El proceso Order to Cash, también denominado ciclo O2C u OTC, es un proceso empresarial que incluye todas las etapas del flujo de pedidos. En general, se trata de un conjunto de procesos empresariales relacionados con la recepción y el cumplimiento de las solicitudes de bienes y servicios de los clientes.
Este proceso abarca todos los pasos desde el principio hasta que se procesa el pago. Por lo tanto, la administración y el cumplimiento de pedidos se encuentran entre ellos, al igual que la gestión de créditos, la facturación y el cobro de pagos. Casi todas las empresas modernas, especialmente las online, implementan un proceso order-to-cash.
Índice
- ¿Por qué es importante el proceso de pedido a cobro?
- Orden de cobro de prestaciones
- ¿Cómo funciona el cobro contra reembolso?
- Pasos del ciclo de pedido a caja
- ¿Qué es necesario para que funcione el proceso "Order to Cash"?
- ¿Cómo mejorar el proceso de pedido a cobro?
- Pedido al cobro frente a presupuesto al cobro
- Pedido a cobro para empresas de suscripción
La empresa recibe, gestiona y completa los pedidos de los consumidores desde el inicio del cobro hasta el proceso de cobro y entrega.
El proceso implica la gestión de todos los aspectos de la transacción, como el envío de las mercancías, la realización de los pagos, la generación de facturas y el seguimiento de todo el proceso de principio a fin de la transacción.
El proceso del pedido al cobro afecta a los índices de ingresos y de retención de clientes, a la interacción con los clientes y al crecimiento general del negocio y los flujos de caja de las empresas.
La empresa mantendrá un flujo de caja saludable si puede reducir el tiempo del ciclo entre el vencimiento de las cuentas por pagar y el momento en que recibe los pagos por productos y servicios.
Para ser eficaz, el ciclo pedido-cobro debe funcionar sin problemas para la facturación y las cuentas por cobrar.
El proceso "order to cash" no termina cuando la empresa entrega la mercancía y el cliente paga la factura.
Las empresas pueden analizar los comentarios y datos de los clientes para, en el futuro, introducir mejoras basadas en esta información.
Para encontrar posibilidades de optimización y mejora, hay que recopilar datos de actividad a lo largo del ciclo O2C y examinarlos más a fondo antes de finalizar el pedido.
Si el paso del pedido al flujo de caja falla, la empresa no ha aplicado correctamente uno de los pasos.
Normalmente, el problema se produce con facturas, transacciones bancarias u otras cuestiones relacionadas con las tarjetas de crédito.
¿Por qué es importante el proceso de pedido a cobro?
La O2C es una función crucial que genera ingresos para la empresa.
Desde las listas de picking hasta la clasificación de pedidos, pasando por la comparación de mensajerías y la impresión automática de etiquetas, O2C acelera el tiempo de procesamiento y elimina costes innecesarios.
La aplicación de este proceso puede aumentar la rentabilidad y repercutir en el crecimiento de la empresa.
En el lado negativo, un proceso defectuoso podría afectar a varios niveles de la organización, sobre todo al flujo de caja.
Es más probable que los clientes se den por vencidos y compren en otro sitio si no pueden pedir un producto o servicio del sitio web en el primer intento.
Esto puede provocar la pérdida de clientes y una posible disminución de los ingresos.
El proceso es fundamental para la credibilidad y la reputación de la empresa.
Si este servicio no es bueno, los clientes pueden llegar a pensar que la empresa es una estafa.
La visibilidad de este sistema permite detectar problemas y tomar las medidas adecuadas para solucionarlos.
Orden de cobro de prestaciones
- Mejora el flujo de caja
- Mejora la experiencia del cliente y retención de clientes
- Ahorro de dinero y tiempo de tramitación de pedidos para la empresa
- Aumenta la precisión
- Agiliza el proceso de compra
- Minimiza la necesidad de intervención
- Realiza los pedidos con precisión y puntualidad
- Evita la reintroducción de información de pedidos y formularios
- Demuestra que la empresa es profesional y seria
- Evita los pedidos pendientes y se asegura de que haya suficiente producto
- Mejora la notificación de datos y la exactitud de los registros a lo largo del tiempo
¿Cómo funciona el cobro contra reembolso?
Aunque el proceso de pedido pueda resultar estresante para algunos clientes, el proceso de fondo para las empresas es mucho más difícil de lo que la gente cree.
El proceso de pedido combina muchos pasos y coopera con muchas empresas, como los bancos.
Si todo va bien, el proceso sólo debería incluir el pedido por parte del cliente y la tramitación y envío del pedido por parte de la empresa.
Por desgracia, solucionar posibles errores, como devoluciones, pedidos equivocados o productos erróneos, puede ralentizar el proceso.
En estos casos, el personal se centra en tareas manuales de introducción de datos, aumentan los porcentajes de error y se alarga el tiempo de tramitación de los pedidos.
Pero, si todo funciona a su debido tiempo, tramitar los pedidos debería ser tan rápido como elegir un producto.
Supongamos que alguien quiere comprar algo en un sitio web.
Buscan el artículo que necesitan, lo añaden al carrito y se dirigen a "Caja".
Una vez que encargan el producto, sólo tienen que esperar a que la empresa se lo entregue.
La empresa comienza a tramitar su pedido rellenando los datos personales necesarios para el envío, la facturación y el pago.
En orden cronológico, el ciclo orden a caja debería verse así:
Recepción de pedidos -> Gestión de pagos -> Cumplimentación de pedidos -> Envío de pedidos -> Creación de facturas -> Gestión de tesorería
Pasos del ciclo de pedido a caja
Gestión de pedidos
Es un procedimiento utilizado por las empresas para recibir, controlar y completar los pedidos de venta.
Es una práctica habitual controlar las ventas, los pedidos, el inventario y el cumplimiento mediante un sistema de gestión de pedidos (OMS).
Gestión del crédito
Para decidir qué condiciones y restricciones de crédito ofrecer a sus clientes, el equipo de gestión de créditos considera e interpreta una serie de datos.
Facturación
El cliente recibe entonces una factura tras la entrega de la mercancía o la prestación del servicio.
La factura debe incluir información sobre el pedido, incluidas las direcciones de facturación y envío, una descripción de los productos o servicios prestados y un desglose pormenorizado de los cargos, incluidos impuestos y tasas.
Pagos
Para ayudar a aumentar la eficiencia del proceso de pago, la empresa debe presentar a los clientes un portal de facturación de pagos en línea.
Es entonces cuando los clientes pueden introducir sus datos de pago: números de tarjeta y nombre.
Solicitud de efectivo (cobro)
Cuando una empresa desea aplicar un pago al saldo de un cliente, una aplicación de caja coteja los pagos recibidos con sus facturas pendientes.
La aplicación de efectivo se produce cuando se finalizan los ingresos.
Informe (Analizar)
Los informes ayudan a revelar si una empresa está cobrando como se esperaba o si tiene obstáculos como facturas impugnadas y clientes que pagan tarde.
Los informes permiten conocer las cuentas de una empresa y saber si el dinero les ha llegado o no.
¿Qué es necesario para que funcione el proceso "Order to Cash"?
Software de procesamiento de pedidos
Lo ideal es que la O2C procese y recopile primero todos los datos relacionados con los pedidos y los clientes.
Estos sistemas de software optimizan las tareas de procesamiento de pedidos, ayudan a automatizar las operaciones manuales, minimizan los errores humanos, mejoran la experiencia del cliente y el rendimiento empresarial, y aumentan la rentabilidad del negocio.
Maquinaria automática y sistemas de estanterías
La organización del almacén debe ser lo más automatizada posible.
Con la automatización, todo avanza más rápido y con menos errores.
Para elegir y trasladar los productos desde su ubicación en el almacén hasta las manos del operario para la fase de envasado, los almacenes deben contar con maquinaria automatizada, raíles, transpaletas, estanterías y vehículos guiados (AGV).
Sistema de gestión de almacenes (SGA)
Las empresas pueden gestionar una gran variedad de tareas relacionadas con el almacén con la ayuda de un sistema de gestión de almacenes o SGA.
Principalmente, trabajan en tándem con un ERP y otros sistemas de software para optimizar el ciclo de procesamiento de pedidos, mejorando la calidad del servicio y reduciendo los costes.
Sistema de planificación de recursos empresariales (ERP)
En ERP agiliza las operaciones de la empresa al dar acceso a todos los departamentos a una ubicación central para la recopilación de información.
Los sistemas ERP ayudan a realizar un seguimiento y priorizar la información de clientes y consumidores, mejorando la eficacia del procesamiento de pedidos y la satisfacción del cliente.
Documentos del proceso O2C
En el proceso se necesitan varios documentos, como la lista de recogida, la lista de empaquetado, el albarán de entrega, la carta de porte, el número de seguimiento, el seguimiento del paquete y los documentos aduaneros.
Estos documentos incluyen una lista de todos los artículos que deben recogerse en el almacén.
También son la prueba de la entrega del mensajero, del cliente y de la aduana.
Además, contiene secuencias numéricas y números de seguimiento para la seguridad de los paquetes.
Es esencial poder reclamar pérdidas o daños.
¿Cómo mejorar el proceso de pedido a cobro?
Todas las empresas deben centrarse en mejorar el proceso O2C porque mejora la experiencia del cliente.
Contribuye a una entrega más eficaz y rápida de los productos a los clientes.
Una empresa debe implantar la solución y el software adecuados para mejorar el proceso Order to cash.
Es una fusión de gestión de procesos, colaboración interdepartamental y tecnología moderna.
Mediante el uso de tecnologías reales y virtuales, una empresa puede mejorar el procesamiento de pedidos automatizando, acelerando y optimizando las operaciones repetitivas que suelen dar lugar a errores humanos.
Un enfoque típico para mejorar el procesamiento de pedidos es utilizar equipos personalizados y software de procesamiento de pedidos.
Si una empresa quiere mejorar sus operaciones, debe hacerlo:
- Automatizar el proceso
- Procesos O2C normalizados
- Digitalizar el proceso de pedido para mejorar la precisión de los detalles del pedido
- Prestar atención a los detalles de la información del cliente y señalar los errores para minimizar los retrasos.
- Mantenga activo el Servicio de Atención al Cliente 24 horas al día, 7 días a la semana
- Evitar el aumento de las tasas
- Procesar datos de clientes
Pedido al cobro frente a presupuesto al cobro
Tal y como se ha establecido anteriormente, el concepto "order to cash" hace referencia a los pasos necesarios para suministrar los bienes y servicios solicitados por los clientes.
Este proceso abarca todo el ciclo de vida de la tramitación de pedidos, que incluye diversas tácticas como la gestión de inventarios, las operaciones y la producción.
A diferencia del proceso "del pedido al cobro", que comienza cuando un cliente hace un pedido, el proceso "del presupuesto al cobro" abarca una gama más amplia de operaciones comerciales.
Este proceso comienza con la intención de un cliente de comprar a una empresa y termina con la recepción de ingresos.
Los procesos Order to Cash (O2C) y Quote to Cash (QTC) difieren principalmente porque el proceso O2C excluye la presentación de un presupuesto al cliente y las negociaciones contractuales.
Por otra parte, la cotización al contado incluye todos los procedimientos de gestión de contratos, como su formación, negociación, ejecución, gestión de ingresos y reconocimiento.
Son muchos los procesos empresariales que componen el proceso "del presupuesto al cobro", que comienza con la cotización y las negociaciones y termina con el pago al cliente y la elaboración de informes.
Se trata de las primeras etapas del proceso "del presupuesto al cobro" y se llevan a cabo antes de que comience el ciclo "del pedido al cobro".
Pedido a cobro para empresas de suscripción
El proceso order to cash puede servir tanto a empresas en línea como a empresas físicas.
La mayoría de las empresas basadas en suscripciones no podrían funcionar sin el proceso de pedido a cobro, ya que es la mejor forma de procesar los pedidos y las entregas a tiempo.
El proceso "order to cash" es muy popular entre las empresas basadas en suscripciones o Saas.
Además, gigantes como Amazon, AliExpress y eBay utilizan este método.
Monetización para que el proceso de pedido a caja funcione correctamente.
Por eso la nube Tridens Monetization software de facturación permite integraciones que pueden ayudar con los pagos, la fiscalidad, la relación con los clientes y la gestión de los procesos empresariales.