Программное обеспечение для обработки счетов-фактур: Особенности, преимущества и лучшие предложения (2024)

Ищете лучший способ автоматизировать процесс выставления счетов в 2024 году? Вот все, что Вам нужно знать о программном обеспечении для обработки счетов-фактур.

Знаете ли Вы, что большинство предприятий обрабатывают до 500 счетов-фактур каждый месяц? 

И это число постоянно увеличивается.

При таких объемах потребность в эффективном и автоматизированном программном обеспечении для обработки счетов-фактур велика как никогда.

Но что именно представляет собой программное обеспечение для обработки счетов-фактур и как оно работает? Какие преимущества оно дает и на какие особенности Вам следует обратить внимание при выборе решения для Вашего бизнеса?

В этой статье мы ответим на все эти и другие вопросы, чтобы помочь Вам сделать правильный выбор. 

Давайте сразу перейдем к делу.

Что такое программное обеспечение для обработки счетов-фактур?

Программное обеспечение для обработки счетов - это цифровой инструмент, который помогает организациям любого размера автоматизировать весь жизненный цикл работы со счетами - от первоначального получения до получения оплаты. 

С Лучшее программное обеспечение для выставления счетовКомпаниям не нужно вводить данные вручную и рисковать ошибками. Программное обеспечение автоматически извлекает данные из счетов-фактур, проверяет их и направляет на утверждение.

Как работает программное обеспечение для обработки счетов-фактур?

Программное обеспечение для обработки счетов упрощает работу с ними, автоматизируя основные задачи. 

Когда предприятие получает счет - по электронной почте, в формате PDF или через электронную систему - программное обеспечение фиксирует и оцифровывает его детали. 

Затем он автоматически сверяет счет-фактуру с заказами на поставку или квитанциями о доставке, чтобы убедиться в точности всех данных. 

После проверки счет-фактура направляется в соответствующую команду для утверждения в соответствии с заранее определенными рабочими процессами. 

После утверждения программа назначает счет к оплате, а детали записываются в бухгалтерскую систему для последующего использования.

Ключевые особенности программного обеспечения для обработки счетов-фактур

Теперь, когда Вы лучше понимаете, что такое программное обеспечение для обработки счетов-фактур, давайте рассмотрим основные возможности, которые оно предлагает:

Автоматизированный ввод данных

Используя такие технологии, как оптическое распознавание символов (OCR) и машинное обучение, программное обеспечение сканирует и захватывает данные из счетов-фактур, такие как данные о поставщике, суммы и даты, и автоматически вводит их в Вашу бухгалтерскую систему. 

Это не только экономит время, но и снижает риск ошибок, которые так часто возникают при ручном вводе.

Сопоставление счетов-фактур

Сопоставление счетов гарантирует, что предприятия оплачивают только те товары или услуги, которые были правильно поставлены и согласованы. 

Этот процесс включает в себя сравнение счетов-фактур с соответствующими документами, такими как заказы на поставку и товарные чеки. 

Например, при двустороннем сопоставлении счет-фактура сверяется с заказом на поставку, а при трехстороннем сопоставлении - еще и с товарным чеком. 

Эта автоматизированная система снижает риск ошибок, переплат и мошенничества, отмечая несоответствия для проверки. 

Рабочий процесс утверждения

Процесс утверждения относится к структурированному процессу, который гарантирует, что все счета будут должным образом рассмотрены и утверждены перед оплатой. 

Этот рабочий процесс обычно включает в себя маршрутизацию счетов через различные этапы утверждения на основе заранее заданных правил, таких как сумма счета, отдел или тип расходов. 

Программное обеспечение автоматически направляет счета соответствующим утверждающим лицам и может отметить любые потенциальные проблемы для проверки.

Возможности интеграции

Возможности интеграции - это ключ к тому, чтобы все работало без сбоев с Вашими существующими системами (такими как бухгалтерское программное обеспечение или ERP-платформы). 

Эти интеграции позволяют программному обеспечению автоматически обмениваться данными между системами. 

Связывая все воедино, интеграция обеспечивает эффективное выполнение Ваших процессов выставления счетов и согласованность информации в разных частях Вашего бизнеса. 

Отчетность и аналитика

Отчеты и аналитика помогут Вам создавать отчеты и информационные панели в режиме реального времени, которые дадут представление о состоянии счетов, тенденциях платежей и движении денежных средств. 

Вы можете создавать пользовательские отчеты для анализа конкретных показателей, таких как просроченные счета, задержки платежей и производительность поставщиков.

Преимущества использования программного обеспечения для обработки счетов-фактур

Использование инструментов IPS дает множество преимуществ - от повышения эффективности работы организации до соответствия нормативным требованиям.

Ниже мы подробно расскажем о некоторых из них:

Повышенная эффективность

Компании могут значительно повысить эффективность работы организации, автоматизировав такие задачи, как ввод данных и утверждение счетов, чтобы ускорить процессы. 

Счета обрабатываются быстрее, платежи производятся вовремя, а сотрудники могут сосредоточиться на более стратегически важных делах, а не заниматься ручной работой.

Лучшая точность

Программное обеспечение для обработки счетов-фактур уменьшает количество ошибок и человеческих оплошностей, которые часто связаны с ручной работой. 

Программное обеспечение включает в себя технологию точного считывания и обработки счетов-фактур, что позволяет убедиться в правильности всех данных до того, как будут произведены окончательные платежи. 

Экономия средств

Программное обеспечение для обработки счетов-фактур также экономит деньги компании, сокращая время и трудозатраты, необходимые для обработки счетов-фактур. 

Обработка счетов вручную часто требует много времени и ресурсов, но автоматизация может сократить эти расходы до 80%. 

Более простое управление соответствием нормативным требованиям

Программное обеспечение для обработки счетов-фактур гарантирует, что все счета-фактуры будут обработаны в соответствии с внутренней политикой и нормативными требованиями. 

Автоматизированные системы поддерживают точные журналы аудита, облегчая отслеживание того, кто и когда утвердил то или иное решение, что очень важно при проведении аудита. 

Эти системы также часто поставляются со встроенными функциями, помогающими компаниям соблюдать различные финансовые нормы, такие как налоговое законодательство и стандарты защиты данных.

Повышенная наглядность

Программное обеспечение для обработки счетов-фактур обеспечивает предприятиям лучшую видимость, позволяя им отслеживать счета-фактуры в режиме реального времени.

Это помогает компаниям отслеживать денежные потоки с первого взгляда, выявлять потенциальные узкие места и решать любые проблемы до их обострения.

Лучшие программы для обработки счетов-фактур на 2024 год

Итак, давайте посмотрим, какие лучшие программы для обработки счетов-фактур существуют на рынке и что каждая из них предлагает.

Tridens Monetization

Tridens Monetization это передовое программное обеспечение для выставления счетов, разработанное для работы со сложными сценариями выставления счетов, включая управление подпиской, выставление счетов на основе использования и тарификацию в режиме реального времени. Это комплексное решение для компаний, стремящихся оптимизировать процессы выставления счетов и биллинга, особенно для тех, кто работает в сфере телекоммуникаций, энергетики и коммунальных услуг, финансов и цифровых медиа.

Особенности:

• Расширенные возможности выставления счетов: Поддерживает различные модели выставления счетов, такие как повторяющиеся, основанные на использовании и единовременные платежи.
• Зарядка и рейтинг в режиме реального времени: Обработка транзакций в режиме реального времени, обеспечивая немедленное и точное выставление счетов.
• Управление счетами: Автоматизирует составление, доставку и отслеживание счетов-фактур.
• Управление клиентами: Централизованная платформа для управления счетами клиентов, платежами и подписками.
• Гибкость интеграции: Легко интегрируется с существующими системами CRM, ERP и платежными шлюзами.
• Аналитика и отчетность: Предлагает подробные сведения о биллинге, данных, поведении клиентов и тенденциях доходов.
• Интеграция ИИ: Инструменты на основе искусственного интеллекта для расширенной автоматизации и отчетности.

Плюсы

• Масштабируемость: Обрабатывает большие объемы транзакций без ущерба для производительности.
• Персонализация: Высокая степень настраиваемости для соответствия конкретным бизнес-моделям и требованиям.
• Обработка в режиме реального времени: Немедленная обработка транзакций повышает удовлетворенность клиентов.
• Комплексная поддержка: Предлагает отличную поддержку клиентов и профессиональные услуги по внедрению.

Cons

• Кривая обучения: Может потребоваться обучение для предприятий, которые только начинают работать с передовыми биллинговыми системами.
• Не подходит для небольших компаний: Передовая биллинговая система Tridens подходит для средних и крупных компаний и предприятий

Лучшее для

Tridens Monetization идеально подходит для предприятий, которым требуются сложные возможности выставления счетов и фактур. Компании из таких отраслей, как телекоммуникации, энергетика и коммунальное хозяйство, а также поставщики SaaS могут извлечь большую пользу из его расширенных возможностей. Например, телекоммуникационная компания, предлагающая различные планы подписки и дополнительные услуги, может использовать Tridens Monetization для удобного управления выставлением счетов и фактур.

Что говорят клиенты?

• Фантастический продукт и послепродажный уход и обслуживание.
• Гибкая платформа для выставления счетов за коммунальные услуги с сильной командой разработчиков и поддержки.
• Мне особенно нравится, что Tridens Monetization - это единое решение, с помощью которого я могу выполнить все задачи в нашем процессе.

БИЛЛ (Bill.com)

BILL - это популярное решение для автоматизации кредиторской задолженности, которое упрощает управление счетами и платежами для малых и средних предприятий. 

Характеристики

• Автоматизированное утверждение счетов: Ускорьте процесс утверждения с помощью настраиваемых рабочих процессов.
• Контроль кредиторской задолженности: Управляйте и отслеживайте платежи, контракты и условия оплаты с помощью одной платформы.
• Выставление счетов: Создавайте, настраивайте и отправляйте счета быстро, с возможностью их повторения биллинговые системы.
• Мобильное приложение: Вы можете получить доступ к счетам, платежам и одобрениям на ходу с помощью мобильного приложения Bill.
• Международные платежи: Поддерживает платежи в более чем 130 валютах, а также опции ACH и банковского перевода.

Плюсы

• Бесшовная интеграция: Легко интегрируется с основными бухгалтерскими системами, такими как QuickBooks и Xero.
• Автоматизация рабочего процесса: Автоматизированные утверждения и обработка платежей упрощают рабочие процессы.
• Удобная приборная панель: Чистая, организованная приборная панель, по которой легко ориентироваться.

Cons

• Ограничения по настройке: Ограниченные возможности настройки отчетов.
• Вопросы интеграции: Иногда возникают проблемы с интеграцией с другими системами.
• Медленная поддержка: Время ответа службы поддержки может быть медленным.
• Более высокая стоимость: Более высокие цены по сравнению с некоторыми конкурентами.

Лучшее для

Билл отлично подходит для малых и средних предприятий, которые хотят упростить свои финансы.

Что говорят клиенты?

• Bill AP невероятно облегчает привлечение новых поставщиков!
• Синхронность Билла просто великолепна и делает наш рабочий процесс очень плавным.
• Простота поиска старых документов.

Tipalti

Tipalti - это программное обеспечение для обработки счетов, которое автоматизирует оплату счетов и управление счетами, упрощая для предприятий работу с глобальными платежами и налогами. 

Он хорошо подходит для компаний, которые проводят много международных транзакций и нуждаются в организации финансовых процессов.

Характеристики

• Глобальные платежи: Поддержка нескольких валют и такие варианты оплаты, как ACH, банковские переводы и PayPal.
• Управление поставщиками: Централизованная регистрация и управление поставщиками.
• Соответствие нормам и обнаружение мошенничества: Обеспечивает соблюдение налоговых и нормативных требований, а также защиту от мошенничества.
• Интеграция ERP: Бесшовная интеграция с основными ERP-системами, такими как NetSuite и SAP.
• Надзор за расходованием средств: Предоставляет аналитику и отчетность в режиме реального времени для лучшего финансового контроля.

Плюсы

• Хороший пользовательский интерфейс: Простой в использовании, с удобным интерфейсом.
• Хорошая совместимость: Обрабатывает сложные глобальные платежи и поддерживает несколько валют.
• Интеграция: Хорошо интегрируется с популярными бухгалтерскими системами, такими как QuickBooks Online.

Cons

• Проблемы с подключением: Иногда возникают проблемы с подключением Tipalti к банковским системам.
• Медленная поддержка: Ответ службы поддержки может занять больше времени, чем ожидалось.
• Задержки в обработке: Некоторые пользователи заметили задержки с обработкой платежей или то, что некоторые функции работают не так гладко, например, OCR.

Лучшее для

Tipalti идеально подходит для компаний среднего размера со сложными потребностями в глобальных платежах. Например, технологическая компания, которая регулярно платит международным подрядчикам в нескольких валютах.

Что говорят клиенты?

• Лучшая особенность для меня - это неизменное стремление Tipalti помогать своим клиентам.
• Tipalti бдительно отслеживает любые изменения в именах или банковской информации, которые могут свидетельствовать о мошенничестве.
• Tipalti уменьшил количество узких мест в нашей работе - и, в свою очередь, сэкономил нам много денег.

Xero

Xero - это облачное бухгалтерское программное обеспечение, предназначенное в первую очередь для малого и среднего бизнеса.

Характеристики

• Выставление счетов и выставление счетов: Создавайте и отправляйте счета, отслеживайте платежи и автоматизируйте напоминания.
• Выверка банковских счетов: Автоматически импортируйте и выверяйте банковские транзакции.
• Финансовая отчетность: Получите доступ к подробным финансовым отчетам, включая отчеты о прибылях и убытках и балансовые ведомости.
• Управление запасами: Отслеживайте уровень запасов и управляйте инвентарем.
• Интеграции сторонних производителей: Соединитесь с более чем 1 000 приложений, включая CRM, электронную коммерцию и системы расчета заработной платы.

Плюсы

• Неограниченное количество пользователей: Xero позволяет использовать неограниченное количество пользователей на всех тарифных планах, что выгодно для малых предприятий с несколькими сотрудниками, которым необходим доступ.
• Сильная интеграция: Благодаря более чем 1 000 интеграций приложений, Xero может легко подключаться к другим инструментам, таким как системы расчета заработной платы, CRM и электронной коммерции.
• Удобный интерфейс: Дизайн Xero интуитивно понятен, что позволяет пользователям легко ориентироваться и эффективно управлять своими финансами.
• Автоматизированная подача банковских данных: Автоматически импортирует и классифицирует транзакции.

Cons

• Нет прямой поддержки по телефону: Поддержка клиентов осуществляется только по электронной почте.
• Кривая обучения: Новым пользователям может показаться сложным освоить обширные функции Xero.
• Ограничения функций в более низких планах: Некоторые расширенные функции, такие как мультивалютность и отслеживание проектов, доступны только в тарифных планах более высокого уровня.

Лучшее для

Xero идеально подходит для малых предприятий, которым нужна простая бухгалтерия. 

Например, местный магазин розничной торговли может использовать Xero для управления запасами, отслеживания расходов и обработки мультивалютных транзакций, при этом оставаясь на вершине выставления счетов и финансовой отчетности в одной удобной платформе.

Что говорят клиенты?

• Xero более доступен по цене по сравнению с другими доступными программами.
• Чистый и удобный интерфейс делает его очень простым в использовании.
• Xero предлагает прямую интеграцию со многими популярными программами для управления запасами.

Sage Intacct

Sage Intacct - это облачное бухгалтерское программное обеспечение, созданное специально для того, чтобы помочь растущим компаниям более эффективно управлять своими финансами. Оно особенно хорошо подходит для компаний с более сложными финансовыми потребностями.

Характеристики

• Расширенная отчетность: Предлагает настраиваемые, многомерные финансовые отчеты.
• Проницательность, основанная на искусственном интеллекте: Включает в себя инструменты искусственного интеллекта для автоматизации и улучшения прогнозирования и принятия решений.
• Управление несколькими предприятиями: Работает с финансовыми отчетами для нескольких организаций с функциями консолидации. Это делает его особенно полезным для повторяющиеся счета-фактуры. 
• Интеграционные возможности: Бесшовная интеграция с другими бизнес-системами, такими как Salesforce.
• Решения, ориентированные на конкретную отрасль: Индивидуальные функциональные возможности для различных отраслей, включая некоммерческие организации и здравоохранение.

Плюсы

• Масштабируемость: Он легко справляется с консолидацией нескольких подразделений и глобальной консолидацией. 
• Персонализация: Платформа очень легко настраивается, что позволяет предприятиям адаптировать ее к своим конкретным потребностям.
• Интеграция: Sage Intacct хорошо интегрируется с другими популярными бизнес-системами. 

Cons

• Сложность: Sage Intacct имеет крутую кривую обучения, особенно для пользователей, которые только начинают работать с продвинутыми системами учета.
• Стоимость: Цены могут быть высокими, особенно для небольших компаний, и они требуют индивидуальных расценок.
• Проблемы настройки: Несмотря на возможность настройки, создание пользовательских отчетов или рабочих процессов может отнимать много времени.

Лучшее для

Sage Intacct особенно выгоден для SaaS-компаний с Программное обеспечение для выставления повторяющихся счетов-фактур потребности.

Он поддерживает сложные модели тарификации, включая модели на основе использования и выставление счетов за подписку. 

Что говорят клиенты?

• Одной из самых ярких особенностей для меня является то, как легко она интегрирует вспомогательные бухгалтерские книги с главной главной бухгалтерской книгой (GL).
• Поддержка клиентов со стороны Sage была потрясающей.
• Все находится в одном месте, в одной системе.

SAP Concur

SAP Concur - это облачная платформа, которая упрощает и автоматизирует управление командировками, расходами и счетами для предприятий. 

Он обеспечивает всестороннюю видимость и контроль над расходами сотрудников, объединяя заказы на поездки, отчеты о расходах и обработку платежей в единую систему. 

Характеристики

• Управление поездками и расходами: Автоматизирует процессы бронирования поездок, составления отчетов о расходах и утверждения.
• Интеграция мобильных приложений: Позволяет пользователям управлять расходами и бронировать поездки на ходу.
• Глобальное соответствие: Обеспечивает соответствие компании местным нормам и корпоративной политике.
• Расширенная отчетность: Предоставляет информацию о структуре расходов с помощью настраиваемых отчетов.

Плюсы

• Автоматизация: SAP Concur упрощает управление расходами, бронирование поездок и обработку счетов. 
• Интеграция: Сильная интеграция с корпоративными картами и бухгалтерскими системами помогает оптимизировать финансовые рабочие процессы.
• Удобный для пользователя: Многие пользователи находят интерфейс интуитивно понятным, что приводит к более быстрому внедрению в командах.

Cons

• Вопросы поддержки клиентов: Некоторые пользователи часто сообщают о медленном времени отклика и ограниченных возможностях поддержки. 
• Сложная установка: Первоначальная установка и настройка могут быть сложными. 
• Цена: SAP Concur может быть дороговат, особенно для небольших компаний, и некоторые пользователи считают, что он не предлагает достаточной ценности за свою стоимость.

Лучшее для

SAP Concur идеально подходит для среднего бизнеса и крупных предприятий, которым необходимо автоматизировать и упростить процессы управления командировками, расходами и счетами. 

Например, многонациональная корпорация, сотрудники которой часто путешествуют, может извлечь большую пользу из возможности SAP Concur интегрировать бронирование поездок, отслеживание расходов и утверждение счетов в единую платформу.

Что говорят клиенты?

• Удобное единое место для управления моими расходами на ТО и Р.
• SAP Concur придает большое значение прямой обратной связи с клиентами.
• SAP имеет очень интуитивно понятный пользовательский интерфейс и подстраивается под потребности каждого пользователя!

Как выбрать правильное программное обеспечение для обработки счетов-фактур

Осталось только выбрать подходящее программное обеспечение для обработки счетов-фактур для Вашего бизнеса. 

Итак, давайте посмотрим, какие критерии Вам следует принять во внимание.

Оцените потребности Вашего бизнеса

Для начала необходимо тщательно оценить специфические потребности Вашего бизнеса в обработке счетов. 

Начните с описания Ваших текущих болевых точек, таких как трудоемкие ручные процессы, высокий процент ошибок или проблемы с задержкой платежей. 

Затем рассмотрите объем Ваших счетов-фактур и такие специфические функции, как поддержка мультивалютности или автоматическое утверждение. 

Сравните характеристики и цены

Сравните возможности, которые предлагает каждое решение, такие как автоматизация, интеграция и инструменты отчетности. 

Ищите программное обеспечение, которое предоставляет все самое необходимое, без ненужных дополнений. В то же время, оцените ценовой план, чтобы убедиться, что программное обеспечение соответствует Вашему бюджету.

Читайте обзоры и отзывы пользователей

Уделите время чтению обзоров и отзывов пользователей. Они дают представление о реальном опыте, как о хорошем, так и о плохом. 

Ищите закономерности в отзывах, чтобы оценить надежность программного обеспечения, простоту использования и поддержку клиентов.

Как внедрить программное обеспечение для обработки счетов-фактур

Теперь, когда Вы выбрали программное обеспечение, идеально подходящее к Вашей бизнес-модели, единственное, что Вам осталось, - это как его внедрить.

Давайте рассмотрим некоторые из лучших практик:

Планирование и подготовка

Начните с оценки Ваших текущих процессов выставления счетов, чтобы найти возможные неэффективные решения и конкретные области для улучшения. 

Определите четкие цели, которых Вы хотите добиться с помощью программного обеспечения, например, сократить время обработки или свести к минимуму количество ошибок. 

Кроме того, нелишним будет привлечь к процессу планирования ключевых заинтересованных лиц, чтобы убедиться, что программное обеспечение отвечает всем необходимым требованиям. 

Вы можете создать подробный план внедрения, включая сроки, обязанности и этапы, чтобы направлять процесс и держать всех в курсе.

Обучение Вашей команды

Чтобы обеспечить плавный переход, проведите комплексное обучение Вашей команды работе с новым программным обеспечением для обработки счетов-фактур. 

Начните с практических занятий, посвященных ключевым функциям, рабочим процессам и общим задачам. Предложите доступ к учебным пособиям, руководствам и ресурсам поддержки для постоянного обучения. 

Назначьте ответственного за решение вопросов на ранних этапах. Регулярные встречи помогут закрепить навыки и решить любые проблемы по мере того, как Ваша команда будет лучше ориентироваться в программном обеспечении.

Мониторинг и оптимизация

После внедрения программного обеспечения Вы должны регулярно контролировать его работу, чтобы убедиться, что оно соответствует Вашим целям. 

Например, Вы можете отслеживать такие ключевые показатели, как время обработки, количество ошибок и экономия средств. 

Кроме того, не забудьте собрать обратную связь от Вашей команды, чтобы найти любые проблемы, которые могут повлиять на рабочий процесс. 

Заключительные слова: Выбор правильного программного обеспечения для обработки счетов-фактур для Вас

Выбор лучшего программного обеспечения для обработки счетов-фактур - это не просто проставление галочек в списке функций. 

Речь идет о том, чтобы найти решение, которое действительно соответствует потребностям Вашего бизнеса, будь то оптимизация рабочих процессов, поддержание точности или что-то подобное. 

Правильно подобранное программное обеспечение может автоматизировать утомительные задачи, уменьшить количество ошибок и предоставить ценные сведения о Ваших финансовых операциях. 

Изучая лучшие варианты, сосредоточьтесь на поиске программного обеспечения, которое не только решает Ваши текущие задачи, но и поддерживает Ваш долгосрочный рост.

Готовы ли Вы изменить процесс выставления счетов?

Если Вы ищете мощное, гибкое и масштабируемое решение для обработки Ваших сложных счетов и фактур, Tridens Monetization может стать идеальным вариантом для Вашего бизнеса.

Благодаря своим расширенным функциям и возможностям обработки данных в режиме реального времени, он поможет Вам оптимизировать финансовые операции и стимулировать рост.

Свяжитесь с Tridens сегодня, чтобы узнать больше

Узнайте, как Tridens Monetization может произвести революцию в обработке Ваших счетов-фактур. Свяжитесь с нашими экспертами и узнайте, как наше решение может быть адаптировано к Вашим конкретным потребностям.

Часто задаваемые вопросы