Der Order-to-Cash-Prozess, der auch als O2C- oder OTC-Zyklus bezeichnet wird, ist ein Geschäftsprozess, der jeden Schritt des Auftragsflusses umfasst. Insgesamt handelt es sich um eine Reihe von Geschäftsprozessen, die mit dem Empfang und der Erfüllung von Kundenanfragen nach Waren und Dienstleistungen zu tun haben.
Dieser Prozess umfasst jeden Schritt vom Anfang bis zur Bearbeitung der Zahlung. Daher gehören die Auftragsverwaltung und -abwicklung ebenso dazu wie das Kreditmanagement, die Rechnungsstellung und der Zahlungseinzug. Fast jedes moderne Unternehmen, vor allem im Online-Handel, setzt einen Order-to-Cash-Prozess ein.
Inhaltsverzeichnis
- Warum ist der Order-to-Cash-Prozess wichtig?
- Bestellung von Geldleistungen
- Wie funktioniert Order to Cash?
- Schritte des Order-to-Cash-Zyklus
- Was ist notwendig, damit das Order-to-Cash-Verfahren funktioniert?
- Wie kann der Order-to-Cash-Prozess verbessert werden?
- Order to Cash vs. Quote to Cash
- Order to Cash für Abo-Geschäfte
Das Unternehmen nimmt Bestellungen von Verbrauchern entgegen, bearbeitet sie und schließt sie ab, vom Beginn der Abrechnung bis hin zur Barabrechnung und Lieferung.
Der Prozess beinhaltet die Verwaltung aller Aspekte der Transaktion, wie z. B. den Versand der Waren, die Durchführung von Zahlungen, die Erstellung von Rechnungen und die Verfolgung des gesamten End-to-End-Prozesses der Transaktion.
Der Order-to-Cash-Prozess wirkt sich auf die Umsatz- und Kundenbindungsraten, die Interaktion mit den Kunden und das allgemeine Geschäftswachstum und den Cashflow der Unternehmen aus.
Das Unternehmen wird einen gesunden Cashflow aufrechterhalten, wenn es die Zeitspanne zwischen der Fälligkeit der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen und dem Eingang der Zahlungen für Produkte und Dienstleistungen verkürzen kann.
Um effektiv zu sein, muss der Auftrags-zu-Cash-Zyklus für die Rechnungsstellung und die Debitorenbuchhaltung reibungslos ablaufen.
Der Prozess von der Bestellung bis zur Bezahlung ist nicht abgeschlossen, wenn das Unternehmen die Waren liefert und der Kunde die Rechnung bezahlt.
Unternehmen können Kundenfeedback und Daten analysieren, um in Zukunft auf der Grundlage dieser Informationen Verbesserungen vornehmen zu können.
Um Optimierungs- und Verbesserungsmöglichkeiten zu finden, müssen Aktivitätsdaten während des gesamten O2C-Zyklus gesammelt und weiter untersucht werden, bevor der Auftrag abgeschlossen wird.
Wenn der Auftrag zum Cashflow scheitert, hat das Unternehmen einen der Schritte nicht korrekt umgesetzt.
In der Regel tritt das Problem bei Rechnungen, Banktransaktionen oder anderen Problemen mit der Kreditkarte auf.
Warum ist der Order-to-Cash-Prozess wichtig?
O2C ist eine wichtige Funktion, die dem Unternehmen Einnahmen verschafft.
Von Kommissionierlisten bis zur Auftragsklassifizierung, vom Kuriervergleich bis zum automatischen Etikettendruck - O2C beschleunigt die Bearbeitungszeit und eliminiert unnötige Kosten.
Die Umsetzung dieses Prozesses kann die Rentabilität steigern und das Wachstum des Unternehmens beeinflussen.
Auf der anderen Seite könnte sich ein fehlerhafter Prozess auf verschiedene Ebenen des Unternehmens auswirken, vor allem aber auf den Cashflow.
Kunden geben eher auf und kaufen woanders ein, wenn sie ein Produkt oder eine Dienstleistung auf der Website nicht beim ersten Versuch bestellen können.
Dies kann zu Kundenabwanderung und potenziellen Umsatzeinbußen führen.
Das Verfahren ist von grundlegender Bedeutung für die Glaubwürdigkeit und den Ruf des Unternehmens.
Wenn dieser Service nicht gut ist, können die Kunden sogar denken, dass das Unternehmen ein Betrüger ist.
Dank der Transparenz dieses Systems können Probleme erkannt und entsprechende Maßnahmen zu deren Behebung ergriffen werden.
Bestellung von Geldleistungen
- Verbessert den Cash Flow
- Verbessert das Kundenerlebnis und Kundenbindung
- Spart Geld und Zeit bei der Auftragsabwicklung für das Unternehmen
- Verbessert die Genauigkeit
- Optimiert den Kaufprozess
- Minimiert die Notwendigkeit einer Intervention
- Erledigt Aufträge genau und pünktlich
- Vermeidet die erneute Eingabe von Bestell- und Formularinformationen
- Beweist, dass das Unternehmen professionell und seriös ist
- Vermeidet Auftragsrückstände und stellt sicher, dass genügend Produkte vorhanden sind
- Verbessert die Datenberichterstattung und die Genauigkeit der Aufzeichnungen im Laufe der Zeit
Wie funktioniert Order to Cash?
Auch wenn der Bestellvorgang für manche Kunden stressig sein mag, ist der Hintergrundprozess für Unternehmen viel schwieriger, als man denkt.
Der Bestellvorgang umfasst viele Schritte und arbeitet mit vielen Unternehmen zusammen, z. B. mit Banken.
Wenn alles reibungslos läuft, sollte der Prozess nur die Bestellung auf Kundenseite und die Bearbeitung und den Versand der Bestellung auf Unternehmensseite umfassen.
Leider kann die Behebung möglicher Fehler, wie Rücksendungen, falsche Bestellungen oder falsche Produkte, den Prozess verlangsamen.
In solchen Fällen konzentrieren sich die Mitarbeiter auf die manuelle Dateneingabe, die Fehlerquote steigt, und die Auftragsabwicklung dauert länger.
Aber wenn alles rechtzeitig funktioniert, sollte die Bearbeitung von Bestellungen so schnell gehen wie die Auswahl eines Produkts.
Nehmen wir an, jemand möchte etwas auf einer Online-Website kaufen.
Sie suchen nach dem gewünschten Artikel, legen ihn in den Warenkorb und gehen zur Kasse.
Sobald sie das Produkt bestellt haben, müssen sie nur noch darauf warten, dass das Unternehmen es liefert.
Das Unternehmen beginnt mit der Bearbeitung seiner Bestellung, indem es die für den Versand, die Rechnungsstellung und die Zahlung erforderlichen persönlichen Daten ausfüllt.
In chronologischer Reihenfolge, der Order-to-Cash-Zyklus sollte wie folgt aussehen:
Auftrag erhalten -> Zahlung verwalten -> Auftrag ausführen -> Auftrag versenden -> Rechnung erstellen -> Cash Management
Schritte des Order-to-Cash-Zyklus
Auftragsmanagement
Es handelt sich um ein Verfahren, das von Unternehmen für den Empfang, die Überwachung und den Abschluss von Kundenaufträgen verwendet wird.
Es ist üblich, Verkäufe, Aufträge, Bestände und die Auftragsabwicklung mit einem Auftragsverwaltungssystem (OMS) zu überwachen.
Kreditmanagement
Um zu entscheiden, welche Kreditbedingungen und -beschränkungen den Kunden eingeräumt werden sollen, berücksichtigt und interpretiert das Kreditmanagement-Team eine Vielzahl von Datenpunkten.
Rechnungsstellung - Fakturierung
Der Kunde erhält dann eine Rechnung, nachdem die Ware oder Dienstleistung geliefert wurde.
Die Rechnung muss Informationen über die Bestellung enthalten, einschließlich der Rechnungs- und Lieferadresse, eine Beschreibung der erbrachten Produkte oder Dienstleistungen und eine detaillierte Aufschlüsselung der Kosten, einschließlich Steuern und Gebühren.
Zahlungen
Um die Effizienz des Zahlungsprozesses zu erhöhen, muss das Unternehmen seinen Kunden ein Online-Rechnungsportal zur Verfügung stellen.
Dann können die Kunden ihre Zahlungsinformationen - Kartennummern und Namen - eingeben.
Cash (Collect) Anwendung
Wenn ein Unternehmen eine Zahlung auf den Saldo eines Kunden anrechnen möchte, gleicht eine Bargeldanwendung eingehende Zahlungen mit den offenen Rechnungen ab.
Die Mittelverwendung erfolgt, wenn die Einnahmen abgeschlossen sind.
Bericht (Analysieren)
Mit Hilfe von Berichten lässt sich feststellen, ob ein Unternehmen die Zahlungen wie erwartet eintreibt oder ob es Hindernisse gibt, wie z. B. strittige Rechnungen und spät zahlende Kunden.
Die Berichterstattung gibt Einblick in die Konten eines Unternehmens und zeigt, ob das Geld dort angekommen ist oder nicht.
Was ist notwendig, damit das Order-to-Cash-Verfahren funktioniert?
Software für die Auftragsabwicklung
Idealerweise sollte O2C zunächst alle auftrags- und kundenbezogenen Daten verarbeiten und erfassen.
Diese Softwaresysteme optimieren die Auftragsabwicklung, helfen dabei, manuelle Vorgänge zu automatisieren, menschliche Fehler zu minimieren, die Kundenzufriedenheit und die Unternehmensleistung zu verbessern und die Rentabilität des Unternehmens zu steigern.
Automatische Maschinen und Regalsysteme
Die Organisation des Lagers sollte so weit wie möglich automatisiert sein.
Durch die Einführung der Automatisierung geht alles schneller und mit weniger Fehlern.
Für die Auswahl und den Transport der Produkte von ihrem Standort im Lager zu den Händen des Bedieners für die Verpackungsphase sollten die Lager über automatisierte Maschinen, Schienen, Palettenwagen, Regale und fahrerlose Transportsysteme (FTS) verfügen.
Lagerverwaltungssystem (WMS)
Mit Hilfe eines Lagerverwaltungssystems (LVS) können Unternehmen eine Vielzahl von lagerbezogenen Aufgaben erledigen.
Sie arbeiten in erster Linie mit einem ERP-System und anderen Softwaresystemen zusammen, um den Auftragsabwicklungszyklus zu optimieren, die Qualität der Dienstleistung zu verbessern und die Kosten zu senken.
Unternehmensressourcenplanungs-System (ERP)
Eine ERP System rationalisiert die Geschäftsabläufe, indem es allen Abteilungen Zugang zu einer zentralen Stelle für die Informationserfassung gibt.
ERP-Systeme helfen bei der Verfolgung und Priorisierung von Kunden und Kundeninformationen und verbessern die Effizienz der Auftragsabwicklung und die Kundenzufriedenheit.
Dokumente im O2C-Prozess
Dabei werden verschiedene Dokumente benötigt, z. B. eine Kommissionierliste, eine Packliste, ein Lieferschein, ein Frachtbrief, eine Tracking-Nummer, eine Paketverfolgung und Zolldokumente.
Diese Papiere enthalten eine Liste mit allen Gegenständen, die im Lager gesammelt werden müssen.
Sie dienen auch als Nachweis für die Zustellung durch den Kurier, den Kunden und den Zoll.
Darüber hinaus enthält es Zahlenfolgen und Kontrollnummern für die Paketsicherheit.
Es ist wichtig, einen Schaden geltend machen zu können.
Wie kann der Order-to-Cash-Prozess verbessert werden?
Jedes Unternehmen muss sich auf die Verbesserung der O2C-Prozesse konzentrieren, da sie das Kundenerlebnis verbessern.
Es trägt zu einer effizienteren und schnelleren Produktlieferung an die Kunden bei.
Ein Unternehmen muss die richtige Lösung und Software implementieren, um den Order-to-Cash-Prozess zu verbessern.
Es ist eine Verschmelzung von Prozessmanagement, abteilungsübergreifender Zusammenarbeit und moderner Technologie.
Durch den Einsatz realer und virtueller Technologien kann ein Unternehmen die Auftragsabwicklung verbessern, indem es sich wiederholende Vorgänge, die häufig zu menschlichen Fehlern führen, automatisiert, beschleunigt und optimiert.
Ein typischer Ansatz zur Verbesserung der Auftragsabwicklung ist der Einsatz von maßgeschneiderten Geräten und Software für die Auftragsabwicklung.
Wenn ein Unternehmen seine Abläufe verbessern möchte, sollte es das tun:
- Prozess automatisieren
- Standardisierte O2C-Prozesse
- Digitalisieren Sie den Bestellvorgang, um die Genauigkeit der Bestelldetails zu verbessern.
- Achten Sie auf die Details der Kundeninformationen und weisen Sie auf Fehler hin, um Verzögerungen zu minimieren.
- Halten Sie den Kundenservice 24/7 aktiv
- Gebührenerhöhung vermeiden
- Kundendaten verarbeiten
Order to Cash vs. Quote to Cash
Wie bereits festgestellt, bezieht sich der Begriff "Order to Cash" auf die Schritte, die erforderlich sind, um die von den Kunden gewünschten Waren und Dienstleistungen zu liefern.
Dieser Prozess deckt den gesamten Lebenszyklus der Auftragsabwicklung ab, der verschiedene Taktiken wie Bestandsmanagement, Betrieb und Produktion umfasst.
Im Gegensatz zum Order-to-Cash-Prozess, der mit der Bestellung eines Kunden beginnt, deckt der Quote-to-Cash-Prozess ein breiteres Spektrum an Geschäftsvorgängen ab.
Dieser Prozess beginnt mit der Absicht eines Kunden, bei einem Unternehmen zu kaufen, und endet mit dem Eingang der Einnahmen.
Order to Cash (O2C) und Quote to Cash (QTC) unterscheiden sich in erster Linie dadurch, dass der O2C-Prozess die Abgabe eines Angebots an den Kunden und Vertragsverhandlungen ausschließt.
Andererseits umfasst Quote to cash alle Verfahren der Vertragsverwaltung, wie z. B. Vertragsabschluss, -verhandlung, -ausführung, -verwaltung und -verbuchung.
Der Prozess von der Angebotserstellung bis zur Abrechnung, der mit der Preisermittlung und -verhandlung beginnt und mit der Kundenzahlung und der Berichterstattung endet, umfasst viele Geschäftsprozesse.
Dies sind die ersten Schritte im Angebot-zu-Bargeld-Prozess, die durchgeführt werden, bevor der Auftrag-zu-Bargeld-Zyklus beginnt.
Order to Cash für Abo-Geschäfte
Das Order-to-Cash-Verfahren kann sowohl für Online- als auch für stationäre Geschäfte eingesetzt werden.
Die meisten abonnementbasierten Unternehmen könnten ohne das Order-to-Cash-Verfahren nicht arbeiten, da es die beste Möglichkeit ist, Bestellungen und Lieferungen pünktlich abzuwickeln.
Das Order-to-Cash-Verfahren ist bei abonnementbasierten oder Saas-Unternehmen sehr beliebt.
Auch Giganten wie Amazon, AliExpress und eBay nutzen diese Methode.
Monetarisierung Software ist erforderlich, damit der Order-to-Cash-Prozess ordnungsgemäß funktioniert.
Deshalb ist die Tridens Monetization-Wolke Abrechnungssoftware ermöglicht Integrationen, die bei Zahlungen, Steuern, Kundenbeziehungen und der Verwaltung von Geschäftsprozessen helfen können.
