Não existe uma resposta simples para a questão de saber qual é o melhor software de gestão de subscrições.
Com o recente aumento de popularidade, as subscrições estão a entrar nos modelos de negócio, algo que não imaginaríamos há alguns anos atrás.
Tabela de conteúdos
- O que é um modelo de negócio de subscrição?
- A faturação recorrente é uma gestão de subscrições?
- O que é a Gestão de Assinaturas?
- O que é um software de gestão de subscrições?
- Características do software de gestão de assinaturas
- Como escolher um modelo de preços de subscrição?
- Vantagens do software de gestão de subscrições
O software moderno de gestão de subscrições deve simplificar a faturação, a cobrança e a gestão de pagamentos e incluir análises avançadas para maximizar as receitas e a retenção de clientes.
Mas, acima de tudo, o software deve ser escalável e flexível, para que seja adequado a qualquer modelo moderno de negócio de subscrição.
O melhor software de gestão de subscrições é, na sua essência, um software de facturação (ou plataforma) perfeitamente adaptada à economia de subscrição que está a tomar conta do nosso quotidiano.
Vamos analisar em profundidade o que é necessário para tornar o software de gestão de subscrições "o melhor".
O que é um modelo de negócio de subscrição?
Num modelo de negócio de subscrição, os clientes pagam uma taxa semanal, mensal ou anual em troca de produtos ou serviços.
Com as subscrições, criam uma receita recorrente constante para a empresa.
Ultimamente, um novo termo chamado economia de assinaturas surgiu que descreve o aumento da popularidade das assinaturas.
Um modelo de negócio de subscrição, por vezes também designado por modelo de negócio de subscritores, pode ser muito eficaz para a empresa, porque cria uma previsibilidade pagamentos recorrentes e crescimento.
Por outro lado, é conveniente para o cliente porque não está obrigado a possuir um produto ou serviço e pode utilizá-lo apenas durante o tempo que quiser.
Como Investopédia diz-lhe:
"Os modelos de negócio de subscrição baseiam-se na ideia de vender um produto ou serviço para receber receitas de subscrição recorrentes mensais ou anuais. Centram-se na retenção de clientes em vez da aquisição de clientes."
Uma assinatura é, na realidade, um contrato entre o cliente e o fornecedor.
Desde que o utilizador pague regularmente a taxa acordada, pode usufruir de todos os benefícios do produto ou serviço.
Quando o contrato termina, tem a opção de renovar ou cancelar a sua subscrição.
Um modelo de negócio por subscrição tem tudo a ver com uma excelente experiência, retenção e fidelização do cliente.
Se for feito corretamente, uma empresa pode reter os clientes durante muito tempo e assegurar um receita recorrente mensal (MRR) e receita anual recorrente (ARR), algo que todas as empresas procuram alcançar, especialmente em tempos e mercados incertos.
A faturação recorrente é uma gestão de subscrições?
Não, a faturação recorrente não é gestão de subscrições!
A faturação recorrente é um processo automatizado que assegura que todas as transacções e processos de pagamento recorrente entre o cliente e a empresa decorrem sem problemas.
Enquanto Faturação recorrente é uma parte essencial do software de gestão de assinaturas, mas a gestão de assinaturas é muito mais do que isso.
O que é a Gestão de Assinaturas?
A gestão de subscrições é um processo que acompanha o ciclo de vida dos clientes e gere-o.
O objetivo das subscrições é garantir que os clientes tenham uma experiência perfeita com o produto ou serviço e fiquem satisfeitos.
As necessidades, os desejos e as preferências dos clientes mudam com o tempo.
Por isso, é duvidoso que continue satisfeito com o mesmo produto ou serviço anos depois de o ter contratado.
É por isso que a empresa deve interagir com ele, e a sua conta deve ajustar-se às situações em mudança, ou seja, a sua subscrição deve ser acompanhada e gerida.
Os pagamentos recorrentes seguros e sem descontinuidades são uma obrigação, e isto é óbvio.
Especialmente agora, quando o tempo é um valor, esta é uma das principais vantagens das subscrições.
O que importa é obter uma excelente experiência e esquecer a faturação.
Outra parte importante dessa experiência de faturação é a capacidade do sistema para realizar facturação consolidada.
Mas o que os clientes realmente esperam é flexibilidade; é aqui que a gestão de assinaturas entra em ação, e as empresas prosperam ou fracassam.
Algumas das tarefas mais comuns na gestão de subscrições que não podem ser automatizadas incluem alterações de subscrição a meio do ciclo, gestão de ensaios, emissão de reembolsos ou atribuição de créditos.
Se uma empresa tiver uma má gestão de assinaturas, arrisca-se a perder clientes, o que não é o objetivo das assinaturas ou de qualquer outro negócio recorrente.
Trata-se de reter os clientes e de os transformar em utilizadores fiéis e satisfeitos que permanecerão com a empresa durante anos.
Mas para gerir as subscrições em grande escala, as empresas devem utilizar o melhor software de gestão de subscrições possível.
O que é um software de gestão de subscrições?
O software de gestão de subscrições é, na sua essência, um sistema de facturação ou plataforma de faturação que possa lidar com todas as especificidades de um modelo de negócio recorrente.
Por conseguinte, é adequado para o monetização de modelos comerciais de subscrição e serviços para membros.
Características do software de gestão de assinaturas
O software de gestão de subscrições permite às empresas introduzir modelos de subscrição complexos que o software de faturação normal não consegue suportar.
Uma vasta gama de funcionalidades permite às empresas dimensionar os seus serviços de subscrição, automatizando a faturação e a cobrança, gerindo os clientes e facilitando uma inteligência empresarial abrangente com relatórios e análises.
O software de gestão de subscrições armazena os dados de cada subscritor, o catálogo e os preços dos produtos, as subscrições em curso e os suplementos, os ciclos de faturação e o histórico de transacções.
Também acompanhará e gerirá os freemiums, as avaliações, as actualizações, as descidas de nível e os cancelamentos durante todo o ciclo de vida da subscrição.
Produtos e preços na gestão de assinaturas
O núcleo de qualquer modelo de negócio de subscrição é a estratégia de produtos e preços.
Quando uma empresa selecciona modelos de preços de subscrição, deve acompanhar de perto para ver se o preço escolhido funciona com o produto selecionado.
Todas as decisões de preços devem basear-se em dados e não em "intuições".
A gestão da estratégia de produtos e preços é crucial!
O verdadeiro valor do melhor software de gestão de subscrições está na sua capacidade de "aconselhar" sobre o melhor modelo de preços para criar o máximo de receitas para um produto selecionado.
Uma empresa deve oferecer planos de subscrição flexíveis e medir a satisfação do cliente.
Com base nisso, pode personalizar os produtos e os planos de preços para melhor se adaptarem às preferências dos clientes.
Eis alguns dos tipos mais comuns de modelos de preços de subscrição.
Modelo de preços padronizado de taxa fixa ou fixa
O modelo mais simples apresenta um preço mensal fixo para um produto normalizado com um conjunto fixo de características.
As taxas fixas são fáceis de gerir, faturar e fáceis de compreender pelos clientes.
Se precisar de um produto adicional, basta adicionar o segundo produto por um preço fixo adicional ao produto de base.
Uma taxa fixa é um modelo de preços de subscrição simples com prós e contras.
Embora seja fácil de comunicar e operar, não se destina a todos os produtos ou clientes.
Uma subscrição mensal de software por 100 USD é aceitável para quem o utiliza no dia a dia, mas pode ser demasiado para utilizadores ocasionais.
Este modelo é raro no sector SaaS B2B.
Modelo de preços por utilizador
O modelo de preços por utilizador é fácil de compreender e de comunicar com os clientes, pelo que não é de admirar que seja popular no negócio das subscrições.
Ao contrário do modelo de preços escalonados abaixo, o produto tem todas as funções desde o início.
Assim, um cliente pode, por um preço fixo, utilizar o produto sem limitações.
A única restrição é o número de utilizadores que o podem utilizar.
Um modelo por utilizador pode ser barato para as empresas, desde que tenham um número relativamente baixo de utilizadores.
Pode ser muito dispendioso se tiver de pagar por cada utilizador, e muitos utilizam-no.
Nestes casos, é necessário um modelo de preços diferente, ou a empresa está a perder muitos clientes potenciais.
Modelo de preços escalonados
Um modelo de preços escalonados é provavelmente o mais comum no modelo de negócio de subscrição, embora tenha muitas variações.
O modelo básico por escalões oferece "pacotes" de características e combinações de produtos a preços diferentes.
Os preços diferenciados permitem às empresas fazer ofertas dirigidas a diferentes públicos-alvo.
É comum designar um escalão por Basic, Business, Premium ou Enterprise para mostrar a quem se destina um determinado escalão.
Com cada nível superior, são desbloqueadas novas funções; por exemplo, o número de contas de utilizador também aumenta.
Os preços escalonados funcionam melhor quando uma empresa tem uma base de clientes diversificada com diferentes orçamentos e necessidades.
Este modelo de preços é mais conhecido porque é popular nas empresas SaaS.
Modelo de preços baseado na utilização
Quando o preço do produto se baseia diretamente no consumo de unidades facturáveis, preços baseados no uso é o melhor modelo de preços a ter.
Uma empresa oferecerá aos seus clientes diferentes planos de preços (níveis) que incluem várias quantidades de unidades incluídas.
Em função da utilização prevista, o cliente selecciona o escalão que lhe parece mais adequado.
No entanto, existem diferenças no que acontece quando um utilizador atinge a sua utilização máxima.
Por exemplo, nas telecomunicações, uma empresa pode interromper a transferência de dados até ao próximo ciclo de faturação (mês) ou cobrar um custo adicional por cada unidade utilizada.
Uma ferramenta de SEO, por exemplo, pode permitir que o utilizador compre palavras-chave extra ou páginas rastreadas.
Por outro lado, não permitirá a compra de mais campanhas ou contas de utilizador, a menos que o utilizador mude para um nível superior.
O modelo de preços de subscrição baseado na utilização é prático e flexível para os clientes, mas não é fácil de faturar e necessita de uma excelente plataforma dedicada de faturação de subscrições.
Modelo de fixação de preços por volume
A tarifação por volume é uma tarifação baseada na utilização e no volume de utilização.
A empresa concebe níveis de utilização com uma taxa fixa para cada nível.
Por exemplo, pode definir os níveis de 100 GB a 3 cêntimos por GB, 500 GB a 2 cêntimos por GB e 1 TB a 1 cêntimo por GB de utilização de dados.
Se um utilizador, por exemplo, utilizar 700 GB, existem duas opções de cobrança:
- Ser-lhe-ão cobrados 500 GB a 3 cêntimos (nível 1) por GB mais 200 GB a 2 cêntimos (nível 2) por GB
- ser-lhe-á facturado o nível final atingido, ou seja, 700 GB a 2 cêntimos (nível 2) por GB
A estratégia de preços para a fixação de preços por volume depende da estratégia das empresas para controlar a utilização ou para visar uma utilização tão elevada quanto possível.
Preços híbridos complexos
Os preços híbridos complexos são preços recorrentes baseados nos modelos acima referidos, juntamente com pagamentos únicos ou combinações múltiplas de um ou mais modelos de preços.
Se os modelos de preços acima mencionados exigem um excelente software de gestão de subscrições, é necessário o melhor para lidar com os preços híbridos.
Faturação recorrente flexível
Os clientes esperam várias opções para pagar as suas subscrições.
As empresas devem implementar opções de faturação anuais e mensais ou personalizadas para se manterem competitivas.
Escusado será dizer que o software de gestão de assinaturas deve permitir que os clientes alterem os planos de preços e pausem e retomem as assinaturas rapidamente.
Deve também gerir as transições de subscrições freemium para subscrições experimentais e pagas.
Caso contrário, será necessário muito trabalho manual, o que conduzirá a erros e a uma má experiência do cliente.
As empresas, especialmente na indústria Saas, podem seguir os requisitos de clientes únicos e criar pacotes personalizados para as suas funcionalidades, algo que agora todas as plataformas de faturação por subscrição devem suportar.
É comum as empresas baseadas em assinaturas oferecerem promoções, descontos, cupões e outras ferramentas para recompensar a fidelidade dos clientes.
Uma das ferramentas é um compromisso de subscrição de um ou dois anos em troca de um desconto ou de outros benefícios.
Por conseguinte, o software deve tratar sem problemas as reduções de preços e os compromissos.
Uma empresa pode também experimentar diferentes modelos de preços para encontrar o mais adequado para o seu produto, pelo que o software de gestão de subscrições selecionado deve ser flexível na gestão da faturação recorrente e da gestão de preços.
Operações automatizadas de serviço ao cliente
As operações automatizadas têm dois objectivos principais: diminuir os custos e aumentar a eficiência através da redução das tarefas manuais.
Alguns dos serviços automatizados de apoio ao cliente incluem:
Gestão automatizada de faturação e pagamentos
Um sistema automatizado de faturação e pagamento é parte integrante de qualquer plataforma de faturação de subscrições.
Gera e envia automaticamente facturas e acompanha e processa pagamentos.
Quanto maior e mais diversificada for a sua base de clientes, mais tempo e custos poupa.
A gestão automatizada de faturação e pagamento permitirá também a sincronização dos dados de faturação e pagamento com outros fluxos de trabalho.
Estado da conta
Os estados da conta referem-se aos diferentes estados de uma conta.
Pode definir diferentes estados e campos personalizados e aplicá-los às contas.
Os estados mais comuns como "Ativo" e "Inativo" podem ser actualizados com um estado mais preciso que reflicta a situação dos clientes.
Atualização dos preços a granel
Com alterações ocasionais nos preços, o software de gestão de subscrições deve permitir fazer automaticamente actualizações em massa dos preços e contratos numa base de clientes.
Portais self-service
Os utilizadores gostam de resolver potenciais problemas por si próprios antes de contactar o suporte.
Um portal de autosserviço pode ser de extrema utilidade para fornecer informações e recursos aos utilizadores.
Com eles, pode encontrar ajuda e respostas e resolver os seus problemas por si próprio.
Um excelente portal de auto-atendimento também pode reduzir significativamente o número de clientes que um serviço de apoio tem de atender diariamente.
Gestão de cobranças
A gestão de cobranças é um sistema automático de cobrança de pagamentos ativado sempre que um pagamento falha.
No âmbito da gestão pré e pós-cobrança, é implementado um conjunto de novas tentativas, lembretes de pagamento e regras de alerta para automatizar todos os procedimentos.
O software de cobrança automatizado evita a rotatividade e pode aumentar substancialmente as receitas de um modelo de negócio de subscrição.
Para mais informações, leia o nosso blogue sobre gestão de cobranças.
Comunicações por correio eletrónico e SMS
Para estar constantemente em contacto com os clientes, uma plataforma de faturação por subscrição deve poder enviar automaticamente comunicações por e-mail e SMS a grupos de clientes pré-seleccionados.
Automatização do feedback
Todos os comentários dos clientes, sejam eles públicos ou privados, através de mensagens, inquéritos ou e-mails, são extremamente valiosos para uma empresa.
No entanto, grandes quantidades destes dados são difíceis de controlar e processar, pelo que a automatização do feedback é uma ferramenta inestimável do software de gestão de subscrições que pode poupar muito tempo e ser eficaz.
Análises avançadas, previsões e relatórios personalizáveis
A gestão das subscrições centra-se fortemente nos dados comerciais e dos clientes.
Deste modo, uma grande quantidade de dados é recolhida em tempo real, processada, interpretada e disponibilizada em qualquer altura.
O conceito de business intelligence é a base sobre a qual uma empresa pode tomar decisões comerciais informadas.
Facturação e gestão de receitas oferece às empresas uma visão completa das suas operações financeiras.
KPIs como retenção e taxas de rotatividade fornecer informações sobre o comportamento dos clientes e alertas de acionamento.
Com base nas previsões de churn, uma empresa pode prever o crescimento futuro das suas receitas e tomar decisões sobre a gestão dos seus produtos.
Com valor vitalício do cliente (CLV), uma empresa pode definir o limite máximo de quanto deve gastar para adquirir novos clientes.
As análises e previsões avançadas podem ser visualizadas em vários relatórios e painéis de controlo, todos totalmente personalizáveis e centralizados.
Conformidade com a ASC 606 e outras normas
Qualquer software de gestão de assinaturas deve permitir o cumprimento de normas contabilísticas como Norma de reconhecimento de receitas ASC 606.
Ao decidir qual a plataforma de faturação de assinaturas a utilizar, uma empresa deve verificar se pode enviar facturas em conformidade com os impostos aos clientes.
Integração
A integração com outros sistemas é uma necessidade, e é aqui que a vantagem das plataformas de gestão de subscrições baseadas na nuvem em relação aos sistemas locais é mais visível.
Um bom software de gestão de subscrições permitirá uma integração perfeita com:
- Sistema CRM
- portal de pagamento
- plataforma de comércio eletrónico
- portal de autosserviço ao cliente
- sistema contabilístico
- software de gestão de catálogos ou inventários
- serviço de correio eletrónico e SMS
Ao decidir sobre um software de gestão de subscrições, uma empresa deve considerar quais as integrações de que necessita e de que poderá beneficiar no futuro.
Como escolher um modelo de preços de subscrição?
Escusado será dizer que não existe um modelo de preços "único" que se adapte a todos os modelos de negócio de subscrição e a todos os produtos.
Por conseguinte, a escolha de um modelo de preços é provavelmente a decisão comercial mais crítica e deve ser tomada com muita ponderação.
Ao selecionar, os líderes empresariais devem colocar a si próprios estas questões importantes.
Quem são os clientes e o que é que eles esperam?
Uma empresa deve utilizar todos os dados disponíveis para compreender os seus potenciais clientes.
- Quais são os seus problemas e necessidades?
- Como é que o produto da empresa o pode ajudar?
- Utiliza o produto a título pessoal ou profissional?
- Os clientes são particulares ou empresas (B2B)?
- Que tipo de empresas? Grandes, pequenas, ou uma mistura de ambas?
- Preferem a simplicidade de um modelo de taxa fixa ou por utilizador, ou querem a flexibilidade de um modelo escalonado ou baseado na utilização?
- Quanto estão dispostos a gastar e que tipo de ciclos de faturação preferem?
Ao responder a estas e outras perguntas semelhantes, a empresa terá uma ideia das buyer personas que pretende atingir e qual será o melhor modelo de preços para elas.
Com estes dados, pode também planear ferramentas de marketing como freemium ou testes grátis e campanhas de geração de leads.
As características do produto
As características de um produto influenciam significativamente a seleção de um modelo de fixação de preços.
Para um produto simples com uma ou poucas funcionalidades, um modelo de taxa fixa ou por utilizador seria melhor do que um modelo por escalões.
Um modelo baseado na utilização não faz sentido se a utilização não for monitorizada ou for irrelevante.
Se um produto tem muitas características com muitas possibilidades de upselling ou cross-selling, um modelo faseado é a melhor opção.
Os custos fixos e variáveis do produto
A seleção de um modelo de fixação de preços deve, evidentemente, incluir o cálculo do custo.
A base é o cálculo básico dos custos fixos operacionais e variáveis, como os custos de aquisição de clientes para fornecer o produto e atingir o ponto de equilíbrio.
Para além disso, a margem de lucro é saudável, o que permite à empresa fazer crescer a sua atividade.
Por exemplo, uma taxa fixa é aceitável se a utilização não influenciar os custos variáveis, mas se a utilização apresentar um custo elevado, um modelo baseado na utilização é a única opção a escolher.
Tempo e recursos
Os modelos menos intensivos de taxa fixa ou por utilizador não requerem muito tempo e recursos para serem geridos e podem ser feitos com um simples software de faturação de assinaturas.
No entanto, um modelo de preços de subscrição híbrido ou baseado na utilização mais complexo exigirá mais tempo e recursos.
Talvez mais do que uma empresa pode atribuir ou suportar sem investir numa plataforma avançada de faturação de assinaturas.
A vontade de sacrificar tempo e recursos ou de investir em software de gestão de subscrições topo de gama também pode influenciar a seleção de um modelo de preços.
O Concurso
A análise da forma como a concorrência concebeu os seus modelos de preços não deve ser uma base para a decisão, mas ninguém o pode ignorar.
Tanto mais que não há qualquer garantia de que os modelos da concorrência sejam os melhores.
Talvez não estejam a ter um bom desempenho e estejam a pensar em ajustar ou alterar os seus modelos e preços.
É muito provável que o seu modelo de preços possa funcionar para si, mas não para os outros.
Todas as decisões devem ser baseadas em dados e tomadas de acordo com a situação específica da empresa.
Vantagens do software de gestão de subscrições
Os modelos de negócio por subscrição beneficiam as empresas business-to-consumer (B2C) e business-to-business (B2B).
As subscrições têm taxas de retenção de clientes mais elevadas e um valor de vida útil mais alto e oferecem às empresas receitas recorrentes previsíveis.
O software de gestão de assinaturas permitirá às empresas gerir as relações com os clientes de forma fácil e eficaz.
Oferecerá informações sobre o comportamento do cliente e acompanhará os indicadores-chave de desempenho (KPI) e as receitas de uma forma que o software normal de faturação e receitas não consegue.
Poupará tempo e recursos com a automatização e fornecerá uma base para decisões comerciais informadas com a análise e a inteligência empresarial.
Conclusão
A complexidade dos modernos modelos de negócio de subscrição ultrapassa o software ou as plataformas normais de faturação e receitas.
O melhor software de gestão de assinaturas é aquele que pode oferecer todas estas funções e benefícios sob o mesmo teto, de uma forma única e fácil de utilizar, e uma plataforma de subscrição comprovada.