Aprenda cómo funcionan los sistemas de facturación automatizada, cómo ayudan a las empresas a aumentar sus ingresos, reducir las tareas manuales y aumentar la satisfacción del cliente.
Índice
- ¿Qué es un sistema de facturación?
- Sistemas de facturación heredados frente a modernos
- Por qué las empresas necesitan un sistema moderno de facturación automatizada
- Sistemas de facturación para pequeños negocios y empresas
- Aplicaciones industriales
- Características clave de los sistemas de facturación modernos
- Características avanzadas de los sistemas de facturación modernos
- Retos y soluciones comunes de facturación
- Cómo elegir al proveedor adecuado
Los modelos de suscripción están en alza, pero la mayoría de las empresas siguen procesando las facturas manualmente.
Con 44% de las empresas que afirman que sus sistemas heredados son un obstáculo para el crecimiento.
Y un 59% de empresas que citan fricciones significativas con los clientes debido a disputas sobre facturación.
Está claro que los sistemas heredados no pueden hacer frente a la naturaleza de las necesidades de facturación modernas.
En este blog le explicaré qué son los sistemas de facturación modernos, cómo funcionan, por qué necesita uno y cómo elegirlo.
¿Qué es un sistema de facturación?
Un sistema de facturación es un software complejo que crea y automatiza los pagos, facturas, ingresos y mucho más.
En el núcleo está Gestión de ingresos, que se encarga de todo, desde la gestión de clientes y catálogos de productos hasta la facturación, las finanzas y los análisis.
Garantiza que cada transacción, descuento o suscripción se procese con precisión y en tiempo real.
El Motor de carga potencia la tarificación basada en el uso y en tiempo real, perfecta para sectores como las telecomunicaciones, la recarga de vehículos eléctricos y los servicios digitales.
Estos sistemas se integran perfectamente con CRM, ERP, pasarelas de pago y proveedores de impuestos.
Sistemas de facturación convergentes Combine todos los cargos por servicios (pospago, prepago, suscripciones...) en una única factura de cliente.
Piense en él como un puente entre los bloques “Facturación” y “Motor de carga” de la imagen anterior.
Esto mejora la gestión de los datos y resulta cómodo tanto para usted como para sus clientes.
Con notificaciones y transmisión de eventos, las empresas obtienen información, alertas automatizadas, a través de SMS, correo electrónico o paneles de análisis.
Esta arquitectura API-first nativa en la nube admite 5G, IoT y ecosistemas digitales.
Activación, control, tarificación, facturación, Reclamación, y los cobros forman parte de un buen sistema de facturación en línea.
Sistemas de facturación heredados frente a modernos
Los modernos sistemas de facturación automatizada no son meras actualizaciones: son facilitadores de nuevos modelos de negocio.
Las empresas pueden configurar, escalar y monetizar cualquier sector y servicio en tiempo real sin necesidad de código.
| Característica | Sistemas de facturación heredados | Sistemas modernos de facturación |
|---|---|---|
| Infraestructura | En las instalaciones, dependiente del hardware | Nube nativa, impulsada por API, SaaS |
| Mantenimiento | Alto coste, requiere profesionales y actualizaciones manuales | Actualizaciones automáticas, mantenimiento sin tiempo de inactividad |
| Integración | API propietarias, problemas de compatibilidad | Se integra fácilmente con CRM/ERP, OpenAPI |
| Escalado | Manual, escalado de hardware | Escalado automático a petición |
| Coste | CapEx pesado, hardware, licencias, impredecible | Orientado a OpEx, predecible |
| Tiempo de comercialización | De meses a años | Semanas |
| Experiencia del cliente | Control limitado, más lento, reactivo | Perspectivas, control total, proactividad |
Por qué las empresas necesitan un sistema moderno de facturación automatizada
Como hemos mencionado anteriormente, las empresas utilizan sistemas de facturación para generar y enviar facturas a sus clientes o socios y recibir pagos.
En consecuencia, el sistema de facturación ayuda a las empresas a mejorar el rendimiento y reducir los errores automatizando la preparación de documentos y otras tareas rutinarias.
He aquí algunas ventajas de un sistema de facturación moderno.
Ahorro de tiempo y dinero
En mi opinión, ésta es la ventaja más atractiva.
Se acabaron las hojas de cálculo. No más ejecuciones manuales de facturas.
Automatización se encarga de tareas repetitivas para que su equipo pueda centrarse en el crecimiento.
Usted ahorra:
- Reducción de la introducción manual de datos y de los errores humanos.
- Automatizar la facturación recurrente y el cobro de los pagos.
- Reducción de los costes de mantenimiento informático.
- Escalar sin emplear trabajadores.
Lo que antes tardaba días ahora tarda horas o minutos.
Escalabilidad
Su sistema de facturación debe crecer a medida que crece su negocio.
Y añadir nuevos productos, clientes o servicios no debería ser un quebradero de cabeza para su equipo.
Modernas plataformas de facturación escale instantáneamente - sin tiempos de inactividad, sin actualizaciones manuales.
Escalabilidad significa:
- Manejo de millones de transacciones en tiempo real.
- Añadir nuevos productos o servicios sin reconfiguración.
- Apoyo a expansión global con opciones multidivisa y multilingües.
- Infraestructura elástica en la nube que se ajusta a la demanda.
La facturación escalable mantiene sus operaciones sin problemas, incluso durante los picos de uso o el lanzamiento de nuevos mercados.
Modelos de facturación flexibles
Las exigencias del mercado actual flexibilidad.
Los sistemas modernos le permiten adaptar la facturación a su modelo de negocio, y no al revés.
Entre los modelos compatibles se incluyen:
- Suscripciones (mensual, anual, freemium).
- Facturación basada en el uso (pago por uso, con contador).
- Modelos híbridos (fijo + variable).
- Precios dinámicos o por hora (perfecto para la energía y la carga de vehículos eléctricos).
La flexibilidad en la facturación le ayuda a captar más ingresos, personalizar los precios y responder rápidamente a los cambios de los clientes o del mercado.
Facturación automatizada
En torno a 57% de las facturas son introducido manualmente.
Además 37% de las empresas envían facturas en papel.
Fuente: Skynova
Las facturas no deberían requerir trabajo manual.
Los sistemas de facturación modernos automatizan la generación, distribución y conciliación de facturas.
Todo ocurre en en tiempo real.
La automatización permite:
- Creación instantánea de facturas en función del uso o de las suscripciones.
- Flujos de trabajo automáticos de reclamaciones y recordatorios.
- Integración con pasarelas de pago para un flujo de caja más rápido.
El resultado es previsible ingresos, menos retrasos en los pagos y menos trabajo manual.
Reconocimiento de ingresos
Los cálculos manuales conducen a menudo a errores y riesgos de cumplimiento.
Los sistemas de facturación automatizados gestionan reconocimiento de ingresos de acuerdo con normas como NIIF 15 y ASC 606 - automáticamente.
Los sistemas de facturación automatizada gestionan:
- Seguimiento de los ingresos diferidos.
- Calendarios de reconocimiento para el producto o servicio.
- Contabilidad precisa para modelos basados en el uso o híbridos.
- Informes instantáneos para auditorías y controles de conformidad.
Eso significa que sus libros siempre están bien, su equipo está listo para la auditoría, y las finanzas tienen plena visibilidad de ingresos en tiempo real.
Sistemas de facturación para pequeños negocios y empresas
Los distintos tamaños de empresa tienen necesidades diferentes.
Las pequeñas empresas podrían dar prioridad a sencillez y facilidad de instalación, para aumentar el tiempo de comercialización.
Las empresas requieren velocidad, escalabilidad y garantía de cumplimiento.
En torno a 86% de las pequeñas empresas introducir las facturas manualmente.
Mientras que 65% de empresas utilizar entradas automáticas de facturas.
Fuente: Skynova
Las facturas manuales son la norma para las pequeñas empresas, mientras que las facturas automatizadas son la norma para las empresas.
No debería ser así.
Sistemas de facturación para pequeñas empresas
Las pequeñas empresas deben centrarse en sencillez.
No querrá dedicar demasiado tiempo a la formación y la configuración cuando debería centrarse en el crecimiento.
Rasgos clave de un sistema de facturación para pequeñas empresas:
- Configuración sencilla e interfaz intuitiva.
- Bajo coste mensual.
- Plantillas preconfiguradas para facturas y suscripciones.
Esto le da tiempo para centrarse en el crecimiento y el marketing y requiere una participación y unos conocimientos informáticos mínimos.
Sin embargo, puede encontrarse con un problema cuando necesite características más exclusivas o un mayor nivel de personalización.
Soluciones de facturación sencillas puede limitarle si trabaja con distintos grupos de clientes que necesitan tratamientos diferentes.
Sistemas de facturación empresarial
Software de facturación empresarial, está desarrollado por un equipo profesional que ha diseñado el software para soporte cualquier caso de uso de facturación.
Este software puede ayudarle a abordar todos los problemas y retos actuales a los que se enfrenta su departamento financiero/contable.
Rasgos clave de un sistema de facturación empresarial:
- Integración completa del sistema: El software configurable le permitirá integrar todos los servicios mediante integraciones listas para usar e importaciones/exportaciones configurables.
- Funcionalidad avanzada: el software le permite configurar flujos de trabajo específicos para cada caso de uso, análisis específicos y mucho más para satisfacer sus necesidades.
- Gran escalabilidad: El software moderno tiene una arquitectura de facturación modular. Es escalable para manejar mayores cargas de tráfico, lo que le permite expandirse sin preocuparse por las limitaciones.
Tenga en cuenta las limitaciones de su sistema de facturación actual y sus objetivos empresariales.
Si cree que su empresa podría beneficiarse de un nuevo sistema de facturación, adopte software de facturación personalizado en su lugar.
Tridens Monetization ofrece una plataforma para cualquier modelo de industria. Emparejada con una aplicación de autocuidado de marca blanca para sus clientes y cuadros de mando analíticos.
Aplicaciones industriales
La facturación no es única.
Las distintas industrias se enfrentan a retos y oportunidades diferentes.
Veamos cómo transforman los modernos sistemas de facturación Telecom, Energía y servicios públicosy Carga de vehículos eléctricos negocios.
Telecomunicaciones
Empresas de telecomunicaciones requiere complejidad.
Múltiples planes, paquetes, itinerancia, complementos... todo cambia constantemente.
Los sistemas de facturación modernos se encargan de ello con mucha más eficacia.
Qué software de facturación de telecomunicaciones más necesita:
- Facturación convergente: gestionar todos los gastos de servicio en una sola factura.
- Clasificación en tiempo real: carga instantáneamente a medida que se produce el uso.
- Asentamientos de socios: acuerdos automatizados B2B y MVNO.
- Escalabilidad: procesar millones de registros de uso diario.
- Análisis basados en la IA: Predecir el churn, optimizar las ofertas.
Esto conduce a lanzamientos de productos más rápidos, menores costes operativos y menos errores.
Energía y servicios públicos
Electricidad y energía distribución celebrada 40.93% de la cuota de mercado del software de facturación de servicios públicos en 2024.
Fuente: Inteligencia de Mordor
Electricidad, gas, agua, aguas residuales, alcantarillado, calefacción urbana, energía solar y gestión de la propiedad
Contadores inteligentes, tarifas complejas, generación distribuida.
Los sistemas tradicionales no se construyeron para este nivel de complejidad.
Los sistemas modernos de facturación de servicios públicos permiten:
- Ratio Sistema de facturación de servicios públicos y contador inteligente integración
- Precios por tiempo de uso: cobrar en función de las horas punta o valle.
- Medición neta: gestionar tanto el consumo como la generación (solar, eólica).
- Información sobre el consumo en tiempo real: capacitar a los clientes con transparencia.
- Cumplimiento de la normativa: manejar los impuestos locales y las reglas del mercado.
- Soporte multiservicio: electricidad, agua, gas bajo una misma plataforma.
Por ejemplo: Una compañía eléctrica puede recompensar a los hogares por consumir energía durante las horas de menor consumo, lo que se reflejará automáticamente en su próxima factura.
Carga de vehículos eléctricos
La recarga de vehículos eléctricos es uno de los industrias de mayor crecimiento - y uno de los más difíciles de facturar.
Los diferentes modelos de precios, datos de sesión y socios de red lo hacen complejo.
Qué debe gestionar la facturación de la recarga de VE:
- Tarifas dinámicas: precios en función del tiempo, la demanda o la carga de la red.
- Precios flexibles: por kWh, por minuto o por sesión.
- Compatibilidad con la itinerancia: unificar la facturación entre las distintas redes de tarificación (OCPI, OCPP).
- Suscripciones y pago por uso: sirven tanto a conductores particulares como a flotas.
- Reparto de los ingresos: entre los CPO, los EMSP y los socios.
De este modo, se obtienen costes de tarificación transparentes en tiempo real y liquidaciones automatizadas entre los distintos operadores.
Tridens EV Charge está diseñado para una amplia gama de clientes, entre los que se incluyen EMSP, CPO, EVSP, flotas de VE, empresas de automoción y fabricantes.
Características clave de los sistemas de facturación modernos
Elegir un sistema de facturación no consiste sólo en enviar facturas.
Se trata de encontrar una plataforma que pueda crecer con usted, adaptarse a los cambios y darle el control.
Aquí están los características imprescindibles que toda plataforma de facturación moderna debe ofrecer.
Automatización
El trabajo manual reduce la productividad y es propenso a errores.
Por eso la automatización es la clave de los sistemas de facturación modernos.
Gestiones de facturación automatizadas:
- Facturación recurrente y renovaciones de suscripción.
- Generación automática de planes de suscripción
- Cobro de pagos y reconciliación.
- Reclamaciones y flujos de trabajo de recordatorio.
- Notas de crédito, reembolsos y ajustes.
- Cálculos fiscales y actualizaciones de cumplimiento.
Esto conduce a ciclos de facturación más rápidos, coherencia y más tiempo para el trabajo estratégico.
Análisis e información
Tener una buena visión de lo que ocurre con su flujo de caja es clave.
Así verá dónde optimizar y dar recomendaciones.
Las plataformas de facturación modernas deben incluir:
- Cuadros de mando en tiempo real para los ingresos, el churn y el ARPU.
- Informes personalizados por producto, plan o región.
- Análisis predictivo impulsado por el aprendizaje automático.
- Segmentación de la clientela en función del uso y la rentabilidad.
- Métricas en profundidad para la precisión y el rendimiento de la facturación.
Esto le ayuda a tomar decisiones basadas en datos y a detectar problemas antes de que afecten a sus clientes.
La siguiente figura muestra las características en las que las empresas quieren centrarse en el futuro:
Seguridad y conformidad
Cuando gestione pagos, datos y facturas, confíe en lo es todo.
Un sistema de facturación debe proteger los datos confidenciales y seguir todas las normas.
Busque plataformas que ofrezcan:
- ISO 27001, SOC 2y GDPR cumplimiento.
- Control de acceso basado en roles y encriptación en reposo/en tránsito.
- Integraciones seguras de pasarelas de pago (certificado PCI-DSS).
- Gestión automatizada de impuestos y normativas regionales.
- Registros de auditoría para cada transacción.
De este modo, no tendrá que preocuparse por auditorías o posibles demandas.
Características avanzadas de los sistemas de facturación modernos
Las características que mencionaré aquí no están presentes en todos los sistemas de facturación.
Son más adecuados para las empresas.
Sin embargo, también dependen de su modelo de negocio, no sólo de su tamaño.
Configurar, fijar precio, cotizar (CPQ)
La tecnología CPQ automatiza la configuración de productos complejos, la determinación de precios precisos en función de diversos factores y la generación de presupuestos para los clientes.
Permite:
- Generación instantánea de presupuestos: Cree presupuestos precisos a partir de catálogos de productos predefinidos.
- Precios en tiempo real: Sincronice las estructuras de descuentos, los niveles de uso y las conversiones de divisas.
- Configuraciones sin errores: Evite las combinaciones no válidas o la falta de componentes con la aplicación automatizada de reglas.
- Automatización de la cotización al cobro: Convierta al instante los presupuestos aprobados en suscripciones activas, facturas y calendarios de pago.
- Analítica para equipos de ventas: Realice un seguimiento de los márgenes de las operaciones, las tasas de conversión y la eficacia de los descuentos directamente desde el panel de facturación.
Una potente integración CPQ significa que sus equipos de facturación y ventas hablan el mismo idioma.
Configure automáticamente las ofertas, calcule precios precisos y genere presupuestos listos para firmar.
Integración de la IA
La inteligencia artificial está redefiniendo el funcionamiento de los sistemas de facturación modernos.
Elimina los errores manuales, acelera los procesos y aporta inteligencia predictiva a cada transacción.
La IA mejora la precisión de la facturación y la toma de decisiones al identificar patrones que a menudo son invisibles para el análisis humano
La facturación impulsada por IA puede:
- Genere facturas automáticamente.
- Predecir la rotación y tendencias basadas en el uso o el comportamiento de pago.
- Recomiende planes más adecuados para cada usuario.
- Detectar errores escaneando facturas y registros de pagos anteriores.
El objetivo aquí es reducir las tareas manuales, pero de forma más inteligente que la automatización algorítmica.
Portal de autocuidado
Un portal de autogestión permite a los clientes gestionar sus propias cuentas.
Esto reduce la carga de trabajo de la asistencia al cliente al tiempo que mejora la satisfacción y la transparencia.
Los sistemas de facturación modernos integran estos portales directamente en la plataforma de monetización, ofreciendo a los usuarios un control total sobre los pagos, las suscripciones y la información sobre el uso.
Las capacidades clave incluyen:
- Visibilidad de la facturación en tiempo real: Los clientes pueden hacer un seguimiento de los cargos, el uso y descargar facturas.
- Gestión del plan: Actualice, reduzca o pause las suscripciones sin la ayuda de un agente.
- Pagos seguros: Pasarelas integradas para liquidaciones instantáneas y métodos de pago almacenados.
- Apoye la automatización: Los chatbots y los asistentes de IA resuelven problemas comunes de facturación o pago.
- Notificaciones y alertas: Recordatorios automáticos de pagos vencidos, tarjetas que caducan o renovaciones de planes.
En Tridens nos dimos cuenta de que nuestros programadores estaban desbordados por los tickets de atención al cliente.
Nuestra Autocuidado y Servicio de asistencia proporciona una experiencia de usuario más fluida y descarga de trabajo a nuestro personal.
| Característica | Porcentaje que tiene previsto adoptar |
|---|---|
| Facturación electrónica | 31% |
| Captura y extracción automatizadas de datos | 27% |
| Solución completa de adquisición a pago | 26% |
| Enrutamiento y aprobación automatizados | 25% |
| Pagos electrónicos | 22% |
| Digitalización y escaneado de documentos | 16% |
Fuente: Skynova
Retos y soluciones comunes de facturación
Cuantos más clientes con solicitudes diferentes tenga, más compleja y difícil será la facturación.
He aquí tres retos de facturación habituales y cómo los resuelven los sistemas de facturación modernos.
Automatización de procesos
Muchas empresas siguen dependiendo del trabajo manual.
Esto da lugar a largos ciclos de facturación, facturas no emitidas y errores de cálculo.
Cómo lo solucionan los modernos sistemas de facturación:
- Automatización de extremo a extremo para la generación de facturas, recordatorios y pagos.
- Activadores del flujo de trabajo para gestionar las aprobaciones y los cobros de forma automática.
- Configuración sin código para actualizaciones más rápidas.
- Comprobaciones de precisión basadas en IA para evitar errores humanos.
La automatización puede ser la mejor mejora que puede hacer una empresa.
Sin embargo, su aplicación requiere mucha coordinación, ya que un cambio tan drástico puede introducir más trastornos de los previstos.
Gestión de la morosidad
Los pagos atrasados son responsables de un cuarta parte de todos los fracasos empresariales.
Algunos puntos débiles habituales son los recordatorios tardíos o no enviados, la falta de comunicación y el seguimiento manual de las cuentas vencidas.
Los sistemas de facturación modernos permiten:
- Flujos de trabajo de reclamación automatizados con recordatorios personalizados
- Notificaciones inteligentes por correo electrónico, SMS o alertas en el portal
- Integración con pasarelas de pago para liquidaciones instantáneas
- Cuadros de mando en tiempo real mostrar las cuentas vencidas y los informes de antigüedad
Perseguir los pagos manualmente consume tiempo y energía.
Gestión de la seguridad de los datos
Cuando se trabaja con datos de clientes, pagos y registros financieros, la seguridad no puede ser una idea tardía.
Las plataformas de facturación modernas le protegen con:
- Cifrado de nivel empresarial y acceso basado en roles
- GDPR, ISO 27001, SOC 2 infraestructura certificada
- Registros de auditoría automatizados por cada transacción
- Seguimiento continuo en busca de amenazas y anomalías
Las fugas de datos o las lagunas en el cumplimiento pueden costar más que los ingresos perdidos.
Cómo elegir al proveedor adecuado
Elegir un sistema de facturación no es sólo una decisión de software - es una decisión de asociación.
El proveedor adecuado puede hacer que su facturación se realice sin esfuerzo.
La equivocada puede atraparle en la complejidad durante años.
Hágase estas preguntas:
- ¿Puedo añadir nuevos productos o planes de tarifas en cuestión de minutos?
- ¿Admite la plataforma modelos basados en el uso, híbridos y de suscripción?
- ¿Pueden los usuarios no técnicos configurar fácilmente la lógica de facturación?
- ¿Podré integrarme fácilmente con otros servicios?
- ¿Proporcionan cuadros de mando de análisis e información?
Los sistemas de facturación modernos ya no son opcionales: son la base de modelos de negocio escalables y basados en datos.
Tridens Monetization proporciona una solución de plataforma de facturación en la nube para suscripciones, facturación por consumo o cualquier modelo de negocio híbrido con precios y facturación complejos.
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