Se é um prestador de serviços B2B ou gere uma empresa que satisfaz as necessidades de uma clientela, um dos desafios que terá de enfrentar é a adoção de um software de faturação automatizado eficiente.
Preparar uma fatura para todos os seus clientes no final de cada mês é apenas metade da moeda. Também precisa de manter um canal de pagamento aberto que permita aos clientes pagarem-lhe facilmente o que devem. Um canal de pagamento rígido é uma das razões pelas quais muitos clientes mudam para outra empresa.
As facturas não pagas representam um risco para qualquer empresa. Por isso, é essencial utilizar a automatização da faturação e um modelo de pagamento que satisfaça todos os requisitos de rapidez, eficiência e rentabilidade. Um sistema de faturação automatizado é a única opção que garante às empresas estas três características e muito mais. Mas antes de considerar a utilização da automatização da faturação, talvez seja sensato considerar os aspectos negativos associados aos sistemas de faturação tradicionais.
Tabela de conteúdos
Problemas associados à faturação tradicional
Se a sua empresa pretende manter a tradição facturação como forma de cobrar os pagamentos dos clientes, eis alguns dos desafios com que a sua equipa terá de lidar mensalmente, caso ainda não tenha começado a enfrentar estes problemas.
Criado para o mercado de massas, não para indivíduos
A faturação tradicional foi concebida para um mercado de massas e não para servir as necessidades individuais dos clientes. As estruturas de mercado de massas são baratas e fáceis de gerir. No entanto, fazem muito pouco para satisfazer as preferências especiais dos clientes individuais. Esta continua a ser uma das críticas mais fortes contra a faturação tradicional e a razão pela qual a faturação automatizada continua a ganhar popularidade a cada dia que passa.
Um modelo reativo
A faturação tradicional é de natureza reactiva e não proactiva. Destina-se a reagir a resultados e não é adequada para se adaptar a mudanças nos resultados pré-concebidos. Por exemplo, a sua empresa oferece o mesmo serviço em duas variedades, ambas a preços diferentes. 60% dos seus clientes encomendam sempre a variedade A e 40% optam pela B. Se mais clientes começarem a preferir a B à A, a faturação tradicional não se adaptará facilmente à mudança. Eventualmente, isto pode levar a uma perda de clientes.
Mudanças inflexíveis e dispendiosas
Uma extensão do ponto anterior é que o modelo de faturação tradicional é inflexível e dispendioso de alterar. Devido à sua reatividade em detrimento da sua proactividade, ter em conta as mudanças nas preferências dos clientes pode custar muito à sua empresa em termos de recursos de tesouraria.
Dependência bancária e apoio técnico deficiente
A maioria dos bancos não oferece serviços especiais para os prestadores de serviços que oferecem vários pacotes de produtos com preços diferentes. Se o seu banco também tiver um fraco apoio técnico, a situação é muito pior. Por outro lado, as empresas que oferecem às empresas sistemas de faturação automatizados simplificam os seus serviços. Ao fazê-lo, satisfazem as necessidades individuais dos seus clientes.
Agora que já lhe demos a conhecer alguns dos problemas associados à faturação tradicional, vamos apontar razões específicas pelas quais a automatização da faturação é o caminho a seguir e porque deve adotar este modelo de pagamento inovador para a sua empresa.
Porque é que os membros da equipa devem implementar a faturação automática?
Estamos no final de um ano comercial. A sua equipa de contabilidade está a elaborar a sua conta de ganhos e perdas e o balanço do ano. Como todos os administradores de empresas, tem de prestar muita atenção às suas despesas.
De repente, apercebe-se de que a sua empresa está a gastar uma quantidade significativa de recursos na procura de pagamentos de facturas. Este é um indicador claro de que precisa de repensar a sua cobrança de pagamentos, também conhecida como cobrança estratégia.
Além disso, se notar que os membros da sua equipa demoram muito tempo a preparar e enviar as facturas aos clientes, é necessário mudar. Eis algumas das razões pelas quais é necessário implementar um software de faturação automatizado para melhorar a eficiência.
O software de faturação automatizado minimiza o esforço administrativo
Se adquirir um software de faturação automatizado e este estiver ligado a outro software de geração de facturas na sua organização, haverá uma redução significativa do tempo despendido pelos membros da sua equipa na realização de mais do que algumas tarefas administrativas.
O melhor desta tecnologia é que pode automatizar algum do trabalho que anteriormente era feito manualmente. Isto permite que os membros da equipa tenham mais tempo livre para realizar outras tarefas igualmente importantes.
Podemos também salientar que uma menor pressão sobre o seu pessoal conduzirá a uma maior produtividade no local de trabalho? A eficiência do pessoal é algo que todas as empresas devem procurar alcançar.
Melhoria do fluxo de caixa
O fluxo de caixa é a força vital de qualquer empresa. Os atrasos nos pagamentos podem afetar significativamente o seu fluxo de caixa, mais do que pode imaginar. Aqui estão algumas das razões básicas pelas quais os seus clientes podem não estar a pagar as suas contas a tempo.
- Dados insuficientes ou incorrectos para gerar uma fatura para clientes individuais
- Atrasos na preparação das facturas e no seu envio aos clientes antes do ciclo de faturação seguinte
- Litígios sobre as taxas de faturação
- Conflitos sobre taxas suplementares
Existem ainda muitas outras razões pelas quais os seus clientes podem não pagar as facturas a tempo. Quaisquer que sejam essas razões, é provável que afectem o seu fluxo de caixa, o que é mau para a sua empresa.
A implementação de um sistema de faturação automatizado garante que os pagamentos são efectuados em intervalos pré-determinados e são regulares. Isto contribui muito para solidificar a sua situação financeira.
Melhor gestão das subscrições
As empresas que se baseiam em assinaturas oferecem os seus serviços por uma taxa mensal padrão ou uma taxa pré-acordada para variedades de produtos. Um sistema automatizado plataforma de facturação pode melhorar significativamente a sua gestão de subscrições, especialmente se oferecer o mesmo produto ou produtos diferentes a preços diferentes.
No entanto, a recolha de assinaturas não é a única coisa que o software de faturação automática pode ajudá-lo a melhorar. Também o pode ajudar a recolher e armazenar os dados de consumo dos clientes. Atualmente, muitos softwares têm diversos modelos de facturas que a sua empresa pode utilizar para gerar facturas para clientes individuais.
A faturação automatizada melhora as relações com os clientes
A faturação manual ou tradicional foi durante muito tempo o padrão. Embora tenha servido o seu propósito e ainda sirva para muitas empresas, a faturação automatizada oferece uma faturação mais precisa e concisa experiência em faturação.
Com os dados recolhidos pelo software, pode acompanhar a utilização do serviço e comunicar com os seus clientes a partir de uma posição de conhecimento, caso surja um litígio.
Uma forma de melhorar as relações é permitir que os seus clientes acedam ao seu histórico num portal de pagamentos online. A faturação automatizada oferece a transparência que a faturação tradicional não oferece. Se os clientes confiarem no seu sistema de faturação e souberem o que estão a pagar, a sua confiança na sua marca aumentará.
Acompanhe as preferências dos clientes
Outra razão pela qual deve implementar a faturação automática são os dados valiosos que gera para a sua equipa de marketing e de I&D. Acompanhar as preferências dos clientes a todo o momento ajudá-lo-á a determinar, a partir de uma posição de conhecimento, o que os seus clientes preferem e o que não gostam. Ao observar apenas os seus padrões de consumo, a sua equipa estará mais apta a comercializar o produto certo para o público certo. Os dados valiosos que o software de faturação automatizado gera também lhe oferecem uma visão saudável sobre como fixar o preço dos produtos em conformidade.
Saber o que os seus clientes querem, porque o querem e quando o querem ajudará a sua tomada de decisões estratégicas, tanto a curto como a longo prazo.
O software de faturação automatizado é imprescindível
A faturação automatizada é para o presente e para o futuro, especialmente para as empresas que satisfazem as necessidades de uma base de clientes diversificada. Os seus clientes não vão querer todos a mesma coisa, pelo que oferecer-lhes a vantagem da escolha em termos de preços dará à sua marca uma vantagem competitiva. Além disso, garantir a entrega rápida de facturas com detalhes precisos levará a menos litígios com os clientes e a pagamentos atempados. Por último, a automatização da faturação poupa-lhe tempo e recursos envolvidos na faturação manual.
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