Como garantir que a sua facturação e os seus processos estão a proporcionar o máximo valor

A concorrência entre empresas tornou-se muito mais feroz na era digital. Não é algo em que qualquer pessoa possa - e deva - envolver-se. Se já está no mercado há muito tempo, por exemplo, há mais de 20 anos, então tem de ter um cuidado redobrado com os "disruptores" do sector. Algumas das maiores empresas do mundo - incluindo a Amazon e a Google - são relativamente novas no sector. Transformaram para sempre a indústria tradicional com as suas novas e excelentes formas de fazer as coisas. Ao longo do caminho, também mudaram a forma como os processos e sistemas financeiros funcionam.

A contabilidade como plano de faturação

O Dictionary.com diz-nos que um livro de contabilidade era, inicialmente, um livro guardado num único local - como uma igreja - que estaria acessível ao público. A ideia de livro-razão e o seu valor não mudou muito desde esses primeiros dias. No entanto, hoje em dia, é provável que não queira que um livro de contabilidade seja tão aberto e acessível. A contabilidade é o modelo da sua faturação. Oferece provas claras da sua visão e do que pretende fazer. Da mesma forma, a forma como fatura aos clientes pode ser um aspeto da sua vantagem competitiva. Penso que faturação inteligente As práticas podem ajudá-lo a lançar produtos mais rapidamente e a entrar melhor em novos mercados, bem como a adaptar os serviços às necessidades específicas dos clientes, a minimizar o desperdício e a maximizar as oportunidades de vendas.

Adopte os seus processos de faturação

Dito isto, o processo de faturação que utiliza atualmente - tal como qualquer outro tipo de processo - não funcionará para sempre. Tem de o atualizar regularmente, tal como a sua empresa, a concorrência e a procura global do mercado evoluem. Aderir a práticas desactualizadas pode atrasar a abordagem de faturação até que tudo esteja a ser mantido unido por cola e orações. Quando isso acontecer, qualquer vantagem que tenha ganho com o processo terá sido perdida. Pior ainda, não pode esperar que alguém o avise quando chegar a altura de mudar de estratégia. Só você pode dizer isso.

É por isso que é tão essencial que esteja sempre atento à necessidade de alterar os sistemas e processos de faturação. Não quero parecer paranoico, mas muitas empresas simplesmente não conseguem sobreviver se os seus sistemas de faturação estiverem a funcionar na sua capacidade total. Eis algumas perguntas que deve fazer a si próprio para garantir que está a obter o máximo valor da sua abordagem. As respostas a estas perguntas podem ajudá-lo a evitar problemas e a preparar-se melhor para o dia em que tiver de implementar um novo modelo, lançar um novo produto ou serviço, ou reembalar um produto ou serviço existente. Aqui tem;

Os consultores estão a ajudar a melhorar a agilidade do processo de faturação?

Na minha experiência, considero que os consultores podem por vezes dificultar, em vez de ajudar, a experimentação com a faturação. Estar disposto e ser capaz de experimentar é uma parte importante do fornecimento de faturação flexível. Os consultores podem preferir tentar "remendar" um processo avariado em vez de instalar um processo mais recente e mais flexível, o que significaria que não precisaria tanto dos seus conhecimentos e serviços. Se optar por contratar e pedir aconselhamento a consultores, deve estar preparado para eles, de modo a tirar o melhor partido do seu tempo. Também deve certificar-se de que define e comunica claramente os seus objectivos para eles e para o seu trabalho. Pode também dedicar recursos adicionais à formação dos trabalhadores internos de faturação e de TI, para que possam encontrar oportunidades e ferramentas e implementar estes novos métodos modernos.

Até que ponto os seus processos actuais lhe permitem tirar partido da evolução das condições do mercado?

Como é que a sua abordagem à faturação reflecte os contratos de cliente que oferece? Estes contratos são aplicados automaticamente ou é necessário que alguém reveja o acordo antes de decidir como - e quando - faturar um cliente? Se tiver um processo manual, é provável que possa melhorá-lo de alguma forma. Pense em adotar um processo que permita à sua empresa implementar alterações súbitas às tarifas sem muita burocracia adicional. Planeie o seu aspeto e funcionamento com bastante antecedência para estar preparado quando chegar a altura. Este é outro caso em que a agilidade é fundamental. Muitos sistemas de faturação modernos têm a sofisticação necessária para lidar com as alterações em tempo real. O desafio será elaborar um plano que lhe permita tirar partido disso. Em última análise, deve deixar que o que faz seja ditado pelo mercado, mas isso não significa que não possa controlar a forma como as coisas se desenrolam.

Quão flexíveis - e acessíveis - são os seus sistemas de faturação?

É provável que queira perguntar isto aos funcionários que gerem a faturação por si. Os pontos problemáticos mais comuns para o pessoal incluem os longos ciclos de TI em torno de actualizações que suportam alterações nos regulamentos e novos métodos de faturação. Se não tiver um sistema de faturação flexível, é provável que as pessoas que têm de elaborar as facturas e comunicar as receitas tenham sentimentos fortes em relação a tudo isto. Existem muitos problemas associados a um sistema inflexível. Estes incluem soluções manuais para folhas de cálculo e outros sistemas fora do ERP principal e do sistema de faturação.

O departamento de vendas e a equipa de desenvolvimento de produtos também terão opiniões fortes sobre este assunto. Os sistemas inflexíveis podem atrasar a sua atividade. Estes dificultam a rentabilização das suas novas ideias e apoiam contratos melhores, mais frescos e mais competitivos. É provável que se depare com as mesmas questões neste departamento, com problemas como as soluções manuais. Por exemplo, pode ver vendedores a redigir contratos de serviço que não podem ser traduzidos para o seu sistema atual. Isto significa que o grupo financeiro tem de acomodar facturas pontuais e folhas de cálculo. Se o ciclo manual se tornar a norma e não a exceção, criará horas de tédio para o pessoal das finanças. Isto leva a uma incapacidade de fechar os períodos fiscais a tempo.

Segundo a minha experiência, ter um sistema flexível - que ainda tenha barreiras - deve permitir às equipas financeiras organizarem-se melhor e reagirem à mudança. Deverá ter a capacidade de se adaptar rapidamente à mudança com um sistema estruturado, mas ainda assim flexível. Devem também ser capazes de automatizar a faturação de grandes volumes quando confrontadas com alterações de configuração simples para evitar ciclos de desenvolvimento longos e dispendiosos.