O software de faturação é uma ferramenta digital concebida para criar e gerir facturas. Automatiza o seu processo de faturação, tratando da criação, do envio e do acompanhamento das facturas.
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Sabia que 48% das empresas enviam até 500 facturas por mês?
Com um volume tão grande de facturas, como é que as empresas conseguem controlar tudo? Como podem enviar tantas facturas e, ao mesmo tempo, prestar atenção a todos os pormenores?
Bem, é aí que entra o software de faturação.
Neste blogue, vamos aprofundar o que é um software de faturação, como funciona, quais as vantagens e características que inclui, e abordar algumas das melhores soluções no mercado atual.
Vamos mergulhar no assunto.
Notas chave
- O software de faturação é uma ferramenta que as empresas utilizam para automatizar a criação, o envio e o acompanhamento das facturas.
- As funcionalidades comuns do software de faturação incluem a criação de facturas, personalização, controlo de despesas, bases de dados de clientes, controlo de tempo, cálculo de impostos, relatórios e análises e lembretes de pagamento.
- A configuração de facturas recorrentes no software consiste normalmente na criação de um perfil de cliente, na configuração do modelo predefinido, na especificação dos detalhes de faturação, na definição de um calendário recorrente e na escolha das condições de pagamento.
- As principais vantagens dos modelos de faturação personalizáveis são o facto de garantirem a consistência da marca, pouparem tempo, acrescentarem flexibilidade e fornecerem-lhe facturas mais precisas em comparação com a criação manual.
- Atualmente, existem muitas soluções de faturação populares, mas algumas das opções mais robustas incluem Tridens Monetization, QuickBooks e Zoho Invoice.
O que é um software de faturação
O software de faturação é uma ferramenta que ajuda as empresas a gerar, enviar e acompanhar as facturas dos serviços prestados aos clientes.
Este software simplifica todo o processo de sistema de facturaçãoO seu processo de faturação é mais rápido, mais eficiente e menos propenso a erros. Pode também automatizar muitas das tarefas envolvidas no processo de faturação, tais como:
- cálculo de impostos e descontos,
- enviar lembretes de pagamento,
- registo de pagamentos.
O software de faturação pode ser utilizado por empresas de todas as dimensões, desde freelancers e empresários em nome individual a grandes empresas.
Pode ser especialmente útil para empresas que enviam um grande volume de facturas ou que têm necessidades de faturação complexas. Para as empresas com clientes que efectuam pagamentos idênticos de forma consistente e regular, algumas soluções de software de faturação oferecem a funcionalidade de configurar pagamentos automáticos. facturas recorrentes.
Características do software de faturação
O software de faturação inclui uma série de funcionalidades concebidas para simplificar os processos de faturação.
- Criação e personalização de facturas: Crie rapidamente facturas profissionais com modelos e esquemas personalizáveis, que correspondem à identidade da sua marca.
- Controlo de despesas: Registe e classifique as despesas comerciais e anexe os recibos para documentação.
- Base de dados de clientes e produtos: Mantém uma base de dados de informações de clientes e detalhes de produtos, facilitando a criação e gestão de facturas (especialmente relevante para empresas com Faturação SaaS).
- Controlo do tempo: Inclui funcionalidades de controlo de tempo para empresas que facturam com base em taxas horárias (por exemplo, serviços de consultoria ou jurídicos).
- Cálculo do imposto: Algumas soluções calculam automaticamente os impostos com base nas taxas definidas e na natureza do produto, o que ajuda a cumprir a legislação fiscal local.
- Relatórios e análises: Fornece relatórios e análises sobre faturação e pagamentos, permitindo que as empresas obtenham informações em tempo real com relatórios abrangentes sobre vendas, facturas, pagamentos, despesas e KPIs.
- Lembretes e notificações: Envia lembretes para facturas não pagas e notificações após o pagamento. Isto ajuda a gerir o fluxo de caixa e reduz o tempo gasto no acompanhamento dos clientes.
DICA PRO: Ao escolher um software de faturação para a sua empresa, dê prioridade às funcionalidades de automatização. O software deve ser capaz de enviar automaticamente facturas recorrentes e lembretes de pagamento e optar por um sistema que ofereça relatórios e análises financeiras em tempo real. Além disso, certifique-se de que o software pode integrar-se perfeitamente nas suas ferramentas de contabilidade e gateways de pagamento existentes.
Opções de configuração da fatura recorrente
A funcionalidade de facturas recorrentes foi concebida para automatizar o processo de faturação de serviços ou produtos contínuos. São úteis em situações em que uma empresa fornece os mesmos serviços ou produtos a um cliente num horário regular e previsível.
Com a maioria dos softwares de faturação e cobrança, a configuração de facturas recorrentes envolve normalmente os seguintes passos:
- Crie um perfil de cliente: Adicione os dados do seu cliente ao software. Normalmente inclui o seu nome, endereço, informações de contacto e quaisquer outros detalhes relevantes.
- Crie e configure o modelo de faturação predefinido: Conceba o modelo de fatura que servirá de base a todas as suas facturas recorrentes. Inclua o logótipo da sua empresa, informações de contacto, condições de pagamento e quaisquer outras informações comerciais relevantes.
- Especifique os detalhes da faturação recorrente: Introduza os detalhes do produto ou serviço que está a faturar, incluindo a quantidade e o preço.
- Defina um horário recorrente: Escolha a frequência desejada para a geração de facturas (semanal, mensal, anual ou intervalos personalizados). De seguida, especifique uma data de início para o ciclo e, se aplicável, uma data de fim.
- Seleccione as condições de pagamento: Defina as condições de pagamento das suas facturas, tais como a data de vencimento dos pagamentos (por exemplo, pagamento no prazo de 30 dias).
- Rever e ativar: Antes de ativar a fatura periódica, reveja todos os detalhes para verificar a sua exatidão. Quando tudo estiver definido, active a funcionalidade de faturação periódica.
Lembre-se de que o processo exato pode variar ligeiramente consoante o software específico que utiliza, mas estes passos fornecem uma estrutura geral que é comum à maioria das ferramentas de faturação.
DICA PRO: Se for uma empresa de maior dimensão, considere segmentar os perfis dos clientes. Agrupe os seus clientes em segmentos com base na fiabilidade do pagamento, no tamanho da encomenda ou na frequência. Em seguida, personalize os parâmetros de faturação para cada segmento. Por exemplo, para clientes fiáveis, pode oferecer prazos de pagamento mais longos, enquanto que para clientes mais recentes, pode preferir ciclos mais curtos. Software de faturação recorrente normalmente também oferecem esta funcionalidade.
Como criar facturas com aspeto profissional
Agora, vamos ver como pode utilizar o software de faturação para criar facturas com aspeto profissional.
A maioria dos softwares permite-lhe personalizar os modelos pré-construídos para que se adaptem à sua marca geral e pode definir o seu logótipo, os detalhes da empresa e os detalhes financeiros. Em seguida, configure a integração com a sua base de dados de utilizadores e todos os facturação da subscrição detalhes - deve preencher automaticamente os dados do cliente (por exemplo, nome, endereço, condições de pagamento, períodos de faturação, etc.).
Se tiver um modelo de faturação baseado na utilização, o software deve cobrar aos clientes com base na sua atividade e preencher automaticamente as facturas com o montante exato da utilização.
Software & Saas: Desbloqueando todo o seu potencial
Dependendo da localização do cliente e dos regulamentos fiscais do país, o software deve ser capaz de gerir cálculos de impostos e aplicar impostos com base nos dados de conformidade do seu país.
Quanto aos modelos baseados em subscrição, pode configurar a funcionalidade de faturação recorrente de que falámos anteriormente, utilizando os intervalos específicos e as taxas fixas acordadas pelos seus clientes.
Vantagens e características dos modelos de faturação personalizáveis
Já falámos sobre as capacidades de personalização que o software de faturação traz para a mesa - mas quais são as vantagens exactas desta funcionalidade?
Alguns dos principais incluem:
- Garanta a coerência da marca: As suas facturas reflectirão a identidade da sua marca com logótipos, cores e tipos de letra, ajudando-o a manter uma aparência consistente.
- Poupe tempo: O software elimina a necessidade de recriar layouts de facturas a partir do zero para cada nova fatura, poupando-lhe horas todos os meses.
- Facturas mais precisas: Os modelos pré-formatados reduzem o risco de erros na formatação ou nos cálculos das facturas.
- Flexibilidade: As empresas podem adaptar os modelos para acomodar diferentes tipos de facturas, indústrias ou necessidades comerciais. Pode ter um esquema específico para cada cliente.
Quanto às características, algumas das mais comuns que poderá encontrar são:
- Personalização do design e do layout: Pode ajustar os tipos de letra, as cores e o espaçamento, bem como reorganizar os elementos para corresponder às suas preferências e criar um fluxo lógico de informações.
- Personalização do campo de conteúdo: Adicione, remova ou modifique campos para incluir informações relevantes, tais como detalhes do projeto, descontos ou cálculos de impostos.
- Personalização do logótipo e da marca: Configure os logótipos e as cores da sua empresa para reforçar a marca.
- Cálculos automáticos: Os modelos personalizáveis vêm normalmente com fórmulas incorporadas para automatizar os cálculos de subtotais, impostos, descontos e montantes totais.
Personalização de partidas individuais: Ajuste as descrições, quantidades e preços dos itens de linha para corresponder a facturas específicas.
Qual é o melhor software de faturação para 2024?
OK - já falámos sobre o que é um software de faturação, como funciona, quais as suas características e como pode configurá-lo.
Mas qual é o melhor software de faturação atualmente? Mais importante ainda, qual é o melhor software de faturação para o seu empresa específica?
De seguida, apresentamos-lhe algumas das melhores opções do mercado atual.
Antes de responder à sondagem abaixo.
Carregando ...Melhor software de invocação para empresas
Tridens - Ideal para faturação de assinaturas
Tridens Monetization está na vanguarda do software de faturação por subscrição, fornecendo uma solução abrangente que simplifica a automatização da faturação, a definição de estratégias de preços e a gestão de receitas para as empresas.
O Tridens é eficaz em vários sectores - quer tenha uma empresa com base em assinaturas, baseado no usoou modelo de negócio híbrido, pode contar com o Tridens para simplificar os seus complexos processos de faturação.
O conjunto de funcionalidades inclui a automatização da faturação e da cobrança, ferramentas para a cobrança de pagamentos e informações analíticas abrangentes. Os utilizadores também podem aceder a relatórios prontos a utilizar e utilizar funcionalidades para otimizar as ofertas, juntamente com uma variedade de integrações para satisfazer as diversas necessidades empresariais.
E estas funcionalidades representam apenas uma fração das capacidades do Tridens Monetization.
Também pode contar com funcionalidades avançadas, como ferramentas de gestão financeira aprofundadas, relatórios detalhados automatizados, agendamento de tarefas e aprovisionamento, posicionando-o como um Sistema de Suporte Empresarial (BSS) totalmente equipado.
Esta combinação de funcionalidades permite às organizações tirar partido de um conjunto holístico de ferramentas. facturação da subscrição mas também terá acesso a uma estrutura robusta que pode suportar várias operações comerciais.
O melhor software de faturação para pequenas empresas e trabalhadores independentes
QuickBooks - O melhor para freelancers e empreiteiros
QuickBooks é uma solução ideal para freelancers e profissionais independentes que lidam com um grande volume de facturas todos os meses.
Para além da faturação, o software também ajuda na gestão financeira, no controlo das despesas e na criação de relatórios financeiros detalhados. O design é muito fácil de utilizar, tornando-o acessível mesmo para quem não tem conhecimentos de contabilidade.
No que diz respeito às funcionalidades, algumas das que mais se destacam incluem a faturação personalizável, painéis de controlo personalizados e ferramentas de relatórios financeiros. Oferecem informações sobre os rendimentos, acompanham os clientes que efectuaram pagamentos e identificam as contas em atraso.
As capacidades de integração são extensas, incluindo plataformas como a Amazon Business, Square, Etsy, PayPal, Shopify e SOS Inventory.
O melhor software de faturação gratuito
Zoho Invoice - Aplicação de faturação gratuita
Zoho Invoice prova que o software livre não significa necessariamente que lhe faltem características e funcionalidades.
O Zoho oferece capacidades de faturação impressionantes sem qualquer custo e é capaz de processar centenas de facturas anualmente. Acompanha eficazmente as horas, as despesas e os itens de inventário em vários projectos, através de uma aplicação ou de um navegador.
Além disso, inclui lembretes automáticos por correio eletrónico para pagamentos em atraso, o que é ótimo para simplificar a cobrança de pagamentos e reduzir rotatividade de clientes.
Vale a pena notar que o Zoho Books, o software de contabilidade da empresa, também incorpora funcionalidades de faturação e oferece uma experiência de gestão financeira mais holística.
O futuro da faturação e da emissão de facturas
Hoje em dia, existem inúmeras soluções de software robustas que podem simplificar as suas necessidades de faturação e cobrança... por isso, que inovações podemos esperar ver no futuro?
Para muitos, o futuro da faturação e da cobrança reside na integração da Inteligência Artificial (IA) e da análise avançada.
Um dos principais desenvolvimentos será a implementação de sistemas orientados para a IA que podem gerar e enviar facturas automaticamente, acompanhar os pagamentos e gerir as contas a receber de forma mais eficaz.
Além disso, a análise preditiva pode também desempenhar um papel importante em termos de previsão das receitas e das tendências financeiras. A análise avançada pode prever fluxos de receitas futuras com base em dados de clientes, tendências de mercado e desempenho histórico.
De um modo geral, parece que o futuro da faturação e da cobrança está orientado para a automatização, a precisão e os conhecimentos preditivos, tudo isto impulsionado pelos avanços da IA e da análise.
E se precisa de um parceiro que o acompanhe durante estas mudanças - mas que também o ajude a simplificar as suas necessidades de faturação desde já - deve considerar a possibilidade de se associar à Tridens.
Perguntas frequentes
A necessidade de um software de faturação depende das necessidades da sua empresa.
Se emite facturas regularmente, lida com vários clientes ou necessita de um acompanhamento eficiente dos pagamentos e despesas, o software de faturação pode simplificar estes processos e poupar tempo.
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Ao escolher um software de faturação para a sua empresa, comece por identificar as suas necessidades comerciais específicas, como a personalização, as funcionalidades de relatório e as opções de processamento de pagamentos.
Em seguida, compare as diferentes opções de software com base nestes critérios, na facilidade de utilização, no custo e nas opiniões dos utilizadores.
Pronto para começar?
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