Qu'est-ce que le processus Order to Cash (O2C) ?

Le processus Order to Cash, également appelé cycle O2C ou OTC, est un processus commercial qui comprend toutes les étapes du flux de commandes. Dans l'ensemble, il s'agit d'un ensemble de processus de gestion liés à la réception et à l'exécution des demandes de biens et de services de la part des clients.

Ce processus couvre toutes les étapes, du début jusqu'au traitement du paiement. Par conséquent, l'administration et l'exécution des commandes en font partie, tout comme la gestion du crédit, la facturation et le recouvrement des paiements. Presque toutes les entreprises modernes, en particulier en ligne, mettent en œuvre un processus "de la commande à l'encaissement".

L'entreprise reçoit, traite et exécute les commandes des consommateurs depuis le début du processus de facturation jusqu'à la livraison.

Le processus implique la gestion de tous les aspects de la transaction, tels que l'expédition des marchandises, les paiements, la production de factures et le suivi de l'ensemble du processus de bout en bout de la transaction.

Le processus "de la commande à l'encaissement" a une incidence sur le chiffre d'affaires et le taux de fidélisation de la clientèle, sur les interactions avec les clients, sur la croissance globale de l'entreprise et sur les flux de trésorerie.

L'entreprise maintiendra un flux de trésorerie sain si elle peut réduire le temps de cycle entre le moment où les comptes fournisseurs sont dus et le moment où elle reçoit les paiements pour les produits et les services.

Pour être efficace, le cycle de la commande à l'encaissement doit se dérouler sans heurts pour la facturation et les comptes clients.

Le processus de la commande à l'encaissement n'est pas terminé lorsque l'entreprise livre les marchandises et que le client paie la facture.

Les entreprises peuvent analyser les commentaires et les données des clients afin de pouvoir, à l'avenir, apporter des améliorations sur la base de ces informations.

Pour trouver des possibilités d'optimisation et d'amélioration, les données d'activité doivent être collectées tout au long du cycle O2C et examinées de manière plus approfondie avant que la commande ne soit achevée.

Si le passage de l'ordre à la trésorerie échoue, c'est que l'entreprise n'a pas correctement mis en œuvre l'une des étapes.

En général, le problème se pose au niveau des factures, des transactions bancaires ou d'autres problèmes liés aux cartes de crédit.

Pourquoi le processus Order to Cash est-il important ?

O2C est une fonction cruciale qui génère des revenus pour l'entreprise.

Des listes de prélèvement à la classification des commandes, de la comparaison des courriers à l'impression automatique des étiquettes, O2C accélère le temps de traitement et élimine les coûts inutiles.

La mise en œuvre de ce processus peut accroître la rentabilité et avoir un impact sur la croissance de l'entreprise.

D'un autre côté, un processus défectueux peut affecter différents niveaux de l'organisation, en particulier les flux de trésorerie.

Les clients sont plus susceptibles d'abandonner et d'aller acheter ailleurs s'ils ne peuvent pas commander un produit ou un service sur le site web du premier coup.

Cela peut entraîner une perte de clientèle et une diminution potentielle des revenus.

Le processus est fondamental pour la crédibilité et la réputation de l'entreprise.

Si ce service n'est pas bon, les clients peuvent même penser que l'entreprise est une escroquerie.

La visibilité de ce système permet de repérer les problèmes et de prendre les mesures appropriées pour les résoudre.

Ordre de paiement des prestations en espèces

• Amélioration des flux de trésorerie
• Améliore l'expérience des clients et fidélisation des clients
• Économie d'argent et de temps de traitement des commandes pour l'entreprise
• Améliore la précision
• Rationaliser le processus d'achat
• Minimise le besoin d'intervention
• Exécuter les commandes avec précision et dans les délais
• Évite la ressaisie des informations relatives aux commandes et aux formulaires
• Prouve que l'entreprise est professionnelle et sérieuse
• Évite les commandes en souffrance et s'assure qu'il y a suffisamment de produits.
• Amélioration de la communication des données et de la précision des enregistrements au fil du temps

Comment fonctionne le système "Order to Cash" ?

Même si le processus de commande peut être stressant pour certains clients, le processus d'arrière-plan pour les entreprises est beaucoup plus difficile qu'on ne le pense.

Le processus de commande comprend de nombreuses étapes et coopère avec de nombreuses entreprises, telles que les banques.

Si tout se passe bien, le processus ne devrait comprendre que la commande du côté du client et le traitement et l'expédition de la commande du côté de l'entreprise.

Malheureusement, la correction d'éventuelles erreurs, telles que les retours, les mauvaises commandes ou les mauvais produits, peut ralentir le processus.

Dans ce cas, le personnel se concentre sur des tâches manuelles de saisie de données, les taux d'erreur augmentent et le temps de traitement des commandes s'allonge.

Mais si tout fonctionne en temps voulu, le traitement des commandes devrait être aussi rapide que le choix d'un produit.

Supposons que quelqu'un veuille acheter quelque chose sur un site web en ligne.

Ils recherchent l'article dont ils ont besoin, l'ajoutent au panier et passent à la caisse.

Une fois qu'ils ont commandé le produit, ils n'ont plus qu'à attendre que l'entreprise le livre.

L'entreprise commence à traiter sa commande en remplissant les informations personnelles nécessaires à l'expédition, à la facturation et au paiement.

Dans l'ordre chronologique, le cycle de l'ordre à la trésorerie devrait ressembler à ceci :

Recevoir la commande -> Gérer le paiement -> Exécuter la commande -> Expédier la commande -> Créer la facture -> Gestion de la trésorerie

Étapes du cycle de la commande à l'encaissement

Gestion des commandes

Il s'agit d'une procédure utilisée par les entreprises pour recevoir, suivre et compléter les commandes clients.

Il est courant de suivre les ventes, les commandes, les stocks et l'exécution des commandes à l'aide d'un système de gestion des commandes (SGC).

Gestion du crédit

Pour décider des conditions et des restrictions de crédit à accorder à ses clients, l'équipe de gestion du crédit prend en compte et interprète toute une série de données.

Facturation - Billing

Le client reçoit ensuite une facture après la livraison du bien ou du service.

La facture doit contenir des informations sur la commande, y compris les adresses de facturation et d'expédition, une description des produits ou des services fournis et une ventilation détaillée des frais, y compris les taxes et les frais.

Paiements

Pour améliorer l'efficacité du processus de paiement, l'entreprise doit proposer à ses clients un portail de facturation en ligne.

C'est à ce moment-là que les clients peuvent saisir leurs informations de paiement - numéro de carte et nom.

Demande d'argent liquide (à percevoir)

Lorsqu'une entreprise souhaite appliquer un paiement au solde d'un client, une application de trésorerie fait correspondre les paiements entrants avec les factures en cours.

L'application de l'encaissement a lieu lorsque les recettes sont finalisées.

Rapport (analyse)

Les rapports permettent de savoir si une entreprise perçoit les paiements comme prévu ou si elle se heurte à des obstacles tels que des factures contestées ou des clients en retard de paiement.

Les rapports permettent d'avoir une idée des comptes d'une entreprise et de savoir si l'argent leur est parvenu ou non.

Quels sont les éléments nécessaires au bon fonctionnement du processus "de la commande à l'encaissement" ?

Logiciel de traitement des commandes

Idéalement, O2C devrait d'abord traiter et collecter toutes les données relatives aux commandes et aux clients.

Ces systèmes logiciels optimisent les tâches de traitement des commandes, aident à automatiser les opérations manuelles, minimisent les erreurs humaines, améliorent l'expérience du client et les performances de l'entreprise, et augmentent la rentabilité de l'entreprise.

Machines automatiques et systèmes de rayonnage

L'organisation de l'entrepôt doit être aussi automatisée que possible.

Grâce à l'automatisation, tout va plus vite et il y a moins d'erreurs.

Pour choisir et déplacer les produits de leur emplacement dans l'entrepôt jusqu'aux mains de l'opérateur pour l'étape de conditionnement, les entrepôts doivent être équipés de machines automatisées, de rails, de transpalettes, d'étagères et de véhicules guidés (AGV).

Système de gestion d'entrepôt (WMS)

Les entreprises peuvent gérer toute une série de tâches liées à l'entrepôt à l'aide d'un système de gestion d'entrepôt ou WMS.

Ils travaillent principalement en tandem avec un système ERP et d'autres systèmes logiciels afin d'optimiser le cycle de traitement des commandes, d'améliorer la qualité du service et de réduire les coûts.

Système de planification des ressources de l'entreprise (ERP)

Un ERP rationalise les opérations commerciales en permettant à tous les services d'accéder à un emplacement central pour la collecte d'informations.

Les systèmes ERP permettent de suivre et de hiérarchiser les informations relatives aux clients, ce qui améliore l'efficacité du traitement des commandes et la satisfaction des clients.

Documents dans le processus O2C

Différents documents sont nécessaires au cours du processus, tels que la liste de prélèvement, la liste de colisage, le bon de livraison, la lettre de voiture, le numéro de suivi, le suivi du colis et les documents douaniers.

Ces documents comprennent une liste de tous les articles qui doivent être collectés dans l'entrepôt.

Ils constituent également une preuve de la livraison par le transporteur, le client et la douane.

En outre, il contient des séquences numériques et des numéros de suivi pour la sécurité des colis.

Il est essentiel de pouvoir déclarer les pertes ou les dommages.

Comment améliorer le processus "Order to Cash" ?

Toutes les entreprises doivent se concentrer sur l'amélioration du processus O2C, car il contribue à l'expérience du client.

Il permet une livraison plus efficace et plus rapide des produits aux clients.

Une entreprise doit mettre en œuvre la bonne solution et le bon logiciel pour améliorer le processus Order to cash.

Il s'agit d'une fusion de la gestion des processus, de la collaboration interdépartementale et de la technologie moderne.

En utilisant des technologies réelles et virtuelles, une entreprise peut améliorer le traitement des commandes en automatisant, en accélérant et en optimisant les opérations répétitives qui entraînent souvent des erreurs humaines.

Une approche typique pour améliorer le traitement des commandes consiste à utiliser un équipement personnalisé et un logiciel de traitement des commandes.

Si une entreprise souhaite améliorer ses opérations, elle doit le faire :

• Automatiser le processus
• Processus O2C normalisés
• Numériser le processus de commande pour améliorer la précision des détails de la commande
• Prêter attention aux détails des informations sur les clients et signaler les erreurs afin de réduire les retards.
• Le service clientèle est actif 24 heures sur 24, 7 jours sur 7
• Éviter l'augmentation des frais
• Traiter les données des clients

Commande à l'encaissement vs. devis à l'encaissement

Comme indiqué précédemment, le passage de la commande à l'encaissement désigne les étapes nécessaires à la fourniture des biens et services demandés par les clients.

Ce processus couvre l'ensemble du cycle de vie de l'exécution des commandes, qui comprend diverses tactiques telles que la gestion des stocks, les opérations et la production.

Contrairement au processus order-to-cash, qui commence lorsqu'un client passe une commande, le processus quote-to-cash couvre un éventail plus large d'opérations commerciales.

Ce processus commence avec l'intention d'un client d'acheter à une entreprise et se termine avec la réception des recettes.

Les processus Order to cash (O2C) et Quote to cash (QTC) diffèrent principalement parce que le processus O2C exclut la soumission d'un devis au client et les négociations contractuelles.

D'autre part, l'expression "Quote to cash" comprend toutes les procédures de gestion des contrats, telles que l'établissement du contrat, la négociation, l'exécution, la gestion des recettes et la comptabilisation.

De nombreux processus de gestion composent le processus "du devis à l'encaissement", qui commence par l'établissement du devis et les négociations et se termine par le paiement du client et l'établissement du rapport.

Il s'agit des premières étapes du processus "devis-encaissement" et elles sont effectuées avant que le cycle "commande-encaissement" ne commence.

De la commande à l'encaissement pour les entreprises d'abonnements

Le processus de paiement à la commande peut être utilisé aussi bien par les entreprises en ligne que par les entreprises de type "brick-and-mortar".

La plupart des entreprises basées sur des abonnements ne pourraient pas fonctionner sans le processus "order to cash", car c'est le meilleur moyen de traiter les commandes et les livraisons dans les délais impartis.

Le processus "order to cash" est très populaire dans les entreprises basées sur l'abonnement ou les entreprises Saas.

Des géants tels qu'Amazon, AliExpress et eBay utilisent également cette méthode.

Monétisation est nécessaire au bon fonctionnement du processus de passage de la commande à l'encaissement.

C'est pourquoi le nuage Tridens Monetization logiciel de facturation permet des intégrations qui peuvent faciliter les paiements, la fiscalité, les relations avec les clients et la gestion des processus d'entreprise.