).
Gestione del credito
Per decidere quali condizioni e restrizioni di credito offrire ai clienti, il team di gestione del credito considera e interpreta una serie di dati.
Fatturazione - Fatturazione
Il cliente riceve poi una fattura dopo la consegna della merce o del servizio.
La fattura deve includere informazioni sull'ordine, compresi gli indirizzi di fatturazione e di spedizione, una descrizione dei prodotti o dei servizi resi e una ripartizione dettagliata degli addebiti, comprese le tasse e le spese.
Pagamenti
Per aumentare l'efficienza del processo di pagamento, l'azienda deve presentare ai clienti un portale di fatturazione online.
A questo punto, i clienti possono digitare i loro dati di pagamento - numeri di carta e nome.
Richiesta di contanti (incasso)
Quando un'azienda vuole applicare un pagamento al saldo di un cliente, un'applicazione di cassa abbina i pagamenti in arrivo alle fatture aperte.
L'applicazione di cassa avviene quando le entrate sono finalizzate.
Rapporto (Analizzare)
La reportistica aiuta a capire se un'azienda sta raccogliendo i pagamenti come previsto o se presenta ostacoli come fatture contestate e clienti che pagano in ritardo.
Il reporting fornisce una visione dei conti di un'azienda e se il denaro è arrivato o meno.
Cosa è necessario per il funzionamento del processo Order to Cash?
Software per l'elaborazione degli ordini
Idealmente, l'O2C dovrebbe prima elaborare e raccogliere tutti i dati relativi agli ordini e ai clienti.
Questi sistemi software ottimizzano le attività di elaborazione degli ordini, aiutano ad automatizzare le operazioni manuali, a ridurre al minimo gli errori umani, a migliorare l'esperienza del cliente e le prestazioni aziendali e ad aumentare la redditività dell'azienda.
Macchinari automatici e sistemi di scaffalatura
L'organizzazione del magazzino deve essere il più possibile automatizzata.
Implementando l'automazione, tutto si muove più velocemente e con meno errori.
Per scegliere e spostare i prodotti dalla loro posizione nel magazzino alle mani dell'operatore per la fase di confezionamento, i magazzini devono disporre di macchinari automatizzati, binari, transpallet, scaffali e veicoli guidati (AGV).
Sistema di gestione del magazzino (WMS)
Le aziende possono gestire una serie di compiti legati al magazzino con l'aiuto di un sistema di gestione del magazzino o WMS.
In primo luogo, lavorano in tandem con un ERP e altri sistemi software per ottimizzare il ciclo di elaborazione degli ordini, migliorando la qualità del servizio e riducendo i costi.
Sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP)
Un ERP Il sistema snellisce le operazioni aziendali dando a tutti i reparti l'accesso a una postazione centrale per la raccolta delle informazioni.
I sistemi ERP aiutano a tenere traccia e a dare priorità ai clienti e alle informazioni sui clienti, migliorando l'efficienza dell'elaborazione degli ordini e la soddisfazione dei clienti.
Documenti nel processo O2C
Nel processo sono necessari diversi documenti, come la lista di prelievo, la lista di imballaggio, la bolla di consegna, la lettera di vettura, il numero di tracking, la tracciabilità del pacco e i documenti doganali.
Questi documenti includono un elenco di tutti gli articoli che devono essere raccolti nel magazzino.
Sono anche la prova della consegna da parte del corriere, del cliente e della dogana.
Inoltre, contiene sequenze numeriche e numeri di tracciamento per la sicurezza del pacco.
È essenziale essere in grado di reclamare la perdita o il danno.
Come migliorare il processo Order to Cash?
Ogni azienda deve concentrarsi sul miglioramento del processo O2C, perché contribuisce all'esperienza del cliente.
Aiuta a consegnare i prodotti ai clienti in modo più efficiente e veloce.
Un'azienda deve implementare la soluzione e il software giusti per migliorare il processo Order to cash.
È una fusione di gestione dei processi, collaborazione interdipartimentale e tecnologia moderna.
Utilizzando tecnologie reali e virtuali, un'azienda può migliorare l'elaborazione degli ordini automatizzando, accelerando e ottimizzando le operazioni ripetitive che spesso causano errori umani.
Un approccio tipico per migliorare l'elaborazione degli ordini consiste nell'utilizzare attrezzature personalizzate e un software di elaborazione degli ordini.
Se un'azienda vuole migliorare le sue operazioni, deve farlo:
- Automatizzare il processo
- Processi O2C standardizzati
- Digitalizzare il processo dell'ordine per migliorare l'accuratezza dei dettagli dell'ordine.
- Prestare attenzione ai dettagli delle informazioni del cliente e segnalare gli errori per ridurre al minimo i ritardi.
- Mantenga il servizio clienti attivo 24 ore su 24, 7 giorni su 7
- Evitare l'aumento delle tasse
- Elaborare i dati dei clienti
Ordine all'incasso vs. Preventivo all'incasso
Come stabilito in precedenza, l'order to cash si riferisce alle fasi necessarie per fornire i beni e i servizi richiesti dai clienti.
Questo processo copre l'intero ciclo di vita dell'evasione degli ordini, che comprende varie tattiche come la gestione dell'inventario, le operazioni e la produzione.
A differenza del processo order-to-cash, che inizia quando un cliente effettua un ordine, il processo quote-to-cash copre una gamma più ampia di operazioni aziendali.
Questo processo inizia con l'intenzione del cliente di acquistare da un'azienda e termina con la ricezione dei ricavi.
Order to cash (O2C) e quote to cash (QTC) differiscono principalmente perché il processo O2C esclude la presentazione di un preventivo al cliente e le trattative contrattuali.
D'altra parte, il Quote to cash comprende tutte le procedure di gestione del contratto, come la formazione del contratto, la negoziazione, l'esecuzione, la gestione dei ricavi e il riconoscimento.
Molti processi aziendali compongono il processo "quote to cash", che inizia con la quotazione e la negoziazione dei prezzi e termina con il pagamento e il reporting del cliente.
Queste sono le prime fasi del processo "dal preventivo all'incasso" e vengono eseguite prima dell'inizio del ciclo "dall'ordine all'incasso".
Dall'ordine all'incasso per le aziende in abbonamento
Il processo order to cash può servire sia le aziende online che quelle che operano nei negozi.
La maggior parte delle aziende su abbonamento non sarebbe in grado di operare senza il processo order to cash, poiché è il modo migliore per elaborare gli ordini e le consegne in tempo.
Il processo order to cash è molto popolare nelle aziende basate su abbonamento o Saas.
Inoltre, giganti come Amazon, AliExpress ed eBay utilizzano tutti questo metodo.
Monetizzazione Il software è necessario per il corretto funzionamento del processo order to cash.
Ecco perché il cloud Tridens Monetization software di fatturazione consente integrazioni che possono aiutare con i pagamenti, la fiscalità, le relazioni con i clienti e la gestione dei processi aziendali.
