Software per l'elaborazione delle fatture: Caratteristiche, vantaggi e top picks (2024)

Sta cercando il modo migliore per automatizzare la fatturazione nel 2024? Ecco tutto quello che deve sapere sul software di elaborazione delle fatture.

Sapeva che la maggior parte delle aziende gestisce fino a 500 fatture ogni mese? 

E quel numero è costantemente in aumento.

Con questo tipo di volume, la necessità di un software di elaborazione delle fatture efficiente e automatizzato è più grande che mai.

Ma cos'è esattamente il software di elaborazione fatture e come funziona? Quali vantaggi offre e quali caratteristiche deve ricercare quando sceglie una soluzione per la sua attività specifica?

In questo articolo, risponderemo a tutto questo e ad altro ancora per aiutarla a fare la scelta giusta. 

Facciamo un salto nel buio.

Che cos'è il software di elaborazione delle fatture?

Il software di elaborazione delle fatture è uno strumento digitale che aiuta le organizzazioni di tutte le dimensioni ad automatizzare l'intero ciclo di vita della gestione delle fatture, dalla ricezione iniziale alla ricezione del pagamento. 

Con il Il miglior software di fatturazioneLe aziende non devono inserire i dati manualmente e rischiare di commettere errori. Il software estrae automaticamente i dati dalle fatture, li convalida e li inoltra per l'approvazione.

Come funziona il software di elaborazione delle fatture?

Il software di elaborazione delle fatture semplifica il modo in cui le aziende gestiscono le fatture, automatizzando le attività principali. 

Quando un'azienda riceve una fattura - che sia via e-mail, PDF o attraverso un sistema elettronico - il software ne cattura e digitalizza i dettagli. 

Poi convalida automaticamente la fattura rispetto agli ordini di acquisto o alle ricevute di consegna, per assicurarsi che tutti i dati siano accurati. 

Dopo la convalida, la fattura viene inoltrata al team appropriato per l'approvazione in base a flussi di lavoro predefiniti. 

Una volta approvata, il software programma la fattura per il pagamento e i dettagli vengono registrati nel sistema contabile per qualsiasi riferimento futuro.

Caratteristiche principali del software di elaborazione delle fatture

Ora che ha capito meglio cos'è il software per l'elaborazione delle fatture, esaminiamo le caratteristiche principali che offre:

Inserimento automatico dei dati

Utilizzando tecnologie come il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e l'apprendimento automatico, il software scansiona e cattura i dati delle fatture - come i dettagli del fornitore, gli importi e le date - e li inserisce automaticamente nel suo sistema contabile. 

Questo non solo fa risparmiare tempo, ma riduce anche il rischio di errori che si verificano comunemente con l'inserimento manuale.

Corrispondenza delle fatture

La corrispondenza delle fatture assicura che le aziende paghino solo i beni o i servizi che sono stati correttamente consegnati e concordati. 

Il processo prevede il confronto delle fatture con i documenti pertinenti, come gli ordini di acquisto e le ricevute delle merci. 

Ad esempio, in una corrispondenza a due vie, la fattura viene controllata rispetto all'ordine di acquisto, mentre una corrispondenza a tre vie include anche la ricevuta della merce. 

Questo sistema automatizzato riduce il rischio di errori, pagamenti eccessivi e frodi, segnalando le discrepanze per la revisione. 

Flusso di lavoro di approvazione

Il flusso di lavoro di approvazione si riferisce a un processo strutturato che assicura che tutte le fatture siano esaminate e autorizzate correttamente prima del pagamento. 

Questo flusso di lavoro prevede in genere l'instradamento delle fatture attraverso varie fasi di approvazione in base a regole predefinite, come l'importo della fattura, il reparto o il tipo di spesa. 

Il software inoltra automaticamente le fatture ai responsabili dell'approvazione e può contrassegnare qualsiasi potenziale problema da rivedere.

Capacità di integrazione

Le capacità di integrazione sono fondamentali per assicurarsi che tutto funzioni senza problemi con i suoi sistemi esistenti (come il software di contabilità o le piattaforme ERP). 

Queste integrazioni consentono al software di condividere automaticamente i dati tra i sistemi. 

Collegando tutto insieme, l'integrazione assicura che i processi di fatturazione si svolgano in modo efficiente e che le informazioni siano coerenti tra le diverse parti della sua azienda. 

Reporting e analisi

I report e le analisi la aiutano a generare report e dashboard in tempo reale che forniscono informazioni sullo stato delle fatture, sulle tendenze di pagamento e sul flusso di cassa. 

Può creare rapporti personalizzati per analizzare metriche specifiche, come le fatture in ritardo, i ritardi nei pagamenti e le prestazioni dei fornitori.

Vantaggi dell'uso del software di elaborazione delle fatture

Dalla migliore efficienza organizzativa alla conformità, i vantaggi dell'utilizzo degli strumenti IPS sono numerosi.

Di seguito, entreremo nei dettagli di alcuni dei principali:

Efficienza migliorata

Le aziende possono migliorare drasticamente l'efficienza organizzativa automatizzando compiti come l'inserimento dei dati e l'approvazione delle fatture per accelerare i processi. 

Le fatture vengono elaborate più velocemente, i pagamenti vengono effettuati in tempo e il personale può concentrarsi su attività più strategiche, invece di rimanere impantanato nel lavoro manuale.

Migliore precisione

Il software di elaborazione delle fatture riduce gli errori e gli errori umani che spesso sono associati al lavoro manuale. 

Il software include la tecnologia per leggere ed elaborare accuratamente le fatture, assicurandosi che tutto sia corretto prima di effettuare i pagamenti finali. 

Risparmio sui costi

Il software per l'elaborazione delle fatture fa anche risparmiare denaro all'azienda, riducendo il tempo e la manodopera necessari per gestire le fatture. 

L'elaborazione manuale delle fatture spesso richiede molto tempo e risorse, ma l'automazione può tagliare questi costi fino a 80%. 

Gestione della conformità più semplice

Il software di elaborazione delle fatture assicura che tutte le fatture siano gestite secondo le politiche interne e i requisiti normativi. 

I sistemi automatizzati mantengono accurate tracce di audit, facilitando la tracciabilità di chi ha approvato cosa e quando, il che è fondamentale durante gli audit. 

Questi sistemi sono spesso dotati di funzioni integrate per aiutare le aziende a rispettare le diverse normative finanziarie, come le leggi fiscali e gli standard di protezione dei dati.

Maggiore visibilità

Il software di elaborazione delle fatture offre alle aziende una migliore visibilità, consentendo loro di monitorare le fatture in tempo reale.

Questo aiuta le aziende a monitorare il flusso di cassa a colpo d'occhio, a individuare potenziali colli di bottiglia e ad affrontare qualsiasi problema prima che si aggravi.

I migliori software per l'elaborazione delle fatture per il 2024

Vediamo ora quali sono i migliori software per l'elaborazione delle fatture attualmente sul mercato e cosa offre ciascuno di essi.

Tridens Monetization

Tridens Monetization è un software di fatturazione all'avanguardia, progettato per gestire scenari di fatturazione complessi, tra cui la gestione degli abbonamenti, la fatturazione basata sull'uso e la tariffazione in tempo reale. Offre una soluzione completa per le aziende che desiderano snellire i processi di fatturazione e bollettazione, in particolare per quelle che operano nei settori delle telecomunicazioni, dell'energia e delle utility, della finanza e dei media digitali.

Caratteristiche:

• Funzionalità di fatturazione avanzate: Supporta diversi modelli di fatturazione, come addebiti ricorrenti, basati sull'uso e una tantum.
• Carica e valutazione in tempo reale: Elabora le transazioni in tempo reale, garantendo una fatturazione immediata e accurata.
• Gestione delle fatture: Automatizza la generazione, la consegna e il monitoraggio delle fatture.
• Gestione dei clienti: Piattaforma centralizzata per la gestione dei conti dei clienti, dei pagamenti e degli abbonamenti.
• Flessibilità di integrazione: Si integra facilmente con i sistemi CRM, ERP e di gateway di pagamento esistenti.
• Analisi e rapporti: Offre approfondimenti dettagliati sulla fatturazione, sui dati, sul comportamento dei clienti e sulle tendenze dei ricavi.
• Integrazione AI: Strumenti guidati dall'AI per l'automazione e il reporting avanzati.

Pro

• Scalabilità: Gestisce grandi volumi di transazioni senza compromettere le prestazioni.
• Personalizzazione: Altamente personalizzabile per adattarsi a modelli e requisiti aziendali specifici.
• Elaborazione in tempo reale: L'elaborazione immediata delle transazioni migliora la soddisfazione dei clienti.
• Assistenza completa: Offre un'eccellente assistenza clienti e servizi professionali per l'implementazione.

Contro

• Curva di apprendimento: Può richiedere una curva di apprendimento per le aziende che sono alle prime armi con i sistemi di fatturazione avanzati.
• Non è adatto alle piccole aziende: Il sistema di fatturazione avanzato di Tridens è adatto alle aziende e alle imprese di medie e grandi dimensioni.

Il meglio per

Tridens Monetization è ideale per le aziende che necessitano di sofisticate funzionalità di fatturazione e bollettazione. Le aziende di settori come le telecomunicazioni, l'energia e le utility, e i fornitori SaaS possono trarre grandi vantaggi dalle sue funzioni avanzate. Ad esempio, un'azienda di telecomunicazioni che offre vari piani di abbonamento e servizi aggiuntivi può utilizzare Tridens Monetization per gestire la fatturazione e il pagamento senza problemi.

Cosa dicono i clienti?

• Prodotto e assistenza post-vendita fantastici.
• Una piattaforma di fatturazione flessibile con un forte team di sviluppo e assistenza.
• Mi piace particolarmente il fatto che Tridens Monetization sia una soluzione in un unico punto, dove posso svolgere tutte le attività del nostro processo.

BILL (Bill.com)

BILL è una famosa soluzione di automazione della contabilità fornitori che semplifica la gestione delle fatture e dei pagamenti per le piccole e medie imprese. 

Caratteristiche

• Approvazioni automatizzate delle fatture: Semplifica il processo di approvazione con flussi di lavoro personalizzabili.
• Controlli della contabilità fornitori: Gestisce e tiene traccia di pagamenti, contratti e termini di pagamento da un'unica piattaforma.
• Fatturazione: Crea, personalizza e invia le fatture in modo rapido, con opzioni per le ricorrenze. sistemi di fatturazione.
• App mobile: Può accedere a fatture, pagamenti e approvazioni in movimento tramite l'app mobile di Bill.
• Pagamenti internazionali: Supporta pagamenti in oltre 130 valute, oltre alle opzioni ACH e di bonifico bancario.

Pro

• Integrazione perfetta: Si integra perfettamente con i principali sistemi contabili come QuickBooks e Xero.
• Automazione del flusso di lavoro: Le approvazioni automatizzate e l'elaborazione dei pagamenti snelliscono i flussi di lavoro.
• Cruscotto facile da usare: Cruscotto pulito e organizzato, facile da navigare.

Contro

• Limiti di personalizzazione: Opzioni di personalizzazione limitate per i rapporti.
• Problemi di integrazione: Problemi occasionali di integrazione con altri sistemi.
• Supporto lento: I tempi di risposta dell'assistenza clienti possono essere lenti.
• Costo più alto: Prezzi più alti rispetto ad alcuni concorrenti.

Il meglio per

Bill è ideale per le piccole e medie imprese che vogliono semplificare le loro finanze.

Cosa dicono i clienti?

• Bill AP rende incredibilmente facile l'inserimento di nuovi fornitori!
• La sincronia di Bill è eccezionale e rende il nostro flusso di lavoro molto fluido.
• La facilità di trovare vecchi documenti.

Tipalti

Tipalti è un software per l'elaborazione delle fatture che automatizza il pagamento delle fatture e la loro gestione, rendendo più facile per le aziende gestire i pagamenti globali e le tasse. 

È un'ottima soluzione per le aziende che si occupano di molte transazioni internazionali e che hanno bisogno di mantenere organizzati i processi finanziari.

Caratteristiche

• Pagamenti globali: Supporto di più valute e opzioni di pagamento come ACH, bonifici bancari e PayPal.
• Gestione dei fornitori: Onboarding e gestione centralizzata dei fornitori.
• Conformità e rilevamento delle frodi: Assicura la conformità fiscale e normativa e include la protezione dalle frodi.
• Integrazione ERP: Si integra perfettamente con i principali sistemi ERP come NetSuite e SAP.
• Supervisione della spesa: Fornisce analisi e rapporti in tempo reale per un migliore controllo finanziario.

Pro

• Buona UI: Facile da usare, con un'interfaccia intuitiva.
• Buona compatibilità: Gestisce pagamenti globali complessi e supporta più valute.
• Integrazione: Si integra bene con i sistemi contabili più diffusi, come QuickBooks Online.

Contro

• Problemi di connessione: A volte ci sono problemi di connessione tra Tipalti e i sistemi bancari.
• Supporto lento: L'assistenza clienti potrebbe impiegare più tempo del previsto per rispondere.
• Ritardi nell'elaborazione: Alcuni utenti hanno notato dei ritardi nell'elaborazione dei pagamenti o alcune funzioni non funzionano in modo ottimale, come l'OCR.

Il meglio per

Tipalti è ideale per le aziende di medie dimensioni con esigenze complesse di pagamento globale. Ad esempio, un'azienda tecnologica che paga regolarmente i collaboratori internazionali in più valute.

Cosa dicono i clienti?

• La caratteristica migliore per me è l'impegno costante di Tipalti nell'aiutare i suoi clienti.
• Tipalti è vigile nel rilevare qualsiasi cambiamento di nome o di informazioni bancarie che potrebbe indicare una frode.
• Tipalti ha ridotto i nostri colli di bottiglia - e a sua volta ci ha fatto risparmiare molto denaro.

Xero

Xero è un software di contabilità basato sul cloud, progettato principalmente per le piccole e medie imprese.

Caratteristiche

• Fatturazione e bollettazione: Crea e invia fatture, traccia i pagamenti e automatizza i promemoria.
• Riconciliazione bancaria: Importazione e riconciliazione automatica delle transazioni bancarie.
• Rendiconto finanziario: Accedere a rapporti finanziari dettagliati, compresi i conti economici e i bilanci.
• Gestione dell'inventario: Traccia i livelli delle scorte e gestisce l'inventario.
• Integrazioni di terze parti: Si colleghi con oltre 1.000 app, tra cui CRM, e-commerce e sistemi di buste paga.

Pro

• Utenti illimitati: Xero consente un numero illimitato di utenti su tutti i piani, il che è vantaggioso per le piccole imprese con più dipendenti che hanno bisogno di accedere.
• Integrazioni forti: Con oltre 1.000 integrazioni di app, Xero può collegarsi facilmente ad altri strumenti come i sistemi di busta paga, CRM ed e-commerce.
• Interfaccia facile da usare: Il design di Xero è intuitivo e facilita la navigazione e la gestione delle finanze in modo efficiente.
• Alimentazioni bancarie automatizzate: Importa e categorizza automaticamente le transazioni.

Contro

• Nessuna assistenza telefonica diretta: L'assistenza clienti è disponibile solo via e-mail.
• Curva di apprendimento: I nuovi utenti potrebbero trovare le ampie funzioni di Xero difficili da padroneggiare.
• Limitazioni delle funzioni nei piani inferiori: Alcune funzioni avanzate, come la multivaluta e il monitoraggio dei progetti, sono disponibili solo nei piani di livello superiore.

Il meglio per

Xero è perfetto per le piccole imprese che hanno bisogno di una contabilità semplice. 

Per esempio, un negozio al dettaglio locale potrebbe utilizzare Xero per gestire l'inventario, tracciare le spese e gestire le transazioni multivaluta, il tutto rimanendo al passo con la fatturazione e la rendicontazione finanziaria in un'unica piattaforma di facile utilizzo.

Cosa dicono i clienti?

• Xero è più conveniente rispetto agli altri software disponibili.
• L'interfaccia pulita e user-friendly la rende molto facile da usare.
• Xero offre un'integrazione diretta con molti popolari software di gestione dell'inventario.

Sage Intacct

Sage Intacct è un software di contabilità basato sul cloud, creato appositamente per aiutare le aziende in crescita a gestire le loro finanze in modo più efficiente. È particolarmente adatto alle aziende con esigenze finanziarie più complesse.

Caratteristiche

• Reporting avanzato: Offre rapporti finanziari personalizzabili e multidimensionali.
• Approfondimenti basati sull'AI: Include strumenti di AI per automatizzare e migliorare le previsioni e il processo decisionale.
• Gestione multi-entità: Gestisce le finanze di più entità con funzioni di consolidamento. Questo la rende particolarmente utile per fatture ricorrenti. 
• Capacità di integrazione: Si integra perfettamente con altri sistemi aziendali come Salesforce.
• Soluzioni specifiche per il settore: Funzionalità su misura per vari settori, tra cui le organizzazioni non profit e l'assistenza sanitaria.

Pro

• Scalabilità: Gestisce facilmente i consolidamenti multi-entità e globali. 
• Personalizzazione: La piattaforma è altamente personalizzabile, consentendo alle aziende di adattarla alle loro esigenze specifiche.
• Integrazione: Sage Intacct si integra bene con altri sistemi aziendali popolari. 

Contro

• Complessità: Sage Intacct ha una curva di apprendimento ripida, soprattutto per gli utenti che non conoscono i sistemi contabili avanzati.
• Costo: I prezzi possono essere elevati, soprattutto per le aziende più piccole, e richiedono preventivi personalizzati.
• Sfide di personalizzazione: Pur essendo personalizzabile, la creazione di report o flussi di lavoro personalizzati può richiedere molto tempo.

Il meglio per

Sage Intacct è particolarmente vantaggioso per le aziende SaaS con software per fatture ricorrenti esigenze.

Supporta modelli di fatturazione complessi, tra cui quelli basati sull'uso e fatturazione dell'abbonamento. 

Cosa dicono i clienti?

• Una delle caratteristiche più importanti per me è l'integrazione perfetta dei libri mastri con il libro mastro principale (GL).
• L'assistenza clienti di Sage è stata straordinaria.
• Tutto è in un unico posto, tutto in un unico sistema.

SAP Concur

SAP Concur è una piattaforma basata sul cloud che semplifica e automatizza la gestione di viaggi, spese e fatture per le aziende. 

Offre una visibilità e un controllo completi sulle spese dei dipendenti, integrando le prenotazioni di viaggio, le note spese e l'elaborazione dei pagamenti in un sistema unificato. 

Caratteristiche

• Gestione dei viaggi e delle spese: Automatizza la prenotazione dei viaggi, la rendicontazione delle spese e i processi di approvazione.
• Integrazione di app mobili: Consente agli utenti di gestire le spese e le prenotazioni di viaggio in movimento.
• Conformità globale: Assicura che l'azienda sia conforme alle normative locali e alle politiche aziendali.
• Reporting avanzato: Fornisce approfondimenti sui modelli di spesa con rapporti personalizzabili.

Pro

• Automazione: SAP Concur semplifica la gestione delle spese, le prenotazioni di viaggio e l'elaborazione delle fatture. 
• Integrazione: La forte integrazione con le carte aziendali e i sistemi di contabilità aiuta a semplificare i flussi di lavoro finanziari.
• Facile da usare: Molti utenti trovano l'interfaccia intuitiva, il che porta ad una più rapida adozione da parte dei team.

Contro

• Problemi di assistenza clienti: Alcuni utenti segnalano spesso tempi di risposta lenti e opzioni di assistenza limitate. 
• Configurazione complessa: La configurazione iniziale e la personalizzazione possono essere impegnative. 
• Prezzo: SAP Concur può essere costoso, soprattutto per le aziende più piccole, e alcuni utenti ritengono che non offra un valore sufficiente per il costo.

Il meglio per

SAP Concur è ideale per le medie imprese e le grandi aziende che hanno bisogno di automatizzare e semplificare i processi di gestione di viaggi, spese e fatture. 

Per esempio, un'azienda multinazionale con dipendenti che viaggiano spesso può trarre grandi vantaggi dalla capacità di SAP Concur di integrare le prenotazioni di viaggio, il monitoraggio delle spese e l'approvazione delle fatture in un'unica piattaforma.

Cosa dicono i clienti?

• Un luogo unico e facile per gestire le mie spese T&E.
• SAP Concur dà molto valore al feedback diretto dei clienti.
• SAP ha un'interfaccia utente molto intuitiva e si adatta alle esigenze di lavoro di ogni utente!

Come scegliere il giusto software di elaborazione delle fatture

Ora non resta che scegliere il software di elaborazione delle fatture più adatto alla sua azienda. 

Vediamo quindi quali sono i criteri da tenere in considerazione.

Valutare le sue esigenze aziendali

Per cominciare, è essenziale valutare a fondo le esigenze specifiche della sua azienda in materia di elaborazione delle fatture. 

Cominci a delineare i suoi attuali punti dolenti, come i processi manuali che richiedono molto tempo, gli alti tassi di errore o i problemi di ritardo nei pagamenti. 

Poi, consideri il suo volume di fatture e le caratteristiche specifiche, come il supporto multivaluta o le approvazioni automatiche. 

Confronta le caratteristiche e i prezzi

Confronti le caratteristiche che ogni soluzione offre, come l'automazione, le integrazioni e gli strumenti di reporting. 

Cerchi un software che fornisca gli elementi essenziali di cui ha bisogno, senza inutili extra. Allo stesso tempo, valuti il piano tariffario per assicurarsi che il software si adatti al suo budget.

Legga le recensioni e le testimonianze degli utenti

Si prenda del tempo per leggere le recensioni e le testimonianze degli utenti. Offrono spunti di riflessione sulle esperienze reali, sia quelle positive che quelle negative. 

Cerchi dei modelli di feedback per misurare l'affidabilità, la facilità d'uso e l'assistenza clienti del software.

Come implementare il software di elaborazione delle fatture

Ora che ha scelto il software che si adatta perfettamente al suo modello aziendale, l'unica cosa che le resta da fare è come implementarlo.

Vediamo alcune delle migliori pratiche:

Pianificazione e preparazione

Cominci a valutare i suoi attuali processi di fatturazione per trovare potenziali inefficienze e aree specifiche da migliorare. 

Definisca obiettivi chiari su ciò che vuole che il software raggiunga, come la riduzione dei tempi di elaborazione o la minimizzazione degli errori. 

Inoltre, è una buona idea coinvolgere i principali stakeholder nel processo di pianificazione, per garantire che il software soddisfi tutti i requisiti necessari. 

Può creare un piano di implementazione dettagliato, che comprenda le tempistiche, le responsabilità e le tappe fondamentali, per guidare il processo e mantenere tutti in carreggiata.

Formazione del suo team

Per garantire una transizione senza problemi, fornisca al suo team una formazione completa sul nuovo software di elaborazione delle fatture. 

Inizia con sessioni pratiche che coprono le funzioni chiave, i flussi di lavoro e le attività comuni. Offra l'accesso a tutorial, guide e risorse di supporto per un apprendimento continuo. 

Assegni una persona o un team di riferimento per le domande durante le prime fasi. I check-in regolari aiuteranno a rafforzare le competenze e a risolvere eventuali problemi, man mano che il suo team si troverà a suo agio con il software.

Monitoraggio e ottimizzazione

Dopo aver implementato il software, deve monitorare regolarmente le sue prestazioni per assicurarsi che raggiunga i suoi obiettivi. 

Ad esempio, è possibile monitorare le metriche chiave come i tempi di elaborazione, i tassi di errore e i risparmi sui costi. 

Inoltre, si assicuri di raccogliere il feedback del suo team per individuare eventuali problemi che potrebbero influenzare il flusso di lavoro. 

Parole finali: Scegliere il software di elaborazione delle fatture giusto per lei

La scelta del miglior software per l'elaborazione delle fatture non si limita a spuntare le caselle di un elenco di funzioni. 

Si tratta di trovare una soluzione che si adatti veramente alle sue esigenze aziendali, sia che si tratti di snellire i flussi di lavoro, di mantenere l'accuratezza o altro. 

Il software giusto può automatizzare compiti noiosi, ridurre gli errori e fornire preziose informazioni sulle sue operazioni finanziarie. 

Mentre esplora le scelte migliori, si concentri sulla ricerca di un software che non solo risolva le sue sfide attuali, ma che sostenga anche la sua crescita a lungo termine.

È pronto a trasformare il suo processo di fatturazione?

Se sta cercando una soluzione potente, flessibile e scalabile per gestire le sue complesse esigenze di fatturazione, Tridens Monetization potrebbe essere la soluzione perfetta per la sua azienda.

Grazie alle sue funzioni avanzate e alle capacità di elaborazione in tempo reale, può aiutarla a semplificare le operazioni finanziarie e a favorire la crescita.

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