Come assicurarsi che la sua fatturazione e i suoi processi stiano fornendo il massimo valore

La concorrenza tra le aziende è diventata molto più feroce nell'era digitale. Non è qualcosa in cui tutti possono - e devono - essere coinvolti. Se è in attività da molto tempo, ad esempio da più di 20 anni, deve fare molta attenzione ai "perturbatori" del settore. Alcune delle più grandi aziende del mondo - tra cui Amazon e Google - sono relativamente nuove nel settore. Hanno trasformato per sempre l'industria tradizionale con i loro nuovi ed eccellenti modi di fare le cose. Lungo il percorso, hanno anche cambiato il funzionamento dei processi e dei sistemi finanziari.

La contabilità come modello di fatturazione

Dictionary.com ci dice che inizialmente un libro mastro era un libro conservato in un unico luogo - come una chiesa - che sarebbe stato apertamente accessibile. L'idea del libro mastro e del suo valore non è cambiata molto da quei primi giorni. Al giorno d'oggi, però, probabilmente non vorrebbe che un libro mastro fosse così aperto e accessibile. La contabilità è il progetto della sua fatturazione. Offre una chiara evidenza della sua visione e di ciò che vuole fare. In modo simile, il modo in cui fattura ai clienti potrebbe essere un aspetto del suo vantaggio competitivo. Trovo che Fatturazione intelligente Le pratiche possono aiutarla a lanciare i prodotti più velocemente e a entrare meglio in nuovi mercati, nonché a personalizzare i servizi in base alle esigenze specifiche dei clienti, a minimizzare gli sprechi e a massimizzare le opportunità di vendita.

Adottare i processi di fatturazione

Detto questo, il processo di fatturazione che utilizza ora - come qualsiasi altro tipo di processo - non funzionerà per sempre. Deve aggiornarlo regolarmente, proprio come la sua azienda, la concorrenza e la domanda generale del mercato si evolvono. Attenersi a pratiche obsolete può rallentare l'approccio alla fatturazione fino a quando tutto sarà tenuto insieme da colla e preghiere. Quando ciò accade, qualsiasi vantaggio ottenuto dal processo sarà andato perduto. Ancora peggio, non può aspettarsi che qualcuno le faccia sapere quando arriva il momento di cambiare strategia. Solo lei può dirlo.

Ecco perché è essenziale che lei sia sempre attento alla necessità di modificare i sistemi e i processi di fatturazione. Non per sembrare paranoico, ma molte aziende semplicemente non possono sopravvivere se i loro sistemi di fatturazione funzionano a pieno regime. Ecco alcune domande che dovrebbe porsi per assicurarsi di ottenere il massimo valore dal suo approccio. Le risposte a queste domande potrebbero aiutarla a prevenire i problemi e a prepararla meglio per il giorno in cui dovrà implementare un nuovo modello, lanciare un nuovo prodotto o servizio o riconfezionare un prodotto o servizio esistente. Ecco qui;

I consulenti stanno aiutando a migliorare l'agilità del processo di fatturazione?

Nella mia esperienza, trovo che i consulenti possano talvolta ostacolare, anziché aiutare, la sperimentazione della fatturazione. Essere disposti e capaci di sperimentare è una parte importante dell'offerta di una fatturazione flessibile. I consulenti potrebbero preferire cercare di "rattoppare" un processo non funzionante, invece di installare un processo più nuovo e più flessibile, che significherebbe che lei non ha bisogno della loro esperienza e dei loro servizi. Se sceglie di assumere e richiedere la consulenza di consulenti, deve essere preparato ad affrontarli, in modo da sfruttare al meglio il loro tempo. Deve anche assicurarsi di definire e comunicare chiaramente i suoi obiettivi per loro e per il loro lavoro. Può anche dedicare risorse supplementari alla formazione degli addetti alla fatturazione e all'IT interni, per consentire loro di trovare opportunità e strumenti e di implementare questi nuovi metodi moderni.

In che misura riesce a trarre vantaggio dai cambiamenti del mercato con i suoi processi attuali?

In che modo il suo approccio alla fatturazione riflette i contratti con i clienti che offre? Questi contratti vengono applicati automaticamente, o qualcuno deve esaminare il contratto prima di decidere come - e quando - fatturare un cliente? Se ha un processo manuale, probabilmente potrebbe migliorarlo in qualche modo. Prenda in considerazione l'adozione di un processo che consenta alla sua azienda di implementare modifiche improvvise alle tariffe senza bisogno di ulteriori documenti. Pianifichi con largo anticipo l'aspetto e il funzionamento di questo processo, in modo da essere preparato quando arriverà il momento. Questo è un altro caso in cui l'agilità è fondamentale. Molti sistemi di fatturazione moderni hanno la sofisticazione necessaria per gestire le modifiche in tempo reale. La sfida consisterà nel mettere a punto un piano che le consenta di trarne vantaggio. In definitiva, dovrebbe lasciare che ciò che fa sia dettato dal mercato, ma questo non significa che non possa controllare come si svolgono le cose.

Quanto sono flessibili - e accessibili - i suoi sistemi di fatturazione?

Questo è un aspetto che probabilmente vorrà chiedere ai dipendenti che gestiscono la fatturazione per lei. I punti dolenti più comuni per il personale includono i lunghi cicli IT relativi agli aggiornamenti che supportano le modifiche delle normative e i nuovi metodi di fatturazione. Se non dispone di un sistema di fatturazione flessibile, è probabile che le persone che devono mettere insieme le fatture e riportare le entrate siano molto sensibili a tutto questo. Ci sono molti problemi associati a un sistema poco flessibile. Tra questi, le soluzioni manuali per i fogli di calcolo e altri sistemi al di fuori del sistema ERP e di fatturazione principale.

Anche il reparto vendite e il team di sviluppo del prodotto avranno opinioni forti su questo argomento. Possono essere rallentati da sistemi poco flessibili. Essi rendono difficile per questi team monetizzare le loro nuove idee e sostenere contratti migliori, più freschi e più competitivi. È probabile che lei si imbatta negli stessi problemi in questo reparto, con problemi come le soluzioni manuali. Ad esempio, può vedere i venditori che scrivono contratti di assistenza che non possono essere tradotti nel suo sistema attuale. Questo significherebbe che il gruppo finanziario deve gestire fatture e fogli di calcolo una tantum. Se il ciclaggio manuale diventa la norma e non l'eccezione, si creano ore di noia per le persone del reparto finanziario. Questo porta all'incapacità di chiudere i periodi fiscali in tempo.

In base alla mia esperienza, avere un sistema flessibile - che abbia comunque dei paletti - dovrebbe consentire ai team finanziari di diventare meglio organizzati e reattivi al cambiamento. Dovrebbero essere in grado di adattarsi rapidamente ai cambiamenti con un sistema strutturato ma ancora flessibile. Dovrebbero anche essere in grado di automatizzare la fatturazione ad alto volume quando si tratta di semplici modifiche di configurazione, per evitare cicli di sviluppo lunghi e costosi.