Com o software de facturação empresarial, as empresas gerem a facturação, vendas, clientes e todos os outros aspectos da gestão de dados empresariais.
Eles usam a solução para a fixação de preços, acompanhamento do inventário e comportamento do cliente, gestão de facturação e pagamentos e, finalmente, a criação de facturas.
Tudo, claro, apoiado por análises, relatórios e previsões avançadas.
O moderno software de facturação empresarial leva o Billing and Revenue Management (BRM) para o próximo nível e é uma parte crucial da gestão do risco empresarial.
Mas qual é a diferença entre um sistema de facturação geral e um adequado para as empresas? Quando é o momento de fazer uma mudança?
A diferença é a escala na qual um software de facturação deve funcionar, as funções que suporta e o desempenho de que necessita para gerir uma empresa!
Se uma solução de facturação existente ameaçar limitar o crescimento de um negócio, é altura de mudar.
Neste guia, vamos falar sobre as exigências do software de facturação empresarial, como funciona, e porque deve implementá-lo no seu negócio em crescimento.
Tabela de conteúdos
O que é uma Empresa?
Empresa é um sinónimo de grande empresa, embora as definições possam variar muito.
O número de empregados e a receita anual classificam principalmente a dimensão da empresa e a sua posição no ranking.
Uma das classificações mais utilizadas divide as empresas em duas categorias - Pequenas e Médias Empresas (PME) e grandes empresas.
- As pequenas e médias empresas (PME) são empresas com 50 a 250 empregados e receitas anuais de $10 a $50 milhões. Muito provavelmente têm escritórios em diferentes locais e são normalmente activas em vários países e mercados internacionais.
- As grandes empresas têm mais de 250 empregados e criam uma receita anual de mais de $50 milhões. Elas estão presentes nos mercados internacionais com escritórios em todo o mundo. Mas depende realmente da definição, e alguns afirmam que uma empresa é uma grande empresa quando tem mais de 1000 empregados e mais de $1 biliões em receitas anuais.
Para o nosso caso, é essencial olhar para as capacidades de TI de ambos os tipos de empresas.
Relativamente às TI, as PME têm normalmente um pequeno departamento de TI com funcionários com competências gerais.
Uma grande empresa, no entanto, tem um departamento de TI completo que inclui vários especialistas com uma grande variedade de competências informáticas gerais e específicas.
O que é o Enterprise Billing Software?
Para compreender plenamente o software de facturação para empresas, temos de compreender primeiro como funciona um sistema de facturação moderno, independentemente da dimensão da empresa.
Para obter todos os pormenores e informações básicas, sugerimos que leia o nosso guia 101 para sistemas de facturação.
Essencialmente, um software de facturação empresarial faz tudo o que um sistema de facturação normal faz, mas numa escala maior.
Deve tratar da automatização de um grande número de eventos e de centenas de milhares ou milhões de clientes.
Além disso, as empresas têm filiais em todo o mundo.
Operam em diferentes mercados com diferentes moedas e leis e regulamentos locais.
Por último, as empresas exigem o mais alto nível de segurança e um excelente apoio técnico 24 horas por dia.
Software de Facturação vs. Software de Facturação Empresarial
Comparar um software de facturação regular ou tradicional e uma solução de facturação empresarial é difícil devido aos muitos produtos diferentes existentes no mercado.
Monetizando 5G: Desbloqueando todo o seu potencial
Algumas soluções de facturação são boas para gerir uma empresa de média dimensão, mas a maioria é realmente destinada apenas a pequenas empresas.
Para esta comparação, vejamos um bom software de facturação e porque é que não é uma "solução de facturação empresarial e de gestão de receitas".
Modelos de negócio complexos
A conversão de um produto ou serviço em receitas é chamada monetização.
Na sua forma mais simples, é pegar num produto, determinar o preço e vendê-lo.
No entanto, já não é assim tão simples.
As empresas desenvolvem novos produtos e serviços que são mais complexos de definir preços, vender e facturar.
Assim, os departamentos de marketing e vendas estão a desenvolver novos modelos de negócio que o software de facturação deve suportar.
A posse de bens está a ser substituída por modelos de negócio de subscrição mais flexíveis que estão a surgir em todo o lado.
Com eles, a procura de facturação recorrente e software de gestão de assinaturas está a aumentar rapidamente.
Os clientes querem pagar apenas pelo que usam, por isso é necessário apoio para a facturação baseada no uso.
A combinação de todos estes complexos modelos de produtos e preços numa factura final é onde todas as soluções de facturação empresarial de topo falham, excepto algumas.
Automatização da facturação
Quando falamos de empresa, podemos falar de 500.000 ou mais clientes e milhões de eventos.
Se algumas tarefas ainda podem ser realizadas manualmente em pequenas e médias empresas, para uma empresa isso é impensável.
Assim, a automatização da facturação é uma grande parte de uma solução de facturação empresarial.
Automatizar o Processo de ordem de pagamento reduz o tempo e os recursos humanos necessários para realizar tarefas de facturação e poupa custos directamente.
Permite-lhe automatizar várias tarefas associadas à facturação, tais como criar ciclos de facturação, permitir notificações, rastrear pagamentos, e enviar facturas personalizáveis em diferentes formas.
A automatização da facturação também evita possíveis erros humanos, que podem ser dispendiosos de resolver e prejudicar a satisfação do cliente.
Atendimento e Satisfação do Cliente
O cliente é o rei e quer transparência e facilidade de utilização.
Por conseguinte, um bom software de facturação empresarial deve permitir-lhe aceder a todas as suas informações pessoais e de facturação a qualquer momento através de um portal do cliente ou de uma aplicação móvel.
Aí pode ver o que está a pagar.
Os clientes também podem ajustar as suas ofertas de produtos e subscrições, alterar os métodos de pagamento, usar cupões e descontos, ou obter ajuda.
Tudo isto aumenta a experiência do cliente e, como resultado, retenção de clientes.
Análise Avançada e Comportamento do Cliente
Uma empresa não pode funcionar sem uma análise e inteligência empresarial avançada.
As soluções de facturação empresarial ajudam a acompanhar as vendas, renovações e cancelamentos de produtos.
Este tipo de solução permite às empresas controlar a sua base de clientes e gerar relatórios com base nesta informação.
A análise também fornece uma visão valiosa sobre importantes KPIs como taxa de rotatividade dos clientesque todos os negócios devem seguir de perto.
A direcção precisa de relatórios e previsões em tempo real para tomar decisões empresariais informadas.
Os relatórios em tempo real são especialmente valiosos para avaliar o desempenho de novos produtos.
O preço está correcto ou precisa de ser ajustado?
Como é que os clientes estão a reagir às promoções e à agregação de produtos?
Hoje o comportamento do cliente está a mudar rapidamente, e um modelo de negócio bem sucedido pode começar a declinar quase numa questão de dias.
A fuga de receitas é um problema ligado a uma facturação incorrecta e à falta de uma visão global da análise.
As estimativas mostram que cerca de 42% das empresas registam alguma forma de fuga de receitas.
A perda média de 1% a 5% do EBITA realizado é um problema grave.
Contudo, é fácil evitá-lo com a solução de facturação correcta que permite à equipa financeira detectar erros antes que estes se transformem em problemas significativos.
Ao contrário do software de facturação clássico, estes dados são actualizados em tempo real e estão disponíveis com apenas alguns cliques.
Se, no passado, a análise era feita trimestralmente ou mesmo anualmente, agora uma empresa pode reagir rapidamente.
Software de Facturação e Gestão de Riscos Empresariais
Uma das cinco categorias da gestão do risco empresarial é a informação financeira.
Um software de facturação empresarial, com a sua inteligência comercial avançada, pode identificar os riscos comerciais e a forma como estes afectam a empresa no seu todo.
A centralização dos dados financeiros permite que os departamentos financeiros acedam rapidamente a todos os dados importantes.
Além disso, pode aceder facilmente aos relatórios e criar relatórios personalizados.
Quer se trate de relatórios de partes interessadas ou análises prospectivas, o software de facturação da empresa tem todas as ferramentas de relatórios financeiros necessárias.
Pode prever a forma como as ameaças comerciais internas e externas afectam a empresa.
Além disso, é também utilizado na detecção de fraudes financeiras e de riscos de crédito.
Operações Comerciais Mundiais
As empresas operam a nível mundial.
A função mais básica que o software de facturação empresarial deve suportar é a operação em vários mercados.
Isto significa apoio multilingue, apoio a diferentes moedas e tributação de acordo com os regulamentos locais.
Uma empresa pode ter filiais em todo o mundo ou mesmo ser um grupo de empresas independentes.
Ainda assim, o software deve suportar a facturação de diferentes empresas e o tratamento centralizado de todas as operações comerciais.
Questões de volume e desempenho
Eventualmente chegámos ao verdadeiro problema quando discutimos as diferenças entre software de facturação regular e empresarial.
É a necessidade de processar milhões de eventos e transacções.
Embora o número de clientes deva ser uma boa indicação do que o software de facturação deve ser capaz de lidar, não é assim tão simples.
O número de eventos facturáveis por utilizador pode variar muito, dependendo da indústria.
Para ilustrar, vejamos três exemplos!
Facturação de Assinaturas
Um utilizador tem uma subscrição de software com um ciclo de facturação recorrente definido para o primeiro dia do mês.
A subscrição é-lhe cobrada e facturada uma vez por mês.
Assim, se uma empresa tem um milhão de utilizadores, o sistema de facturação deve tratar um milhão de facturas mensais.
É claro que nem todas as subscrições são assim tão simples, mas vamos usar isto como exemplo.
Facturação Pay-Per-View
Um cliente usa um serviço Pay-per-view video-streaming e tem a data de facturação definida para o primeiro dia do mês.
Se ele assistiu a cinco filmes nesse mês, ele engradou cinco eventos cobráveis cobrados na data seleccionada.
Em primeiro lugar, o sistema de facturação da empresa deve apoiar a cobrança baseada no uso.
Se uma empresa tem um milhão desses clientes, deve tratar de cinco milhões de eventos e cobrar e facturar apropriadamente.
Telecom e outras Facturação de Grandes Volumes
Para uma empresa de telecomunicações, cada chamada telefónica ou transferência de dados feita por um utilizador é um evento cobrável.
Mesmo que o evento não tenha valor, ainda precisa de ser classificado, cobrado e facturado no final do ciclo de facturação.
Assim, um utilizador pode criar milhares de eventos que o sistema de facturação de telecomunicações precisa de processar.
Se multiplicarmos isto por um milhão de utilizadores, a diferença é enorme.
Especialmente com 5g de monetizaçãoA Telcos não terá outra forma a não ser ter o software de facturação empresarial mais avançado do mercado.
A empresa no primeiro exemplo poderia talvez safar-se usando um sistema de facturação regular. Contudo, a empresa no exemplo dois e especialmente o exemplo três não têm outra opção senão usar a melhor solução de facturação e gestão de dados empresarial disponível.
A Infra-estrutura
Além disso, não é apenas o software, mas também a infra-estrutura que deve suportar tal volume e fornecer um desempenho de topo.
É por isso que as melhores soluções de facturação empresarial são baseadas na nuvem.
Por exemplo, o Tridens Monetization utiliza Serviços Web da Amazon (AWS) plataforma de nuvens.
A Segurança do Software de Facturação Empresarial
A segurança é uma grande preocupação entre as empresas, uma vez que o cibercrime tem vindo a aumentar recentemente.
Enquanto as grandes empresas são logicamente os alvos mais desejáveis, as pequenas e médias empresas (PMEs) são as mais visadas.
A razão por detrás disso, ao contrário das grandes, as PMEs são as mais vulneráveis. A maioria delas não tem especialistas em segurança cibernética.
Além disso, eles são frequentemente relutantes em investir em protecção e pessoal interno de segurança cibernética.
Muitas vezes negligenciada na segurança e protecção de dados está a atribuir papéis aos utilizadores.
Um sistema de facturação empresarial define rigorosamente as funções e os direitos dos utilizadores individuais.
Desta forma, evita o acesso não autorizado a dados sensíveis dentro da empresa.
A maioria dos ataques ocorre em sistemas de facturação e gestão de dados empresariais desactualizados.
Por outro lado, um sistema de facturação empresarial actualizado tem todas as características de segurança e cópias de segurança de dados de que necessita actualmente.
Características únicas do software de facturação empresarial
Uma lista de funcionalidades do software de facturação empresarial é muito longa, mas vamos olhar para algumas que são únicas e normalmente não se encontram nos sistemas de facturação tradicionais ou mais simples.
Suporte REST API
Uma Interface de Programação de Aplicações (API) é um conjunto de serviços que suportam o desenvolvimento de aplicações e a comunicação entre múltiplos sistemas.
As API REST são utilizadas para uma integração perfeita com qualquer aplicação de terceiros.
Permitem a uma empresa criar um ecossistema totalmente integrado de aplicações empresariais críticas para satisfazer as suas necessidades específicas de facturação.
O software de facturação empresarial Tridens Monetization tem APIs REST que permitem uma integração perfeita de diferentes aplicações de terceiros como SAP e NetSuite ou qualquer outro ERP, CRM, aplicações móveis, e muito mais.
Preços Híbridos e Design Inovador da Oferta
Com modelos de negócio inovadores também vêm modelos de preços híbridos inovadores e flexíveis.
Como mencionámos, muitas soluções de facturação não podem sequer suportar facturação baseada no uso ou modelos de subscrição complexos que incluem paywalls ou Freemium.
Portanto, não há nenhuma hipótese de que eles possam apoiar um modelo de preços híbrido.
Mas a inovação nos preços e nas ofertas é fundamental.
Por conseguinte, os modelos de preços híbridos estão hoje em todo o lado.
- Uma combinação de taxa fixa e preço baseado no uso?
- Subscrição combinada com preços escalonados?
- Um freemium com preços por utilizador?
Todos estes modelos estão à nossa volta, e nós gostamos deles devido à sua transparência e flexibilidade.
As possibilidades de novos modelos híbridos são infinitas, mas apenas algumas soluções de facturação empresarial podem lidar com elas.
Cobrança, Facturação e Facturação Consolidadas
No mundo da facturação, são utilizados três termos para a mesma operação.
Por vezes designada por cobrança consolidada, outras vezes por facturação consolidada ou facturação consolidada.
É um processo em que no momento da facturação, vários carregadores de um único cliente são consolidados numa única factura.
Para explicar de forma mais simples, quando uma empresa factura ao seu cliente por mais produtos ou serviços, ele recebe apenas uma em vez de mais facturas.
Nas telecomunicações, é usado para facturar a assinatura móvel juntamente com as prestações dos dispositivos comprados, internet de banda larga e televisão IP.
Nos serviços públicos, é uma forma de combinar electricidade e gás ou água e recolha de lixo numa só factura.
Nós preferimos o termo correcto facturação consolidada.
Cobrança Automatizada
A cobrança é o processo em que uma empresa tenta cobrar os pagamentos em atraso.
A cobrança automatizada é um processo personalizável dentro da solução de facturação da empresa que notifica os clientes dos montantes em atraso e das contas em atraso.
Ele comunica com os clientes através de e-mails automáticos, SMS, e actualizações de aplicações.
Está provado que a cobrança automatizada reduz a rotatividade não intencional e aumenta o fluxo de caixa.
Leia o nosso blogue para obter mais informações sobre cobrança e as suas estratégias.
Diferentes Formas de Pagamento
As empresas devem fornecer aos clientes diferentes opções de métodos de pagamento se eles quiserem melhorar a experiência do cliente.
As pesquisas mostram que quase metade dos clientes abandonam a sua compra se não puderem pagar com o seu método de pagamento preferido.
A implementação de vários gateways de pagamento é obrigatória para qualquer software de facturação empresarial, por isso o Tridens Monetization permite uma integração sem problemas de praticamente qualquer forma de pagamento no mercado.
Benefícios do Software de Facturação Empresarial
Há muitos benefícios que as empresas ganham quando utilizam software de facturação empresarial.
Alguns dos principais benefícios incluem:
- Melhoria da eficiência e produtividade com automação
- Custos de operação mais baixos
- Melhoria da facturação empresarial e gestão de dados
- Tomada de decisões informada com base em business intelligence
- Apoio a todos os modelos de negócio e de facturação
- Ecossistema Escalável e em constante crescimento
- Tempo de colocação no mercado mais rápido
- Melhor comunicação e experiência do cliente
- Simplificar a facturação
- Melhores Pagamentos, Cobranças e Cobranças
- Apoio técnico 24/7
- Melhoria da segurança
No entanto, o maior de todos os benefícios é o que o software de facturação empresarial não faz.
Não limita o crescimento de um negócio e a procura de rentabilizar os seus produtos.
Quando as empresas crescem, elas, em algum momento, percebem que o seu sistema de facturação de confiança já não consegue lidar com o crescimento.
Nós sabemos que pode ser doloroso mudar o software de facturação.
É um passo no desconhecido que requer tempo e recursos.
É por isso que muitos adiam-no para o último momento possível.
Mas com uma selecção do software de facturação empresarial bem provado, como Tridens Monetization e um parceiro de confiança como o Tridens, não é assim tão difícil.
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