أولاً، لنبدأ بشرح مصطلحي الفوترة والفوترة الموحدة. على الرغم من أن الفوترة والفوترة عمليتان مختلفتان، إلا أن المصطلحين يظهران عندما تصف الشركات نفس العملية.
إنه دمج ما يمكن أن يكون أكثر من فاتورة في فاتورة واحدة، عادةً ما تكون شهرية. إنها عملية فوترة لإنشاء فاتورة واحدة تحتوي على رسوم منتجات وخدمات متعددة. وهذا هو السبب في أنك ستسمع أحياناً مصطلحاً ثالثاً، وهو الشحن الموحد.
نحن في شركة Tridens، الخبراء في مجال أنظمة الفوترة، نعتقد أن المصطلح الصحيح الوحيد هو الفوترة الموحدة، وسنوضح السبب!
سنشرح أيضًا كيفية عمل الفوترة الموحدة ولماذا تعتبر وظيفة مهمة لأي برنامج فوترة، خاصةً برنامج فوترة المؤسسات.
جدول المحتويات
ما هي الفواتير الموحدة؟
أولاً، يجب عدم الخلط بين الفواتير المجمعة ومصطلح توحيد الفواتير، وهي استراتيجية لإدارة الديون تُعرف أيضًا باسم توحيد الديون أو القروض.
الفوترة الموحّدة هي ميزة في برنامج الفوترة تجمع بين رسوم العملاء المتعددة في فاتورة واحدة.
ثم يتم تحويل هذه الفاتورة الموحدة إلى فاتورة وإرسالها إلى العميل.
تحتوي الفاتورة على إجمالي المدفوعات المستحقة على العميل مع معلومات مفصلة عن كل رسوم، ومتى حدثت، وبأي سعر، وما إلى ذلك.
دعونا نلقي نظرة على مثال بسيط.
يستخدم قطاع الطاقة والمرافق العامة برنامج فوترة المرافق مع الفوترة الموحدة للجمع بين رسوم المياه والصرف الصحي واستخدام الكهرباء والغاز وأي خدمات إضافية قد يستخدمها العميل.
في بداية الشهر، يحصل العميل على فاتورة توضح الاستخدام والسعر والضريبة والرصيد الذي يمتلكه لكل خدمة.
في نهاية الفاتورة يوجد الرصيد الإجمالي، وهو المبلغ الإجمالي الذي يدين به لشركة المرافق عن ذلك الشهر.
ينتج عن الفواتير الموحدة فاتورة واحدة، حيث يمكن للعميل أن يرى بشفافية ما فرضته عليه الشركة.
ومن هنا جاء الاسم الآخر - الفواتير الموحدة. لكننا سنلتزم بتعريفنا!
المصطلح الصحيح هو الفوترة الموحدة لأن الفوترة هي عملية، والفاتورة ما هي إلا مستند، نتيجة تلك العملية.
قبل أن نشرح كيفية عمل الفوترة، دعنا ندرس موضوعًا حيويًا مهمًا لفهم الفوترة.
إنه الفرق بين الفاتورة والفاتورة.
الفاتورة مقابل الفاتورة: ما الفرق بينهما؟
عند الحديث عن الفوترة، عادةً ما يخلط الناس بين مصطلحي الفاتورة والفاتورة.
ستصدر الشركة فاتورة للعميل بعد الدفع كدليل على المعاملة.
ومع ذلك، فإن الفاتورة هي مستند ترسله الشركة إلى العميل قبل استحقاق الدفع.
على سبيل المثال، عندما تشتري البقالة وتدفع عند ماكينة تسجيل المدفوعات، تتلقى فاتورة.
عندما تستخدم خدمة ما أو يكون لديك اشتراك، ستصدر الشركة فاتورة تطلب فيها دفع ما تدين لهم به.
على سبيل المثال، سيستخدم مزود المياه برنامج فواتير مرافق المياه الخاص به لإرسال فاتورة شهرية لعملائه تلقائياً.
وسيتضمن بيانات مفصلة عن إجمالي المستحق، إلى جانب مواصفات استخدام المياه والأسعار الثابتة والقائمة على الاستخدام.
الفاتورة هي وثيقة قانونية تتطلب الدفع مقابل الخدمات المقدمة والمجمعة التي تقدمها الشركة. وهي تدعم عمليات المحاسبة الداخلية وضريبة القيمة المضافة بسجل للسلع والخدمات المباعة.
عادةً ما تحتوي الفاتورة على نموذج محدد يحتوي على معلومات العملاء والشركات.
يجب أن تتضمن الفاتورة المعلومات التالية على الأقل:
- اسم العميل وعنوانه وبيانات الاتصال به
- تاريخ الإصدار
- رقم الفاتورة
- رقم الحساب
- وصف الخدمة
- المعدل
- الضريبة
- المجموع الفرعي
- إجمالي المستحق
- تاريخ الموعد النهائي
- طريقة الدفع/المعلومات المصرفية
كيف تعمل الفواتير الموحدة؟
يعني مصطلح توحيد الفواتير الجمع أو التوحيد. لشرح عملية توحيد الفواتير، دعونا نلقي نظرة على أربع خطوات أساسية.
الخطوة 1: الحدث
في كل مرة يقوم فيها العميل بشراء شيء ما أو يستخدم خدمة ما، فإنه يقوم بإجراء، حدث.
يحدث الحدث عندما يجري مكالمة هاتفية أو يشاهد فيلماً مدفوع الأجر على منصة بث الفيديو.
أيضًا، يقع الحدث عندما يبلغ العداد الذكي (أو العادي) عن استخدام الكهرباء أو الغاز أو المياه.
الخطوة 2: الشحن
كل منتج له سعره أو ثمنه، كما نقول في المصطلحات التجارية.
عند تشغيل الحدث، تتم إضافة هذه الرسوم إلى حساب المستخدم.
على سبيل المثال، سعر الغاز هو $3,2 لكل متر مكعب.
يقوم العداد الذكي بالإبلاغ عن الاستخدام اليومي، وقد استخدم المستخدم ثلاثة أمتار مكعبة بالأمس.
يضيف النظام رسوم $9,6 إلى فاتورته المفتوحة حاليًا.
الخطوة 3: الفواتير
تعمل الفوترة في دورات الفوترة. يتم تحديد دورة الفوترة في العقد المبرم بين المستهلك والشركة.
الأكثر شيوعاً هي دورة الفوترة الشهرية.
ولكن من من منظور نظام الفوترة، لا يجب أن يكون كذلك.
يمكن ضبط تاريخ الفوترة على أي تاريخ في الشهر. يمكن للشركة ضبط دورة الفوترة على أي مدة.
أسبوعيًا، أو شهريًا، أو ثلاثة أشهر، أو سنويًا، لا يهم. إنها مسألة تتعلق بنموذج العمل.
إذا كانت دورة الفوترة شهرًا واحدًا (من 1 إلى 31 أغسطس)، فإن تاريخ الفوترة هو اليوم الأول بعد انتهاء الدورة (1 سبتمبر).
سيقوم نظام الفوترة بتشغيل عملية إعداد الفواتير تلقائياً في يوم إعداد الفواتير.
ستقوم عملية الفوترة بأخذ جميع الرسوم في حسابات المستخدمين وتحويلها إلى فاتورة.
الخطوة 4: الفوترة
بعد اكتمال عملية الفوترة، تأخذ عملية الفوترة الفاتورة وتنشئ فاتورة.
لذلك، فإنه يستخدم قالب فاتورة محدد مسبقًا وقابل للتخصيص.
والنتيجة هي فاتورة، وهي مستند يتبع جميع القواعد المحاسبية والتشريعية، كما ذكرنا من قبل.
معظم برامج الفوترة الحديثة، مثل Tridens Monetization، سينشئ فاتورة بتنسيق JSON.
يمكن بعد ذلك استخدام الفاتورة في الفواتير الإلكترونية أو تحويلها إلى تنسيقات أخرى (HTML أو XML أو PDF) أو طباعتها.
ولكن هذه لا تزال هذه ليست فاتورة موحدة لأن المستخدم سيحصل على فاتورة منفصلة للغاز والكهرباء على سبيل المثال.
لذلك، يجب أن يدعم برنامج الفوترة الفوترة الموحدة.
توحيد الرسوم في فاتورة واحدة وفاتورة واحدة
إذا كنت تستخدم الفوترة الموحدة، فسيقوم النظام بتعيين جميع الرسوم الفردية للعميل في فاتورة واحدة.
لذلك يتم دمج جميع الرسوم من الغاز والكهرباء والخدمات الأخرى في فاتورة واحدة.
عند إجراء الفوترة الموحدة، سيأخذ النظام في الاعتبار أيضًا أي خصومات أو مدفوعات أقل أو أكثر من اللازم، وعوامل أخرى تؤثر على المبلغ الإجمالي المستحق.
والنتيجة النهائية لهذه الفاتورة الموحدة هي فاتورة واحدة يستطيع العميل من خلالها معرفة المبلغ المستحق عليه للشركة إجمالاً ومقابل الخدمات التي يقدمها.
لماذا استخدام الفوترة والفواتير الموحدة؟
يعد توحيد الفواتير والفواتير أمرًا ضروريًا للشركات التي تعمل مع حسابات متعددة و الفوترة المتكررة.
من جانب الشركة، فهي تقلل من وقت وتكاليف إرسال الفواتير الفردية.
من جانب المستخدم، فهو يحسن الشفافية ويقلل من تكاليف المدفوعات المتعددة.
ولكن فوائد الفوترة الموحدة لا تنتهي هنا.
فوائد الفوترة الموحدة
استخدام الفواتير الموحدة والفواتير الموحدة له العديد من الفوائد.
بدلاً من إصدار فواتير منفصلة لكل خدمة أو عنصر مستخدم، فإن الفاتورة الواحدة أفضل لكل من الشركات وعملائها.
هناك العديد من الفوائد الرئيسية لاستخدام الفوترة والفواتير الموحدة.
تجربة عملاء أفضل (CX)
من وجهة نظر العميل، تتمثل الفائدة الأولى المهمة في الشفافية.
في الفاتورة، يمكنه بسهولة الاطلاع على جميع الرسوم ومراجعتها في مكان واحد.
من السهل التحقق من الاستخدام والأسعار. خاصة في المرافق، تتكون الفاتورة من الاستخدام المقنن بالإضافة إلى الرسوم والضرائب البلدية والبيئية المختلفة.
في صناعة الاتصالات، يجمع مشروع القانون بين التعقيدات نماذج التسعير على أساس الاستخدام برسوم ثابتة للخدمات والأجهزة الأخرى.
كل هذا يصعب على المستخدم فك شفرة كل هذا إذا كانت الفاتورة معقدة للغاية أو تفتقد إلى مواصفات جيدة.
في النهاية، يريد المستخدم أن يعرف بالضبط ما الذي يدفع مقابله، لذا فإن الشفافية هي المفتاح.
الفائدة الثانية التي تحسن من تجربة العملاء هي الوقت والجهد وتكاليف دفع الفواتير.
بغض النظر عن طرق الدفع يستخدمه المرء، كل دفعة تجلب رسوم الدفع والوقت الذي يقضيه في الإجراء.
الفاتورة الواحدة هي أيضًا رسالة من الشركة بأنها تقدّر مستخدمها من خلال تقليل الجهد والتكلفة في التعامل معه.
منع المدفوعات الفائتة
عندما ترسل الشركة المزيد من الفواتير إلى نفس العميل، فهناك احتمال أن يتم التغاضي عن واحدة أو أكثر منها.
حتى العميل الأكثر اهتماماً يمكن أن يثقل كاهله بالأعمال الورقية والمهام الإدارية ويفوت الموعد النهائي للدفع.
إذا حدث ذلك، يجب أن تبدأ الشركة عملية المراوغةوهو أمر يحاول الجميع تجنبه.
الفاتورة الموحدة هي استراتيجية مثبتة لتقليل المدفوعات المتأخرة التي تعطل التدفق النقدي المتوقع وتساعد على تقليل التخبط اللاإرادي بسبب المدفوعات الفائتة
توفير الوقت والتكلفة والطاقة
لا توفر الفواتير الموحَّدة الوقت للعملاء فحسب، بل للشركات أيضاً.
مع دمج الفواتير، يقل عدد الفواتير التي يجب معالجتها.
في حالة إرسال الفواتير الورقية، يكون التوفير في الوقت والتكلفة أكثر وضوحاً.
ومع ذلك، فإن الفوترة المؤتمتة والموحدة تقل فيها فرص حدوث أخطاء في الفوترة.
الدمج و الفوترة الآلية تحسين الإنتاجية وإراحة الموظفين بشكل كبير.
من يحتاج إلى الفواتير والفواتير الموحدة؟
كانت صناعة الاتصالات أول من استخدم الفوترة الموحدة.
فقد كانوا أول من جمع فواتير استخدام الهاتف الأرضي والهاتف المحمول مع فواتير استخدام النطاق العريض أو نقل البيانات عبر الهاتف المحمول وتلفزيون IP والأجهزة والخدمات الأخرى في فاتورة واحدة.
ومع ذلك، في فوترة الاتصالات، نستخدم مصطلح الفوترة المتقاربة.
في الوقت الحاضر، أصبحت الفوترة الموحدة منتشرة في كل مكان بسبب فوائدها من جهة وتجربة العملاء من جهة أخرى.
يجب على أي شركة تستخدم الفوترة المتكررة وتقدم أكثر من خدمة واحدة أن تدمج الفوترة والفواتير الموحدة.
الجيد...
لقد ذكرنا بالفعل قطاع الاتصالات وقطاع الطاقة والمرافق، حيث يتم تنفيذ فواتير وخدمات المرافق الموحدة بشكل جيد.
أو على الأقل يجب أن تكون كذلك.
إذا كنت ترغب في قراءة المزيد حول هذا الموضوع، يرجى قراءة مدونتنا على حلول برمجيات فوترة المرافق.
أدى الاضطراب الرقمي في السنوات الأخيرة إلى تغيير جذري في نماذج أعمال قطاعي الإعلام والترفيه.
غالبًا ما يتم الجمع بين الاشتراكات والنماذج التجريبية المجانية والمجانية ونماذج الدفع مقابل المشاهدة.
لم تعد تقدم فقط المعلومات أو الترفيه بل أصبحت تتطلع إلى محتوى وبيانات أخرى تحقيق الدخل الاستراتيجيات
تعتبر نماذج أعمال الاشتراكات المقترنة بالتسعير المعقد الذي يتطلب فوترة موحدة قوية في العديد من الصناعات.
من بينها صناعة البرمجيات مع SaaS أو صناعة التعليم عبر الإنترنت ونماذج أعمالها.
...وتلك التي بها مجال للتحسين
في قطاع التأمين، يشتكي المستخدمون عادةً من تلقي الكثير من الفواتير.
بالتأكيد، تتيح العديد من الشركات فواتير موحدة للتأمين على السيارات أو الدراجات النارية.
ومع ذلك، لا يمكنهم الجمع بينها وبين التأمين على المنزل والحياة والتأمين الصحي لنفس العميل.
العذر الشائع هو أن ذلك يندرج تحت أقسام مختلفة أو حتى شركات فرعية وأنهم لا يستطيعون القيام بذلك.
الحقيقة هي أنهم على الأرجح ليس لديهم برنامج فوترة مؤسسي قادر على التعامل مع هذا النوع من الفواتير الموحدة.
ولكن يجب عليهم التقدم وعدم الاكتفاء بتمكين الدمج لعميل واحد فقط.
يجب أن يقوموا بالترقية بحيث يمكن للأسرة بأكملها اختيار توحيد الفواتير في دفعة شهرية واحدة لجميع بوالص التأمين لجميع أفراد الأسرة.
أخيرًا وليس آخرًا في قائمة الشركات التي يجب أن تدمج الفوترة الموحدة هي مؤسسات الرعاية الصحية والبنوك وشركات التكنولوجيا المالية وغيرها من الشركات العاملة في مجال الخدمات المالية.
من الآمن أن نقول إن معظم الشركات في مختلف الصناعات تحتاج إلى منصة فوترة موثوقة عبر الإنترنت توفر فواتير مدمجة وميزات فوترة متقدمة أخرى.
