O que é um gestor de faturação? Principais responsabilidades, competências e ferramentas para o sucesso

Descubra o que fazem os gestores de faturação, as principais competências de que necessitam e como ferramentas como o Tridens Monetization podem ajudar em ambientes de faturação complexos.

À medida que os modelos de subscrição, os preços baseados na utilização e as modalidades de pagamento complexas se tornam a norma, os processos tradicionais de faturação “enviar uma fatura, receber um cheque” estão a entrar em colapso para as empresas de todos os sectores.

A verdade é que o software, por si só, não consegue negociar as condições de pagamento, acompanhar os clientes que pagam tardiamente ou resolver litígios de faturação complexos. Embora muitos vejam a gestão da faturação como uma função administrativa básica, as empresas inteligentes sabem que, na realidade, precisam de um gestor de faturação.

Em seguida, explicaremos exatamente o que um gestor de faturação faz no dia a dia, como saber se a sua empresa precisa de um e as ferramentas que utilizam para simplificar operações de faturação caóticas.

O que é um gestor de faturação?

Um gestor de faturação é essencialmente um profissional de contabilidade especializado em supervisionar os processos de faturação de uma organização. A sua principal responsabilidade é verificar se as contas e facturas estão corretas antes de serem enviadas aos clientes, garantindo que serão pagas corretamente e a tempo.

Concentram-se nos aspectos financeiros da faturação - confirmando que os encargos correspondem aos serviços prestados, resolvendo discrepâncias de faturação e mantendo registos de faturação.

Hoje em dia, os gestores de faturação confiam cada vez mais em soluções de software especializadas que automatizam os processos de verificação, acompanham o estado dos pagamentos e geram facturas precisas - simplificando o que antes era uma função altamente manual.

Principais responsabilidades de um gestor de faturação?

Os gestores de faturação tratam de tudo, desde garantir que a empresa segue as regras financeiras até melhorar a forma como o dinheiro entra.

Vejamos quais são as principais responsabilidades que tornam este cargo tão importante:

Geração e processamento de facturas

A principal função de um gestor de faturação é criar e enviar facturas exactas a tempo, de acordo com os horários e os termos do contrato. Assegura-se de que todos os produtos entregues ou serviços prestados são devidamente documentados e facturados de acordo com as taxas, descontos e condições de pagamento acordadas.

Nas empresas de maior dimensão, os gestores de faturação tratam de diferentes tipos de facturas - desde compras únicas a facturas mensais subscrições, modelos de pagamento conforme o uso e faturação baseada em projectos. 

Gestão de contas a receber

Os gestores de faturação também monitorizam e gerem as contas a receber, acompanham as facturas pendentes e cobram os pagamentos. Criam sistemas de acompanhamento para pagamentos em atraso, incluindo lembretes automáticos, mensagens pessoais e, quando necessário, medidas de cobrança mais formais.

Além disso, os gestores trabalham em estreita colaboração com a contabilidade para fazer corresponder os pagamentos às facturas em aberto, resolver problemas de pagamento e manter registos precisos. Analisam regularmente os relatórios de antiguidade para detetar tendências de pagamento, prever problemas de fluxo de caixa e criar planos para reduzir o tempo necessário para cobrar dinheiro e diminuir o risco de dívidas não pagas.

Reconhecimento de receitas e conformidade

Os gestores de faturação certificam-se de que a empresa segue as regras contabilísticas adequadas, como os GAAP, as IFRS ou outras normas contabilísticas aplicáveis, ao registar os rendimentos.

Esta tarefa tornou-se cada vez mais difícil com as empresas de subscrição, onde tem de acompanhar cuidadosamente as receitas diferidas e reconhecer os rendimentos com base na entrega dos serviços e não quando as facturas são emitidas. 

Os gestores também trabalham com a equipa financeira para criar políticas para cenários complexos, tais como acordos com vários elementos, modificações de contratos e considerações variáveis.

Comunicação com o cliente e resolução de litígios

Quando surgem problemas de faturação, os gestores de faturação são o principal ponto de contacto tanto para os membros da equipa como para os clientes que procuram respostas. Analisam as diferenças, coordenam com outros departamentos para obter informações e explicam claramente as conclusões às partes interessadas e a todos os envolvidos.

Os gestores de faturação criam frequentemente passos padrão para lidar com litígios comuns e dão formação às suas equipas sobre como resolver problemas e o que documentar. Observam padrões nos litígios de faturação para encontrar e corrigir problemas de todo o sistema nos processos de faturação, contratos de venda ou prestação de serviços que possam estar a causar problemas repetidos.

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Gestão e otimização de sistemas de faturação

Os gestores de faturação modernos gerem a tecnologia de faturação da empresa, escolhendo o software certo, configurando-o para satisfazer as necessidades da empresa e mantendo-o atualizado. Criam e mantêm registos de clientes, listas de produtos, modelos de preços, regras fiscais e outras informações importantes no sistema de faturação.

Verificam constantemente o bom funcionamento do sistema e procuram formas de automatizar tarefas manuais, acelerar o processamento e melhorar a precisão dos dados. Os gestores de faturação lideram frequentemente projectos para ligar os sistemas de faturação ao CRM, ao software de contabilidade, aos processadores de pagamentos e a outras ferramentas de negócio, assegurando que os dados fluem sem problemas ao longo de todo o processo de cotação para pagamento.

Relatórios e análises

Os gestores de faturação criam e analisam relatórios regulares sobre as principais métricas de faturação, como o volume de facturas, os pagamentos dentro do prazo, as taxas de cobrança e o reconhecimento de receitas. Extraem informações que ajudam a tomar decisões em toda a empresa, desde encontrar formas de melhorar os preços até prever o fluxo de caixa futuro com base nos padrões de faturação e pagamento.

Através de uma análise cuidadosa, ajudam os líderes a compreender o impacto financeiro de diferentes estratégias comerciais, como a oferta de novas condições de pagamento, a alteração dos modelos de preços ou a concentração em diferentes grupos de clientes. Os gestores de faturação também podem criar painéis de controlo e relatórios personalizados que dão aos intervenientes uma visão em tempo real das operações de faturação e do desempenho das receitas.

Como é que sabe se a sua empresa precisa de um gestor de faturação?

À medida que a sua empresa cresce, é provável que chegue a um ponto em que os processos de faturação casuais já não são suficientes. Eis alguns sinais claros de que está na altura de contratar um profissional de faturação dedicado:

• O seu volume de facturas é avassalador: Se a sua equipa tem dificuldade em acompanhar o número de facturas ou considera os vários modelos de preços demasiado complexos para gerir a par de outras tarefas, precisa de ajuda especializada.
• Os problemas de tesouraria estão a surgir apesar das fortes vendas: Quando as facturas são emitidas com atraso ou os pagamentos ultrapassam os 60 dias porque ninguém faz um acompanhamento consistente, um gestor de faturação pode criar sistemas para resolver estes problemas.
• Os clientes queixam-se frequentemente de erros de faturação: Erros repetidos com preços, quantidades ou aplicações de pagamento prejudicam a sua reputação e indicam que o seu processo de faturação necessita de atenção especializada.
• Está a perder dinheiro devido a erros de faturação: Se as auditorias revelarem que não está a faturar todos os serviços prestados ou que está a aplicar descontos incorretamente, está a sofrer uma fuga de receitas que um gestor de faturação poderia evitar.
• O seu modelo de negócio está a tornar-se mais complexo: Adicionar serviços de subscrição, preços baseados no uso, A criação de uma linha de produtos, ou a expansão das linhas de produtos, cria desafios de faturação que o pessoal da contabilidade geral não está normalmente preparado para resolver.
• Estão a surgir preocupações de conformidade financeira: À medida que os regulamentos se tornam mais rigorosos, especialmente em torno do reconhecimento de receitas (como o ASC 606), precisa de alguém que compreenda estes requisitos para manter a sua empresa em conformidade.
• Os líderes querem conhecimentos financeiros mais profundos: Quando os executivos pedem uma análise detalhada dos padrões de pagamento ou das tendências de receitas que a sua equipa tem dificuldade em fornecer, um gestor de faturação pode ajudar a fornecer esses dados.

Desafios comuns que os gestores de faturação enfrentam

Mesmo os gestores de faturação mais competentes deparam-se com obstáculos que põem à prova as suas capacidades. Eis alguns dos principais problemas que estes profissionais enfrentam e a forma como os resolvem:

Gerir modelos de preços complexos

As empresas modernas utilizam frequentemente estruturas de preços complicadas que combinam níveis de subscrição, elementos baseados na utilização e promoções especiais. Os gestores de faturação têm de traduzir estes modelos complexos em facturas claras sem cometer erros.

E quando as empresas acrescentam novos produtos ou serviços, os gestores de faturação têm de integrar essas ofertas nos sistemas existentes. 

Uma empresa de subscrição que lança uma nova opção “pay as you go” juntamente com planos mensais e anuais cria problemas e os gestores de faturação têm de lidar com estes diferentes modelos em simultâneo, mantendo a precisão em milhares de contas de clientes.

Resolver litígios de pagamento de forma diplomática

Quando um cliente afirma que lhe foram cobrados $5.000 a mais na sua fatura trimestral, o gestor de faturação tem de investigar o que aconteceu, mas também de preservar a relação.

Analisam os termos do contrato, os dados de utilização e os cálculos de preços para determinar se ocorreu um erro ou se o cliente entendeu mal o seu acordo. Em seguida, tem de explicar claramente as suas conclusões, quer isso signifique corrigir um erro ou ajudar o cliente a compreender os encargos legítimos.

As disputas internas criam ainda mais tensão. Quando a equipa de vendas promete condições especiais sem consultar a faturação, o gestor de faturação fica preso entre honrar o que foi dito ao cliente e seguir as políticas da empresa.

Cumprir os requisitos de conformidade

Uma empresa que começa a vender em novos estados ou países enfrenta normalmente requisitos fiscais desconhecidos. 

Nestas situações, o gestor de faturação tem de determinar rapidamente que taxas de imposto se aplicam a que produtos e em que locais, atualizar os seus sistemas em conformidade e garantir que a empresa se mantém em conformidade nas diferentes jurisdições.

Gerir as flutuações sazonais de faturação

Muitas empresas registam grandes alterações de volume ao longo do ano. Por exemplo, uma empresa de preparação de impostos pode tratar 60% da sua faturação anual em apenas três meses.

Os gestores de faturação precisam de escalar as suas operações durante estes períodos de grande atividade e, muitas vezes, contratam trabalhadores temporários que precisam de formação rápida em sistemas complexos. Criam passos simplificados e melhores controlos de qualidade para manter o trabalho preciso apesar da pressão.

A época baixa traz desafios diferentes. Os gestores de faturação têm de manter as suas equipas ocupadas quando o volume de faturação diminui. Utilizam este tempo para limpar os dados dos clientes, melhorar os seus sistemas, formar o pessoal e criar melhores ferramentas de elaboração de relatórios. 

Prevenir a fuga de receitas

Os gestores de faturação auditam regularmente os seus processos para detetar receitas que escapam por entre as fendas. Podem descobrir que determinados serviços adicionais não estão a ser incluídos nas facturas ou que os aumentos de preços no sistema principal não foram aplicados a todos os clientes elegíveis.

Facturação baseada no uso cria desafios específicos para evitar fugas. Uma empresa de telecomunicações tem de se certificar de que todas as chamadas facturáveis e a utilização de dados são transferidas corretamente dos sistemas de rede para a plataforma de faturação. Os gestores de faturação criam processos de verificação que comparam os padrões de utilização previstos com a faturação real para detetar anomalias.

Reduzir os dias de vendas pendentes

Quando os prazos médios de pagamento ultrapassam os 45 dias, os gestores de faturação são pressionados a acelerar as cobranças sem alienar os clientes. Analisam os padrões de pagamento para ver quais os clientes que pagam sistematicamente com atraso e quais as facturas que normalmente causam atrasos.

Podem estabelecer descontos para pagamentos antecipados para contas com atrasos crónicos e criar facturas mais detalhadas que respondam a perguntas comuns antes que os clientes as possam utilizar como motivo para atrasar o pagamento.

Os clientes de grandes empresas têm frequentemente processos de pagamento rigorosos que prolongam os prazos de pagamento. Os seus sistemas podem exigir números de pedido específicos, formatos de fatura únicos ou métodos de envio particulares. Os gestores de faturação têm de personalizar os seus processos para estas contas e desenvolver fluxos de trabalho especiais que satisfaçam requisitos complexos, ao mesmo tempo que controlam e acompanham os pagamentos de forma eficaz.

O que é uma plataforma de gestão de faturação?

Uma plataforma de gestão de faturação é um software especializado que centraliza e automatiza todo o ciclo de vida da faturação, desde processamento de facturas através da cobrança de pagamentos e do reconhecimento de receitas.

A maioria das plataformas de gestão de faturação inclui módulos para gestão de informações sobre clientes, catálogos de produtos e preços, geração de facturas, processamento de pagamentos, gestão de cobranças e relatórios financeiros. 

Os sistemas mais avançados também têm funcionalidades para gestão de subscrições, faturação baseada na utilização, cobrança automática, reconhecimento de receitas e cálculo de impostos.

Os gestores de faturação utilizam estas plataformas para criar e distribuir facturas, processar vários métodos de pagamento, gerir cobranças e gerar relatórios financeiros. O software automatiza tarefas de rotina, como o envio de lembretes de pagamento, a aplicação de taxas de atraso e a reconciliação de pagamentos com facturas.

Como os gestores de faturação podem beneficiar da utilização do Tridens Monetization

Tridens Monetization é uma plataforma de gestão de faturação baseada na nuvem que simplifica os complexos processos de faturação nas telecomunicações, SaaS, A sua empresa é uma empresa de serviços públicos, energia, serviços de utilidade pública, finanças e outros sectores.

Construído sobre uma arquitetura AWS escalável, suporta todos os fluxos de receitas - subscrições, preços baseados na utilização, encargos únicos ou modelos híbridos - enquanto se integra com CRM, ERP e sistemas de pagamento.

Para os gerentes de faturamento, o Tridens Monetization fornece uma solução centralizada para gerenciar todo o ciclo de vida da cotação até o pagamento, desde criação de facturas até ao reconhecimento de receitas, com análises em tempo real e opções de configuração flexíveis.

Eis exatamente o que o Tridens traz para a mesa:

• Preços flexíveis e configuração de produtos: Os gestores de faturação podem facilmente configurar modelos de preços complexos - tais como subscrições escalonadas, taxas baseadas na utilização ou serviços agrupados - para criar facturas precisas que mostrem diversos termos contratuais sem ajustes manuais demorados.
• Classificação da utilização em tempo real e tarifação convergente: A plataforma processa instantaneamente grandes volumes de dados de utilização e suporta modelos pré-pagos e pós-pagos com protocolos como Diameter e 5G HTTP/2, para que os gestores de faturação possam gerir faturação dinâmica necessidades com exatidão e reduzir os erros.
• Geração e distribuição automatizada de facturas: O Tridens Monetization automatiza a criação e a entrega de facturas personalizadas, poupando tempo aos gestores de faturação e proporcionando consistência numa só vez, recorrente, ou ciclos de faturação híbridos.
• Processamento de pagamentos integrado: Com integrações pré-construídas a gateways como Stripe, PayPal e Braintree, os gestores de faturação podem simplificar a cobrança de pagamentos, reconciliar transacções sem esforço e oferecer aos clientes várias opções de pagamento para acelerar o fluxo de caixa.
• Gestão de cobranças e automatização das cobranças: O sistema automatiza os lembretes de pagamento e os fluxos de trabalho de escalonamento, para que os gestores de faturação possam reduzir os dias de vendas pendentes (DSO) e lidar com os pagamentos em atraso sem alienar os clientes.
• Conformidade com o reconhecimento de receitas: O Tridens suporta padrões como ASC 606 e IFRS 15, que ajudam os gerentes de faturamento a rastrear com precisão a receita diferida e reconhecer a receita com base na prestação de serviços.
• Análises e relatórios em tempo real: Os gestores de faturação têm acesso a painéis de controlo e relatórios detalhados sobre o estado das facturas, as tendências de pagamento e o desempenho das receitas, pelo que dispõem de conhecimentos práticos para otimizar os processos e informar as decisões de liderança.
• Integrações perfeitas com terceiros: Ao ligar-se a ferramentas como o Salesforce, NetSuite e Avalara, o Tridens permite um fluxo de dados fluido entre departamentos, para que os gestores de faturação possam resolver disputas rapidamente e manter registos precisos dos clientes com o mínimo de esforço.
• Portal de auto-cuidados de marca branca: Um portal personalizável permite aos clientes gerir diretamente as suas contas e pagamentos, o que reduz as consultas de faturação e liberta os gestores para se concentrarem em tarefas mais importantes.
• Simplificação da configuração-cotação de preços: A ferramenta CPQ integrada alinha as vendas e a faturação, simplificando os preços complexos, para que os gestores de faturação possam evitar litígios resultantes de termos mal cotados.

Simplifique a sua gestão de faturação com o Tridens

Tridens Monetization oferece uma solução abrangente para os gestores de faturação que lidam com operações de receitas complexas.

Com todo o seu processo de cotação para pagamento em uma única plataforma baseada na nuvem, o Tridens elimina os sistemas desconectados e as soluções manuais que afetam os departamentos de faturamento tradicionais. 

A arquitetura flexível da plataforma adapta-se aos seus requisitos comerciais específicos, quer esteja a gerir subscrições, modelos baseados na utilização, transacções únicas ou os três em simultâneo.

Tridens Monetization também:

• Automatiza as tarefas manuais de faturação em todo o ciclo de vida da receita, desde a cotação inicial até à reconciliação do pagamento.
• Captura todos os dados de utilização facturáveis em tempo real para eliminar a fuga de receitas e garantir uma faturação exacta.
• Simplifica a conformidade com as normas de reconhecimento de receitas através do rastreio automatizado e da distribuição de receitas diferidas.
• Fornece painéis de controlo executivos e relatórios pormenorizados que transformam os dados de faturação em inteligência empresarial acionável.
• Permite o autosserviço ao cliente através de portais de marca que reduzem os pedidos de apoio e aceleram os pagamentos.
• Integra-se com as principais plataformas de CRM, ERP, contabilidade e pagamento para criar um sistema unificado de gestão de receitas.

Quer esteja a lutar contra a fuga de receitas, preocupações com a conformidade ou os desafios da implementação de novos modelos de negócio, o Tridens Monetization fornece as ferramentas necessárias para modernizar as suas operações de faturação.

Marque uma demonstração hoje para ver como o Tridens Monetization pode ajudar com os seus problemas específicos de faturação.

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