أصبحت المنافسة بين الشركات أكثر شراسة في العصر الرقمي. وهو أمر لا يمكن لأي شخص - وينبغي عليه - أن يتورط فيه. إذا كنت تعمل في مجال الأعمال التجارية منذ فترة طويلة الآن، أكثر من 20 عاماً مثلاً، فعليك أن تكون أكثر حذراً من "المزعزعين" في هذه الصناعة. بعض من أكبر الشركات في العالم - بما في ذلك أمازون وجوجل - جديدة نسبيًا في هذه الصناعة. لقد غيرت هذه الشركات الصناعة التقليدية إلى الأبد بطرقها الجديدة الممتازة للقيام بالأشياء. وعلى طول الطريق، قاموا أيضاً بتغيير طريقة عمل العمليات والأنظمة المالية.
جدول المحتويات
المحاسبة كمخطط للفوترة
يخبرنا قاموس Dictionary.com أن دفتر الأستاذ كان في البداية عبارة عن دفتر يُحتفظ به في مكان واحد - مثل الكنيسة - ويمكن الوصول إليه علانية. لم تتغير فكرة دفتر الأستاذ وقيمته كثيراً منذ تلك الأيام الأولى. لكن في الوقت الحاضر، من المحتمل أنك لا تريد أن يكون دفتر الأستاذ مفتوحًا ويمكن الوصول إليه. المحاسبة هي المخطط الأساسي لفواتيرك. فهو يقدم دليلاً واضحاً على رؤيتك وما تريد القيام به. وعلى نفس المنوال، يمكن أن تكون كيفية إصدار الفواتير للعملاء أحد جوانب ميزتك التنافسية. أجد أن الفوترة الذكية يمكن أن تساعدك الممارسات على إطلاق المنتجات بشكل أسرع ودخول أسواق جديدة بشكل أفضل، بالإضافة إلى تكييف الخدمات حسب احتياجات العملاء المحددة، وتقليل الهدر وزيادة فرص المبيعات إلى أقصى حد.
اعتماد عمليات الفوترة الخاصة بك
مع كل ما قيل، فإن عملية الفوترة التي تستخدمها الآن - مثلها مثل أي نوع آخر من العمليات - لن تعمل إلى الأبد. أنت بحاجة إلى تحديثها بانتظام، تماماً مثل شركتك نفسها، ومنافسيك، والطلب العام في السوق الذي يتطور. يمكن أن يؤدي التمسك بالممارسات القديمة إلى إبطاء نهج الفوترة إلى أن يصبح كل شيء متماسكاً بالغراء والدعاء. عندما يحدث ذلك، ستفقد أي ميزة اكتسبتها من العملية. والأسوأ من ذلك، لا يمكنك أن تتوقع من شخص ما أن يخبرك عندما يحين الوقت لتغيير الاستراتيجيات. أنت وحدك من يمكنه معرفة ذلك.
هذا هو السبب في أنه من الضروري جداً بالنسبة لك أن تكون على اطلاع مستمر على ضرورة تغيير أنظمة وعمليات الفوترة. لا أريد أن أبدو مذعورًا هنا، ولكن العديد من الشركات ببساطة لا يمكنها الاستمرار إذا كانت أنظمة الفوترة الخاصة بها تعمل بكامل طاقتها. فيما يلي بعض الأسئلة التي يجب أن تطرحها على نفسك للتأكد من أنك تحصل على أقصى قيمة من نهجك. يمكن أن تساعدك الإجابات على هذه الأسئلة على درء المشاكل، وإعدادك بشكل أفضل لليوم الذي يتعين عليك فيه تطبيق نموذج جديد، أو إطلاق منتج أو خدمة جديدة، أو إعادة تجميع منتج أو خدمة حالية. ها نحن أولاء
هل يساعد الاستشاريون في تحسين المرونة في عملية إعداد الفواتير؟
من واقع خبرتي، أجد أن الاستشاريين يمكن أن يعيقوا أحياناً تجربة الفوترة بدلاً من أن يساعدوا في ذلك. فالرغبة والقدرة على التجربة جزء مهم من توفير الفوترة المرنة. قد يفضل الاستشاريون محاولة "ترقيع" عملية معطلة بدلاً من تثبيت عملية أحدث وأكثر مرونة مما يعني أنك لا تحتاج إلى خبراتهم وخدماتهم بنفس القدر. إذا اخترت توظيف الاستشاريين وطلب المشورة منهم، فيجب أن تكون مستعداً لهم حتى تستفيد من وقتهم على أفضل وجه. وعليك أيضاً أن تتأكد من تحديد أهدافك لهم ولعملهم بوضوح وتوصيلها لهم ولعملهم. يمكنك أيضًا تخصيص موارد إضافية لتدريب العاملين في مجال الفوترة وتكنولوجيا المعلومات داخل الشركة لتمكينهم من إيجاد الفرص والأدوات وتطبيق هذه الأساليب الحديثة الجديدة.
إلى أي مدى تستفيد من ظروف السوق المتغيرة مع عملياتك الحالية؟
كيف يعكس نهجكم في الفوترة عقود العملاء التي تقدمونها؟ هل يتم تطبيق هذه العقود تلقائيًا، أم أن هناك شخصًا ما يحتاج إلى مراجعة الاتفاقية قبل أن يقرر كيف - ومتى - يتم إصدار الفواتير للعميل؟ إذا كانت لديك عملية يدوية، فمن المحتمل أن تتمكن من تحسينها بطريقة ما. فكر في اعتماد عملية تتيح لشركتك تنفيذ تغييرات مفاجئة على الأسعار دون الحاجة إلى الكثير من الأعمال الورقية الإضافية. قم بتخطيط كيف سيبدو هذا وكيف سيعمل في وقت مبكر حتى تكون مستعدًا عندما يحين الوقت. هذه حالة أخرى تكون فيها خفة الحركة أمراً بالغ الأهمية. تتمتع العديد من أنظمة الفوترة الحديثة بالتطور اللازم للتعامل مع التغييرات في الوقت الفعلي. يكمن التحدي في وضع خطة تسمح لك بالاستفادة من ذلك. في نهاية المطاف، يجب أن تدع ما تفعله يمليه عليك السوق، ولكن هذا لا يعني أنه لا يمكنك التحكم في كيفية سير الأمور.
ما مدى مرونة - وسهولة الوصول إليها - أنظمة الفوترة الخاصة بك؟
هذا شيء من المرجح أنك تريد أن تسأل الموظفين الذين يديرون الفوترة لك. تشمل نقاط الألم الأكثر شيوعًا للموظفين دورات تكنولوجيا المعلومات الطويلة حول التحديثات التي تدعم التغييرات في اللوائح وطرق الفوترة الجديدة. إذا لم يكن لديك نظام فوترة مرن، فمن المحتمل أن يكون لدى الأشخاص الذين يتعين عليهم تجميع الفواتير والإبلاغ عن الإيرادات مشاعر قوية حول هذا كله. هناك العديد من المشاكل المرتبطة بوجود نظام غير مرن. وهي تشمل الحلول اليدوية لجداول البيانات والأنظمة الأخرى خارج النظام الأساسي لتخطيط موارد المؤسسات ونظام الفوترة.
كما سيكون لقسم المبيعات وفريق تطوير المنتجات آراء قوية في هذا الشأن. يمكن أن تتباطأ بسبب الأنظمة غير المرنة. فهي تجعل من الصعب على هذه الفرق استثمار أفكارها الجديدة ودعم عقود أفضل وأحدث وأكثر تنافسية. من المحتمل أن تصادف نفس المشاكل في هذا القسم مع مشاكل مثل الحلول اليدوية. على سبيل المثال، قد ترى مندوبي المبيعات يكتبون عقود خدمة لا يمكن ترجمتها إلى نظامك الحالي. وهذا يعني أنه يتعين على مجموعة الشؤون المالية استيعاب الفواتير وجداول البيانات لمرة واحدة. إذا أصبح التدوير اليدوي هو القاعدة وليس الاستثناء، فإن ذلك يخلق ساعات من الملل للأشخاص في الشؤون المالية. وهذا يؤدي إلى عدم القدرة على إغلاق الفترات المالية في الوقت المحدد.
من واقع خبرتي، يجب أن يسمح وجود نظام مرن - لا يزال يحتوي على حواجز حماية - لفرق الشؤون المالية بأن تصبح أفضل تنظيماً واستجابة للتغيير. وينبغي أن تكون لديهم القدرة على استيعاب التغيير بنظام منظم ولكن لا يزال مرناً بسرعة. كما يجب أن يكونوا قادرين على أتمتة الفواتير ذات الحجم الكبير عند مواجهة تغييرات بسيطة في التكوين لتجنب دورات التطوير الطويلة والمكلفة.
