Software de processamento de facturas: Caraterísticas, benefícios e principais escolhas (2024)

Procura a melhor forma de automatizar a sua faturação em 2024? Aqui está tudo o que precisa de saber sobre software de processamento de facturas.

Sabia que a maioria das empresas lida com até 500 facturas todos os meses? 

E esse número é constantemente aumentar.

Com este tipo de volume, a necessidade de um software de processamento de facturas eficiente e automatizado é maior do que nunca.

Mas o que é exatamente um software de processamento de facturas e como funciona? Que vantagens traz e que caraterísticas deve procurar ao escolher uma solução para a sua empresa específica?

Neste artigo, responderemos a tudo isto e muito mais para o ajudar a fazer a escolha certa. 

Vamos lá começar.

O que é um software de processamento de facturas?

O software de processamento de facturas é uma ferramenta digital que ajuda as organizações de todas as dimensões a automatizar todo o ciclo de vida do tratamento de facturas - desde a receção inicial até ao recebimento do pagamento. 

Com o melhor software de faturaçãoCom o software, as empresas não precisam de introduzir dados manualmente e correm o risco de cometer erros. O software extrai automaticamente os dados das facturas, valida-os e encaminha-os para aprovação.

Como funciona o software de processamento de facturas?

O software de processamento de facturas simplifica a forma como as empresas tratam as facturas, automatizando tarefas essenciais. 

Quando uma empresa recebe uma fatura - seja por e-mail, PDF ou através de um sistema eletrónico - o software captura e digitaliza os seus detalhes. 

Em seguida, valida automaticamente a fatura em relação às ordens de compra ou recibos de entrega para se certificar de que todos os dados são exactos. 

Após a validação, a fatura é encaminhada para a equipa adequada para aprovação com base em fluxos de trabalho predefinidos. 

Uma vez aprovada, o software programa a fatura para pagamento e os detalhes são registados no sistema de contabilidade para qualquer referência futura.

Principais caraterísticas do software de processamento de facturas

Agora que já sabe o que é um software de processamento de facturas, vamos analisar as principais caraterísticas que oferece:

Entrada de dados automatizada

Ao utilizar tecnologias como o Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR) e a aprendizagem automática, o software digitaliza e capta dados das facturas - como detalhes do fornecedor, montantes e datas - e insere-os automaticamente no seu sistema de contabilidade. 

Isto não só poupa tempo, como também reduz o risco de erros que tão frequentemente ocorrem com a introdução manual.

Correspondência de facturas

A correspondência de facturas garante que as empresas apenas pagam por bens ou serviços que foram corretamente entregues e acordados. 

O processo envolve a comparação de facturas com documentos relevantes, tais como ordens de compra e recibos de mercadorias. 

Por exemplo, numa correspondência bidirecional, a fatura é comparada com o pedido de compra, enquanto uma correspondência tripla inclui também a entrada de mercadorias. 

Este sistema automatizado reduz o risco de erros, pagamentos excessivos e fraudes, assinalando discrepâncias para revisão. 

Fluxo de trabalho de aprovação

O fluxo de trabalho de aprovação refere-se a um processo estruturado que garante que todas as facturas são devidamente revistas e autorizadas antes do pagamento. 

Este fluxo de trabalho envolve normalmente o encaminhamento de facturas através de várias fases de aprovação com base em regras pré-definidas, tais como o montante da fatura, o departamento ou o tipo de despesa. 

O software encaminha automaticamente as facturas para os aprovadores relevantes e pode marcar quaisquer questões potenciais para revisão.

Capacidades de integração

As capacidades de integração são fundamentais para garantir que tudo funciona sem problemas com os seus sistemas existentes (tais como software de contabilidade ou plataformas ERP). 

Estas integrações permitem que o software partilhe automaticamente dados entre sistemas. 

Ao ligar tudo, a integração garante que os seus processos de faturação são executados de forma eficiente e que a informação é consistente em diferentes partes da sua empresa. 

Relatórios e análises

Os relatórios e a análise ajudam-no a gerar relatórios e painéis de controlo em tempo real que fornecem informações sobre o estado das facturas, as tendências de pagamento e o fluxo de caixa. 

Pode criar relatórios personalizados para analisar métricas específicas, tais como facturas em atraso, atrasos de pagamento e desempenho do fornecedor.

Benefícios da utilização de software de processamento de facturas

Desde uma melhor eficiência organizacional até à conformidade, existem inúmeros benefícios na utilização de ferramentas IPS.

De seguida, apresentamos-lhe os pormenores de alguns dos principais:

Melhoria da eficiência

As empresas podem melhorar drasticamente a eficiência organizacional automatizando tarefas como a introdução de dados e a aprovação de facturas para acelerar os processos. 

As facturas são processadas mais rapidamente, os pagamentos são efectuados atempadamente e o pessoal pode concentrar-se em actividades mais estratégicas em vez de ficar atolado em trabalho manual.

Melhor precisão

O software de processamento de facturas reduz os erros e as falhas humanas que estão frequentemente associados ao trabalho manual. 

O software inclui tecnologia para ler e processar facturas com precisão, certificando-se de que tudo está correto antes de efetuar os pagamentos finais. 

Poupança de custos

O software de processamento de facturas também poupa dinheiro à empresa ao reduzir o tempo e o trabalho necessários para tratar as facturas. 

O processamento manual de facturas requer frequentemente muito tempo e recursos, mas a automatização pode reduzir estes custos até 80%. 

Gestão de conformidade mais fácil

O software de processamento de facturas garante que todas as facturas são tratadas de acordo com as políticas internas e os requisitos regulamentares. 

Os sistemas automatizados mantêm pistas de auditoria precisas, facilitando o rastreio de quem aprovou o quê e quando, o que é crucial durante as auditorias. 

Estes sistemas também são muitas vezes fornecidos com funcionalidades incorporadas para ajudar as empresas a cumprir diferentes regulamentos financeiros, tais como leis fiscais e normas de proteção de dados.

Aumento da visibilidade

O software de processamento de facturas dá às empresas uma melhor visibilidade, permitindo-lhes acompanhar as facturas em tempo real.

Isto ajuda as empresas a monitorizar o fluxo de caixa num relance, a detetar potenciais estrangulamentos e a resolver quaisquer problemas antes que estes se agravem.

Principais escolhas de software de processamento de facturas para 2024

Agora, vamos ver quais são os melhores softwares de processamento de facturas atualmente no mercado e o que cada um deles traz para a mesa.

Tridens Monetization

Tridens Monetization é um software de faturação de vanguarda concebido para lidar com cenários de faturação complexos, incluindo a gestão de assinaturas, a faturação baseada na utilização e a cobrança em tempo real. Fornece uma solução abrangente para empresas que procuram simplificar os seus processos de faturação e cobrança, especialmente as que operam nos sectores das telecomunicações, energia e serviços públicos, finanças e meios digitais

Caraterísticas:

• Capacidades avançadas de faturação: Suporta vários modelos de faturação, tais como cobranças recorrentes, baseadas na utilização e únicas.
• Carregamento e classificação em tempo real: Processa transacções em tempo real, assegurando uma faturação imediata e precisa.
• Gestão de facturas: Automatiza a geração, entrega e acompanhamento de facturas.
• Gestão de clientes: Plataforma centralizada para gerir contas de clientes, pagamentos e subscrições.
• Flexibilidade de integração: Integra-se facilmente com os sistemas CRM, ERP e gateway de pagamento existentes.
• Análises e relatórios: Oferece informações detalhadas sobre faturação, dados, comportamento dos clientes e tendências de receitas.
• Integração da IA: Ferramentas baseadas em IA para automação e relatórios avançados.

Prós

• Escalabilidade: Lida com grandes volumes de transacções sem comprometer o desempenho.
• Personalização: Altamente personalizável para se adaptar a modelos e requisitos empresariais específicos.
• Processamento em tempo real: O processamento imediato das transacções aumenta a satisfação do cliente.
• Apoio abrangente: Oferece um excelente apoio ao cliente e serviços profissionais para a implementação.

Contras

• Curva de aprendizagem: Pode exigir uma curva de aprendizagem para as empresas que não estão habituadas a sistemas de faturação avançados.
• Não é adequado para pequenas empresas: O sistema de faturação avançado do Tridens é adequado para empresas de média ou grande dimensão e para empresas

Melhor para

O Tridens Monetization é ideal para empresas que necessitam de capacidades sofisticadas de faturação e cobrança. Empresas de setores como telecomunicações, energia e serviços públicos e provedores de SaaS podem se beneficiar muito de seus recursos avançados. Por exemplo, uma empresa de telecomunicações que ofereça vários planos de assinatura e serviços adicionais pode usar o Tridens Monetization para gerenciar o faturamento e a faturação sem problemas.

O que é que os clientes estão a dizer?

• O produto é fantástico e a assistência e o serviço pós-venda são óptimos.
• Uma plataforma flexível de faturação de serviços públicos com uma forte equipa de desenvolvimento e apoio.
• Gosto particularmente do facto de o Tridens Monetization ser uma solução num único local onde posso realizar todas as tarefas do nosso processo.

BILL (Bill.com)

O BILL é uma solução popular de automatização de contas a pagar que simplifica a gestão de facturas e pagamentos para pequenas e médias empresas. 

Características

• Aprovação automática de facturas: Simplifique o processo de aprovação com fluxos de trabalho personalizáveis.
• Controlos de contas a pagar: Faça a gestão e o acompanhamento de pagamentos, contratos e condições de pagamento a partir de uma única plataforma.
• Faturação: Crie, personalize e envie facturas rapidamente, com opções para recorrentes sistemas de facturação.
• Aplicação móvel: Pode aceder a facturas, pagamentos e aprovações em movimento através da aplicação móvel da Bill.
• Pagamentos internacionais: Suporta pagamentos em mais de 130 moedas, juntamente com opções de ACH e transferência eletrónica.

Prós

• Integração perfeita: Integra-se sem problemas com os principais sistemas de contabilidade como QuickBooks e Xero.
• Automatização do fluxo de trabalho: As aprovações automatizadas e o processamento de pagamentos simplificam os fluxos de trabalho.
• Painel de controlo de fácil utilização: Painel de controlo limpo e organizado, fácil de navegar.

Contras

• Limites de personalização: Opções de personalização limitadas para relatórios.
• Questões de integração: Problemas ocasionais de integração com outros sistemas.
• Apoio lento: Os tempos de resposta do apoio ao cliente podem ser lentos.
• Custo mais elevado: Preços mais elevados do que os de alguns concorrentes.

Melhor para

O Bill é ótimo para pequenas e médias empresas que pretendem simplificar as suas finanças.

O que é que os clientes estão a dizer?

• O Bill AP torna incrivelmente fácil a integração de novos fornecedores!
• A sincronia do Bill é excelente e torna o nosso fluxo de trabalho muito fácil.
• A facilidade de encontrar documentos antigos.

Tipalti

O Tipalti é um software de processamento de facturas que automatiza o pagamento de contas e a gestão de facturas, facilitando às empresas a gestão de pagamentos e impostos globais. 

É uma boa opção para empresas que lidam com muitas transacções internacionais e precisam de manter os seus processos financeiros organizados.

Características

• Pagamentos globais: Suporte a várias moedas e opções de pagamento como ACH, transferências electrónicas e PayPal.
• Gestão de fornecedores: Integração e gestão centralizada de fornecedores.
• Conformidade e deteção de fraudes: Assegura a conformidade fiscal e regulamentar e inclui a proteção contra a fraude.
• Integração ERP: Integra-se perfeitamente com os principais sistemas ERP, como NetSuite e SAP.
• Supervisão das despesas: Fornece análises e relatórios em tempo real para um melhor controlo financeiro.

Prós

• Boa IU: Fácil de utilizar com uma interface amigável.
• Boa compatibilidade: Lida com pagamentos globais complexos e suporta várias moedas.
• Integração: Integra-se bem com sistemas de contabilidade populares como o QuickBooks Online.

Contras

• Problemas de ligação: Por vezes há problemas na ligação do Tipalti aos sistemas bancários.
• Apoio lento: O apoio ao cliente pode demorar mais tempo a responder do que o previsto.
• Atrasos no processamento: Alguns utilizadores notaram atrasos no processamento de pagamentos ou que certas funcionalidades não funcionam tão bem, como o OCR.

Melhor para

O Tipalti é ideal para empresas de média dimensão com necessidades de pagamento globais complexas. Por exemplo, uma empresa de tecnologia que paga regularmente a contratantes internacionais em várias moedas.

O que é que os clientes estão a dizer?

• A melhor caraterística para mim é o empenho inabalável da Tipalti em ajudar os seus clientes.
• Tipalti está vigilante na deteção de quaisquer alterações nos nomes ou informações bancárias que possam indicar fraude.
• O Tipalti reduziu os nossos estrangulamentos e, por sua vez, poupou-nos muito dinheiro.

Xero

O Xero é um software de contabilidade baseado na nuvem concebido principalmente para pequenas e médias empresas.

Características

• Faturação e cobrança: Crie e envie facturas, acompanhe os pagamentos e automatize os lembretes.
• Reconciliação bancária: Importe e reconcilie automaticamente as transacções bancárias.
• Relatórios financeiros: Aceda a relatórios financeiros detalhados, incluindo declarações de lucros e perdas e balanços.
• Gestão do inventário: Acompanhe os níveis de stock e faça a gestão do inventário.
• Integrações de terceiros: Ligue-se a mais de 1000 aplicações, incluindo sistemas CRM, de comércio eletrónico e de processamento de salários.

Prós

• Utilizadores ilimitados: O Xero permite utilizadores ilimitados em todos os planos, o que é vantajoso para as pequenas empresas com vários funcionários que necessitam de acesso.
• Integrações Fortes: Com mais de 1.000 integrações de aplicações, o Xero pode ligar-se facilmente a outras ferramentas, como folhas de pagamento, CRM e sistemas de comércio eletrónico.
• Interface de fácil utilização: O design do Xero é intuitivo, facilitando a navegação dos utilizadores e a gestão eficiente das suas finanças.
• Alimentação bancária automatizada: Importa automaticamente e categoriza as transacções.

Contras

• Sem apoio telefónico direto: O apoio ao cliente só está disponível por correio eletrónico.
• Curva de aprendizagem: Os novos utilizadores poderão ter dificuldade em dominar as extensas funcionalidades do Xero.
• Limitações de funcionalidades nos planos inferiores: Algumas funcionalidades avançadas, como o acompanhamento de projectos e de várias moedas, só estão disponíveis nos planos de nível superior.

Melhor para

O Xero é perfeito para as pequenas empresas que necessitam de uma contabilidade simples. 

Por exemplo, uma loja de retalho local pode utilizar o Xero para gerir o inventário, controlar as despesas e lidar com transacções em várias moedas, mantendo-se simultaneamente a par da faturação e dos relatórios financeiros numa plataforma de fácil utilização.

O que é que os clientes estão a dizer?

• O Xero é mais económico do que os outros programas disponíveis.
• A interface simples e amigável torna-o muito fácil de utilizar.
• O Xero oferece uma integração direta com muitos softwares populares de gestão de inventário.

Sábio Intacct

O Sage Intacct é um software de contabilidade baseado na nuvem, concebido especificamente para ajudar as empresas em crescimento a gerir as suas finanças de forma mais eficiente. É particularmente adequado para empresas com necessidades financeiras mais complexas.

Características

• Relatórios avançados: Oferece relatórios financeiros personalizáveis e multidimensionais.
• Informações com base em IA: Inclui ferramentas de IA para automatizar e melhorar a previsão e a tomada de decisões.
• Gestão de várias entidades: Trata as finanças de várias entidades com funcionalidades de consolidação. Isto torna-o particularmente útil para facturas recorrentes. 
• Capacidades de integração: Integra-se perfeitamente com outros sistemas empresariais como o Salesforce.
• Soluções específicas para o sector: Funcionalidades adaptadas a vários sectores, incluindo organizações sem fins lucrativos e cuidados de saúde.

Prós

• Escalabilidade: Lida facilmente com consolidações globais e de várias entidades. 
• Personalização: A plataforma é altamente personalizável, permitindo que as empresas a adaptem às suas necessidades específicas.
• Integração: O Sage Intacct integra-se bem com outros sistemas empresariais populares. 

Contras

• Complexidade: O Sage Intacct tem uma curva de aprendizagem acentuada, especialmente para os utilizadores que não estão familiarizados com sistemas de contabilidade avançados.
• Custo: O preço pode ser elevado, sobretudo para as pequenas empresas, e requer orçamentos personalizados.
• Desafios de personalização: Embora personalizável, a criação de relatórios ou fluxos de trabalho personalizados pode ser morosa.

Melhor para

O Sage Intacct é particularmente vantajoso para as empresas SaaS com software de faturação recorrente necessidades.

Suporta modelos de faturação complexos, incluindo modelos baseados na utilização e facturação da subscrição. 

O que é que os clientes estão a dizer?

• Para mim, uma das caraterísticas de destaque é a forma como integra perfeitamente os Sub-razões com o Razão Principal (GL).
• O apoio ao cliente da Sage tem sido fantástico.
• Tudo está num só lugar, num só sistema.

SAP Concur

O SAP Concur é uma plataforma baseada na nuvem que simplifica e automatiza a gestão de viagens, despesas e facturas para as empresas. 

Proporciona visibilidade e controlo abrangentes sobre as despesas dos colaboradores, integrando reservas de viagens, relatórios de despesas e processamento de pagamentos num sistema unificado. 

Características

• Gestão de viagens e despesas: Automatiza os processos de reserva de viagens, relatórios de despesas e aprovação.
• Integração de aplicações móveis: Permite aos utilizadores gerir despesas e reservas de viagens em movimento.
• Conformidade global: Assegura que a empresa se mantém em conformidade com os regulamentos locais e as políticas empresariais.
• Relatórios avançados: Fornece informações sobre os padrões de despesa com relatórios personalizáveis.

Prós

• Automação: O SAP Concur simplifica a gestão de despesas, as reservas de viagens e o processamento de facturas. 
• Integração: A forte integração com cartões de empresa e sistemas de contabilidade ajuda a simplificar os fluxos de trabalho financeiros.
• Fácil de utilizar: Muitos utilizadores consideram a interface intuitiva, o que leva a uma adoção mais rápida por parte das equipas.

Contras

• Problemas de apoio ao cliente: Alguns utilizadores referem frequentemente tempos de resposta lentos e opções de suporte limitadas. 
• Configuração complexa: A configuração inicial e a personalização podem ser um desafio. 
• Preço: O SAP Concur pode ser dispendioso, especialmente para as pequenas empresas, e alguns utilizadores consideram que não oferece valor suficiente para o custo.

Melhor para

O SAP Concur é ideal para médias empresas e grandes empresas que necessitam de automatizar e simplificar os seus processos de gestão de viagens, despesas e facturas. 

Por exemplo, uma empresa multinacional com funcionários que viajam frequentemente pode beneficiar muito da capacidade do SAP Concur de integrar reservas de viagens, controlo de despesas e aprovação de facturas numa única plataforma.

O que é que os clientes estão a dizer?

• Um local único e fácil para gerir as minhas despesas de T&E.
• A SAP Concur dá muito valor ao feedback direto dos clientes.
• O SAP tem uma interface de utilizador muito intuitiva e ajusta-se às necessidades de trabalho de cada utilizador!

Como escolher o software de processamento de facturas certo

Tudo o que resta agora é escolher o software de processamento de facturas certo para a sua empresa. 

Vejamos, então, quais os critérios que deve ter em conta.

Avalie as suas necessidades comerciais

Para começar, é essencial avaliar minuciosamente as necessidades específicas de processamento de facturas da sua empresa. 

Comece por delinear os seus problemas actuais, tais como processos manuais demorados, taxas de erro elevadas ou problemas com atrasos nos pagamentos. 

Depois, considere o seu volume de facturas e as caraterísticas específicas, como o suporte de várias moedas ou as aprovações automáticas. 

Compare as caraterísticas e os preços

Compare as funcionalidades que cada solução oferece, como a automatização, as integrações e as ferramentas de criação de relatórios. 

Procure um software que forneça os elementos essenciais de que necessita sem extras desnecessários. Ao mesmo tempo, avalie o plano de preços para garantir que o software se adequa ao seu orçamento.

Leia as opiniões e os testemunhos dos utilizadores

Reserve algum tempo para ler as opiniões e os testemunhos dos utilizadores. Estes oferecem-lhe uma visão das experiências do mundo real, tanto as boas como as más. 

Procure padrões no feedback para medir a fiabilidade do software, a facilidade de utilização e o apoio ao cliente.

Como implementar um software de processamento de facturas

Agora que escolheu o software que se adapta perfeitamente ao seu modelo de negócio, a única coisa que lhe resta é saber como o implementar.

Vejamos algumas das melhores práticas:

Planeamento e preparação

Comece por avaliar os seus actuais processos de faturação para encontrar eventuais ineficiências e áreas específicas a melhorar. 

Defina objectivos claros para o que pretende que o software atinja, como a redução do tempo de processamento ou a minimização de erros. 

Além disso, é uma boa ideia envolver as principais partes interessadas no processo de planeamento para garantir que o software cumpre todos os requisitos necessários. 

Pode criar um plano de implementação detalhado, incluindo cronogramas, responsabilidades e marcos, para orientar o processo e manter todos no caminho certo.

Formação da sua equipa

Para garantir uma transição suave, forneça formação abrangente à sua equipa sobre o novo software de processamento de facturas. 

Comece com sessões práticas que abrangem as principais funcionalidades, fluxos de trabalho e tarefas comuns. Ofereça acesso a tutoriais, guias e recursos de suporte para uma aprendizagem contínua. 

Designe uma pessoa ou equipa para responder a perguntas durante as fases iniciais. As verificações regulares ajudarão a reforçar as competências e a resolver quaisquer desafios à medida que a sua equipa se sente mais confortável com o software.

Monitorização e otimização

Depois de implementar o software, deve monitorizar regularmente o seu desempenho para garantir que está a atingir os seus objectivos. 

Por exemplo, pode acompanhar as principais métricas, como o tempo de processamento, as taxas de erro e a redução de custos. 

Além disso, certifique-se de que recolhe feedback da sua equipa para encontrar quaisquer problemas que possam estar a afetar o fluxo de trabalho. 

Palavras finais: Escolher o software de processamento de facturas certo para si

Selecionar o melhor software de processamento de facturas é muito mais do que apenas assinalar as caixas de uma lista de caraterísticas. 

Trata-se de encontrar uma solução que se adapte verdadeiramente às necessidades da sua empresa, quer se trate de simplificar os fluxos de trabalho, manter a precisão ou algo semelhante. 

O software certo pode automatizar tarefas entediantes, reduzir erros e fornecer informações valiosas sobre as suas operações financeiras. 

Ao explorar as principais escolhas, concentre-se em encontrar software que não só resolva os seus desafios actuais, mas também apoie o seu crescimento a longo prazo.

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