Beginnen wir mit einer Erklärung der Begriffe konsolidierte Rechnungsstellung und Fakturierung. Obwohl Rechnungsstellung und Fakturierung zwei unterschiedliche Vorgänge sind, tauchen die beiden Begriffe auf, wenn Unternehmen denselben Prozess beschreiben.
Es handelt sich um die Konsolidierung von möglicherweise mehreren Rechnungen in einer einzigen, meist monatlichen Zahlung. Es handelt sich um einen Abrechnungsprozess, bei dem eine einzige Rechnung erstellt wird, die mehrere Produkt- und Dienstleistungsgebühren enthält. Deshalb hören Sie manchmal auch den dritten Begriff "konsolidierte Rechnung".
Wir von Tridens, die Experten auf dem Gebiet der AbrechnungssystemeWir sind der Meinung, dass der einzig korrekte Begriff "konsolidierte Abrechnung" lautet, und wir werden Ihnen erklären, warum!
Wir erklären auch, wie die konsolidierte Rechnungsstellung funktioniert und warum sie eine wichtige Funktion jeder Rechnungssoftware ist, insbesondere Abrechnungssoftware für Unternehmen.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine konsolidierte Abrechnung?
- Rechnung vs. Rechnung: Was ist der Unterschied?
- Wie funktioniert die konsolidierte Abrechnung?
- Die Konsolidierung von Gebühren in einer Rechnung und eine einzige Rechnung
- Warum eine konsolidierte Rechnungsstellung und Fakturierung?
- Die Vorteile der konsolidierten Rechnungsstellung
- Wer braucht eine konsolidierte Rechnungsstellung und Fakturierung?
Was ist eine konsolidierte Abrechnung?
Erstens sollte die konsolidierte Rechnung nicht mit dem Begriff Rechnungskonsolidierung verwechselt werden, einer Strategie zur Schuldenverwaltung, die auch als Schulden- oder Kreditkonsolidierung.
Die konsolidierte Abrechnung ist eine Funktion der Abrechnungssoftware, die die verschiedenen Gebühren der Kunden in einer einzigen Rechnung zusammenfasst.
Diese konsolidierte Rechnung wird dann in eine Rechnung umgewandelt und an den Kunden gesendet.
Die Rechnung enthält den Gesamtbetrag, den der Kunde schuldet, mit detaillierten Angaben zu jeder Belastung, wann sie erfolgt ist, zu welchem Preis usw.
Lassen Sie uns ein einfaches Beispiel betrachten.
Die Energie- und Versorgungsbranche nutzt Abrechnungssoftware für Versorgungsunternehmen mit konsolidierter Abrechnung, um die Wasser- und Abwassergebühren, den Strom- und Gasverbrauch und alle zusätzlichen Dienstleistungen, die der Kunde in Anspruch nimmt, zu kombinieren.
Zu Beginn des Monats erhält der Kunde eine Rechnung, die den Verbrauch, den Preis, die Steuern und den Saldo für jeden Dienst ausweist.
Am Ende der Rechnung steht der Gesamtsaldo, der Gesamtbetrag, den er dem Versorgungsunternehmen für diesen Monat schuldet.
Die konsolidierte Abrechnung führt zu einer einzigen Rechnung, auf der der Kunde transparent sehen kann, was das Unternehmen ihm berechnet hat.
Daher auch der andere Name - konsolidierte Rechnungsstellung. Aber wir bleiben bei unserer Definition!
Der korrekte Begriff ist konsolidierte Abrechnung, denn die Abrechnung ist ein Prozess, und die Rechnung ist nur das Dokument, das Ergebnis dieses Prozesses.
Bevor wir Ihnen erklären, wie die Abrechnung funktioniert, sollten wir uns mit einem wichtigen Thema beschäftigen, das für das Verständnis der Abrechnung entscheidend ist.
Es ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Abrechnung.
Rechnung vs. Rechnung: Was ist der Unterschied?
Wenn es um die Rechnungsstellung geht, verwechseln die Leute häufig die Begriffe Rechnung und Rechnung.
Ein Unternehmen stellt dem Kunden nach der Zahlung eine Rechnung als Nachweis der Transaktion aus.
Eine Rechnung ist jedoch ein Dokument, das ein Unternehmen an den Kunden schickt, bevor die Zahlung fällig ist.
Wenn Sie zum Beispiel Lebensmittel einkaufen und an der Kasse bezahlen, erhalten Sie eine Rechnung.
Wenn Sie einen Dienst in Anspruch nehmen oder ein Abonnement abgeschlossen haben, stellt das Unternehmen eine Rechnung aus und fordert Sie auf, den Betrag zu zahlen, den Sie ihm schulden.
Ein Wasserversorger nutzt beispielsweise seine Abrechnungssoftware für die Wasserversorgung, um seinen Kunden automatisch eine monatliche Rechnung zu schicken.
Es wird detaillierte Daten über die Gesamtkosten enthalten, zusammen mit der Angabe des Wasserverbrauchs und der festen und verbrauchsabhängigen Tarife.
Eine Rechnung ist ein rechtliches Dokument, das die Zahlung für erbrachte und kombinierte Dienstleistungen des Unternehmens verlangt. Sie unterstützt die interne Buchhaltung und die MwSt.-Vorgänge mit einer Aufzeichnung der verkauften Waren und Dienstleistungen.
In der Regel verfügt die Rechnung über eine spezielle Vorlage mit Angaben zu Kunden und Unternehmen.
Die Rechnung muss mindestens die folgenden Informationen enthalten:
- Name, Adresse und Kontaktinformationen des Kunden
- Datum der Ausgabe
- Rechnungsnummer
- Kontonummer
- Beschreibung des Dienstes
- Bewerten Sie
- Steuer
- Zwischensumme
- Insgesamt fällig
- Datum der Frist
- Zahlungsmethode/Bankverbindung
Wie funktioniert die konsolidierte Abrechnung?
Der Begriff "konsolidiert" bedeutet "zusammenfassen" oder "vereinigen". Um den Prozess der konsolidierten Rechnungsstellung zu erklären, lassen Sie uns die vier wichtigsten Schritte betrachten.
Schritt 1: Das Ereignis
Jedes Mal, wenn ein Kunde etwas kauft oder eine Dienstleistung in Anspruch nimmt, führt er eine Aktion, ein Ereignis, durch.
Ein Ereignis tritt ein, wenn er einen Anruf tätigt oder einen Pay-per-View-Film auf einer Video-Streaming-Plattform ansieht.
Ein Ereignis tritt auch ein, wenn ein intelligenter (oder regulärer) Zähler den Strom-, Gas- oder Wasserverbrauch meldet.
Schritt 2: Das Aufladen
Jedes Produkt hat seinen Preis oder seine Gebühr, wie wir im Geschäftsjargon sagen.
Wenn ein Ereignis ausgelöst wird, wird diese Gebühr dem Konto des Benutzers gutgeschrieben.
Der Gaspreis beträgt zum Beispiel $3,2 pro Kubikmeter.
Der intelligente Zähler meldet den täglichen Verbrauch, und der Nutzer hat gestern drei Kubikmeter verbraucht.
Das System fügt die Gebühr von $9,6 zu seiner aktuell offenen Rechnung hinzu.
Schritt 3: Die Abrechnung
Die Abrechnung erfolgt in Abrechnungszyklen. In dem Vertrag zwischen dem Verbraucher und dem Unternehmen wird der Abrechnungszyklus festgelegt.
Die häufigste ist ein monatlicher Abrechnungszyklus.
Aber aus der Sicht des Abrechnungssystems muss das nicht sein.
Das Rechnungsdatum kann auf ein beliebiges Datum im Monat festgelegt werden. Das Unternehmen kann den Abrechnungszyklus auf eine beliebige Dauer festlegen.
Wöchentlich, monatlich, drei Monate, jährlich, das spielt keine Rolle. Es ist eine Frage des Geschäftsmodells.
Wenn der Abrechnungszyklus einen Monat dauert (1. bis 31. August), ist das Abrechnungsdatum der erste Tag nach Abschluss des Zyklus (1. September).
Das Abrechnungssystem führt den Abrechnungsprozess am Tag der Abrechnung automatisch durch.
Bei der Abrechnung werden alle Gebühren auf den Konten der Benutzer in eine Rechnung umgewandelt.
Schritt 4: Die Rechnungsstellung
Nachdem die Abrechnung abgeschlossen ist, erstellt der Rechnungsstellungsprozess aus der Rechnung eine Rechnung.
Dazu verwendet es eine vordefinierte, anpassbare Rechnungsvorlage.
Das Ergebnis ist eine Rechnung, ein Dokument, das, wie bereits erwähnt, allen buchhalterischen und gesetzlichen Vorschriften entspricht.
Die meisten modernen Fakturierungsprogramme, wie Tridens Monetizationwird eine Rechnung im JSON-Format erstellt.
Die Rechnung kann dann für die elektronische Rechnungsstellung verwendet oder in andere Formate (HTML, XML, PDF) konvertiert oder gedruckt werden.
Aber das ist immer noch keine konsolidierte Rechnung, denn ein Nutzer würde eine separate Rechnung für, sagen wir, Gas und Strom erhalten.
Dazu muss die Abrechnungssoftware eine konsolidierte Abrechnung unterstützen.
Die Konsolidierung von Gebühren in einer Rechnung und eine einzige Rechnung
Wenn Sie eine konsolidierte Abrechnung verwenden, ordnet das System alle individuellen Kosten des Kunden einer einzigen Rechnung zu.
So werden alle Gebühren, von Gas über Strom bis hin zu anderen Dienstleistungen, in einer Rechnung zusammengefasst.
Bei der konsolidierten Abrechnung berücksichtigt das System auch alle Rabatte, Unter- oder Überzahlungen und andere Faktoren, die den fälligen Gesamtbetrag beeinflussen.
Das Endergebnis dieser konsolidierten Rechnung ist eine einzige Rechnung, aus der der Kunde leicht ersehen kann, wie viel er dem Unternehmen insgesamt und für welche Dienstleistungen schuldet.
Warum eine konsolidierte Rechnungsstellung und Fakturierung?
Die konsolidierte Fakturierung und Rechnungsstellung ist ein Muss für Unternehmen, die mit mehreren Konten arbeiten und wiederkehrende Rechnungsstellung.
Auf Unternehmensseite reduziert es den Zeit- und Kostenaufwand für den Versand einzelner Rechnungen.
Auf der Nutzerseite verbessert es die Transparenz und reduziert die Kosten für Mehrfachzahlungen.
Aber die Vorteile der konsolidierten Rechnungsstellung enden hier nicht.
Die Vorteile der konsolidierten Rechnungsstellung
Die Verwendung von konsolidierten Rechnungen und Einzelrechnungen hat viele Vorteile.
Anstatt für jede in Anspruch genommene Dienstleistung oder jeden Artikel eine separate Rechnung zu stellen, ist eine einzige Rechnung sowohl für Unternehmen als auch für ihre Kunden besser.
Die Nutzung der konsolidierten Abrechnung und Fakturierung bietet mehrere wichtige Vorteile.
Ein besseres Kundenerlebnis (CX)
Aus Sicht des Kunden ist der erste große Vorteil die Transparenz.
Auf der Rechnung kann er alle Kosten an einem Ort sehen und überprüfen.
Es ist einfach, den Verbrauch und die Tarife zu überprüfen. Vor allem bei Versorgungsunternehmen besteht die Rechnung aus gemessene Nutzung kombiniert mit verschiedenen kommunalen und ökologischen Gebühren und Steuern.
In der Kommunikationsbranche kombiniert eine Rechnung komplexe nutzungsbasierte Preismodelle mit festen Gebühren für andere Dienste und Geräte.
All dies ist für einen Benutzer schwer zu entziffern, wenn die Rechnung zu komplex ist oder eine gute Spezifikation fehlt.
Schließlich will der Nutzer genau wissen, wofür er bezahlt, also ist Transparenz der Schlüssel.
Der zweite Vorteil, der die Kundenerfahrung verbessert, ist der Zeit-, Arbeits- und Kostenaufwand für die Bezahlung der Rechnungen.
Ganz gleich, was Zahlungsmöglichkeiten man verwendet, bringt jede Zahlung Gebühren und Zeitaufwand für das Verfahren mit sich.
Eine einzige Rechnung ist auch eine Botschaft des Unternehmens, dass es seine Nutzer wertschätzt, indem es den Aufwand und die Kosten für ihre Interaktion minimiert.
Die Vermeidung von Zahlungsausfällen
Wenn ein Unternehmen mehrere Rechnungen an denselben Kunden schickt, besteht die Möglichkeit, dass eine oder mehrere davon übersehen werden.
Selbst der fürsorglichste Kunde kann durch Papierkram und Verwaltungsaufgaben überlastet werden und eine Zahlungsfrist versäumen.
Wenn das passiert, muss das Unternehmen die Mahnwesenetwas, das alle zu vermeiden versuchen.
Eine konsolidierte Rechnung ist eine bewährte Strategie zur Verringerung von Zahlungsverzögerungen, die den prognostizierten Cashflow stören und dazu beitragen, die unfreiwillige Abwanderung aufgrund von verpassten Zahlungen.
Sparen Sie Zeit, Kosten und Energie
Die konsolidierte Rechnungsstellung spart nicht nur Zeit für Kunden, sondern auch für Unternehmen.
Durch die Konsolidierung von Rechnungen gibt es weniger Rechnungen zu bearbeiten.
Im Falle des Versands von Papierrechnungen sind die Zeit- und Kosteneinsparungen sogar noch deutlicher.
Dennoch ist bei einer automatisierten, konsolidierten Abrechnung auch die Wahrscheinlichkeit von Abrechnungsfehlern geringer.
Konsolidierung und automatisierte Abrechnung die Produktivität verbessern und die Mitarbeiter deutlich entlasten.
Wer braucht eine konsolidierte Rechnungsstellung und Fakturierung?
Die Kommunikationsbranche war die erste Branche, die konsolidierte Rechnungen verwendete.
Sie waren die ersten, die Rechnungen für die Nutzung von Festnetz- und Mobiltelefonen mit Breitband- oder mobilen Datenübertragungen, IP-TV, Geräten und anderen Diensten in einer Rechnung zusammengefasst haben.
In der Telekommunikationsabrechnung verwenden wir jedoch den Begriff konvergente Abrechnung.
Heutzutage ist die konsolidierte Rechnungsstellung aufgrund ihrer Vorteile auf der einen Seite und der Kundenerfahrung auf der anderen Seite allgegenwärtig.
Jedes Unternehmen, das wiederkehrende Abrechnungen verwendet und mehr als einen Service anbietet, muss konsolidierte Abrechnungen und Fakturierungen einführen.
Das Gute...
Wir haben bereits die Telekommunikations- und Energie- und Versorgungsbranche erwähnt, in der konsolidierte Abrechnungen und Dienstleistungen für Versorgungsunternehmen gut eingeführt sind.
Oder zumindest sollten sie es sein.
Wenn Sie mehr zu diesem Thema lesen möchten, lesen Sie bitte unseren Blog über Softwarelösungen für die Abrechnung von Versorgungsleistungen.
Der digitale Umbruch der letzten Jahre hat die Geschäftsmodelle der Medien- und Unterhaltungsbranche dramatisch verändert.
Abonnements, Freemium- und kostenlose Testmodelle, Paywalls und Pay-per-View werden oft kombiniert.
Sie bieten nicht mehr nur Informationen oder Unterhaltung, sondern schauen auf andere Inhalte und Daten Monetarisierung Strategien.
Abonnement-Geschäftsmodelle in Verbindung mit einer komplexen Preisgestaltung, die eine konsolidierte Abrechnung erfordert, sind in vielen Branchen stark verbreitet.
Dazu gehören die Softwarebranche mit SaaS oder die Online-Bildungsbranche und ihre Geschäftsmodelle.
...und solche mit Raum für Verbesserungen
In der Versicherungsbranche beschweren sich die Nutzer häufig darüber, dass sie zu viele Rechnungen erhalten.
Sicher, viele Gesellschaften ermöglichen konsolidierte Rechnungen für Auto- oder Motorradversicherungen.
Sie können sie jedoch nicht mit den Haus-, Lebens- und Krankenversicherungen desselben Kunden kombinieren.
Die gängige Ausrede ist, dass dies in verschiedene Abteilungen oder sogar Unterunternehmen fällt und sie das nicht tun können.
Die Realität ist, dass sie wahrscheinlich nicht über eine Abrechnungssoftware für Unternehmen verfügen, die diese Art von konsolidierten Rechnungen verarbeiten kann.
Aber sie sollten sich engagieren und nicht nur die Konsolidierung für einen Kunden ermöglichen.
Sie müssen aufrüsten, damit der gesamte Haushalt sich dafür entscheiden kann, die Rechnungen in einer monatlichen Zahlung für alle Versicherungen aller Haushaltsmitglieder zu konsolidieren.
Zu den Unternehmen, die eine konsolidierte Rechnungsstellung einführen müssen, gehören nicht zuletzt Organisationen des Gesundheitswesens, Banken und FinTech-Unternehmen sowie andere Unternehmen, die im Bereich Finanzdienstleistungen tätig sind.
Es ist sicher, dass die meisten Unternehmen in verschiedenen Branchen eine zuverlässige Online-Abrechnungsplattform benötigen, die konsolidierte Abrechnungen und andere erweiterte Abrechnungsfunktionen bietet.
