Что такое менеджер по выставлению счетов? Ключевые обязанности, навыки и инструменты для достижения успеха

Узнайте, чем занимаются менеджеры по биллингу, какие навыки им необходимы, и как такие инструменты, как Tridens Monetization, могут помочь в сложной биллинговой среде.

Поскольку модели подписки, ценообразование на основе использования и сложные схемы оплаты становятся нормой, традиционные процессы выставления счетов по принципу "отправь счет, получи чек" ломаются для предприятий всех отраслей.

Правда заключается в том, что одно лишь программное обеспечение не может согласовать условия оплаты, проследить за работой с клиентами, опоздавшими с оплатой, или разрешить сложные споры по выставлению счетов. Хотя многие рассматривают управление выставлением счетов как базовую административную функцию, умные компании знают, что на самом деле им нужен менеджер по выставлению счетов.

Ниже мы расскажем, чем именно занимается биллинговый менеджер, как определить, нужен ли он Вашей компании, и какие инструменты он использует для упорядочивания хаотичных биллинговых операций.

Что такое менеджер по выставлению счетов?

Менеджер по выставлению счетов - это, по сути, бухгалтер, который специализируется на контроле за процессами выставления счетов в организации. Их главная обязанность - проверка точности счетов и фактур перед отправкой клиентам, что гарантирует, что они будут оплачены правильно и в срок.

Они занимаются финансовыми аспектами выставления счетов - подтверждают соответствие оплаты оказанным услугам, устраняют расхождения в счетах и ведут учет выставленных счетов.

Сегодня менеджеры по выставлению счетов все чаще полагаются на специализированные программные решения, которые автоматизируют процессы проверки, отслеживают статусы платежей и генерируют точные счета-фактуры, оптимизируя то, что раньше было исключительно ручной работой.

Основные обязанности менеджера по выставлению счетов?

Менеджеры по выставлению счетов занимаются всем: от обеспечения соблюдения компанией финансовых правил до улучшения качества поступления денег.

Давайте рассмотрим основные обязанности, которые делают эту должность такой важной:

Формирование и обработка счетов-фактур

Основная работа менеджера по выставлению счетов заключается в создании и отправке точных счетов в срок, в соответствии с графиком и условиями договора. Они следят за тем, чтобы все поставленные продукты или оказанные услуги были должным образом задокументированы и выставлены в соответствии с согласованными тарифами, скидками и условиями оплаты.

В больших компаниях менеджеры по выставлению счетов обрабатывают различные типы счетов - от разовых покупок до ежемесячных подпискиМодели с оплатой по факту, а также биллинг на основе проектов. 

Управление дебиторской задолженностью

Менеджеры по выставлению счетов также контролируют и управляют дебиторской задолженностью, отслеживают неоплаченные счета и собирают платежи. Они устанавливают системы контроля за просроченными платежами, включая автоматические напоминания, личные сообщения и, при необходимости, более формальные шаги по сбору платежей.

Кроме того, менеджеры тесно сотрудничают с бухгалтерией, чтобы сопоставлять платежи с открытыми счетами, устранять проблемы с оплатой и вести точный учет. Они регулярно просматривают отчеты о сроках оплаты, чтобы выявить тенденции платежей, предсказать проблемы с движением денежных средств и разработать планы по сокращению времени, необходимого для получения денег, и снижению риска неоплаченных долгов.

Признание доходов и соблюдение требований

Биллинговые менеджеры следят за тем, чтобы компания следовала надлежащим правилам бухгалтерского учета, таким как GAAP, IFRS или другие применимые стандарты бухгалтерского учета, при регистрации доходов.

Эта работа становится все более сложной в бизнесе, работающем по подписке, где Вам необходимо тщательно отслеживать отложенный доход и признавать доход по факту оказания услуг, а не по факту выставления счетов. 

Менеджеры также работают с финансовой командой над созданием политик для сложных сценариев, таких как многоэлементные соглашения, изменения в контрактах и переменные вознаграждения.

Общение с клиентами и разрешение споров

Когда возникают проблемы с выставлением счетов, менеджеры по выставлению счетов являются основной точкой контакта как для членов команды, так и для клиентов, ищущих ответы. Они разбираются в разногласиях, координируют работу с другими отделами, чтобы получить информацию, и четко объясняют результаты заинтересованным сторонам и всем, кто вовлечен в процесс.

Менеджеры по выставлению счетов часто разрабатывают стандартные шаги для решения распространенных споров и обучают свои команды тому, как решать проблемы и что необходимо документировать. Они следят за закономерностями в спорах по выставлению счетов, чтобы найти и устранить общесистемные проблемы в процессах выставления счетов, договорах купли-продажи или предоставления услуг, которые могут быть причиной повторяющихся проблем.

Монетизация 5G: раскрытие его полного потенциала

Вы подтверждаете, что ознакомились с нашей политикой конфиденциальности, нажав на кнопку выше.

Управление и оптимизация биллинговых систем

Современные менеджеры по выставлению счетов управляют технологией выставления счетов в компании, подбирая подходящее программное обеспечение, настраивая его в соответствии с потребностями бизнеса и поддерживая его в актуальном состоянии. Они создают и поддерживают записи о клиентах, списки товаров, ценовые модели, налоговые правила и другую ключевую информацию в биллинговой системе.

Они постоянно проверяют, насколько хорошо работает система, и ищут способы автоматизировать ручные задачи, ускорить обработку и повысить точность данных. Менеджеры по биллингу часто возглавляют проекты по соединению биллинговых систем с CRM, бухгалтерским программным обеспечением, платежными процессорами и другими бизнес-инструментами, обеспечивая бесперебойную передачу данных на всех этапах процесса "цена-касса".

Отчетность и аналитика

Менеджеры по биллингу создают и просматривают регулярные отчеты по ключевым показателям биллинга, таким как объем выставленных счетов, своевременные платежи, уровень инкассации и признание доходов. Они извлекают информацию, которая помогает принимать решения в компании, от поиска путей улучшения ценообразования до прогнозирования будущих денежных потоков на основе моделей выставления счетов и платежей.

Благодаря тщательному анализу они помогают руководителям понять финансовые последствия различных бизнес-стратегий, таких как предложение новых условий оплаты, изменение моделей ценообразования или ориентация на различные группы клиентов. Менеджеры по биллингу могут также создавать пользовательские информационные панели и отчеты, которые позволяют заинтересованным сторонам в режиме реального времени получать представление о биллинговых операциях и показателях доходов.

Как узнать, нужен ли Вашей компании менеджер по биллингу?

По мере роста Вашего бизнеса Вы, вероятно, достигнете момента, когда обычные процессы выставления счетов просто перестанут устраивать. Вот явные признаки того, что пора пригласить специалиста по выставлению счетов:

• Объем Ваших счетов слишком велик: Если Ваша команда не справляется с количеством счетов или считает, что разнообразные модели ценообразования слишком сложны, чтобы справляться с ними наряду с другими обязанностями, Вам нужна специализированная помощь.
• Несмотря на высокие продажи, возникают проблемы с движением денежных средств: Если счета рассылаются с опозданием или платежи задерживаются более чем на 60 дней, потому что никто не следит за их исполнением, менеджер по выставлению счетов может создать системы для решения этих проблем.
• Клиенты часто жалуются на ошибки при выставлении счетов: Повторяющиеся ошибки с ценами, количеством или приложениями для оплаты вредят Вашей репутации и сигнализируют о том, что Ваш процесс выставления счетов требует внимания специалистов.
• Вы теряете деньги из-за ошибок в выставлении счетов: Если в ходе аудита выяснится, что Вы выставляете счета не за все оказанные услуги или неправильно применяете скидки, то Вы столкнетесь с утечкой дохода, которую может предотвратить менеджер по выставлению счетов.
• Ваша бизнес-модель становится все более сложной: Добавление услуг по подписке, ценообразование на основе использованияРасширение ассортимента продукции создает проблемы с выставлением счетов, с которыми обычно не справляются сотрудники бухгалтерии.
• Появляются проблемы, связанные с соблюдением финансовых норм: По мере ужесточения правил, особенно в отношении признания доходов (например, ASC 606), Вам нужен человек, который понимает эти требования, чтобы Ваша компания соответствовала им.
• Руководству нужны более глубокие финансовые знания: Когда руководители просят провести детальный анализ моделей платежей или тенденций доходов, которые Ваша команда не в состоянии предоставить, менеджер по выставлению счетов может помочь предоставить эти данные.

Общие проблемы, с которыми сталкиваются менеджеры по выставлению счетов

Даже самые опытные менеджеры по биллингу сталкиваются с препятствиями, которые проверяют их способности. Вот некоторые из основных проблем, с которыми сталкиваются эти специалисты, и то, как они их решают:

Управление сложными моделями ценообразования

Современные компании часто используют сложные структуры ценообразования, сочетающие в себе уровни подписки, элементы, основанные на использовании, и специальные акции. Биллинговым менеджерам приходится переводить эти сложные модели в понятные счета, не допуская ошибок.

А когда компании добавляют новые продукты или услуги, биллинговым менеджерам приходится встраивать эти предложения в существующие системы. 

Если компания, предоставляющая подписку, внедряет новую опцию "оплата по факту" наряду с ежемесячными и годовыми планами, это создает проблемы, и менеджеры по выставлению счетов должны одновременно работать с этими различными моделями, сохраняя точность в тысячах клиентских счетов.

Разрешение споров по платежам дипломатическим путем

Когда клиент утверждает, что его счет за квартал был завышен на $5,000, менеджеру по выставлению счетов необходимо выяснить, что произошло, но при этом сохранить отношения.

Они изучают условия договора, данные об использовании и расчеты цен, чтобы определить, произошла ли ошибка или клиент неправильно понял условия договора. Затем они должны четко объяснить свои выводы, будь то исправление ошибки или помощь клиенту в понимании законных расходов.

Внутренние споры создают еще большее напряжение. Когда отдел продаж обещает особые условия, не посоветовавшись с отделом биллинга, менеджер по биллингу оказывается между выполнением того, что было сказано клиенту, и следованием политике компании.

Соблюдение требований к соответствию

Компания, которая начинает продажи в новых штатах или странах, обычно сталкивается с незнакомыми налоговыми требованиями. 

В таких ситуациях менеджер по выставлению счетов должен быстро определить, какие налоговые ставки применяются к тем или иным продуктам в тех или иных местах, соответствующим образом обновить свои системы и обеспечить соблюдение компанией требований законодательства в разных юрисдикциях.

Управление сезонными колебаниями счетов

Во многих компаниях объемы работ сильно меняются в течение года. Например, фирма, занимающаяся подготовкой налоговых документов, может обработать 60% своих годовых счетов всего за три месяца.

Менеджерам по выставлению счетов приходится масштабировать свою деятельность в это напряженное время, и они часто привлекают временных работников, которым необходимо быстро обучиться работе со сложными системами. Они создают упрощенные шаги и улучшают проверку качества, чтобы работа оставалась точной, несмотря на давление.

Медленный сезон приносит разные проблемы. Менеджеры по выставлению счетов должны занять свои команды, когда объем выставленных счетов снижается. Они используют это время для очистки данных о клиентах, улучшения своих систем, обучения персонала и создания более совершенных инструментов отчетности. 

Предотвращение утечки доходов

Менеджеры по выставлению счетов регулярно проверяют свои процессы, чтобы уловить ускользающие доходы. Они могут обнаружить, что некоторые дополнительные услуги не всегда попадают в счета или что повышение цен в основной системе не было применено ко всем клиентам, имеющим на это право.

Биллинг на основе использования создает особые проблемы для предотвращения утечек. Телекоммуникационная компания должна быть уверена, что все оплачиваемые звонки и использование данных правильно передаются из сетевых систем в биллинговую платформу. Биллинговые менеджеры создают процессы проверки, которые сравнивают ожидаемые модели использования с фактическими счетами, чтобы выявить аномалии.

Сокращение количества дней просроченных продаж

Когда среднее время оплаты превышает 45 дней, менеджеры по выставлению счетов сталкиваются с необходимостью ускорить сбор платежей, не отпугивая клиентов. Они анализируют схемы платежей, чтобы выяснить, какие клиенты постоянно платят с опозданием и какие счета обычно вызывают задержки.

Они могут установить скидки за досрочную оплату для хронически просроченных счетов и создать более подробные счета-фактуры, отвечающие на распространенные вопросы, прежде чем клиенты смогут использовать их в качестве причины для задержки оплаты.

Крупные корпоративные клиенты часто имеют строгие платежные процессы, которые увеличивают время оплаты. Их системы могут требовать особых номеров заказов, уникальных форматов счетов-фактур или особых методов отправки. Менеджеры по выставлению счетов должны адаптировать свои процессы для таких клиентов и разрабатывать специальные рабочие процессы, которые отвечают сложным требованиям и при этом эффективно отслеживают и контролируют платежи.

Что такое платформа для управления биллингом?

Платформа управления выставлением счетов - это специализированное программное обеспечение, которое централизует и автоматизирует весь жизненный цикл выставления счетов, начиная с обработка счетов-фактур через сбор платежей и признание доходов.

Большинство платформ для управления биллингом включают модули для управления информацией о клиентах, каталоги продукции и цен, формирования счетов, обработки платежей, управления коллекциями и финансовой отчетности. 

Более продвинутые системы также имеют функции управления подпиской, выставления счетов на основе использования, автоматического выставления счетов, учета доходов и расчета налогов.

Биллинговые менеджеры используют эти платформы для создания и рассылки счетов, обработки различных способов оплаты, управления сборами и составления финансовых отчетов. Программное обеспечение автоматизирует такие рутинные задачи, как отправка напоминаний о платежах, применение штрафов за просрочку и сверка платежей со счетами.

Как менеджеры по выставлению счетов могут извлечь выгоду из использования Tridens Monetization

Tridens Monetization это облачная платформа для управления биллингом, которая упрощает сложные процессы выставления счетов в телекоммуникациях, SaaSЭнергетика, коммунальное хозяйство, финансы и другие отрасли.

Построенный на масштабируемой архитектуре AWS, он поддерживает все потоки доходов - подписки, цены на основе использования, единовременные платежи или гибридные модели - и при этом интегрируется с CRM, ERP и платежными системами.

Для менеджеров по выставлению счетов Tridens Monetization предоставляет централизованное решение для управления всем жизненным циклом "котировка - касса", от создание счетов-фактур до признания доходов, с аналитикой в реальном времени и гибкими возможностями настройки.

Вот что именно предлагает Tridens:

• Гибкая ценовая политика и конфигурация продуктов: Менеджеры по выставлению счетов могут легко настроить сложные модели ценообразования, такие как многоуровневые подписки, тарифы на основе использования или пакетные услуги, чтобы создавать точные счета, отражающие различные условия контракта, без трудоемких ручных корректировок.
• Оценка использования в режиме реального времени и конвергентная зарядка: Платформа мгновенно обрабатывает большие объемы данных об использовании и поддерживает модели предоплаты и постоплаты с такими протоколами, как Diameter и 5G HTTP/2, поэтому менеджеры по выставлению счетов могут обрабатывать динамический биллинг точные потребности и сократить количество ошибок.
• Автоматизированное формирование и рассылка счетов-фактур: Tridens Monetization автоматизирует создание и доставку персонализированных счетов, экономя время менеджеров по выставлению счетов и обеспечивая единообразие в одноразовом использовании, повторяющийся, или гибридные расчетные циклы.
• Интегрированная обработка платежей: Благодаря встроенным интеграциям с такими шлюзами, как Stripe, PayPal и Braintree, менеджеры по биллингу могут оптимизировать сбор платежей, без усилий выверять транзакции и предлагать клиентам несколько вариантов оплаты для ускорения денежного потока.
• Управление коллекторскими задолженностями и автоматизация взысканий: Система автоматизирует напоминания о платежах и рабочие процессы эскалации, поэтому менеджеры по выставлению счетов могут сократить количество дней просроченных продаж (DSO) и работать с просроченными платежами, не отпугивая клиентов.
• Соблюдение требований по признанию доходов: Tridens поддерживает такие стандарты, как ASC 606 и IFRS 15, которые помогают менеджерам по биллингу точно отслеживать отложенный доход и признавать доход по факту оказания услуг.
• Аналитика и отчетность в режиме реального времени: Менеджеры по выставлению счетов получают доступ к информационным панелям и подробным отчетам о состоянии счетов, тенденциях платежей и показателях выручки, поэтому у них есть действенные идеи для оптимизации процессов и принятия решений руководством.
• Бесшовные интеграции с третьими сторонами: Соединяясь с такими инструментами, как Salesforce, NetSuite и Avalara, Tridens обеспечивает беспрепятственный обмен данными между отделами, поэтому менеджеры по выставлению счетов могут быстро разрешать споры и вести точный учет клиентов с минимальными усилиями.
• Портал по уходу за собой с белой этикеткой: Настраиваемый портал позволяет клиентам напрямую управлять своими счетами и платежами, что сокращает количество запросов на выставление счетов и позволяет менеджерам сосредоточиться на более важных задачах.
• Упрощение конфигурации-цены-котировки: Встроенный инструмент CPQ позволяет согласовать продажи и выставление счетов, упрощая сложное ценообразование, поэтому менеджеры по выставлению счетов могут предотвратить споры, возникающие из-за неверно указанных условий.

Оптимизируйте управление выставлением счетов с помощью Tridens

Tridens Monetization предлагает комплексное решение для биллинговых менеджеров, которые занимаются сложными операциями с доходами.

Благодаря тому, что весь Ваш процесс "от котировки до наличности" осуществляется на единой облачной платформе, Tridens устраняет взаимосвязанные системы и ручные обходные пути, которые характерны для традиционных биллинговых отделов. 

Гибкая архитектура платформы адаптируется к Вашим специфическим бизнес-требованиям, независимо от того, управляете ли Вы подписками, моделями, основанными на использовании, одноразовыми транзакциями или всеми тремя одновременно.

Tridens Monetization также:

• Автоматизирует ручные задачи по выставлению счетов на протяжении всего жизненного цикла доходов, от первоначального предложения до согласования платежа.
• Захватывает все данные об использовании, подлежащие оплате в режиме реального времени, чтобы исключить утечку доходов и обеспечить точное выставление счетов.
• Упрощает соблюдение норм в соответствии со стандартами признания доходов благодаря автоматизированному отслеживанию и распределению отложенных доходов.
• Предоставляет исполнительные информационные панели и подробные отчеты которые преобразуют данные о счетах в полезную бизнес-аналитику.
• Обеспечивает самообслуживание клиентов через фирменные порталы, которые сокращают количество запросов в службу поддержки и ускоряют платежи.
• Интегрируется с ведущими CRM, ERP, бухгалтерскими и платежными платформами. для создания единой системы управления доходами.

Боретесь ли Вы с утечкой доходов, проблемами соответствия нормативным требованиям или трудностями внедрения новых бизнес-моделей, Tridens Monetization предоставляет инструменты, необходимые для модернизации Ваших биллинговых операций.

Забронируйте демонстрацию сегодня чтобы узнать, как Tridens Monetization может помочь в решении Ваших конкретных проблем с выставлением счетов.

Готовы приступить к работе?

Узнайте, как Ваш бизнес может процветать с Tridens Monetization для коммуникаций.

Запланируйте демонстрацию