En primer lugar, empecemos con una explicación de los términos facturación consolidada y facturación. Aunque facturación y facturación son dos operaciones diferentes, los dos términos aparecen cuando las empresas describen el mismo proceso.
Es consolidar lo que podrían ser más facturas en un solo pago, normalmente mensual. Es un proceso de facturación consistente en crear una única factura que contenga varios cargos por productos y servicios. Por eso a veces oirá un tercer término, cobro consolidado.
En Tridens, los expertos en el campo de la sistemas de facturación, creemos que el único término correcto es facturación consolidada, ¡y le explicaremos por qué!
También explicaremos cómo funciona la facturación consolidada y por qué es una función crucial de cualquier software de facturación, especialmente software de facturación empresarial.
Índice
- ¿Qué es la facturación consolidada?
- Factura frente a recibo: ¿Cuál es la diferencia?
- ¿Cómo funciona la facturación consolidada?
- La consolidación de cargos en un solo recibo y una sola factura
- ¿Por qué utilizar la facturación consolidada?
- Las ventajas de la facturación consolidada
- ¿Quién necesita la facturación consolidada?
¿Qué es la facturación consolidada?
En primer lugar, la facturación consolidada no debe confundirse con el término Consolidación de facturas, una estrategia de gestión de deudas también conocida como consolidación de deudas o préstamos.
La facturación consolidada es una función del software de facturación que combina los cargos múltiples de los clientes en una sola factura.
A continuación, esa factura consolidada se transforma en una factura y se envía al cliente.
La factura contiene el pago total que debe el cliente con información detallada sobre cada cargo, cuándo se produjo, a qué precio, etc.
Veamos un ejemplo sencillo.
El sector de la energía y los servicios públicos utiliza software de facturación de servicios públicos con una facturación consolidada para combinar las tasas de agua y alcantarillado, el consumo de electricidad y gas y los servicios adicionales que pueda utilizar el cliente.
A principios de mes, el cliente recibe una factura que muestra el uso, el precio, los impuestos y el saldo que posee por cada servicio.
Al final de la factura figura el saldo total, la cantidad total que debe a la empresa de servicios por ese mes.
La facturación consolidada da lugar a una sola factura, en la que el cliente puede ver de forma transparente lo que la empresa le ha cobrado.
De ahí el otro nombre: facturación consolidada. ¡Pero nos ceñiremos a nuestra definición!
El término correcto es facturación consolidada porque la facturación es un proceso, y la factura es sólo el documento, el resultado de ese proceso.
Antes de explicar cómo funciona la facturación, examinemos un tema vital para entenderla.
Es la diferencia entre una factura y un recibo.
Factura frente a recibo: ¿Cuál es la diferencia?
Cuando se habla de facturación, la gente suele confundir los términos factura y recibo.
Una empresa emitirá una factura al cliente tras el pago como prueba de la transacción.
Sin embargo, una factura es un documento que una empresa envía al cliente antes del vencimiento del pago.
Por ejemplo, cuando compra alimentos y paga en la caja registradora, recibe una factura.
Cuando utilice un servicio o tenga una suscripción, la empresa emitirá una factura solicitando el pago de lo que les debe.
Por ejemplo, un proveedor de agua utilizará su software de facturación de servicios de agua para enviar automáticamente a sus clientes una factura mensual.
Incluirá datos detallados sobre el total adeudado, junto con la especificación del uso del agua y las tarifas fijas y basadas en el uso.
Una factura es un documento legal que exige el pago por los servicios prestados y combinados que presta la empresa. Sirve de apoyo a la contabilidad interna y a las operaciones de IVA con un registro de los bienes y servicios vendidos.
Normalmente, la factura tiene una plantilla específica con la información de los clientes y las empresas.
La factura debe incluir al menos la siguiente información:
- Nombre, dirección y datos de contacto del cliente
- Fecha de expedición
- Número de factura
- Número de cuenta
- Descripción del servicio
- Tarifa
- Impuesto
- Subtotal
- Total debido
- Fecha límite
- Forma de pago/Información bancaria
¿Cómo funciona la facturación consolidada?
El término consolidado significa combinar o unir. Para explicar el proceso de facturación consolidada, veamos cuatro pasos esenciales.
Paso 1: El acontecimiento
Cada vez que un cliente compra algo o utiliza un servicio, realiza una acción, un evento.
Un acontecimiento se produce cuando hace una llamada telefónica o ve una película de pago en una plataforma de streaming de vídeo.
También se produce un evento cuando un contador inteligente (o normal) informa del consumo de electricidad, gas o agua.
Paso 2: La carga
Cada producto tiene su precio o cargo, como decimos en la jerga empresarial.
Cuando se activa un evento, este cargo se añade a la cuenta del usuario.
Por ejemplo, el precio del gas es de $3,2 por metro cúbico.
El contador inteligente informa del uso diario, y el usuario utilizó ayer tres metros cúbicos.
El sistema añade el cargo de $9,6 a su factura actualmente abierta.
Paso 3: La facturación
La facturación funciona por ciclos de facturación. En el contrato entre el consumidor y la empresa se define el ciclo de facturación.
El más común es un ciclo de facturación mensual.
Pero desde la perspectiva del sistema de facturación, no tiene por qué serlo.
La fecha de facturación puede fijarse en cualquier fecha del mes. La empresa puede fijar el ciclo de facturación en cualquier duración.
Semanal, mensual, trimestral, anual, no importa. Es una cuestión de modelo de negocio.
Si el ciclo de facturación es de un mes (del 1 al 31 de agosto), la fecha de facturación es el primer día después del cierre del ciclo (1 de septiembre).
El sistema de facturación ejecutará automáticamente el proceso de facturación el día de la facturación.
El proceso de facturación tomará todos los cargos en las cuentas de los usuarios y los convertirá en una factura.
Paso 4: La facturación
Una vez finalizada la facturación, el proceso de facturación toma la factura y crea una factura.
Para ello, utiliza una plantilla de factura predefinida personalizable.
El resultado es una factura, un documento que sigue todas las normas contables y legislativas, como ya se ha mencionado.
La mayoría de los programas de facturación modernos, como Tridens Monetization, creará una factura en formato JSON.
A continuación, la factura puede utilizarse para la facturación electrónica o convertirse a otros formatos (HTML, XML, PDF) o imprimirse.
Pero sigue sin ser una factura consolidada porque un usuario recibiría una factura separada para, digamos, el gas y la electricidad.
Para ello, el software de facturación debe admitir la facturación consolidada.
La consolidación de cargos en un solo recibo y una sola factura
Si utiliza la facturación consolidada, el sistema asignará todos los cargos individuales del cliente a una única factura.
Así, todos los gastos, desde el gas hasta la electricidad y otros servicios, se combinan en una sola factura.
Al realizar la facturación consolidada, el sistema también tendrá en cuenta los descuentos, los pagos por defecto o por exceso y otros factores que influyan en el importe total adeudado.
El resultado final de esta factura consolidada es una sola factura en la que el cliente puede ver fácilmente cuánto debe a la empresa en total y por qué servicios.
¿Por qué utilizar la facturación consolidada?
La facturación consolidada es imprescindible para las empresas que trabajan con varias cuentas y facturación periódica.
Por parte de la empresa, reduce el tiempo y los costes de envío de facturas individuales.
Por el lado del usuario, mejora la transparencia y reduce los costes de los pagos múltiples.
Pero las ventajas de la facturación consolidada no acaban aquí.
Las ventajas de la facturación consolidada
Utilizar la facturación consolidada y las facturas únicas tiene muchas ventajas.
En lugar de facturar por separado cada servicio o artículo utilizado, una única factura es mejor tanto para las empresas como para sus clientes.
El uso de la facturación consolidada tiene varias ventajas clave.
Una mejor experiencia del cliente (CX)
Desde la perspectiva del cliente, el primer beneficio significativo es la transparencia.
En la factura, puede ver y revisar fácilmente todos los cargos en un solo lugar.
Es fácil comprobar el uso y las tarifas. Especialmente en los servicios públicos, la factura consta de uso medido combinado con diferentes tasas e impuestos municipales y medioambientales.
En la industria de las comunicaciones, una factura combina complejos modelos de precios basados en el uso con tarifas fijas para otros servicios y dispositivos.
Todo esto es difícil de descifrar para un usuario si la factura es demasiado compleja o carece de una buena especificación.
Al final, el usuario quiere saber exactamente por lo que está pagando, por lo que la transparencia es la clave.
La segunda ventaja que mejora la experiencia de los clientes es el tiempo, el esfuerzo y los costes de pago de las facturas.
No importa lo que formas de pago uno utiliza, cada pago conlleva gastos de pago y tiempo empleado en el procedimiento.
Una factura única es también un mensaje de la empresa de que valora a su usuario minimizando el esfuerzo y el coste de su interacción.
La prevención de los impagos
Cuando una empresa envía más facturas a un mismo cliente, existe la posibilidad de que una o varias de ellas se pasen por alto.
Incluso el cliente más atento puede verse desbordado por el papeleo y las tareas administrativas e incumplir un plazo de pago.
Si eso ocurre, la empresa debe iniciar el proceso de reclamaciónalgo que todos intentan evitar.
Una factura consolidada es una estrategia probada para reducir los retrasos en los pagos que interrumpen el flujo de caja previsto y ayudan a reducir giro involuntario debido a impagos.
Ahorro de tiempo, costes y energía
La facturación consolidada no sólo ahorra tiempo a los clientes, sino también a las empresas.
Con la consolidación de facturas, hay menos facturas que procesar.
En el caso del envío de facturas en papel, el ahorro de tiempo y costes es aún más evidente.
No obstante, la facturación automatizada y consolidada también tiene menos posibilidades de cometer errores de facturación.
Consolidación y facturación automatizada mejorar la productividad y aliviar considerablemente a los empleados.
¿Quién necesita la facturación consolidada?
La industria de las comunicaciones fue la primera en utilizar la facturación consolidada.
Fueron los primeros en combinar en una sola factura el uso del teléfono fijo y móvil con la banda ancha o la transferencia de datos móviles, la televisión IP, los dispositivos y otros servicios.
Sin embargo, en la facturación de las telecomunicaciones, utilizamos el término facturación convergente.
Hoy en día, la facturación consolidada está en todas partes por sus ventajas, por un lado, y por la experiencia del cliente, por otro.
Cualquier empresa que utilice la facturación recurrente y ofrezca más de un servicio debe incorporar la facturación consolidada.
Lo bueno...
Ya hemos mencionado las telecomunicaciones y el sector de la energía y los servicios públicos, donde la facturación y los servicios consolidados están bien implantados.
O al menos deberían serlo.
Si desea leer más sobre este tema, lea nuestro blog sobre soluciones de software de facturación de servicios públicos.
La disrupción digital de los últimos años ha transformado drásticamente los modelos de negocio de las industrias de medios de comunicación y entretenimiento.
A menudo se combinan las suscripciones, los modelos freemium y de prueba gratuita, los paywalls y el pago por visión.
Ya no sólo ofrecen información o entretenimiento, sino que buscan otros contenidos y datos monetización estrategias.
Los modelos de negocio de suscripción combinados con precios complejos que requieren una facturación consolidada son fuertes en muchas industrias.
Entre ellos se encuentra la industria del software con SaaS o la industria de la educación en línea y sus modelos de negocio.
...y otras con margen de mejora
En el sector de los seguros, los usuarios suelen quejarse de recibir demasiadas facturas.
Claro, muchas compañías permiten facturas consolidadas para seguros de coche o moto.
Sin embargo, no pueden combinarlos con los seguros de hogar, vida y salud del mismo cliente.
La excusa común es que eso corresponde a diferentes departamentos o incluso subempresas y que no pueden hacerlo.
La realidad es que probablemente no dispongan de un software de facturación empresarial capaz de gestionar ese tipo de facturación consolidada.
Pero deberían dar un paso adelante y no permitir sólo la consolidación para un cliente.
Deben actualizarse para que todo el hogar pueda optar por consolidar las facturas en un único pago mensual para todas las pólizas de seguro de todos los miembros del hogar.
Por último, pero no por ello menos importante, en la lista de empresas que deben incorporar la facturación consolidada se encuentran las organizaciones sanitarias, los bancos y las empresas FinTech, y otras que trabajan en servicios financieros.
Es seguro decir que la mayoría de las empresas de distintos sectores necesitan una plataforma de facturación en línea fiable que ofrezca facturación consolidada y otras funciones de facturación avanzadas.
