عملية تحويل الطلب إلى نقد، والتي يشار إليها أيضًا باسم دورة O2C أو OTC، هي عملية تجارية تتضمن كل خطوة من خطوات تدفق الطلبات. وبشكل عام، هي مجموعة من العمليات التجارية التي تنطوي على تلقي طلبات العملاء للسلع والخدمات وتلبيتها.
تغطي هذه العملية كل خطوة من البداية حتى تتم معالجة الدفع. لذلك، فإن إدارة الطلبات وتنفيذها من بينها، وكذلك إدارة الائتمان والفواتير وتحصيل المدفوعات. تنفذ كل الأعمال التجارية الحديثة تقريباً، خاصةً عبر الإنترنت، عملية تحويل الطلبات إلى نقدية.
جدول المحتويات
تقوم الشركة باستلام طلبات المستهلكين ومعالجتها واستكمالها من بداية عملية الشحن إلى عملية الدفع والتسليم.
تنطوي العملية على إدارة كل جانب من جوانب المعاملة، مثل شحن البضائع، وإجراء المدفوعات، وإصدار الفواتير، وتتبع العملية الكاملة من البداية إلى النهاية للمعاملة.
تؤثر عملية تحويل الطلبات إلى نقدية على الإيرادات ومعدلات الاحتفاظ بالعملاء، والتفاعل مع العملاء، ونمو الأعمال والتدفقات النقدية للشركات بشكل عام.
ستحافظ الشركة على تدفق نقدي سليم إذا تمكنت من تقليل وقت الدورة الزمنية بين موعد استحقاق الحسابات المستحقة الدفع وموعد استلام المدفوعات مقابل المنتجات والخدمات.
ولكي تكون دورة تحويل الطلبات إلى نقدية فعالة، يجب أن تسير دورة تحويل الطلبات إلى نقدية بسلاسة بالنسبة للفواتير والحسابات المستحقة القبض.
لا تنتهي عملية تحويل الطلب إلى نقد عندما تقوم الشركة بتسليم البضائع، ويقوم العميل بدفع الفاتورة.
يمكن للشركات تحليل ملاحظات العملاء وبياناتهم حتى تتمكن في المستقبل من إجراء تحسينات بناءً على هذه المعلومات.
لإيجاد فرص للتحسين والتحسين، يجب جمع بيانات النشاط طوال دورة O2C وفحصها بشكل أكبر قبل اكتمال الطلب.
إذا فشل طلب التدفق النقدي، فإن الشركة لم تنفذ إحدى الخطوات بشكل صحيح.
عادةً ما تحدث المشكلة في الفواتير أو المعاملات البنكية أو غيرها من مشكلات بطاقات الائتمان.
ما أهمية عملية تحويل الطلب إلى نقد؟
O2C هي وظيفة أساسية تولد إيرادات للشركة.
من قوائم الانتقاء إلى تصنيف الطلبات، ومن مقارنة البريد السريع إلى الطباعة التلقائية للملصقات، تعمل O2C على تسريع وقت المعالجة وإلغاء التكاليف غير الضرورية.
يمكن أن يؤدي تنفيذ هذه العملية إلى زيادة الربحية والتأثير على نمو الأعمال التجارية.
على الجانب السلبي، يمكن أن تؤثر العملية المعيبة على مختلف مستويات المؤسسة، وأهمها - التدفق النقدي.
من المرجح أن يستسلم العملاء ويتسوقون في مكان آخر إذا لم يتمكنوا من طلب منتج أو خدمة من الموقع الإلكتروني من المحاولة الأولى.
يمكن أن يؤدي ذلك إلى تراجع العملاء وانخفاض محتمل في الإيرادات.
هذه العملية أساسية لمصداقية الشركة وسمعتها.
إذا لم تكن هذه الخدمة جيدة، فقد يعتقد العملاء أن الشركة محتالة.
يمكن لهذا النظام اكتشاف المشكلات واتخاذ الإجراءات المناسبة لإصلاحها.
طلب الفوائد النقدية
- يحسن التدفق النقدي
- تحسين تجربة العملاء و الاحتفاظ بالعملاء
- توفير المال والوقت اللازم لتنفيذ الطلبات للأعمال التجارية
- يعزز الدقة
- تبسيط عملية الشراء
- يقلل من الحاجة إلى التدخل
- تنفيذ الطلبات بدقة وفي الوقت المحدد
- تجنب إعادة إدخال معلومات الطلب والنموذج مرة أخرى
- يثبت أن العمل احترافي وجاد
- تجنب الطلبات المتأخرة والتأكد من وجود منتج كافٍ
- يحسن الإبلاغ عن البيانات ودقة السجلات بمرور الوقت
كيف يعمل الطلب إلى نقداً؟
على الرغم من أن عملية الطلب قد تكون مرهقة لبعض العملاء، إلا أن عملية الطلب قد تكون أصعب بكثير مما يعتقده الناس.
تجمع عملية الطلب بين العديد من الخطوات وتتعاون مع العديد من الشركات، مثل البنوك.
إذا سار كل شيء بسلاسة، يجب أن تشمل العملية الطلب من جانب العميل فقط ومعالجة الطلب وشحنه من جانب الشركة.
لسوء الحظ، يمكن أن يؤدي إصلاح الأخطاء المحتملة، مثل المرتجعات أو الطلبات الخاطئة أو المنتجات الخاطئة، إلى إبطاء العملية.
في مثل هذه الحالات، يركز الموظفون على مهام إدخال البيانات يدويًا، وتزداد معدلات الخطأ، ويطول وقت معالجة الطلبات.
ولكن، إذا كان كل شيء يعمل في الوقت المناسب، يجب أن تتم معالجة الطلبات بنفس سرعة اختيار المنتج.
لنفترض أن شخصاً ما يريد شراء شيء ما من موقع إلكتروني على الإنترنت.
يبحثون عن السلعة التي يحتاجونها، ويضيفونها إلى عربة التسوق، ويتوجهون إلى "تسجيل الخروج".
بمجرد أن يطلبوا المنتج، ما عليهم سوى انتظار الشركة لتسليمه.
تبدأ الشركة في معالجة طلبها من خلال ملء المعلومات الشخصية اللازمة للشحن والفوترة والدفع.
بالترتيب الزمني، ترتيب الدورة النقدية يجب أن تبدو هكذا:
استلام الطلب -> إدارة الدفع -> تنفيذ الطلب -> شحن الطلب -> إنشاء فاتورة -> إدارة النقد
خطوات دورة الطلب إلى النقد
إدارة الطلبات
وهو إجراء تستخدمه الشركات لتلقي طلبات المبيعات ومراقبتها وإتمامها.
من الممارسات المعتادة مراقبة المبيعات والطلبات والمخزون والتنفيذ باستخدام نظام إدارة الطلبات (OMS).
إدارة الائتمان
ولتحديد شروط وقيود الائتمان التي يجب توفيرها لعملائها، يقوم فريق إدارة الائتمان بدراسة وتفسير مجموعة متنوعة من نقاط البيانات.
الفواتير - الفواتير
ثم يتلقى العميل فاتورة بعد تسليم السلعة أو الخدمة.
يجب أن تتضمن الفاتورة معلومات عن الطلب، بما في ذلك عنواني الفواتير والشحن، ووصفاً للمنتجات أو الخدمات المقدمة، وتفصيلاً مفصلاً للرسوم، بما في ذلك الضرائب والرسوم.
المدفوعات
للمساعدة في زيادة كفاءة عملية الدفع، يجب على الشركة أن تقدم للعملاء بوابة فواتير الدفع عبر الإنترنت.
عندها يمكن للعملاء كتابة معلومات الدفع الخاصة بهم - أرقام البطاقة والاسم.
طلب (تحصيل) نقدي (تحصيل)
عندما ترغب شركة ما في تطبيق دفعة على رصيد العميل، يقوم التطبيق النقدي بمطابقة المدفوعات الواردة مع الفواتير المفتوحة.
يحدث التطبيق النقدي عندما يتم الانتهاء من الإيرادات.
تقرير (تحليل)
يساعد إعداد التقارير في الكشف عما إذا كانت الشركة تقوم بتحصيل المدفوعات كما هو متوقع أو لديها عوائق مثل الفواتير المتنازع عليها والعملاء المتأخرين في السداد.
توفر التقارير نظرة ثاقبة على حسابات الشركة وما إذا كانت الأموال قد وصلت إليها أم لا.
ما هو ضروري لنجاح عملية تحويل الطلب إلى نقد؟
برنامج معالجة الطلبات
من الناحية المثالية، يجب أن يقوم O2C أولاً بمعالجة وجمع جميع البيانات المتعلقة بالطلبات والعملاء.
تعمل أنظمة البرامج هذه على تحسين مهام معالجة الطلبات وتساعد على أتمتة العمليات اليدوية وتقليل الأخطاء البشرية وتحسين تجربة العملاء وأداء الأعمال وزيادة ربحية الأعمال.
الآلات الأوتوماتيكية وأنظمة الأرفف
يجب أن يكون تنظيم المستودع آلياً قدر الإمكان.
من خلال تنفيذ الأتمتة، يتحرك كل شيء بشكل أسرع وبأخطاء أقل.
من أجل اختيار المنتجات ونقلها من موقعها في المستودع إلى يد المشغل لمرحلة التعبئة والتغليف، يجب أن تحتوي المستودعات على آلات آلية وقضبان وشاحنات منصات نقالة ورفوف ومركبات موجهة (AGV).
نظام إدارة المستودعات (WMS)
يمكن للشركات التعامل مع مجموعة متنوعة من المهام المتعلقة بالمستودعات بمساعدة نظام إدارة المستودعات أو WMS.
وهي تعمل في المقام الأول جنبًا إلى جنب مع نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وأنظمة البرامج الأخرى لتحسين دورة معالجة الطلبات، وتحسين جودة الخدمة وخفض التكاليف.
نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)
أن تخطيط موارد المؤسسات يعمل النظام على تبسيط العمليات التجارية من خلال منح جميع الأقسام إمكانية الوصول إلى موقع مركزي لجمع المعلومات.
تساعد أنظمة تخطيط موارد المؤسسات في تتبع معلومات العملاء والعملاء وتحديد أولوياتهم، مما يعزز كفاءة معالجة الطلبات ورضا العملاء.
المستندات في عملية O2C
هناك حاجة إلى مستندات مختلفة في هذه العملية، مثل قائمة الانتقاء، وقائمة التعبئة، ومذكرة التسليم، وبوليصة الشحن، ورقم التتبع، وتتبع الطرد، والمستندات الجمركية.
تتضمن هذه الأوراق قائمة بجميع العناصر التي يجب جمعها في المستودع.
كما أنها دليل على تسليم البريد السريع والعميل والجمارك.
بالإضافة إلى ذلك، تحتوي على تسلسلات رقمية وأرقام تتبع لأمان الطرود.
من الضروري أن تكون قادراً على المطالبة بالخسارة أو التلف.
كيف يمكن تحسين عملية تحويل الطلب إلى نقد؟
يجب أن تركز كل شركة على تحسين عملية O2C لأنها تضيف إلى تجربة العميل.
فهو يساعد على توصيل المنتجات بشكل أكثر كفاءة وسرعة للعملاء.
يجب على الشركة تنفيذ الحل والبرامج المناسبة لتحسين عملية تحويل الطلب إلى نقد.
إنه مزيج من إدارة العمليات، والتعاون بين الإدارات، والتكنولوجيا الحديثة.
باستخدام التقنيات الحقيقية والافتراضية، يمكن للأعمال التجارية تعزيز معالجة الطلبات من خلال أتمتة العمليات المتكررة التي تؤدي في كثير من الأحيان إلى أخطاء بشرية وتسريعها وتحسينها.
يتمثل أحد الأساليب النموذجية لتحسين معالجة الطلبات في استخدام المعدات المخصصة وبرامج معالجة الطلبات.
إذا أرادت الشركة تحسين عملياتها، فيجب عليها ذلك:
- أتمتة العملية
- عمليات O2C الموحدة
- رقمنة عملية الطلبات لتحسين دقة تفاصيل الطلبات
- الانتباه إلى تفاصيل معلومات العميل والإبلاغ عن الأخطاء لتقليل التأخير
- إبقاء خدمة العملاء نشطة على مدار 24/7
- تجنب زيادة الرسوم
- معالجة بيانات العملاء
تحويل الطلب إلى نقد مقابل تحويل السعر إلى نقد
كما هو مقرر سابقًا، يشير مصطلح "الطلب حتى النقد" إلى الخطوات اللازمة لتوريد السلع والخدمات التي يطلبها العملاء.
تغطي هذه العملية دورة حياة تنفيذ الطلبات بالكامل، والتي تتضمن أساليب مختلفة مثل إدارة المخزون والعمليات والإنتاج.
على عكس عملية تحويل الطلب إلى نقد، التي تبدأ عندما يقوم العميل بتقديم طلب، فإن عملية تحويل السعر إلى نقد تغطي نطاقًا أوسع من العمليات التجارية.
تبدأ هذه العملية بنية العميل في الشراء من الشركة وتنتهي باستلام الإيرادات.
تختلف عملية تحويل الطلب إلى نقد (O2C) وعملية تحويل السعر إلى نقد (QTC) في المقام الأول لأن عملية تحويل الطلب إلى نقد تستثني تقديم عرض أسعار إلى العميل ومفاوضات العقود.
من ناحية أخرى، يشمل عرض الأسعار حتى النقد جميع إجراءات إدارة العقود، مثل تكوين العقود والتفاوض والتنفيذ وإدارة الإيرادات والاعتراف بها.
تشكل العديد من العمليات التجارية عملية عرض الأسعار إلى الدفع النقدي، والتي تبدأ بعرض الأسعار والمفاوضات وتنتهي بالدفع للعميل وإعداد التقارير.
هذه هي الخطوات الأولى في عملية تحويل السعر إلى نقد ويتم تنفيذها قبل بدء دورة تحويل الطلب إلى نقد.
طلب تحويل الأموال إلى نقدية لأعمال الاشتراكات
يمكن أن تخدم عملية تحويل الطلبات إلى نقدية كلاً من الأعمال التجارية عبر الإنترنت والأعمال التجارية التقليدية.
لن تتمكن معظم الشركات القائمة على الاشتراكات من العمل بدون عملية تحويل الطلبات إلى نقدية لأنها أفضل طريقة لمعالجة الطلبات والتسليمات في الوقت المحدد.
تحظى عملية تحويل الطلب إلى نقد بشعبية كبيرة في الشركات القائمة على الاشتراك أو Saas.
كما أن شركات عملاقة مثل Amazon و AliExpress و eBay تستخدم جميعها هذه الطريقة.
تحقيق الدخل هناك حاجة إلى برنامج لكي تعمل عملية تحويل الطلب إلى نقد بشكل صحيح.
هذا هو السبب في أن سحابة Tridens Monetization برنامج الفوترة تتيح عمليات التكامل التي يمكن أن تساعد في المدفوعات والضرائب وعلاقات العملاء وإدارة العمليات التجارية.
