Si es usted un proveedor de servicios B2B o dirige una empresa que atiende las necesidades de una clientela, uno de los retos a los que tendrá que enfrentarse es la adopción de un software de facturación automatizada eficaz.
Preparar una factura para todos sus clientes al final de cada mes es sólo la mitad de la moneda. También debe mantener un canal de pago abierto que permita a los clientes pagarle lo que le deben con facilidad. Un canal de pago rígido es una de las razones por las que muchos clientes cambian de empresa.
Las facturas impagadas suponen un riesgo para todas las empresas. Por eso es esencial utilizar la automatización de la facturación y un modelo de pago que cumpla todos los requisitos de rapidez, eficacia y rentabilidad. Un sistema de facturación automatizado es la única opción que garantiza a las empresas estas tres características y más. Pero antes de plantearse el uso de la automatización de la facturación, quizá sea prudente considerar los aspectos negativos asociados a los sistemas de facturación tradicionales.
Índice
Problemas asociados a la facturación tradicional
Si su empresa va a mantener la tradicional facturación como medio para cobrar los pagos de los clientes, he aquí algunos de los retos con los que su equipo tendrá que lidiar mensualmente si aún no ha empezado a enfrentarse a estos problemas.
Construido para el mercado de masas, no para particulares
La facturación tradicional está construida para un mercado de masas, no para atender las necesidades de los clientes individuales. Las estructuras del mercado de masas son baratas y fáciles de gestionar. Sin embargo, hacen muy poco por atender las preferencias especiales de los clientes individuales. Ésta sigue siendo una de las críticas más fuertes contra la facturación tradicional y la razón por la que la facturación automatizada sigue creciendo en popularidad día a día.
Un modelo reactivo
La facturación tradicional es de naturaleza reactiva, no proactiva. Está pensada para reaccionar a los resultados y no es adecuada para adaptarse a los cambios en los resultados preconcebidos. Por ejemplo, su empresa ofrece el mismo servicio en dos variedades, ambas por precios diferentes. 60% de sus clientes siempre piden la variedad A, y 40% optan por la B. Si más clientes empiezan a favorecer la B sobre la A, la facturación tradicional no se adaptará al cambio fácilmente. A la larga, esto podría provocar una pérdida de clientes.
Cambios inflexibles y costosos
Una extensión del punto anterior es que el modelo de facturación tradicional es inflexible y costoso de cambiar. Debido a su carácter más reactivo que proactivo, tener en cuenta los cambios en las preferencias de los clientes puede costarle mucho a su empresa en términos de recursos de tesorería.
Dependencia de los bancos y escaso apoyo técnico
La mayoría de los bancos no ofrecen servicios especiales para los proveedores de servicios que ofrecen múltiples paquetes de productos con distintos precios. Si además su banco ofrece un soporte técnico deficiente, la situación es mucho peor. Por otro lado, las empresas que ofrecen a las empresas sistemas de facturación automatizados agilizan sus servicios. Al hacerlo, satisfacen las necesidades individuales de sus clientes.
Ahora que le hemos explicado algunos de los problemas asociados a la facturación tradicional, señalemos las razones concretas por las que la automatización de la facturación es el camino a seguir y por qué debería adoptar este innovador modelo de pago para su empresa.
¿Por qué los miembros del equipo deben implantar la facturación automatizada?
Es el final de un ejercicio comercial. Su equipo contable está elaborando la cuenta de pérdidas y ganancias y el balance del ejercicio. Como todos los administradores de empresas, debe prestar mucha atención a sus gastos.
De repente se da cuenta de que su empresa está gastando una cantidad significativa de recursos en perseguir el pago de facturas. Esto es un claro indicador de que necesita replantearse el cobro de sus pagos, aka Reclamación estrategia.
Además, si nota que los miembros de su equipo tardan mucho tiempo en preparar y enviar las facturas a los clientes, es necesario un cambio. Estas son algunas de las razones por las que es necesario implantar un software de facturación automatizada para mejorar la eficiencia.
El software de facturación automatizada minimiza el esfuerzo administrativo
Si se asegura un software de facturación automatizada y éste está vinculado a otros programas de generación de facturas de su organización, se reducirá significativamente el tiempo que dedican los miembros de su equipo a realizar más tareas administrativas.
Lo bueno de esta tecnología es que puede automatizar parte del trabajo que antes se hacía manualmente. Esto ofrece a los miembros del equipo más tiempo libre para realizar otras tareas igualmente importantes.
¿Podríamos señalar también que una menor presión sobre su personal conllevará una mejora de la productividad en el lugar de trabajo? La eficiencia del personal es algo por lo que toda empresa debe esforzarse.
Mejora del flujo de caja
El flujo de caja es la savia de todo negocio. La morosidad puede afectar a su flujo de caja más de lo que imagina. He aquí algunas de las razones básicas por las que sus clientes pueden no estar pagando sus facturas a tiempo.
- Datos insuficientes o inexactos para generar una factura para clientes individuales
- Retrasos en la preparación de las facturas y su envío a los clientes antes del siguiente ciclo de facturación
- Disputas sobre las tarifas de facturación
- Conflictos por cargos adicionales
Existen muchas otras razones por las que sus clientes pueden no pagar sus facturas a tiempo. Sean cuales sean estas razones, es probable que afecten a su flujo de caja, lo que es malo para su negocio.
La implantación de un sistema de facturación automatizado garantiza que los pagos se organicen a intervalos predeterminados y sean regulares. Esto contribuye en gran medida a solidificar su posición financiera.
Mejor gestión de las suscripciones
Las empresas que se basan en suscripciones ofrecen sus servicios por una cuota mensual estándar o una cuota acordada previamente por variedades de productos. Un sistema automatizado plataforma de facturación puede mejorar significativamente la gestión de sus suscripciones, especialmente si ofrece el mismo producto o productos diferentes a precios distintos.
Sin embargo, el cobro de suscripciones no es lo único que el software de facturación automatizada puede ayudarle a mejorar. También puede ayudarle a cotejar y almacenar los datos de consumo de los clientes. Hoy en día, muchos software disponen de diversas plantillas de facturas que su empresa puede utilizar para generar facturas para clientes individuales.
La facturación automatizada mejora las relaciones con los clientes
La facturación manual o tradicional ha sido durante mucho tiempo la norma. Aunque ha servido para su propósito y aún lo hace para muchas empresas, la facturación automatizada ofrece una mayor precisión y concisión. experiencia en facturación.
Con los datos cotejados por el software, puede hacer un seguimiento del uso del servicio y comunicarse con sus clientes desde una posición de conocimiento en caso de que surja una disputa.
Una forma de mejorar las relaciones es permitir que sus clientes accedan a su historial en un portal de pagos en línea. La facturación automatizada ofrece una transparencia que la facturación tradicional no ofrece. Si los clientes confían en su sistema de facturación y saben lo que están pagando, su confianza en su marca aumentará.
Seguimiento de las preferencias de los clientes
Otra razón por la que debería implantar la facturación automatizada son los valiosos datos que genera para su equipo de marketing e I+D. El seguimiento de las preferencias de los clientes en todo momento le ayudará a determinar desde una posición de conocimiento qué prefieren sus clientes y qué les disgusta. Con sólo observar sus pautas de consumo, su equipo estará más capacitado para comercializar el producto adecuado al público adecuado. Los valiosos datos que genera el software de facturación automatizada también le ofrecen una visión saludable sobre cómo fijar los precios de los productos en consecuencia.
Saber lo que quieren sus clientes, por qué lo quieren y cuándo lo quieren le ayudará a tomar decisiones estratégicas tanto a corto como a largo plazo.
El software de facturación automatizada es imprescindible
La facturación automatizada es para el presente y una para el futuro, especialmente para las empresas que atienden las necesidades de una clientela diversa. No todos sus clientes querrán lo mismo, por lo que ofrecerles la ventaja de poder elegir en términos de precios dará a su marca una ventaja competitiva. Además, garantizar una entrega rápida de las facturas con detalles precisos dará lugar a menos disputas con los clientes y a pagos puntuales. Por último, la automatización de la facturación le ahorra tanto el tiempo como los recursos que implica la facturación manual.
El tamaño y el alcance de su empresa no importan si confía en una tecnología eficaz que promete un aumento de la productividad, una mejora del flujo de caja y una mejor gestión de los datos. Tridens Monetization software de facturación ofrece a las empresas la oportunidad de gestionar las facturas y los datos de los clientes en una nube que es rentable y, a la vez, muy precisa y sostenible.
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