O que é o processo Order to Cash (O2C)?

O processo Order to Cash, também designado por O2C ou ciclo OTC, é um processo empresarial que inclui todas as etapas do fluxo de encomendas. Em termos gerais, é um conjunto de processos empresariais envolvidos na recepção e satisfação dos pedidos de bens e serviços dos clientes.

Este processo abrange todas as etapas, desde o início até ao processamento do pagamento. Por conseguinte, a administração e o cumprimento de encomendas estão entre eles, tal como a gestão de crédito, a facturação e a cobrança de pagamentos. Quase todas as empresas modernas, especialmente as on-line, implementam um processo "order-to-cash".

A empresa recebe, trata e conclui as encomendas dos consumidores desde o início do processo de cobrança até ao processo de pagamento e entrega.

O processo implica a gestão de todos os aspectos da transacção, tais como o envio dos bens, a realização de pagamentos, a geração de facturas e o acompanhamento de todo o processo de ponta a ponta da transacção.

O processo "order-to-cash" afecta as receitas e as taxas de retenção de clientes, interage com os clientes e, em geral, o crescimento do negócio e os fluxos de caixa das empresas.

A empresa manterá um fluxo de caixa saudável se conseguir reduzir o tempo de ciclo entre o vencimento das contas a pagar e o recebimento dos pagamentos dos produtos e serviços.

Para ser eficaz, o ciclo da encomenda ao dinheiro deve decorrer sem problemas para a facturação e as contas a receber.

O processo "order to cash" não está concluído quando a empresa entrega a mercadoria e o cliente paga a factura.

As empresas podem analisar o feedback e os dados dos clientes para que, no futuro, possam efectuar melhorias com base nessas informações.

Para encontrar oportunidades de optimização e de melhoria, os dados da actividade devem ser recolhidos ao longo do ciclo O2C e examinados antes da conclusão da encomenda.

Se a ordem para o fluxo de caixa falhar, a empresa não implementou correctamente uma das etapas.

Normalmente, o problema ocorre com facturas, transacções bancárias ou outras questões relacionadas com o cartão de crédito.

Porque é que o processo Order to Cash é importante?

O O2C é uma função crucial que gera receitas para a empresa.

Desde as listas de picking até à classificação de encomendas, da comparação de transportadoras à impressão automática de etiquetas, o O2C acelera o tempo de processamento e elimina custos desnecessários.

A implementação deste processo pode aumentar a rentabilidade e afectar o crescimento da empresa.

Por outro lado, um processo defeituoso pode afectar vários níveis da organização, sobretudo o fluxo de caixa.

É mais provável que os clientes desistam e comprem noutro local se não conseguirem encomendar um produto ou serviço no sítio Web à primeira tentativa.

Isto pode resultar na desistência do cliente e numa potencial diminuição das receitas.

O processo é fundamental para a credibilidade e a reputação da empresa.

Se este serviço não for bom, os clientes podem até pensar que a empresa é uma burla.

A visibilidade deste sistema pode detectar problemas e tomar as medidas adequadas para os resolver.

Ordem para prestações pecuniárias

• Melhora o fluxo de caixa
• Melhora a experiência do cliente e retenção de clientes
• Poupe dinheiro e tempo de encomenda para a empresa
• Aumenta a precisão
• Simplifica o processo de compra
• Minimiza a necessidade de intervenção
• Efectue as encomendas com precisão e dentro do prazo
• Evita a reintrodução de informações sobre pedidos e formulários
• Prova que a empresa é profissional e séria
• Evita encomendas em atraso e assegura que existe produto suficiente
• Melhora a comunicação de dados e a exactidão dos registos ao longo do tempo

Como funciona a Order to Cash?

Apesar de o processo de encomenda poder ser stressante para alguns clientes, o processo de fundo para as empresas é muito mais difícil do que se pensa.

O processo de encomenda combina muitas etapas e coopera com muitas empresas, como os bancos.

Se tudo correr bem, o processo deve incluir apenas a encomenda do lado do cliente e o processamento e envio da encomenda do lado da empresa.

Infelizmente, a correcção de possíveis erros, como devoluções, encomendas erradas ou produtos errados, pode atrasar o processo.

Nestes casos, o pessoal está concentrado em tarefas manuais de introdução de dados, as taxas de erro aumentam e o tempo de processamento das encomendas é mais longo.

Mas, se tudo funcionar atempadamente, o processamento das encomendas deve ser tão rápido como a escolha de um produto.

Digamos que alguém quer comprar algo num sítio Web online.

Procura o artigo de que necessita, adiciona-o ao carrinho e vai para "Finalizar compra".

Depois de encomendar o produto, só precisa de esperar que a empresa o entregue.

A empresa começa a processar a sua encomenda preenchendo as informações pessoais necessárias para o envio, facturação e pagamento.

Por ordem cronológica, o ciclo da ordem para caixa deve ter o seguinte aspecto:

Receber encomenda -> Gerir pagamento -> Cumprir encomenda -> Enviar encomenda -> Criar factura -> Gestão de tesouraria

Etapas do ciclo da encomenda à caixa

Gestão de encomendas

É um procedimento utilizado pelas empresas para receber, monitorizar e concluir as ordens de venda.

É prática comum monitorizar as vendas, as encomendas, o inventário e o cumprimento através de um sistema de gestão de encomendas (OMS).

Gestão de créditos

Para decidir quais as condições e restrições de crédito a oferecer aos seus clientes, a equipa de gestão de crédito considera e interpreta uma variedade de dados.

Facturação - Cobrança

O cliente recebe então uma factura após a entrega da mercadoria ou do serviço.

A factura deve incluir informações sobre a encomenda, incluindo os endereços de facturação e de envio, uma descrição dos produtos ou serviços prestados e uma discriminação dos encargos, incluindo impostos e taxas.

Pagamentos

Para ajudar a aumentar a eficiência do processo de pagamento, a empresa deve apresentar aos clientes um portal de facturação em linha.

É nessa altura que os clientes podem introduzir as suas informações de pagamento - números de cartão e nome.

Aplicação de caixa (a cobrar)

Quando uma empresa pretende aplicar um pagamento ao saldo de um cliente, uma aplicação de numerário faz corresponder os pagamentos recebidos às suas facturas em aberto.

A aplicação de caixa ocorre quando a receita é finalizada.

Relatório (Analisar)

Os relatórios ajudam a revelar se uma empresa está a cobrar os pagamentos como esperado ou se tem obstáculos, como facturas contestadas e clientes que pagam com atraso.

Os relatórios fornecem informações sobre as contas de uma empresa e se o dinheiro chegou até ela ou não.

O que é necessário para que o processo Order to Cash funcione?

Software de processamento de encomendas

Idealmente, o O2C deve começar por processar e recolher todos os dados relativos a encomendas e clientes.

Estes sistemas de software optimizam as tarefas de processamento de encomendas, ajudam a automatizar as operações manuais, minimizam os erros humanos, melhoram a experiência do cliente e o desempenho comercial e aumentam a rentabilidade da empresa.

Máquinas automáticas e sistemas de estantes

A organização do armazém deve ser o mais automatizada possível.

Ao implementar a automatização, tudo se processa mais rapidamente e com menos erros.

Para escolher e deslocar os produtos desde a sua localização no armazém até às mãos do operador para a fase de embalagem, os armazéns devem dispor de máquinas automatizadas, carris, porta-paletes, prateleiras e veículos guiados (AGV).

Sistema de gestão de armazém (WMS)

As empresas podem gerir uma variedade de tarefas relacionadas com o armazém com a ajuda de um sistema de gestão de armazém ou WMS.

Em primeiro lugar, trabalham em conjunto com um ERP e outros sistemas de software para optimizar o ciclo de processamento de encomendas, melhorando a qualidade do serviço e reduzindo os custos.

Sistema de planeamento de recursos empresariais (ERP)

Um ERP simplifica as operações comerciais, dando a todos os departamentos acesso a uma localização central para a recolha de informações.

Os sistemas ERP ajudam a manter o controlo e a hierarquizar as informações sobre clientes e consumidores, aumentando a eficiência do processamento de encomendas e a satisfação do cliente.

Documentos no processo O2C

São necessários vários documentos no processo, tais como uma lista de recolha, uma lista de embalagem, uma nota de entrega, uma guia de remessa, um número de seguimento, o seguimento da encomenda e documentos aduaneiros.

Estes papéis incluem uma lista de todos os artigos que devem ser recolhidos no armazém.

São também um comprovativo da entrega do transportador, do cliente e da alfândega.

Além disso, contém sequências numéricas e números de rastreio para a segurança dos pacotes.

É essencial poder reclamar perdas ou danos.

Como melhorar o processo Order to Cash?

Todas as empresas devem concentrar-se em melhorar o processo O2C, uma vez que este contribui para a experiência do cliente.

Ajuda a uma entrega mais eficiente e rápida dos produtos aos clientes.

Uma empresa deve implementar a solução e o software correctos para melhorar o processo Order to cash.

É uma fusão de gestão de processos, colaboração interdepartamental e tecnologia moderna.

Ao utilizar tecnologias reais e virtuais, uma empresa pode melhorar o processamento de encomendas automatizando, acelerando e optimizando operações repetitivas que resultam frequentemente em erros humanos.

Uma abordagem típica para melhorar o processamento de encomendas é a utilização de equipamento personalizado e de software de processamento de encomendas.

Se uma empresa quer melhorar as suas operações, deve fazê-lo:

• Automatize o processo
• Processos O2C normalizados
• Digitalize o processo de encomenda para melhorar a exactidão dos detalhes da encomenda
• Preste atenção aos pormenores das informações dos clientes e assinale os erros para minimizar os atrasos
• Mantenha o Serviço de Apoio ao Cliente activo 24 horas por dia, 7 dias por semana
• Evite o aumento das taxas
• Processe os dados do cliente

Order to Cash vs. Quote to Cash

Tal como estabelecido anteriormente, a expressão "order to cash" refere-se aos passos necessários para fornecer os bens e serviços solicitados pelos clientes.

Este processo abrange todo o ciclo de vida da satisfação de encomendas, que inclui várias tácticas como a gestão de inventário, operações e produção.

Ao contrário do processo "order-to-cash", que começa quando um cliente faz uma encomenda, o processo "quote-to-cash" abrange uma gama mais vasta de operações comerciais.

Este processo começa com a intenção de um cliente de comprar a uma empresa e termina com o recebimento da receita.

O processo "Order to cash" (O2C) e o processo "Quote to cash" (QTC) diferem essencialmente porque o processo O2C exclui a apresentação de uma proposta ao cliente e as negociações do contrato.

Por outro lado, o Quote to cash inclui todos os procedimentos de gestão de contratos, como a formação, negociação, execução, gestão de receitas e reconhecimento de contratos.

Muitos processos empresariais compõem o processo "quote to cash", que começa com a cotação de preços e as negociações e termina com o pagamento ao cliente e a elaboração de relatórios.

Estes são os primeiros passos no processo de cotação para caixa e são efectuados antes do início do ciclo de encomenda para caixa.

Order to Cash para empresas de subscrição

O processo "Order to cash" pode servir tanto para empresas online como para empresas físicas.

A maioria das empresas baseadas em assinaturas não poderia funcionar sem o processo "order to cash", uma vez que é a melhor forma de processar encomendas e entregas a tempo.

O processo "order to cash" é muito popular nas empresas baseadas em subscrições ou Saas.

Além disso, gigantes como a Amazon, o AliExpress e o eBay utilizam este método.

Monetização O software é necessário para que o processo de encomenda a dinheiro funcione correctamente.

É por isso que a nuvem Tridens Monetization software de facturação permite integrações que podem ajudar nos pagamentos, na fiscalidade, na relação com os clientes e na gestão dos processos empresariais.