Proces Order to Cash, zwany również cyklem O2C lub OTC, to proces biznesowy, który obejmuje każdy etap przepływu zamówień. Ogólnie rzecz biorąc, jest to zestaw procesów biznesowych związanych z przyjmowaniem i realizacją zamówień klientów na towary i usługi.
Proces ten obejmuje każdy etap od początku do momentu przetworzenia płatności. Dlatego też zarządzanie zamówieniami i ich realizacja należą do nich, podobnie jak zarządzanie kredytami, fakturowanie i pobieranie płatności. Niemal każda nowoczesna firma, zwłaszcza internetowa, wdraża proces order-to-cash.
Spis treści
- Dlaczego proces Order to Cash jest ważny?
- Zamówienie na świadczenia pieniężne
- Jak działa Order to Cash?
- Etapy cyklu od zamówienia do gotówki
- Co jest konieczne, aby proces Order to Cash działał?
- Jak usprawnić proces przetwarzania zamówień w gotówkę?
- Order to Cash vs. Quote to Cash
- Od zamówienia do gotówki dla firm subskrypcyjnych
Firma przyjmuje, obsługuje i realizuje zamówienia konsumentów od początku procesu płatności do gotówki i dostawy.
Proces ten obejmuje zarządzanie każdym aspektem transakcji, takim jak wysyłka towarów, dokonywanie płatności, generowanie faktur i śledzenie całego kompleksowego procesu transakcji.
Proces od zamówienia do gotówki wpływa na przychody i wskaźniki utrzymania klientów, interakcje z klientami oraz ogólny rozwój firmy i przepływy pieniężne dla firm.
Firma utrzyma zdrowy przepływ środków pieniężnych, jeśli będzie w stanie skrócić czas cyklu między terminem wymagalności zobowiązań a otrzymaniem płatności za produkty i usługi.
Aby cykl od zamówienia do gotówki był skuteczny, fakturowanie i należności muszą przebiegać płynnie.
Proces "od zamówienia do gotówki" nie kończy się w momencie, gdy firma dostarcza towar, a klient płaci rachunek.
Firmy mogą analizować opinie i dane klientów, aby w przyszłości wprowadzać ulepszenia w oparciu o te informacje.
Aby znaleźć szanse na optymalizację i poprawę, dane dotyczące aktywności muszą być gromadzone przez cały cykl O2C i analizowane przed zakończeniem zamówienia.
Jeśli przejście od zamówienia do przepływu środków pieniężnych nie powiedzie się, oznacza to, że firma nie wdrożyła prawidłowo jednego z kroków.
Zazwyczaj problem dotyczy faktur, transakcji bankowych lub innych kwestii związanych z kartami kredytowymi.
Dlaczego proces Order to Cash jest ważny?
O2C to kluczowa funkcja, która generuje przychody dla firmy.
Od list kompletacyjnych do klasyfikacji zamówień, od porównywania kurierów do automatycznego drukowania etykiet, O2C przyspiesza czas przetwarzania i eliminuje niepotrzebne koszty.
Wdrożenie tego procesu może zwiększyć rentowność i wpłynąć na rozwój firmy.
Z drugiej strony, wadliwy proces może mieć wpływ na różne poziomy organizacji, a co najważniejsze - na przepływy pieniężne.
Klienci są bardziej skłonni zrezygnować i zrobić zakupy gdzie indziej, jeśli nie mogą zamówić produktu lub usługi na stronie internetowej przy pierwszej próbie.
Może to spowodować odpływ klientów i potencjalny spadek przychodów.
Proces ten ma fundamentalne znaczenie dla wiarygodności i reputacji firmy.
Jeśli ta usługa nie jest dobra, klienci mogą nawet pomyśleć, że firma jest oszustwem.
Widoczność tego systemu może wykryć problemy i podjąć odpowiednie działania w celu ich naprawienia.
Zamówienie na świadczenia pieniężne
- Poprawia przepływy pieniężne
- Zwiększa doświadczenie klienta i utrzymanie klientów
- Oszczędność pieniędzy i czasu od zamówienia do realizacji dla firmy
- Zwiększa dokładność
- Usprawnia proces zakupu
- Minimalizuje potrzebę interwencji
- Realizuje zamówienia dokładnie i na czas
- Unika ponownego wprowadzania informacji o zamówieniu i formularzu
- Dowodzi, że firma jest profesjonalna i poważna
- Unika zaległych zamówień i zapewnia wystarczającą ilość produktów.
- Poprawia raportowanie danych i dokładność zapisów w czasie
Jak działa Order to Cash?
Mimo że proces zamawiania może być stresujący dla niektórych klientów, proces zaplecza dla firm jest znacznie trudniejszy, niż się ludziom wydaje.
Proces zamawiania łączy w sobie wiele kroków i współpracuje z wieloma firmami, takimi jak banki.
Jeśli wszystko pójdzie gładko, proces powinien obejmować jedynie złożenie zamówienia po stronie klienta oraz przetworzenie i wysłanie zamówienia po stronie firmy.
Niestety, naprawianie ewentualnych błędów, takich jak zwroty, błędne zamówienia lub niewłaściwe produkty, może spowolnić proces.
W takich przypadkach pracownicy koncentrują się na zadaniach związanych z ręcznym wprowadzaniem danych, wzrasta poziom błędów, a czas przetwarzania zamówień wydłuża się.
Ale jeśli wszystko działa w odpowiednim czasie, przetwarzanie zamówień powinno przebiegać równie szybko, jak wybór produktu.
Załóżmy, że ktoś chce kupić coś na stronie internetowej.
Wyszukują potrzebną rzecz, dodają ją do koszyka i przechodzą do zakładki "Do kasy".
Po zamówieniu produktu muszą tylko poczekać, aż firma go dostarczy.
Firma rozpoczyna przetwarzanie zamówienia od wypełnienia danych osobowych niezbędnych do wysyłki, rozliczenia i płatności.
W porządku chronologicznym, cykl od zamówienia do gotówki powinien wyglądać następująco:
Otrzymanie zamówienia -> Zarządzanie płatnościami -> Realizacja zamówienia -> Wysyłka zamówienia -> Utworzenie faktury -> Zarządzanie gotówką
Etapy cyklu od zamówienia do gotówki
Zarządzanie zamówieniami
Jest to procedura wykorzystywana przez firmy do otrzymywania, monitorowania i realizacji zamówień sprzedaży.
Typową praktyką jest monitorowanie sprzedaży, zamówień, zapasów i realizacji za pomocą systemu zarządzania zamówieniami (OMS).
Zarządzanie kredytami
Aby zdecydować, jakie warunki i ograniczenia kredytowe zapewnić swoim klientom, zespół ds. zarządzania kredytami bierze pod uwagę i interpretuje różne punkty danych.
Fakturowanie - Billing
Klient otrzymuje fakturę po dostarczeniu towaru lub usługi.
Faktura musi zawierać informacje dotyczące zamówienia, w tym adres rozliczeniowy i adres wysyłki, opis dostarczonych produktów lub usług oraz szczegółowe zestawienie opłat, w tym podatków i opłat.
Płatności
Aby zwiększyć wydajność procesu płatności, firma musi przedstawić klientom portal rozliczeniowy online.
To właśnie wtedy klienci mogą wpisać informacje dotyczące płatności - numery kart i imię i nazwisko.
Wniosek o płatność gotówką (pobranie)
Gdy firma chce zastosować płatność do salda klienta, aplikacja gotówkowa dopasowuje przychodzące płatności do otwartych faktur.
Zastosowanie środków pieniężnych ma miejsce, gdy przychód zostanie sfinalizowany.
Raport (Analiza)
Raportowanie pomaga ujawnić, czy firma zbiera płatności zgodnie z oczekiwaniami, czy też napotyka bariery, takie jak sporne faktury i klienci spóźniający się z płatnościami.
Raportowanie zapewnia wgląd w rachunki firmy i to, czy pieniądze do niej dotarły, czy nie.
Co jest konieczne, aby proces Order to Cash działał?
Oprogramowanie do przetwarzania zamówień
Idealnie byłoby, gdyby O2C najpierw przetwarzało i gromadziło wszystkie dane dotyczące zamówień i klientów.
Te systemy oprogramowania optymalizują zadania przetwarzania zamówień, pomagają zautomatyzować operacje ręczne, minimalizują błędy ludzkie, poprawiają obsługę klienta i wydajność biznesową oraz zwiększają rentowność firmy.
Automatyczne maszyny i systemy regałowe
Organizacja magazynu powinna być jak najbardziej zautomatyzowana.
Dzięki wdrożeniu automatyzacji wszystko przebiega szybciej i z mniejszą liczbą błędów.
Aby wybrać i przenieść produkty z ich lokalizacji w magazynie do rąk operatora na etapie pakowania, magazyny powinny być wyposażone w zautomatyzowane maszyny, szyny, wózki paletowe, regały i pojazdy kierowane (AGV).
System zarządzania magazynem (WMS)
Dzięki systemowi zarządzania magazynem (WMS) firmy mogą wykonywać różne obowiązki związane z magazynem.
Przede wszystkim współpracują one z systemem ERP i innymi systemami oprogramowania w celu optymalizacji cyklu przetwarzania zamówień, poprawy jakości usług i obniżenia kosztów.
System planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP)
An ERP System usprawnia operacje biznesowe, zapewniając wszystkim działom dostęp do centralnej lokalizacji w celu gromadzenia informacji.
Systemy ERP pomagają śledzić i priorytetyzować informacje o klientach, zwiększając wydajność przetwarzania zamówień i zadowolenie klientów.
Dokumenty w procesie O2C
W procesie tym potrzebne są różne dokumenty, takie jak lista kompletacyjna, lista przewozowa, list przewozowy, numer przesyłki, śledzenie paczki i dokumenty celne.
Dokumenty te zawierają listę wszystkich przedmiotów, które należy zgromadzić w magazynie.
Stanowią one również dowód doręczenia przesyłki przez kuriera, klienta i urząd celny.
Dodatkowo zawiera sekwencje numeryczne i numery śledzenia dla bezpieczeństwa paczki.
Jest to niezbędne, aby móc ubiegać się o odszkodowanie za straty lub szkody.
Jak usprawnić proces przetwarzania zamówień w gotówkę?
Każda firma musi skupić się na poprawie procesu O2C, ponieważ zwiększa to doświadczenie klienta.
Pomaga to w bardziej wydajnym i szybszym dostarczaniu produktów do klientów.
Firma musi wdrożyć odpowiednie rozwiązanie i oprogramowanie, aby usprawnić proces od zamówienia do gotówki.
To połączenie zarządzania procesami, współpracy między działami i nowoczesnej technologii.
Korzystając z rzeczywistych i wirtualnych technologii, firma może usprawnić przetwarzanie zamówień poprzez automatyzację, przyspieszenie i optymalizację powtarzalnych operacji, które często powodują ludzkie błędy.
Jednym z typowych sposobów na usprawnienie przetwarzania zamówień jest korzystanie z niestandardowego sprzętu i oprogramowania do przetwarzania zamówień.
Jeśli firma chce usprawnić swoją działalność, powinna to zrobić:
- Automatyzacja procesu
- Znormalizowane procesy O2C
- Digitalizacja procesu zamówienia w celu poprawy dokładności szczegółów zamówienia
- Zwracanie uwagi na szczegóły informacji o klientach i sygnalizowanie błędów w celu zminimalizowania opóźnień.
- Obsługa klienta aktywna 24/7
- Proszę unikać wzrostu opłat
- Przetwarzanie danych klientów
Order to Cash vs. Quote to Cash
Zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami, zamówienie do gotówki odnosi się do kroków niezbędnych do dostarczenia towarów i usług wymaganych przez klientów.
Proces ten obejmuje cały cykl realizacji zamówienia, który obejmuje różne taktyki, takie jak zarządzanie zapasami, operacje i produkcja.
W przeciwieństwie do procesu order-to-cash, który rozpoczyna się w momencie złożenia zamówienia przez klienta, proces quote-to-cash obejmuje szerszy zakres operacji biznesowych.
Proces ten rozpoczyna się od zamiaru dokonania zakupu przez klienta, a kończy się uzyskaniem przychodu.
Order to cash (O2C) i quote to cash (QTC) różnią się przede wszystkim tym, że proces O2C wyklucza złożenie oferty klientowi i negocjacje umowy.
Z drugiej strony, wycena do gotówki obejmuje wszystkie procedury zarządzania umowami, takie jak tworzenie umów, negocjacje, wykonanie, zarządzanie przychodami i rozpoznawanie.
Wiele procesów biznesowych składa się na proces od wyceny do gotówki, który rozpoczyna się od wyceny i negocjacji, a kończy na płatności klienta i raportowaniu.
Są to pierwsze kroki w procesie od wyceny do gotówki i są wykonywane przed rozpoczęciem cyklu od zamówienia do gotówki.
Od zamówienia do gotówki dla firm subskrypcyjnych
Proces zamawiania gotówki może służyć zarówno firmom internetowym, jak i stacjonarnym.
Większość firm opartych na subskrypcji nie byłaby w stanie działać bez procesu od zamówienia do gotówki, ponieważ jest to najlepszy sposób na terminową realizację zamówień i dostaw.
Proces od zamówienia do gotówki jest bardzo popularny w przypadku firm opartych na subskrypcji lub Saas.
Również giganci tacy jak Amazon, AliExpress i eBay korzystają z tej metody.
Monetyzacja oprogramowanie jest niezbędne do prawidłowego funkcjonowania procesu przetwarzania zamówień na gotówkę.
Dlatego właśnie chmura Tridens Monetization oprogramowanie do fakturowania umożliwia integracje, które mogą pomóc w płatnościach, podatkach, relacjach z klientami i zarządzaniu procesami biznesowymi.