No existe una respuesta sencilla a la pregunta de cuál es el mejor software de gestión de suscripciones.
Con el último aumento de su popularidad, las suscripciones se están abriendo paso en los modelos de negocio, algo que no imaginaríamos hace unos años.
Índice
- ¿Qué es un modelo de negocio de suscripción?
- ¿Es la gestión de suscripciones de facturación recurrente?
- ¿Qué es la gestión de suscripciones?
- ¿Qué es el software de gestión de suscripciones?
- Características del software de gestión de suscripciones
- ¿Cómo elegir un modelo de precios de suscripción?
- Ventajas del software de gestión de suscripciones
Un software moderno de gestión de suscripciones debe simplificar la facturación y la gestión de pagos e incluir análisis avanzados para maximizar los ingresos y la retención de clientes.
Pero, sobre todo, el software debe ser escalable y flexible, por lo que es adecuado para cualquier modelo de negocio de suscripción moderno.
El mejor software de gestión de suscripciones es, en esencia, un software de facturación (o plataforma) perfectamente adaptada a la economía de suscripción que se está apoderando de nuestra vida cotidiana.
Analicemos en profundidad qué se necesita para que un software de gestión de suscripciones sea "el mejor".
¿Qué es un modelo de negocio de suscripción?
En un modelo de negocio de suscripción, los clientes pagan una cuota semanal, mensual o anual a cambio de productos o servicios.
Con las suscripciones, crean unos ingresos recurrentes constantes para la empresa.
Últimamente, un nuevo término llamado economía de suscripción surgido que describe el aumento de la popularidad de las suscripciones.
Un modelo de negocio de suscripción, a veces también llamado modelo de negocio de abonado, puede ser muy eficaz para la empresa porque crea previsibles pagos periódicos y el crecimiento.
Por otro lado, es conveniente para el cliente porque no está obligado a poseer un producto o servicio y puede utilizarlo sólo el tiempo que desee.
Como Investopedia dice:
"Los modelos de negocio de suscripción se basan en la idea de vender un producto o servicio para recibir ingresos mensuales o anuales recurrentes por suscripción. Se centran en la retención de clientes por encima de la adquisición de clientes".
Una suscripción es, en realidad, un contrato entre el cliente y el proveedor.
Mientras el usuario pague regularmente la cuota acordada, podrá disfrutar de todas las ventajas del producto o servicio.
Cuando finaliza el contrato, tiene la opción de renovar o cancelar su suscripción.
Un modelo de negocio de suscripción se basa en una excelente experiencia, retención y fidelización del cliente.
Si se hace bien, una empresa puede retener a los clientes durante mucho tiempo y asegurarse un ingresos recurrentes mensuales (MRR) y ingresos recurrentes anuales (ARR), algo por lo que todas las empresas luchan, especialmente en mercados y tiempos inciertos.
¿Es la gestión de suscripciones de facturación recurrente?
No, ¡la facturación recurrente no es gestión de suscripciones!
La facturación recurrente es un proceso automatizado que garantiza que todas las transacciones y procesos de pago recurrentes entre el cliente y la empresa se desarrollen sin problemas.
Mientras que Facturación periódica es una parte esencial del software de gestión de suscripciones, la gestión de suscripciones es mucho más que esto.
¿Qué es la gestión de suscripciones?
La gestión de suscripciones es un proceso que sigue el ciclo de vida de los clientes y lo gestiona.
El objetivo de las suscripciones es garantizar que los clientes tengan una experiencia fluida con el producto o servicio y estén satisfechos.
Las necesidades, deseos y preferencias de los clientes cambian con el tiempo.
Así que es dudoso que siga estando contento con el mismo producto o servicio años después de haberlo contratado.
Por eso la empresa debe interactuar con él, y su cuenta debe ajustarse a las situaciones cambiantes, es decir, su suscripción debe ser supervisada y gestionada.
Los pagos recurrentes seguros y sin fisuras son imprescindibles, y esto no hace falta decirlo.
Especialmente ahora, cuando el tiempo es un valor, éste es uno de los principales pros de las suscripciones.
Se trata de conseguir una experiencia excelente y olvidarse de la facturación.
Otra parte importante de esa experiencia de facturación es la capacidad del sistema para realizar facturación consolidada.
Pero lo que realmente esperan los clientes es flexibilidad; aquí es donde entra en juego la gestión de suscripciones y las empresas prosperan o fracasan.
Algunas de las tareas más comunes en la gestión de suscripciones que no pueden automatizarse son los cambios de suscripción a mitad de ciclo, la gestión de pruebas, la emisión de reembolsos o la asignación de créditos.
Si una empresa tiene una mala gestión de las suscripciones, corre el riesgo de perder clientes, que no es de lo que tratan las suscripciones ni ningún otro negocio recurrente.
Se trata de retener a los clientes y convertirlos en usuarios leales y satisfechos que permanezcan en la empresa durante años.
Pero para gestionar las suscripciones a gran escala, las empresas deben utilizar el mejor software de gestión de suscripciones posible.
¿Qué es el software de gestión de suscripciones?
El software de gestión de suscripciones es, en esencia, un sistema de facturación o plataforma de facturación que pueda gestionar todos los aspectos específicos de un modelo de negocio recurrente.
Por lo tanto, es adecuado para el monetización de modelos de negocio de suscripción y servicios de afiliación.
Características del software de gestión de suscripciones
El software de gestión de suscripciones permite a las empresas introducir modelos de suscripción complejos que el software de facturación habitual no puede soportar.
Una amplia gama de funciones permite a las empresas ampliar sus servicios de suscripción automatizando la facturación, gestionando a los clientes y facilitando una inteligencia empresarial completa con informes y análisis.
El software de gestión de suscripciones almacenará los datos de cada suscriptor, el catálogo de productos y los precios, las suscripciones en curso y los complementos, los ciclos de facturación y el historial de transacciones.
También seguirá y gestionará los freemiums, las pruebas, las actualizaciones de prueba a pago, los downgrades y las cancelaciones en todo el ciclo de vida de la suscripción.
Producto y precios en la gestión de suscripciones
El núcleo de cualquier modelo de negocio de suscripción son las estrategias de producto y de precios.
Cuando una empresa elige modelos de precios de suscripción, debe seguir de cerca si el precio elegido funciona con el producto seleccionado.
Todas las decisiones sobre precios deben basarse en datos, no en "corazonadas".
La gestión de la estrategia de productos y precios es crucial
El verdadero valor del mejor software de gestión de suscripciones reside en su capacidad para "asesorar" sobre el mejor modelo de precios para crear la mayor cantidad de ingresos para un producto seleccionado.
Una empresa debe ofrecer planes de suscripción flexibles y medir la satisfacción del cliente.
Basándose en ello, puede personalizar los productos y los planes de precios para adaptarse mejor a las preferencias de los clientes.
He aquí algunos de los tipos más comunes de modelos de precios de suscripción.
Modelo de precios estandarizados fijos o a tanto alzado
El modelo más sencillo presenta un precio mensual fijo por un producto estandarizado con un conjunto fijo de características.
Las tarifas planas son fáciles de gestionar y facturar, y fáciles de entender para los clientes.
Si necesitan un producto adicional, simplemente añadirán el segundo por un precio fijo adicional además del básico.
La tarifa plana es un modelo sencillo de fijación de precios de suscripción con pros y contras.
Aunque es fácil de comunicar y manejar, no es para todos los productos o clientes.
Una suscripción mensual al software por 100 USD está bien para alguien que lo utilice para su trabajo diario, pero puede ser demasiado para los usuarios ocasionales.
Este modelo es poco frecuente en la industria SaaS B2B.
Modelo de precios por usuario
El modelo de precios por usuario es fácil de entender y de comunicar a los clientes, por lo que no es de extrañar que sea popular en el negocio de las suscripciones.
A diferencia del modelo de precios por niveles que figura a continuación, el producto dispone de todas las funciones desde el principio.
Así, un cliente puede, por un precio fijo, utilizar el producto sin limitaciones.
La única restricción es el número de usuarios que pueden utilizarlo.
Un modelo por usuario puede resultar barato para las empresas siempre que tengan un número relativamente bajo de usuarios.
Puede resultar muy costoso si tienen que pagar por cada usuario y son muchos los que lo utilizan.
Estos casos necesitan un modelo de precios diferente, o la empresa se estará perdiendo muchos clientes potenciales.
Modelo de precios escalonados
Un modelo de precios por niveles es probablemente el más común en el modelo de negocio de suscripción, aunque tiene muchas variaciones.
El modelo escalonado básico ofrece "paquetes" de características y combinaciones de productos por diferentes precios.
Los precios escalonados permiten a las empresas hacer ofertas dirigidas a diferentes públicos objetivo.
Es habitual denominar un nivel Basic, Business, Premium o Enterprise para mostrar a quién va dirigido un nivel concreto.
Con cada nivel superior, se desbloquean nuevas funciones; por ejemplo, también aumenta el número de cuentas de usuario.
Los precios escalonados funcionan mejor cuando una empresa tiene una base de clientes diversa con presupuestos y necesidades diferentes.
Este modelo de precios es más conocido porque es popular en las empresas de SaaS.
Modelo de precios basado en el uso
Cuando el precio del producto se basa directamente en el consumo de unidades facturables, precios basados en el uso es el mejor modelo de fijación de precios.
Una empresa ofrecerá a sus clientes diferentes planes de precios (niveles) que incluyen diversas cantidades de unidades.
En función del uso previsto, el cliente selecciona el nivel que cree que le conviene más.
Sin embargo, existen diferencias en lo que ocurre cuando un usuario alcanza su uso máximo.
Por ejemplo, en telecomunicaciones, una empresa puede detener la transferencia de datos hasta el siguiente ciclo facturable (mes) o cobrar un sobrecoste por cada unidad utilizada.
Una herramienta SEO, por ejemplo, puede permitir al usuario comprar palabras clave adicionales o páginas rastreadas.
Por otro lado, no permitirá comprar más campañas o cuentas de usuario a menos que el usuario se cambie a un nivel superior.
El modelo de precios de suscripción basado en el uso es práctico y flexible para los clientes, pero no es fácil de facturar y necesita una excelente plataforma dedicada a la facturación de suscripciones.
Modelo de precios por volumen
La tarificación por volumen es una tarificación basada en el volumen de uso.
La empresa diseña niveles de uso con una tarifa plana para cada nivel.
Por ejemplo, pueden fijar los niveles en 100 GB a 3 céntimos por GB, 500 GB a 2 céntimos por GB y 1 TB a 1 céntimo por GB de uso de datos.
Si un usuario, por ejemplo, utiliza 700 GB, existen dos opciones de tarificación:
- se le facturarán 500 GB a 3 céntimos (nivel 1) por GB más 200 GB a 2 céntimos (nivel 2) por GB
- se le facturará según el último nivel alcanzado, por lo que 700 GB a 2 céntimos (nivel 2) por GB
La estrategia de fijación de precios por volumen depende de la estrategia de las empresas para controlar el uso o para aspirar a un uso lo más elevado posible.
Precios híbridos complejos
Los precios híbridos complejos son precios recurrentes basados en los modelos anteriores, junto con pagos únicos o combinaciones múltiples de uno o más modelos de precios.
Si los modelos de precios mencionados requieren un excelente software de gestión de suscripciones, se necesita el mejor para gestionar los precios híbridos.
Facturación periódica flexible
Los clientes esperan varias opciones para pagar sus suscripciones.
Las empresas deben implantar opciones de facturación anual y mensual o personalizada para seguir siendo competitivas.
Ni que decir tiene que el software de gestión de suscripciones debe permitir a los clientes cambiar los planes de precios y pausar y reanudar las suscripciones rápidamente.
También debe gestionar las transiciones de freemium a las suscripciones de prueba y de pago.
De lo contrario, se necesitará mucho trabajo manual, lo que dará lugar a errores y a una mala experiencia del cliente.
Las empresas, especialmente en el sector Saas, pueden seguir los requisitos de clientes únicos y crear paquetes personalizados para sus prestaciones, algo que ahora todas las plataformas de facturación por suscripción deben admitir.
Es habitual que las empresas basadas en suscripciones ofrezcan promociones, descuentos, cupones y otras herramientas para recompensar la fidelidad de sus clientes.
Una de las herramientas es un compromiso de suscripción de uno o dos años a cambio de un descuento u otros beneficios.
Por lo tanto, el software debe gestionar sin problemas las reducciones de precios y los compromisos.
Una empresa también puede experimentar con diferentes modelos de precios para encontrar el adecuado para su producto, por lo que el software de gestión de suscripciones seleccionado debe ser flexible en la gestión de la facturación recurrente y la gestión de precios.
Operaciones automatizadas de atención al cliente
Las operaciones automatizadas tienen dos propósitos principales: disminuir los costes y aumentar la eficacia reduciendo las tareas manuales.
Algunos de los servicios automatizados de atención al cliente son
Facturación automatizada y gestión de pagos
Un sistema automatizado de facturación y pago forma parte integral de cualquier plataforma de facturación por suscripción.
Genera y envía automáticamente las facturas y realiza el seguimiento y la tramitación de los pagos.
Cuanto mayor y más diversa sea la base de clientes, más tiempo y costes ahorrará.
La gestión automatizada de la facturación y el pago también permitirá sincronizar los datos de facturación y pago con otros flujos de trabajo.
Estados de cuenta
Los estados de cuenta se refieren a los diferentes estados de una cuenta.
Se pueden establecer diferentes estados y campos personalizados y aplicarlos a las cuentas.
Los estados más comunes como "Activo" e "Inactivo" pueden actualizarse con un estado más preciso que refleje la situación de los clientes.
Actualización de precios a granel
Con cambios ocasionales en los precios, el software de gestión de suscripciones debe permitir realizar automáticamente actualizaciones masivas de precios y contratos en toda una base de clientes.
Portales de autoservicio
A los usuarios les gusta resolver los posibles problemas por sí mismos antes de ponerse en contacto con el servicio de asistencia.
Un portal de autoservicio puede ser de gran valor para proporcionar a los usuarios información y recursos.
Con ellos, pueden encontrar ayuda y respuestas y resolver sus problemas por sí mismos.
Un excelente portal de autoservicio también puede reducir significativamente el número de clientes que un servicio de asistencia debe atender diariamente.
Gestión de reclamaciones
La gestión de impagos es un sistema automatizado de cobro que se activa cada vez que falla un pago.
Como parte de la gestión previa y posterior a la reclamación, se implementa un conjunto de reintentos, recordatorios de pago y reglas de alerta para automatizar todos los procedimientos.
El software de reclamación automatizada evita la pérdida de clientes y puede aumentar sustancialmente los ingresos de un modelo de negocio de suscripción.
Para más información, lea nuestro blog sobre gestión de reclamaciones.
Comunicaciones por correo electrónico y SMS
Para estar constantemente en contacto con los clientes, una plataforma de facturación por suscripción debe ser capaz de enviar comunicaciones por correo electrónico y SMS automáticamente a grupos de clientes preseleccionados.
Automatización de la retroalimentación
Todas las opiniones de los clientes, ya sean públicas o privadas a través de mensajes, encuestas o correos electrónicos, son extremadamente valiosas para una empresa.
Sin embargo, grandes cantidades de estos datos son difíciles de controlar y procesar, por lo que la automatización de la retroalimentación es una herramienta inestimable del software de gestión de suscripciones que puede ahorrar mucho tiempo y ser muy eficaz.
Análisis avanzados, previsiones e informes personalizables
La gestión de suscripciones se centra en gran medida en los datos empresariales y de los clientes.
De este modo, se recopila una gran cantidad de datos en tiempo real, se procesan, se interpretan y están disponibles en cualquier momento.
El concepto de inteligencia empresarial es una base sobre la que una empresa puede tomar decisiones empresariales con conocimiento de causa.
Facturación y gestión de ingresos ofrece a las empresas una visión completa de sus operaciones financieras.
KPI como retención y tasas de rotación proporcionan información sobre el comportamiento de los clientes y desencadenan alertas.
Basándose en las predicciones de rotación, una empresa puede predecir el crecimiento futuro de sus ingresos y tomar decisiones sobre la gestión de sus productos.
Con valor vitalicio del cliente (CLV), una empresa puede fijar el límite superior de cuánto gastar para adquirir nuevos clientes.
Los análisis avanzados y las previsiones pueden visualizarse en varios informes y cuadros de mando, todos ellos totalmente personalizables y centralizados.
Cumplimiento de la norma ASC 606 y otras normas
Cualquier software de gestión de suscripciones debe permitir el cumplimiento de normas contables como Norma de reconocimiento de ingresos ASC 606.
A la hora de decidir qué plataforma de facturación por suscripción utilizar, una empresa debe comprobar si puede enviar facturas conformes con los impuestos a los clientes.
Integración
La integración con otros sistemas es imprescindible, y aquí es donde la ventaja de las plataformas de gestión de suscripciones basadas en la nube frente a los sistemas locales es más visible.
Un buen software de gestión de suscripciones permitirá una integración perfecta con:
- Sistema CRM
- pasarela de pago
- plataforma de comercio electrónico
- portal de autoservicio del cliente
- sistema contable
- software de gestión de catálogos o inventarios
- servicio de correo electrónico y SMS
A la hora de decidirse por un software de gestión de suscripciones, una empresa debe considerar qué integraciones necesita y de las que podría beneficiarse en el futuro.
¿Cómo elegir un modelo de precios de suscripción?
Ni que decir tiene que no existe un modelo de precios "único para todos" que se adapte a todos los modelos de negocio de suscripción y a todos los productos.
Por lo tanto, elegir un modelo de fijación de precios es probablemente la decisión empresarial más crítica y debe tomarse con mucha consideración.
A la hora de seleccionar, los líderes empresariales deben plantearse estas importantes preguntas.
¿Quiénes son los clientes y qué esperan?
Una empresa debe utilizar todos los datos disponibles para comprender a sus clientes potenciales.
- ¿Cuáles son sus problemas y necesidades?
- ¿Cómo puede ayudarles el producto de la empresa?
- ¿Utilizan el producto personalmente o para su negocio?
- ¿Los clientes son particulares o empresas (B2B)?
- ¿Qué tipo de empresas? ¿Grandes, pequeñas o una mezcla de ellas?
- ¿Prefieren la simplicidad de un modelo de tarifa plana o por usuario, o quieren la flexibilidad de un modelo escalonado o basado en el uso?
- ¿Cuánto están dispuestos a gastar y qué tipo de ciclos de facturación prefieren?
Al responder a estas y otras preguntas similares, una empresa tendrá una idea de a qué personas compradoras se dirige y cuál sería el mejor modelo de precios para ellas.
Con estos datos, también pueden planificar herramientas de marketing como freemium o pruebas gratuitas y campañas de captación de clientes potenciales.
Características del producto
Las características de un producto influirán significativamente en la selección de un modelo de fijación de precios.
Para un producto sencillo con una o unas pocas funciones, un modelo de tarifa plana o por usuario sería mejor que un modelo por niveles.
Un modelo basado en el uso no tiene sentido si no se realiza un seguimiento del uso o si éste es irrelevante.
Si un producto tiene muchas características con muchas posibilidades de upselling o venta cruzada, un modelo escalonado es el que hay que elegir.
Los costes fijos y variables del producto
La selección de un modelo de fijación de precios debe incluir, por supuesto, el cálculo del coste.
La base es el cálculo básico de los costes fijos operativos y variables, como los costes de adquisición de clientes para entregar el producto y alcanzar el punto de equilibrio.
Además, a esto se añade un margen saludable que permite a la empresa hacer crecer su explotación.
Por ejemplo, una tarifa plana es aceptable si el uso no influye en los costes variables, pero si el uso presenta un coste elevado, un modelo basado en el uso es la única opción a elegir.
Tiempo y recursos
Los modelos menos intensivos de tarifa plana o por usuario no requieren demasiado tiempo y recursos para su gestión y pueden realizarse con un simple software de facturación por suscripción.
Sin embargo, un modelo de precios de suscripción más complejo, basado en el uso o híbrido, requerirá más tiempo y recursos.
Quizá más de lo que una empresa puede asignar o soportar sin invertir en una plataforma avanzada de facturación por suscripción.
La voluntad de sacrificar tiempo y recursos o de invertir en un software de gestión de suscripciones de gama alta también puede influir en la selección de un modelo de precios.
El concurso
Observar cómo la competencia ha diseñado sus modelos de precios no debería ser una base para la decisión, pero nadie puede ignorarlo.
Sobre todo porque no hay ninguna garantía de que los modelos de la competencia sean los mejores.
Tal vez estén obteniendo malos resultados y estén pensando en retocar o cambiar sus modelos y precios.
Es muy probable que su modelo de precios funcione para ellos pero no para otros.
Todas las decisiones deben basarse en datos y tomarse en función de la situación única de la empresa.
Ventajas del software de gestión de suscripciones
Los modelos de negocio de suscripción benefician a las empresas de empresa a consumidor (B2C) y de empresa a empresa (B2B).
Las suscripciones tienen mayores tasas de retención de clientes y un mayor valor vitalicio, y ofrecen a las empresas ingresos recurrentes predecibles.
El software de gestión de suscripciones permitirá a las empresas gestionar las relaciones con los clientes de forma fácil y eficaz.
Ofrecerá información sobre el comportamiento de los clientes y realizará un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) y de los ingresos de una forma que el software habitual de facturación e ingresos no puede.
Ahorrará tiempo y recursos con la automatización y proporcionará una base para la toma de decisiones empresariales fundamentadas con la analítica y la inteligencia empresarial.
Conclusión
La complejidad de los modelos de negocio de suscripción modernos sobrepasa el software o las plataformas de facturación e ingresos habituales.
El mejor software de gestión de suscripciones es el que puede ofrecer todas estas funciones y ventajas bajo un mismo techo en un único programa fácil de usar, y probada plataforma de suscripción.
